5、公文管理办法

1、海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行PAGE PAGE 33海尔地产（集团）有限公司管理体系文件公文管理办办法编制人编制日期审核人签发人修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人签发人海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行PAGE 40 海尔地产（集团）有限公司管理体系文件 目的为使集团公文管理工作规范化、制度化、科学化，根据公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用用于集团团范围内内部、上上下级之之间、外外部往来来文件的的处理。术语和定义义法定公文：指集团团与政府府有关部部门、上上级主管管系统、集集团内部部各部门门之间、下下属公司司以及集集团与不不相隶属属

2、的各企企事业单单位和社社会团体体往来的的文件；文种以以国家家行政机机关公文文处理办办法为为依据。决定：适用用于对重重要事项项或者重重大行动动做出安安排，奖奖惩有关关单位和和人员，变变更或者者撤消下下级机关关不适当当的决定定事项。通知：适用用于批转转下级单单位的公公文，转转发上级级单位和和不相隶隶属单位位的公文文，传达达要求下下级单位位办理和和需要有有关单位位周知或或者共同同执行的的事项，任任免人员员。通报：适用用于表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要精精神或情情况。报告：适用用于向上上级单位位汇报工工作，反反映情况况，答复复上级单单位的询询问。请示：适用用于向上上级单位位请求指指示、批批准事项

3、项。批复：适用用于答复复下级单单位的请请示事项项。意见：适用用于对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。函：适用于于不相隶隶属单位位之间相相互商洽洽工作、询询问和答答复问题题，请求求批准和和答复审审批事项项等。会议纪要：适用于于记载、传传达会议议情况和和议定事事项。机要文书：凡符合合下列条条款之一一者，均均属机要要文书范范畴：关于集团业业务经营营发展的的重要方方针、策策略或规规划方案案、文件件；关于集团机机构体制制设置和和重要人人事任免免方案、文文件；关于重要会会议的记记录、纪纪要、决决定等文文件资料料；关于集团尚尚未公布布的投资资及房地地产开发发、土地地开发等等项目的的调研、勘勘察评估估分析

4、资资料；集团对外经经营的有有关重要要契约、协协定等文文书资料料；其他有关重重要机密密文书资资料或机机密事项项。分管领导：分管专专业业务务的高管管人员，即即集团副副总裁以以上的领领导。职责总裁办公室室职责负责统一处处理集团团往来公公文；负责收文办办理的登登记、分分发、拟拟办、督督办、立立卷、归归档、销销毁等；负责发文办办理的核核稿、审审稿、编编号登记记、缮印印、用印印、立卷卷、归档档、销毁毁等。其他职能部部门职责责负责收文办办理的承承办，即即：提出出办理意意见或执执行领导导指示；负责发文办办理的拟拟稿、校校对、发发送。负责起草经经济类文文书流转转表式。分管领导职职责负责对收文文办理中中涉及到到本

5、人分分管的文文件进行行批示；负责对发文文办理中中涉及到到本人分分管的文文稿进行行审阅。总裁职责负责对收文文办理的的文件进进行批示示；负责对发文文办理的的文稿进进行签发发。工作内容法定公文格格式集团的公文文一般由由集团名名称、秘秘密等级级、紧急急程度、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送单位位、正文文、附件件说明、印印章、附附件、主主题词、抄抄送单位位、印发发或电子子邮发单单位、印印发或电电子邮发发日期等等部分组组成。行文规则行文请示要要求做到到：5.2.22.1一文文一事，具具有可操操作性；5.2.22.2一般般只主送送一个单单位（包包括向有有关主管管部门请请求批准准的“函”）；如如需同时时

6、报送其其他单位位，可以以用抄报报形式，但但不得同同时抄送送下级单单位；5.2.22.3一般不不得越级级请示；因特殊殊情况必必须越级级请示时时，应当当抄报被被越过的的上级单单位，并并在文中中写明越越级的理理由；“报告”中中不得夹夹带请示示事项，不不应出现现“请批复复”、“请审批批”等字样样。凡是能通过过当面协协商、电电话联系系等方式式解决的的事务性性工作，不不必行文文。起草、修改改、抄写写、批示示文件，应应使用钢钢笔、毛毛笔或水水笔，不不得使用用圆珠笔笔、铅笔笔书写。所所有文字字材料应应字迹清清晰、端端正。集团各部门门如以集集团名义义对外发文文，应由由总裁办办公室统统一编号号、核稿稿、集团团总裁

