公司会议组织规定及标准化操作流程

1、银博印刷集团会议组织规定及标准化操作流程为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事 效率，保证 公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本规定及标准化操作流 程。本制度适用于公司及所属各单位各类会议的组织管理。一、会议原则会议召开应遵循如下原则：（一）高效原则。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明， 准备充分。（二）精简原则。大力精简会议，尽量缩短会议时间，减少与会 人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对 可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问 题的尽量不开会议。（三）节约原则。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。二、会议类型会议按类别、内容不同

2、由相关单位和部门组织，会议管理归口行 政部，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理 有关规章制度并监督执行。行政部组织会议分别为集团高管会议、年度工作会议、月度工作会议、周工作会议、部门会议及临时性会议。1、集团高管会议由办公室负责组织并记录，负责人为办公室主 任，行政专员通知、会务组保障及协调，2、年度工作会议由总裁助理牵头，行政部主办及通知、记录、 保障，负责人行政总监。3、月、周工作会议由行政总监主办，并做好相关准备及保障工 作，负责人办公室主任。4、部门工作会议由部门经理经办、行政部做好相关准备及保障 工作，负责人行政主管。5、其他临时性会议参照参会人员级别分别由各层级

3、负责人经 办，行政部做好会议保障。三、会前准备1、确定会议议题根据管理需要和领导安排，确需要通过会议 解决和传达，精简会议参加人员，同时要明确会议的议题和主旨。制 定会务方案。根据确定的会议议题，行政部制定会议组织的会务方案， 一般包括以下要素：时间、地点、参加人员、会议程序等。（1）时间：要明确到时间点，详细标示出上午、下午或晚上，必要时标示 出星期几。比如：X月X日（星期X）日上午8:00。（2）地点：要明确标示出楼座和会议室名称。比如：一会议室、大讲堂等。（3） 参加人员：要明确标示出参会的公司领导、单位主要领导人员名单； 其他参会人员较多时，指出参会人员范围和人数。（4）准备方案： 根

4、据会议需要，进行会议室落实，人员通知、物品准备等工作。详见 下列的会议准备。2、责任到岗根据会议要求，行政部要把会议涉及到各个事项， 责任分解落实到岗到人，行政部经理对进行过程控制，协调解决出现 问题。需要部门负责人解决的，要及时汇报，避免误事。（1）提前预约，提前落实会议室，看是否与确定的时间相冲突，否则及时进 行调整。（2）会议通知。 拟定通知。题目要明确会议议题，关于召开XXXX的通知，首先发送通知至相应微信群。明确会议召 开时间、地点、参会人员、会议目的、内容、程序，便于参会人员准 备相关资料。参会告知。通过微信语音视频通话、对讲机或电话 通知到参会本人，参照“会议通知”内容但要注意简

5、洁明了，并注明 “会议会务组联系人、联系方式、微信群通知时注意标明“收到请回 复！”，上午召开的会议，前天下午下班前短信或微信提醒；下午召 开的会议，当日上午上班后再次短信或微信提醒，如微信无回复，电 话提醒；晚上召开的会议，当日下午上班后短信或微信提醒，提前核 实通讯录及人员姓名和号码，并做好人员名单标示，防止内容及人员 遗漏、偏差。参会确认。在短信通知后电话确认是否收到会议告 知短信及邮件，提醒参会准备相关资料。变动通知。如出现会议 和人员变动，采取电话和短信的方式，及时给予告知。3、会场布置。 桌椅摆放。根据会议需要，提前要进行桌椅 摆放，公司领导和预知发言席要摆放和试用话筒。政府领导参

6、加的， 要摆放桌签，确保会议秩序。准备茶水。政府领导参加的、预计 会议一个小时以上的，要求准备茶水，其余人员可准备矿泉水。根据 会议需要和领导指示准备会标。4、整理资料。 根据需要，收集与会议有关的信息和资料， 会议所需资料原则上要提前发放，不易提前发放的可会前摆放到相 关人员的桌牌位置处。二、会时安排1、组织签到 根据会议通知，准备会议签到表。组织签到人 员要提前20分钟到场，签到时要在会议室外或门口，同时发放相关 资料和表格，主要公司领导划到既可。对迟到或未到会人员做出标示， 会后落实并提出考核意见。会议时间将到1-2分钟时，组织签到人将 人员到会情况汇报给会议主持人，由会议主持人征询主要

