行政文件管理办法

1、文件管理理制度 总则则第一条 为使公公司的制制度、文文件管理理工作规规范化、科学化化，使文文件在使使用过程程中不发发生内容容重复、遗漏，便于文文件的检检索、存存档，特特制定本本办法。第二条适用于于重庆佳佳秀商贸贸有限公公司和重重庆艾斯斯特建材材有限公公司所有有制度和和文件的的处理。第三条行政办办公室是是公司制制度梳理理、文件件审核的的归口管管理部门门，负责责公司制制度、文文件发放放的审核核、较稿稿、正式式下发、归档及及销毁处处理。第四条总经理理负责公公司制度度、重要要文件的的审批。 管理理办法文件的分分类公司文件件总体上上分为外外来文件件和内部部文件两两大类。外来文件件包括国国家机关关、行业业

2、部门等等下发的的文件，其编号号执行外外来文件件原编号号。内部文件件包括以以公司对对各部门门和对外外发放的的各类文文件。具具体可分分为公司司各类公公文以及及规章制制度。第六条公文的的分类公文主要要包括:决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会会议纪要要。决定适适用于对对重要事事项或者者重大行行动作出出部署，安排，奖励有有关部门门及员工工，变更更或撤消消部门的的决定事事项。通知适适用于转转发或传传达上级级单位要要求下属属部门需需要知悉悉或者执执行的事事项。通报适适用于表表彰先进进，批评评错误，传达重重要情况况。报告适适用于各各部门向向上级汇汇报工作作，反映映情况，答复询询问。请示适适用于向

3、向上级单单位请求求指示，批准有有关事项项。意见适适用于对对重要问问题提出出见解和和处理办办法。函适用用于不具具隶属关关系的同同级单位位之间商商洽工作作，询问问或答复复问题。会议纪要要适用于于记载，传达会会议情况况或议定定情况。第七条公文格格式公文一般般由秘密密等级和和保密期期限，紧紧急程度度，发文文机关标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成文日日期、印印章、附附注、主主题词、抄送机机关、印印发机关关和印发发日期等等部分组组成。1、涉及及企业秘秘密的公公文应当当标明密密级和保保密期限限。2、紧急急公文应应当根据据程度分分别标明明“特急”，“急件”。3、公文文

4、标题应应当准确确地概括括公文的的主要内内容并标标明公文文种类。一般应应当标明明发文机机关，一一般不用用标点符符号。4、主送送机关指指公文的的主要受受理机关关，应当当使用全全称或规规范简称称。如：如向全全公司发发文一般般简称为为：公司司各部门门。5、公文文如有附附件，应应当注明明附件顺顺序和名名称6、公文文除用专专门的会会议纪要要格式和和以电报报形式发发出的以以外,应应当加盖盖印章。7、公文文的排版版格式如如字体,字号,间距等等见附件件。8、成文文日期以以负责人人签发的的日期为为准。第八条公文行行为规则则1、公文文行文应应当确有有必要性性,注重重实效。2、盖发发公司印印章的公公文，适适用于公公司

5、重要要会议精精神，重重要批示示，重要要决定，重要规规章制度度的发布布；盖有有相关职职能部门门印章的的公文，适用于于专业性性事项和和一般性性，临时时性工作作事项的的部门发发布。3、下属属各单位位的职能能部门如如需要向向公司请请示或报报告事项项,须以以下属各各单位名名义按发发文办理理流程进进行办理理。4、请示示应一事事一文，一般只只写一个个主送机机关，需需同时送送其他单单位的应应当用抄抄送形式式，但不不得抄送送其下属属单位，同级单单位可以以联合行行文，联联合行文文应确有有必要，联合行行文单位位不应过过多。5、“报报告”中不得得夹带请请示事项项。第九条公文发发文流程程：拟稿稿人拟稿稿填写写发文阅阅办