7、签签发、打打印，并并经总裁裁办公室室加盖集集团公司司印章后后，由部部门自行行分发。以集团名义义发文，必必须使用用总裁办办公室统统一印制制的发发文单。公文办理收文办理5.3.11.1来文文签收由总裁办办公室负负责。外部会议议的文件件和资料料应由参参会部门门交回总总裁办公公室统一一办理。法院、仲仲裁机构构送达的的法律文文书则必必须交由由集团审审计法务务中心签签收，签签收后按按照收文文流程办办理。5.3.11.2收文流程程：编号登记分发拟办（此此3个环环节由总总裁办公公室负责责）批办（按照集团团现行文文件规定定由董事事长或总总裁）承办（主主管领导导/相关关部门）督查立卷归档（此3个环节由总裁办公室负

8、责）发文办理5.3.22.1发文文流程：拟稿（承办办部门）核稿（总裁办公室）审稿（承办部门的分管领导）签发（按照集团现行文件规定由董事长或总裁）校对、缮印（总裁办公室组织承办部门）用印（总裁办公室）发送（承办部门）预立卷（承办部门）归档或销毁（总裁办公室）部门只可以以对下属属公司发发文，各各部门必必须自行行编号，报分管管领导签签发后，由由部门印印制、发发送、预预立卷、定定期归档档。一般公文，应应当在112小时时（工作作时间）内传阅完毕，如遇阅办人出差，应与阅办人取得联系，商定处理办法，确保在规定的时限内办理完毕。紧急公文，应应当提出出办理时时限，并并在时限限内办理理完毕。在办公自动动化系统统内

9、流转转、办理理的公文文，应当当实行网网上督办办。承办部门（单单位）接接文后，应应当抓紧紧办理并并及时答答复办理理结果，不不得延误误、推诿诿。对不不属于本本部门（单单位）职职权范围围内处理理，或者者不适宜宜由本部部门（单单位）办办理的公公文，应应当迅速速返回总总裁办公公室并说说明理由由。审批公文，审审批人应应当签署署明确意意见以及及姓名、日日期。公文办理完完毕，责责任部门门应当及及时收集集公文定定稿、正正本和重重要修改改稿等，保保证有关关材料的的齐全、完完整、按按时归档档、立卷卷；应当当根据归归档公文文的内容容价值鉴鉴定保管管期限和和保密期期限，需需要销毁毁档案必必须按照照规定办理理。机要文件处

10、处理机要文件及及其处理理按其程程序可分分为以下下三种：5.4.11.1秘密密：集团团内部秘秘密，不不能向集集团以外外人员公公开；5.4.11.2机密密：不能能向部门门总经理理及相关关业务人人员以外外者公开开；5.4.11.3绝密密：不能能向相关关部门或或特别指指定的最最小范围围内的相相关人员员以外者者公开。文件密级的的确定，由由中心总经经理负责责，但集集团总裁裁可以命命其变更更。机要文件由由主办部部门草拟拟初稿，交交集团总总裁办公公室按规规定程序序编号、核核稿并报报集团领领导审签签后，按按必备份份数（须须在封面面右上角角加盖标标注密级级的红色色印记）、分分发及归归档。总总裁办公公室应备备有发文

11、文簿，机机要文件件发至有有关部门门须请收收件人签签字（或或盖章）。集团下属公公司之间间机要文文件的传传递，除除责任者者自行携携带外，必必须加封封后派专专人传递递。办理机要事事项须严严格控制制范围，防防止泄密密。不能能以文件件方式传传递的机机要事项项须确定定专人直直接上报报或传达达。机要文件须须经制发发部门总总经理和和集团总总裁同意意方可复复制。总总裁办公公室应在在发文簿簿上记载载复制数数量、复复制时间间及发送送去向。各类机要文文件的草草拟稿、讨讨论稿及及相关保保密废纸纸，应由由主办部部门落实实专人及及时销毁毁。集团总裁办办公室应应于每年年末组织织专人对对机要文文件进行行保密检检查，收收回散存存于各部部门的机机要文件件，整理理归档或或统一销销毁。支持性文件件无相关记录及及表格收文办理理单发文单备注本制度自发发布之日日起生效效，此前前相关制制度同时时废止。海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行PAGE 39海尔地产（集团）有限公司管理体系文件 海尔地产（集集团）有有限公司司收 文 办 理 单来文单位办文编号来 文 号号收文日期页数缓急标 题密级拟办意见领导批示相关部门意