7、领导意见， 决定是否开始会议。2、会议组织主持人根据会议议程主持会议，需要临时要求其 他人员参会时，服务人员及时联系并通知。3、会议服务提醒会议服务人员及时倒水。倒水频次遵循先紧 后松的原则办理，其它根据会议要求和领导需要，积极做好相关服务。4、做好记录 指派行政部专人做好会议记录，防止会议安排的 事项遗漏，必要时做好会议录音。三、会后工作1、收集资料根据会议要求，收集整理会议上所用资料及相关 表格，确保人员离场秩序。2、整理会场根据要求，收集整理相关物品：横幅和桌牌收集， 话筒退出电池，桌椅归位，卫生清扫，灭灯断电。3、会议纪要 会议结束后，两天之内整理完成会议纪要， 会 议纪要的整理和会议

8、以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写 和下发。 高管办公会议、中层干部会议、业务分析会、双安会议、 质量会议须整理会议纪要，会议纪要与公司规章制度具有同等的效 力。专题会议根据安排整理会议纪要。其他各类会议可视情况整 理成会议纪要和其他形式的简报等。公司行政部及时整理会议纪要， 报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时 整理，报分管领导审核签发后印发。会议纪要的发放范围与会议参 会人员范围一致。会议纪要的格式各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按 照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：（1）文本全部使用 A4型纸。（2）文头用“银博印刷集团XX会议纪要（可分两行排列

9、）” 的指定标题，用小二号方正小标宋简体，正文部分用小三号仿宋体。（3）如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号黑字体顶格标识在版 心右上角第1行，两字之间空1字；如两类标识需要同时标识，秘密 等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角 第2行。 （4）纪要编号由公司简称首字母和排序数字组成，标识 在标题下第1行右侧对齐。（5）会议纪要基本信息包括会议内容、 会议时间、会议地点、主持人、参会人员、列席人员、缺席人员。（6） 基本信息与会议议题之间用横向隔开，每个议题序号为“记录+数字” 形式，内容包括议题标题和决议内容。 （7）会议纪要要标明签字 栏，每页下方及尾页由参会人员签字

10、。4、会议资料的存档各类会议资料必须存档。高管办公会议、中层干部会议、业务分析会、双安会议、质量会议和公司级专题、接 待等会议资料由行政综合部负责按季度分类分次存档。按年度存档； 其他会议资料由各承办部门自行存档。公司重大会议等会议资料存 档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资 料、影像录音资料、图片及会议纪要等。5、事项落实 根据会议纪要要求，进行会议确定事项的落实工 作，并按期反馈落实情况，确保会议精神贯彻落实到位。四、责任与考核会议责任人负责制定会议议程方案、会议室及人员通知落实、 会议安排准备、会议纪要及会后事项落实。不按规范组织会议，出现 失误扣责任人50元10

11、0元。会议确定事项进行跟踪督办不到位扣 责任人100元200元。五、附件（一）月度工作会议1、每月20日以微信群通知形式发送收集工作计划及总结的通 知，并提醒交付时间，微信无回复的2小时内电话联系确认。（1） 微信通知范文：尊敬的领导及各位同事大家好：现通知你本月28日 前提交本月工作总结及下月工作计划与人力行政中心孙俞燕企业邮 箱，感谢您的支持，祝工作愉快！收到请回复，谢谢！2、每月25日-28日收集工作计划及上会资料并校对文字，调整 格式，28日确定会议议程。3、28日-31日确认参会人员是否到会，如特殊原因不能按时参 会者需向相关负责人请假并在行政部报备。4、提前半天调正文件资料是否可以

12、顺利播放。5、会前安排会议服务人员，做好后勤工作。6、会后工作计划收集、打印、确认签字。7、会议纪要（二）部门日常管理例会公司各部门必须有效地召开部门日常管理例会，充分发挥“上情 下达，下情上传”的桥梁纽带作用。 部门日常管理例会至少涵盖如 下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下 属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订 下期工作计划，研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定 改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨 论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批 评，融洽部门成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安

13、排专题培训部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必 要时邀请分管领导参加。公司各部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和 会议记录，保存期为1年。（三）对外接待会议对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工 作的汇报会议。对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理 或相关的分管副总经理接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的 由公司分管副总经理和指定人员接待。对外接待会议属公司层面的由 公司行政综合部负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司 对接部门负责联 系和组织，公司行政综合部配合协调会议室、安排 接待等工作。（四）其它会议如公司支委会、党员大会、党小组会、工会会 议、妇联会、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或 部门职责按照相关规定由公司有关部门对应组织。天津市银博印刷集团有限公司2020年7月12日银博印刷集团会议签到表序号姓名签到备注序号姓名签到备注01邢总董事长33张红业 务 部 13 人02陈建强彩 印 部 27 人34宋虎03杨宝歆35吕琦涛04封立军36周滨05吴承仁37张轶垣06陈兴宝38王洪明07任晓飞39孙晓倩08李冬彬40周文霞09张恒41周霞10李奥杰