毕业论文-浅谈档案网站之功能定位与建设方向

1、本科生毕业论文装订装订线 本科生毕业论文 题目：浅谈档案网站之功能定位与建设方向 学 院 学科门类 专 业 学 号 姓 名 指导教师 2015年4月20日浅谈档案网站之功能定位与建设方向摘 要21世纪网站成为重要的交流平台，档案网站也应该面向社会，走向用户，以广大的互联网用户为服务对象，应当具有宣传、教育、互动以及服务利用功能；同时档案网站建设也不应止步不前，要跟上网络化步伐，结合档案自身特点，不断的加强自身安全建设，提高检索技术以及服务水平，同时不断优化网站功能模块，加快网站信息量建设，注重信息更新的速度和质量，不断利用新技术来完善自己，不断发挥档案网站在用户与档案部门直接交流的中介平台作用

2、，让档案意识不断深入人心，让档案价值得到进一步的发挥和利用。关键字：档案网站功能；档案网站建设装订线；装订线Archives Website The function orientation and development directionAbstract In twenty-first Century, the site became an important platform for the exchange, the archives website should also face the society, to the user, to the majority of Intern

3、et users for the service object, should have publicity, education, interaction and service utilization function; at the same time, the archives website construction should not stop, to keep up with the pace of the network, combined with the characteristics of archives, strengthen their own safety co

4、nstruction constantly, improve retrieval technology and service level, and constantly optimize the website function module, speed up the construction speed and the amount of information web site, pay attention to the quality of information updating, constantly using new technology to improve themsel

5、ves, and continue to play the role of the user archives website intermediary platform to communicate directly with the archives department, so that the file so that the file consciousness has win support among the people, the value of play and use further.Key words：The archives website function；The

6、archives website construction；The archives website development direction目 录 1 档案网站功能的定位11.1 宣传功能11.2 教育展示功能11.3 服务利用功能11.4 交互功能22 档案网站的建设方向22.1 加快网站信息量建设，注重信息更新32.2 科学调整网站栏目和功能模块设置42.3 增强检索功能42.4 加强网站安全建设52.5 加强信息新技术的应用，为档案网站建设提供技术支撑52.6 抓住重点，突出应用，提高档案网站的服务水平6参考文献7第页 共6页1 档案网站功能的定位随着21世纪步伐的进一步迈进，各种网

7、站的存在早已铺天盖地，学校网站、企业网站、商业网站、个人网站等各种网站都十分普遍，总的来说，网站它作为一种重要的平台，对于档案工作，不仅能够起到宣传、展示档案工作的作用，同时也能够进一步拉进普通大众与档案馆、档案单位之间的距离，提高人们的档案意识。任何一种网站的建立，都必须首先确定它的功能定位，档案网站的建立也是如此。本文从档案价值和档案的利用角度来试着为档案网站规划定位。档案网站功能的划分和定位，出发点有两个：第一，为了让档案网站功能定位上更加科学合理，我认为首先应该明确建立档案网站、让档案在网络平台展示的价值以及其重要意义所在。 档案网站的建立，一方面能够有利于自身馆藏资源在社会现代化建设

8、中更好的发挥作用，充分发挥其信息价值，而且在大众用户使用网站信息的过程中，可以很迅速便捷且低成本的获取其信息反馈，提高档案馆对用户信息需求的准确把握，从而不断提高其服务水平，形成良性循环；另一方面档案信息部门还可以以此为渠道，加强同社会公众的密切联系 ，提高其档案研究和信息服务水平。这些不仅是档案网站存在的价值所在，同时也是我们为档案网站进行功能形象定位的出发点之一。第二，不同的档案信息部门有其特定的职能和应该承担的责任，用户需求与档案信息部门之间存在着互动关系，而档案网站在其中就可以扮演一种中介的作用，虽然不同的档案部门职能上可能有所差别，但是它们最终目的都是为了让档案信息更好的发挥价值，满

