秘书工作课件

1、第一章 行政秘书学的基础知识第三节 秘书工作一、秘书工作的内容 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。（1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理（2）办会 会议会务组织（3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协

2、调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、其他临时交办事项一、秘书工作的内容 二、秘书工作的性质与特点 案例导入“一份订单” 皇朝贸易公司总经理秘书李丽聪明能干,深受公司重用.她常与罗浪斯公司总经理秘书珍妮一块游玩.两家都进行皮革出口贸易.李丽热情开朗,乐于助人,珍妮温柔沉静,内向含蓄,虽然两人性格完全不一样,但很合得来,几乎无话不谈. 一次闲聊时珍妮说最近心情不太好,因为公司生意一直不佳,总经理急得茶饭不思,并且常常把气出在她身上.李丽说:“你也不要太在意,我们作秘书的要自己调节心情,我们公司的成绩倒不错, 今早就签订了一个上千万元合的作意向书.这次谈判非常顺利，如果这笔生意做成,

3、可以赚进一百多万元.“李丽一边说,一边沉浸在谈判成功的喜悦之中. 过了几天,李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时,过了约定时间还不见代表团的影子.后来德国公司长驻中国的代表打电话过来说:“代表团已于昨天回国,就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同,价格低于贵公司百分之十.” 皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧,李丽更是懊悔无比,她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动.也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向.令她百思不得其解的是:罗浪斯公司是怎样获取德国代表团情报，抢走生意的？1.罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？2.如果你是李丽，与亲朋好友谈话或闲聊时,应该注意

4、些什么？3.企业有哪些机密？4.秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？思考 请对此发表你的看法。1.机要性（机密性）2.综合性3.辅助性 （服务性、从属性、被动性）【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】秘书工作的性质与特点 秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较（1）秘书长 “参于政务，掌管事务，搞好服务。”（2）办公厅（室）主任 “掌管事务，搞好服务”（3）一般秘书人员“搞好服务” 1.机要性（机密性）2.综合性3.辅助性 （服务性、从属性、被动性）【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】秘书工作的性质与特点 案例分析与讨论(一 )刘英的烦恼 刘英大

5、学毕业后到机关搞财务工作,一干就是三年.她敬业守职,专心干本职工作,按时上下班,独立工作能力较强,两次评为工作绩效显著的先进工作者,已被领导作为业务尖子培养.她性格内向,不善交往.工作中十分专注，很少顾及其他问题;生活中受到父母无微不至的关爱,业余时间除了看看书,写点小文章,其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章,认为她文字功夫好又积极肯干,将她调到办公室当秘书.但干秘书工作半年多,刘英感到很不适应,处处不顺手;领导和同事也很不满意。 刘英的问题出在哪里，应该怎么办？请结合秘书工作的内容、性质、特点加以分析。1、从技能性工作向智能性工作转化。 2、从常规内向思维向外向开放思维

6、转化。 3、从事务性服务向信息化服务转化。 4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 四、现代秘书职业的变化特点1、秘书工作职业化2、秘书工作职能强化3、秘书工作科学化4、秘书任职资格化五、现代秘书工作的发展趋势 国家秘书职业资格证书全国商务秘书（CBSC）资格证书伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）IAAP秘书资格证书国际商务秘书职业资格证书六张热门秘书证书 在硅谷那些声名显赫的总裁、执行官背后，忙碌的是秘书。他们有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷的秘书显得与众不同。他们不像是在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都在参与并作出

7、重要的决策。他们不必穿得一丝不苟不停记录老板的命令、为老板冲咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。 Sun公司首席执行官斯科特的女秘书凯伦知道老板的电子邮箱密码,如果老板需要,她会帮助打开邮箱查看邮件.凯伦说:“如果他想喝咖啡,他会自己冲上一杯”;Notel公司总裁执行助理戈温女士说:“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接电话、日复一日做时间表,那我肯定会厌倦的.”相反,她在公司有很大的影响力,她和同事起草信函、研究竞争对手、向管理层吹风、组织谈判.硅谷秘书收入是美国秘书年均收入的三倍以上,平均6至10万美元,他们多数入股,公司发展好将获得红利.凯伦就参与公司分红。不过硅

8、谷秘书压力也相当大，他们每周通常要工作60至70小时,紧张程度不言而喻.硅谷的秘书 材料： 近年来美国秘书行业发生了不小变化,调查表明,1/3的秘书负责监督其他秘书的工作,45%的秘书负责培训，78%秘书的负责办公室工作。国际行政管理职业协会中仅18%会员如今还使用秘书这一称谓,其他会员使用行政助理、专业经理、协调经理、执行秘书或执行助理等.为Cisco公司总裁钱伯斯服务了8年的女秘书格罗斯说:“秘书这个词已经过时了,我们不仅打字、填表或接电话.我们是被赋予权力的,能够做决定.”格罗斯并不是公司50多个副总裁中的一员,可她是公司最有权力的人之一.她说“如果让约翰给我一个三明治,他会做的,我们彼此尊重对