6、处理理笺-部门门审核会签部部门行政办办公室审审核总经理理审批行政专专员校稿稿，排版版，编号号，加盖盖印章，分发和和存档。第十条公文拟拟制条款款1、符合合国家的的法律，法规及及公司本本部有关关规定。2、情况况属实，观点明明确，表表达准确确，条理理清楚，字词规规范，标标点正确确，篇幅幅力度简简短。3、结构构层次序序数，第第一层为为“一”，第二二层为“1”，第三三层为“（1）”。第十一条条公文文校稿1、校稿稿的内容容有:行行文是否否符合党党和国家家方针，政府及及相关法法律条款款，是否否准确反反映出领领导的意意图和意意见，文文件格式式是否符符合该类类公文写写作要求求，文字字是否准准确，语语法是否否规范

7、；文件涉涉及的部部门是否否经过协协调，审审批，签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，发发送单位位是否准准确。2、以公公司名义义发放的的一般性性公文（涉及政政策，规规章制度度等重要要文件），由拟拟稿部门门负责人人拟稿，公司总总经理签签发；以以部门名名义发放放的公文文，由拟拟稿部门门负责人人拟稿，分管领领导签发发。第十二条条公文文编号红头文件件编号佳秀艾斯斯特【】号 顺序号号 年份代代号 公司代代号2、一般般文书及及规章编编号JXXASTT（X）-XXXX-XXXXXX如:JJXASST（GG）1001-220100表示行行政办公公室20010年年发出的的第一份份规章.JXASST （X

8、X） XX XXX XXXXX 年份份代号 顺序号号 部部门代号号 文件件类别号号 公公司代号号 3、一般般表格编编号（BB-XXXX-XXXXXX）如：B-1101-20110表示示行政办办公室220100年发出出的第一一份表格格. （B） XX XXX XXXXX 年份份代号 顺序号号 部门代代号 表格格类别号号 4、一般般文书类类别简称称表行文类别别 简 称行文类别别简 称管理规章章规会议纪要要纪请示请方案、计计划、总总结、报报告综通知、通通报、通通告通各类表格格表5、部门门简称部门代码部门代码行政部1财务部2运营部3采购部4营销部（佳秀）5工程部（佳秀）6营销部（艾斯特特）7设计部8工

9、程部（艾斯特特）9第十三条条公文文处理时时限及相相关要求求1、各类类文件:原则上上在2个个工作日日内处理理完毕。2、急件件：1个个工作日日内处理理完毕。3、特急急件:随随到随办办。4、超过过处理时时限的文文件:由由文件传传阅部门门催办，督查相相关部门门办理。第十四条条文件件及资料料的立卷卷、归档档公文办理理完毕后后，应当当根据公公司相关关规定，及时将将文件整整理归档档，归档档时应当当根据相相互联系系，特征征和保存存价值分分类整理理立卷。保证档档案的齐齐全、完完整，能能正确反反映公司司的主要要工作情情况，以以便保管管和利用用，确保保电子文文档及纸纸质稳当当的安全全性和完完整性。1、电子子版归档档

10、：文件件管理员员于每月月对各级级文件进进行整理理，年底底以光盘盘形式刻刻录归档档。2、纸质质版归档档：按“文件资资料管理理目录”，进行行登记，并于年年底分类类装订成成册。第十五条条文件件，资料料的销毁毁1、外来来文件和和自制文文件（纸纸质版）确需销销毁的，由总经经办统一一销毁。2、作废废资料由由各部门门资料员员填写“文件留留用/销销毁审批批表”，经部部门负责责人批准准后统一一销毁。3、文件件保密期期限：一一般公文文一年、红头公公文2年年、机密密文件三三年。 附附则第十八条条 本本办法由由佳重庆庆秀商贸贸有限公公司和重重庆艾斯斯特建材材有限公公司行政政部制定定并负责责解释。第十九条条 本本办法从

11、从公司批批准之日日起正式式执行，原有相相关制度度和表格格作废。本办法作作业记录录：1、“文文件阅办办处理笺笺”2、“外外来文件件处理单单”3、“文文件借阅阅申请单单”4、“文文件留用用/销毁毁申请单单”5、“文文件资料料保存登登记表”6、“文文件发放放/回收收记录表表”附件一：红头文文件编写写规范附件二：报告/请示编编写规范范附件三：会议纪纪要编写写规范附件四：一般性性通知编编写规范范附件五：通报编编写规范范附件一：红头文文件编写写规范佳秀艾斯斯特【XXXXXX】XXXX号 签签发人：发文标题题黑体、二号、加粗、居中发文对象象：黑体、Arial、四号、加粗、左对齐 文书书楷体、GB2312、A