9、足用户需求，更好的促进社会发展进步。1.1 宣传功能各种档案信息部门对档案进行收集整理保护等一系列工作的目的就在于更好的利用档案，对档案的有效利用建立在对档案充分了解认识的基础之上。宣传档案的重要意义，提供档案工作的社会认同感和社会公众用户的档案也是对档案进行有效利用开发的基础之一，网络这一平台，正好为档案信息共享提供了很好的一种平台，它具有不受时空限制的优点，而且成本低廉，便于人们接受使用，档案网站通过在其网站平台建立各种类目设置，比如档案馆馆藏介绍、档案服务利用指南、最新档案动态等相关功能模块，提高档案网站宣传的层次性以及其广泛和具体性，提高档案网站的动态性和互动性，及时的发布最新的档案动

10、态，让用户能够以此为渠道及时的了解档案工作，为进一步提供有效的档案服务提供良好的基础。结合国内众多省市的档案网站具体情况，发现相当一部分档案网站存在很大的不足，比如网站内信息检索方式不够先进、不能及时的转变信息服务意识、同用户之间缺乏足够的信息交流等等，这些问题的存在不仅仅是因为档案网站开发者缺乏经验所致，也是因为他们没有充分认识到档案网站的重要价值所在，总之档案网站应该发挥的宣传功能没有得到充分发挥，各个档案信息部门仍需努力。1.2 教育展示功能档案是人们在进行各种社会活动中所形成的具有价值的一种信息存在，它存在本身就具有很高的文化价值，是一种特殊形式的社会精神文化财富，它也能为我们所进行的

11、实践活动起到重要的参考和引导教育作用，通过将这些馆藏信息在网站上展示，一方面是提高社会信息资源共享程度实现其应有价值的一种途径，另一方面，也有利于为青少年用户开展网上教育新模式，提高档案意识从青少年开始。同时，利用档案管的各种实体资源，以图片、声像等可供在线浏览的方式展现互联网上，不仅仅是针对国内用户，通过国际互联网也可以让世界其他国家了解我们中国民族的文化财富，提高中国文化在世界的认同感。1.3 服务利用功能档案网站的服务功能是双向的, 一方面它对档案工作中进行服务, 另一方面它对用户提供信息服务, 信息利用是发挥档案价值的直接途径。如何让馆藏档案的信息资源得到充分利用，如何提高档案信息部门

12、的信息服务水平，这是当前档案信息部门需要深入研究的方向之一。而这一问题解决的前提，不仅要不断丰富馆藏资源，而且还应该能够提供迅速便捷的服务。档案信息网站的建立突破了传统的档案利用方式途径，改变了以往查档需上门、查档需排队预约的传统服务方式，它具有便捷迅速、不受时空束缚、方式灵活等优点有效满足了用户对档案信息服务的需求。所以加强完善档案网站的服务功能是当前档案网站建设的第一任务，需要特别关注一下四个方面：一是提高档案网站服务的人性化功能，例如添加“预约查档”等功能模块。二是强化档案网站服务的时效性。如设专人解答用户提出的各种档案方面的问题，缩短问题反馈时间差。三是强化档案网站服务特色化，如设置“

13、地方资讯”栏目来反映地方特色以及编研成功。档案信息部门可以利用通过网络渠道为用户提供档案信息服务，而同时网络所具有的不限地域、不限时差等特点，也使其档案信息部门完全有能力为用户提供有效的个性化信息服务。档案可以试着用下边几个方面进行加强：p 不断丰富信息资源, 分门别类, 面向不同的用户。p 提供友好的界面和高效的检索方式。p 要有好的反馈机制, 随时跟踪用户反应。如阿拉巴玛州历史与档案局网站设有信息反馈, 对本站点、产品、组织、或任何别的东西有抱怨、疑问、建议或赞扬都可以写在网站提供的地方, 并留下个人信息, 以供以后随时联系。p 对用户常见的问题进行整理、发布和分析，个性化用户需求服务，及

