会务工作24节点法

1、会务工作“24节点法”秘书工作2011年第5期曹影群会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作 的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。济 宁市委办公室在实践中探索总结了会务工作“24节点法”， 把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为24 个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。一、会前筹备1、拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲，是会 议意图、目标、计划实施的书面表面形式。内容包括：会 议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席 领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、 食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制 订会议方案要坚

2、持复杂程序简 明表述、简单问题慎重对待 的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领 导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各 项任务进行分解。2、起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向夫员传 递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和 条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意 赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、 主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关 事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，报党 委办公室审核，由分管副秘书长或办公室主任签批。做好 这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既 要严格按程序逐级审核把

3、关，又要迅速及时。3、下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员 充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。 在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避 免出现“明天、“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产 生歧义。4、落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员 逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。5、协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请 秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、 地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与 报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对

4、出席 领导进行一次手机短信提醒。6、预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联 系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。7、编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信 息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解 和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求 准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人 员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作 息时间、注意事项等。8、制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席 证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会 议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。9、布置主席台。主席台是会场

5、的重点和中心部位，是会议 性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性 质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综 合考虑。10、制作会标，摆放花草。会标体现会议的主题，会标制 作一定要准确无误，并注意把握会标长度、字体与会场是 否协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜 色、形状的花草来装饰会场，可以调节会场色彩，点缀会 场气氛。某些法定会议，还需要悬挂党微。11、检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆 放位置，并严格落实“三检查”:布置会场时检查；会前半小 时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放国歌、国 际歌，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查 会

6、场内是否有灯光损坏，如有损坏，提前进行更换，有投 影演示时需及时调节灯光。12、编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反 复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。13、组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用 车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要 编排乘车分组，并对车辆进行编号。14、安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有 关新闻单位，并要求其将记者名单报市委值班室，要按名 单通知到具体人。15、安排会场警卫和交通疏导。通知公安、交警、信访等 部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现 意外情况。规

7、模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排 交警在会场附近进行交通疏导，必要时进行交通管制。16、电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务， 同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专 人值班，以便应对突发情况。二、会中服务17、组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过 程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续 的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排， 掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员 情况。会议报到工作要求热情周到、迅速、有条不紊。18、分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人 领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与 会

8、人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉 一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和 页码，确保不出差错。19、与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持 词音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。20、会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的 信息，协调处理会议期间各项工作和突发事项，落实领导 交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班， 及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要时时将会议的 实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。21、会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会 场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题 迅速补救。遇到

9、特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采 取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。22、维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩 序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关 人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的 行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度 严肃认真，行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清 点人数，对迟到、缺席者进行登记。三、会后总结23、会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方 案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领 导讲话等悼念起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会 议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，

10、对需回收的会议材料要逐份清查回收。24、召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训， 找出规律性的东西，以指导作好今后的会务工作。注意收 集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有 的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归 档。（作者系山东济宁市委副秘书长、办公室主任）读书的意义读书到底给我们什么？温总理曾说，读书不仅给人力量，而且 给人安全感和幸福感。他说，我很希望有一天看见地铁里面人 人都捧着一本书。我看到这段话的时候，心里真是充满了感动。 因为我们平时说读书给人知识、给人力量，似乎已经是一个最 高境界。但其实我把现在的阅读分成有用的阅读和无用的阅 读。所谓有用的阅读

11、就是为知识的阅读，为了拿一个文凭，为 了在社会职业中提升自己的阅读。在这个时代，当然是重要的。 但是，比这更美好的境界是无用的阅读，就是为生命、为成长 的阅读，它不见得给你一个直接的文凭，不一定给你专业的技能，但是它给你心灵的辽阔，给你幸福感和安全感。读书在我们今天这个时代到底有什么用呢？我想除了 我们应对世界之外，更重要的是确认自我。今年的毕业生都在 抱怨，入行的门槛越来越高了，入行的薪水越来越低了，他们 说，我们这拨孩子怎么这么倒霉，扩招进来的，而出门的时候 偏偏赶上了危机，到处不是减薪，就是裁员，我们怎么办？社 会给我们的价值评定又是什么？我想不管这个社会现在给你什么评定，关键是自己怎

