档案管理制度

1、 PAGE PAGE 11档案管理制度第一章总则第一条 本制度适用于公司的档案管理工作。第二条 本制度所指档案是公司在生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。档案工作是基础性管理工作,应当认真落实国家有关档案工作法 全。第四条 公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，通过资源整合和开发，为企业各项工作提供有效服务。第二章 职能与权限公司办公室是公司档案工作归口管理部门，档案室列入预算管理，保障档案工作有序开展。第六条 档案管理各级岗位责任制（一） 办公室贯彻执行国家及上级单位有关档案工作法律法规、方针政策、制度标准。负责制定

2、公司的档案工作规章制度和年度工作计划，并 组织实施。开展档案工作研究和档案宣传工作。负责公司的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开 发利用和信息化建设工作。（二） 办公室主任照片、实物等档案及技术资料的管理工作，并主持办公室档案室的全面工作，在业务上受上级档案部门的指导、监督与检查。认真贯彻执行中华人民共和国档案法、企业档案 资料。负责拟定、组织部门内档案工作安排，及时向领导汇报工作开展情况。负责业务范围内管理办法的制定、修改、补充和组织领导全公司档案的收集、整理、保管、统计及提供 管期限划分的审定工作；负责检查档案案卷质量，经常性地检查库房情况，搞好库房建设。负责各部门科技图书、资料费用的

3、审批。参加工程竣工、科技成果鉴定，公司生产、技术和新标 准采用等各类会议。（三） 档案室电子数字、实物档案，在办公室主任的领导下，承担全公司档案信息资源的储存、管理和开发利用工作，是公司档案及资料信息管理的中心。档案室负责制订档案工作的管理标准和工作办法，负责 累、整理和归档以及档案的收集、管理和利用工作。（四） 专职档案员专职档案员应具备中专以上学历或同等学识水平，定期业管理知识，热爱本职工作，遵守职业道德,并在办公室主任的 服务。负责收集、整理、保管和统计本公司的科技、文书、会计、声像、照片、实物档案。负责档案密级和保管期限的划分。负责督促、检查和指导有关部门做好所分管档案文件材 已超过保

4、管期限的档案材料进行鉴定，并提出存毁意见。做好档案材料的借阅及利用效果的登记工作。按分管类 研工作。应参加建设项目竣工验收、产品审定、科研课题成果鉴定、设备开箱验收等活动，并负责检查归档材料的齐全、完整、 准确、系统。经常检查库房安全情况，保持整洁卫生、做好温度、湿 度记录并及时调整和控制。（五） 各职能部门职能部门负责人有权指定本部门的兼职档案员，按档案提出批评及处罚。（六） 兼职档案员认真履行职责，按照公司文件材料归档范围和档案管理 档案室移交归档。保管好本部门班组的档案，按统一要求建立档案目录。 宣传档案的作用和重要性，检查本部门班组对档案管理 办法的执行情况，有权对违反档案管理办法者提

5、出批评。（七） 专业技术岗位人员的原则，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，定期向档案管理部门移交，并对归档文件的完整性、准确性、系统性负有权对本部门档案工作提出建议，确因工作完不成任务 时，应及时采取补救措施。各专业专工应及时将在建设工程、设备改造、技术革新 （尤其是地下隐蔽工程物资采购部仓库设备管理员，要对设备开箱资料做好详 资料一律由档案室根据情况发放、保管、使用。作为甲方代表的我公司专业技术人员，要认真地监督检各项工程的预算员在工程决算时，施工单位应出具有专 业专工、档案室档案员签字的*工程竣工技术资料移交签证书，方可付款。第三章 内容与要求第七条 文件材料的接收(一）（二） 设

6、备开箱、工程竣工验收、科技成果鉴定时档案管理人员必须到场，对相关资料进行收集，并在验收文件及申报表上签字盖章。（三）（会计帐务（四） 档案或文件材料、技术图纸的交接，必须填写文件材料移交清单，经档案管理人员认真查点清楚，验收合格， 交接双方履行签字手续。（五） 立卷的文件材料必须有查考和保存价值，并按照文类编号合理。（六） 归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。具有100件应满足长期保管需要,不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、 复写纸、红墨水、纯兰墨水等字迹。（七） 档案整理工作档案整理工作包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件档案案卷及编号组成应按国家或上级有关规定执行。编 实，整齐美观。第

7、八条 档案的保管与销毁（一） 根据国有企业文件材料归档范围制定的归档范围,确定档案保管期限。（二） 对保管期限已满的档案必须由办公室、副总工程师、办公室档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按照相关的审批流程报公司总经理批准后销毁。销毁档案时，应与安全保卫部门取得联系，并指定两人及以上在场监销。销毁清册永久保存，并于销毁后一个月内报集团公司备案。（三） 档案现代化与信息化建设同步发展，采用先进档案3080%以上。（四） 档案库房由专职人员负责管理，根据档案载体、保管特性控制温、湿度。库房内外应做到整齐、清洁，档案柜架排 列合理、通风良好。档案库房应具有防火

8、、防盗、防潮、防光、 防鼠、防虫、防尘、防污染等防护功能，确保档案安全。第九条 档案的借阅管理（一） 查阅、借阅档案要及时登记。因利用档案解决重大他人。（二） 公司员工按规定借阅档案不得超过三天。密级档案级档案应通过保密手续传递。（三） 外单位人员查阅档案需持单位介绍信，经公司主要领导批准后方可查阅。一般不得借出或复制，不得查阅密级档案。第四章 考核与奖惩公司应按照中华人民共和国档案法及上级公司成绩显著的单位或个人予以奖励。第十一条 对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档失或损坏的责任人员，办公室应依法依规追究相关责任。第五章 档案管理流程图档案管理流程图档案管理流程图监控部门：办公室审核：xxx绘图： xxx公司各部门档案室控制文档开始归档通知根据归档范围办理移交归档通知下发