14、时的为用户解疑答惑p 可以用户论坛、留言板、邮件联系等方式搭建与用户之间的直接沟通渠道, 解用户之所疑，答用户只所难。1.4 交互功能网站具有交互功能，它能够让用户以它为平台开展人与人之间广泛的交流，毫无疑问，档案网站也应该重视这一功能的开发和利用。结合现在网络上各种网络交流工具的发展情况，我认为一个合格的档案网站应该结合其实际需求和技术水平，或多或少的利用留言板、论坛、电子邮件等众多流行交流方式中的一种或多种来开展同用户之间的交流和沟通，作为档案网站工作者也应该及时的获取用户信息，分析其信息需求，不断的改进自己的工作，提高服务水平，为用户提供更好的信息服务。因为网站建设的成功离不开广大用户的

15、建言献策，档案网站通过设置公告栏、交流论坛、邮箱联系等栏目来倾听用户意见和建议，建立起与网站访问者的交互园地，使档案网站打破单向的输出方式,通过分门别类仔细分析研究访问者的反馈信息,及时给予答复，尽可能满足访问者的需求, 使档案网站建设在充分考虑访问者需要的基础上, 不断地完善,步入良性发展轨道。2 档案网站的建设方向档案网站建设的重点应当突出档案网站的专业性与服务性，应当大力推行档案信息服务的“服务先行”战略，围绕服务开展建设，提升服务质量。2.1 加快网站信息量建设，注重信息更新第一，拓宽档案网站的数据源。数据信息是一个网站的基础和源泉，档案网站工作者也应该把档案网站的数据信息建设置于首要

16、位置，不仅要努力把档案网站建成一种档案专业工作者的资料信息库，也应该努力让它成为社会公众、普通用户的档案博物馆。因此，网站工作者也应该放宽自己的视野，不仅仅把目光放在自身档案系统内，也应该不断扩大信息来源，伸向各种机关单位、组织所形成的已经公开发布的可利用的各种文件和资料档案，将本地重大的事件和活动，还有征集的民间有价值的档案等信息及时的发布到网站上，以求满足公众用户的信息服务需求。第二，提高馆藏档案文件的数字化和鉴定公布的速度。推进地方档案馆文件数字化进程，利用最新的数据库存储管理技术、数据扫描技术以及压缩技术等技术手段，讲地方馆藏的传统档案介质转化为系统、科学、规范的数字化信息数据库，来不

17、断满足档案信息网站的信息需求。并且应该在档案鉴定和发布工作当中，恰当的处理好档案保密与利用两者的关系，对于那些还没来得及鉴定的档案文件，特别是用户比较关注的那些档案文件应进一步加紧对它们开展鉴定工作，加快档案公布的速度，真正的满足用户所需，为社会所利用。第三，不断提高网页信息发布更新的速度，提高更新频率，准确、迅速的为用户提供档案信息服务。2.2 科学调整网站栏目和功能模块设置。第一，明确档案网站发展方向，既要满足普通大众的档案需要，又能满足档案专业者的工作需求。第二，应该重点设置那些有利于提高档案网站服务利用的功能类目，让普通用户能够很快的通过网站获取其信息服务需求，例如设置档案查询类目、最

18、新档案动态类目等等，同时也可以设立一些有关档案研究和档案业务方面的只类目来提供一些档案信息和知识给用户。第三，网站栏目的设置要尽量简化、清晰，特别是对于档案查询等直接让用户接触的栏目，要更加的简单、便捷，让用户使用便利，尽量减少技术和认知上的难度。第四，体现地区特色。网站建设要有明确定位和目标，并在此基础上再结合本地区的工作特色来设置栏目。如沈阳档案信息网的“家庭档案”栏目就突出了沈阳特色。第五，增强网站维护与信息反馈功能，网站要易于维护、勤于维护，经常补充和更新栏目信息，这样才具有活力。2.3 增强检索功能。当前，我国国内有很多地方的档案网站检索方面还存在着很多问题，比如网站检索方式当单以及