12、rial小四、首行缩进2个字符特此通知知XXXXX年 XXX 月月 XXX日主题词：XX XXX XXX报：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX发：XXX XXX XX行政政部年月月日共共印份份附件二：公司制制度编写写规范XXXXXX管理理制度（办法、规定）黒体、小二、左对齐JXASST（GG）XXXX-XXXXXX楷体、四号、右对齐文书内容容 总则则字体要求：宋体、五号、加粗行距1.5位、首行空2格第一条 制度制制订的目目的。 第第二条 制度的的适用范范围。 第第三条 制度执执行的职职责区分分以及制制度的批批准审批批权限 具体体办法第X条正文包括三部分：总则、具体办法和附则三部分1

13、、（1）、结构层次：第一层为“一”，第二层为“1”，第三层为“（1）”。附则第X条 本办办法由XXX部门门制定并并负责解解释。 第X条 本制制度从XXXXXX年X月月X日起起执行。 附附件： 附附件1、附件2、附件3、附件三：报告/请示编编写规范范领导批示示：黑体、二号、加粗、居中报告主题题JXASST(QQ）XXXX-220100楷体、GB2312、Arial小四、加粗、居中报告对象象：文书黑体、Arial、四号、加粗、左对齐楷体、GB2312、Arial小四、首行缩进2个字符妥否，请请批示。 重重庆佳秀秀商贸有有限责任任公司重庆艾斯斯特建材材有限公公司（部门）XXXXX年 XXX 月月 X

14、XX日附件四：会议纪纪要编写写规范会议纪要要JXASST (J）XXXX-20110签发：XXXXXX 整整理：XXXXXX 时间：XXXXXX年XXX月XXX日 地点： X XX X X 主持人：XXXX 与会人员员： XXXX XXXX XXXX XXXX 主题：XXX XXX XXX XXX XXX XXX 文书主题词：XX XXX XXX报：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX发：XXX XXX XX年月日日共印份附件五：一般性性通知编编写规范范黑体、二号、加粗、居中一般性通通知标题题JXASST(TT）XXXX-220100楷体、GB2312、Arial小四、加粗、居中发文

15、对象象：文书黑体、Arial、四号、加粗、左对齐楷体、GB2312、Arial小四、首行缩进2个字符特此通知知重庆佳秀秀商贸有有限责任任公司重庆艾斯斯特建材材有限公公司（部门）XXXXX年 XXX 月月 XXX日主题词：XX XXX XXX报：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX发：XXX XXX XX年月月日共共印份份附件六：通报编编写规范范黑体、50号、加粗、居中通 报JXASST(TT）XXXX-220100黑体、二号、加粗、居中通报主题题发文对象象：文书黑体、Arial、四号、加粗、左对齐楷体、GB2312、Arial小四、首行缩进2个字符特此通报报重庆佳秀秀商贸有有限责任任

16、公司重庆艾斯斯特建材材有限公公司（部门）XXXXX年 XXX 月月 XXX日主题词：XX XXX XXX报：XXX XXX XX 送：XXX XXX XX发：XXX XXX XX总经办办年年月日共印印份重庆佳秀秀商贸有有限责任任公司重庆艾斯斯特建材材有限公公司文件阅办办处理笺笺编号：BB1011-20010文件名称称发文范围围拟稿人年 月 日部门审核核年 月 日部门会签签年 月 日行政部意意见年 月 日公司领导导意见年 月 日文件较稿稿文件编号号印发份数数备注外来文件件处理单单 编号：B1002-220100来文单位位文件字号份数密级办文编号号（）字第第号收文日期年月日文件标题题主要内容容行政部意意见领导批阅阅备注文件借阅阅申请单单编号：BB1033-20010文件名称称文件编号号申请部门门申请人申请日期期拟归还日日期批准意见见负责人： 年年 月 日 文件留用用/销毁