19、检索效果质量不高等方面的问题，对此我们有必要提高检索方式的简易性和检索技术工具的科学性以及多面性。首先，当今社会为用户提供完整的档案全文已经成为主流，图片、声像、胶片等不同形式的档案文件也应该整合到档案网站的数据资源系统当中去。自动标引技术、全文数据库检索技术等技术也应当加以广泛的使用。当前，我国档案馆藏还存在着数字化水平较低的不足，虽然对这些技术的广泛利用还存在着相当大的难度，但是我们也必须用于面对困难，跟上世界潮流，不断提高档案加工处理以及数字化的速度来迎合档案飞速增长的现状。尽快加深档案信息检索层次而不仅仅是停留在目录层次级别，不断丰富档案信息资源体系，从内容和形式上来拓宽档案信息资源。

20、其次，RSS、Podcast（播客）、BLOG（博客）等Web2.0技术能增强网站的互动性，优化网站性能，它们在国内外各种网站中已很盛行，遗憾的是，在国内的档案网站中却没有被使用，这也是造成档案网站用户友好性不强的重要原因。另外，国内很多档案网站都是简单的提供一些关键词、档号等检索方式来进行检索，用户通过它们检索出的效率不高而且检索结果重复性很高，最终使得用户体验度不高，不愿意访问，不利于提高用户粘度。所以，网站建设也应该适度的加强检索个性化技术的投入和使用，例如可以加入cookie技术，讲一些已注册用户或者常访问的用户的搜索习惯和检索要求进行记录，当他们再次进行检索时，本地检索系统能够智能的

21、为与用户提供搜索结果并推荐用户可能感兴趣的内容信息。这种技术目前在各种主流搜索引擎和电商网站中都已得到深度使用，如果能将其加入到档案网站建设当中去，必将可以极大的提高整体网站检索服务的水平和效率以及用户认同感。2.4 进一步加强网站安全建设电子档案作用一种重要的档案信息，它也具有机密性和一定程度的安全性，而网站的安全与否也直接关系到档案信息的安全，可以说，上网档案信息是否安全，是档案网站整体安全建设的重中之重。因此档案部门要建立并且完善档案的信息管理安全体系，并且逐步完善档案网站信息安全责任制，把制度深入落实到具体工作、具体个人和绩效考核当中去；要加强上网档案信息的审核，严格上网信息审核程序，

22、确保档案信息不失密；要加强技术手段，从软、硬件两个方面着手，通过防火墙、技术升级等措施，及时填补网络安全漏洞；做好档案网站的信息备份工作，将档案网站信息备份与各地电子档案备份忠心建设有机结合起来，确保档案网站信息的安全，确保数字记忆的永久保管。具体措施如下：第一，要加强自身应对突发性网络事件的能力。建立并完善网络安全应急响应方案、数据库安全应急响应方案，明确突发安全事件的应急处置流程，落实应急技术的人员保障，责任落实到个人，切实把工作做好，提高应急处置能力，防患于未然，防止网络信息泄露安全事故的出现。第二，注重网络安全技术防御。设置防御软件，提高网络防病毒，防攻击的能力。关闭服务器上的多余服务

23、以减少攻击；定期备份网站程序和数据库等重要资料；建立备用服务器。第三，加强网络安全、信息保密工作的管理。提高网络档案信息的发布以及审核力度，不越权或私自修改、增删、发布档案网站的信息内容，认真做到对上网资料的准确性控制和安全管理。第四，使用国产信息技术和服务，确保信息系统安全可控。第五，建立有害信息举报制度。当网络管理员发现有害信息后，在1O分钟内断开服务器与网络的物理连接，以免造成不良信息扩散；保留有关原始记录文件以后，应当及时予以删除，发生较严重的计算机安全事故时，马上按规定向有关部门进行报告。工作计算机上必须安装杀毒软件，并且不使用来历不明、未经杀毒软件检测的软盘、光盘、u盘等载体上的数据文件，工作人员也应该做到不访问非法网站，从源头上控制病毒文件的产生和传播。2.5 加强信息新技术的应用，为档案网站建设提供技术支撑。现在正值大数据时代，我们也必须采用最新的技术标准来建设档案网站，比如web2.0标准，与此也应该更深层次的注重档案网站与用户之间的交互，从另一个角度上说，网站用户它不仅是网站的使用者，也是一种制造者，因此我们也应该注重提高网站的