12、么认定自己？有这样一个故事，说有一个徒弟去问他师傅，一碗米 是多少钱的价值？师傅说，一碗米，这太难说了。看在谁手里。 要是在一个家庭主妇手里，她往里加点水，蒸一蒸，半个钟头 一碗米饭出来了，就是一块钱的价值。要是在有点脑子的小商 人手里，他把米好好泡一泡，发一发，分成四五堆，用粽叶包 成粽子，就是四五块钱的价值。要是到一个更有头脑的大商人 手里，把它适当地发酵、加温，很用心地酿造下来，一瓶酒有可能是一二十块钱的价值，所以一碗米到底多少价值，这要因 人而宜。假设我们每个人的生命都是一碗米，谁能说一碗米是 多少钱的价值啊？但是这里有一个规律，我们加工的时间越短， 费的心思越少，越接近原来的形态，它

13、的价值就越低。而今天 大家都说职业竞争很激烈，我看到我周围的孩子们，就是着急 把自己做成一碗米饭卖出去，就是赶紧得把自己变现了。有谁经得起把自己酿成一瓶酒呢？酒离米的形态是最 远的，酿造的时间是最长的，中间失败的元素是最多的，你还 敢于这样去实验吗？所以我们说，读书养心。一个人的心灵辽 阔了、自由了，自我的确认明确了，那么他跟这个世界的默契 程度就会大。但这不是说这个世界就能变得温柔了。文化的力 量，我们不能夸大它，它不能阻止地震的来临，它也不能改变 金融危机，它能改变什么？它改变的是我们面对这一切的态度， 它改变的其实是我们自己和世界相遇的方式。生活都挺残酷。可以说生活就是一锅滚开的水，它一

14、 直都在煎熬你，问题是你自己以什么样的质地去接受煎熬，最 终会看到不同的结果。我们来做一个实验，你的眼前有三锅水，都滚开滚开 的，你试着往第一锅水里扔一个生鸡蛋，第二锅水里面扔一根 生的胡萝卜，第三锅水里面扔点干茶叶。生鸡蛋，最开始很鲜 亮、很柔弱，都是流动的，像我们鲜鲜亮亮的、满怀梦想的心， 但是在生活里熬啊、煮啊，最后煮硬了，愤世嫉俗，以偏概全， 觉得这个世界很艰难，人心很险恶，前途很渺茫，我们经常看 到这样的人，充满了抱怨，这是被生活煮硬的人。再看胡萝卜，胡萝卜一开始有款有型，鲜鲜亮亮很漂 亮，但是最后成了胡萝卜泥了，就是被生活煮软了的人好好 先生”，大家人云亦云，为他人活着，服从别人，

15、这种人固然挺 善良，但是失去了自我。再看第三个锅里，茶叶同样是受煎熬的，但是恰恰是这种煎熬沸腾，使得它所有的叶片都舒展开，能够起伏着，把 自己的能量释放出来，在被这个社会成就它的同时，它也把无 色无味的水改变成了一锅香茶，这就是彼此的成全。我们能做什么呢？我们不能要求社会降低温度，不再 沸腾，减少煎熬，我们只能选择自己是一个生鸡蛋，是一把干 茶叶，还是一个胡萝卜，我们能选择的是自我。读书就是干这 个的，就是滋养自己。一、素养蓝斯登原则：在你往上爬的时候，一定要保持梯子的整洁，否 则你下来时可能会滑倒。提出者：美国管理学家蓝斯登。点评：进退有度，才不至进退维谷；宠辱皆忘，方可以宠辱不 惊。卢维斯

16、定理：谦虚不是把自己想得很糟，而是完全不想自己。提出者：美国心理学家卢维斯点评：如果把自己想得太好，就很容易将别人想得很糟。托利得定理：测验一个人的智力是否属于上乘，只看脑子里能 否同时容纳两种相反的思想，而无碍于其处世行事。提出者：法国社会心理学家托利得点评：思可相反，得须相成。二、统御刺猬理论：刺猬在天冷时彼此靠拢取暖，但保持一定距离，以 免互相刺伤。点评：保持亲密的重要方法，乃是保持适当的距离。鲦鱼效应：鲦鱼因个体弱小而常常群居，并以强健者为自然首 领。将一只稍强的鲦鱼脑后控制行为的部分割除后，此鱼便失 去自制力，行动也发生紊乱，但其他鲦鱼却仍像从前一样盲目 追随。提出者：德国动物学家霍

17、斯特点评：1、下属的悲剧总是领导一手造成的。2、下属觉得最 没劲的事，是他们跟着一位最差劲的领导。雷鲍夫法则：在你着手建立合作和信任时要牢记我们语言中：1、最重要的八个字是：我承认我犯过错误2、最重要的七个字是：你干了一件好事3、最重要的六个字是：你的看法如何4、最重要的五个字是：咱们一起干5、最重要的四个字是：不妨试试6、最重要的三个字是：谢谢您7、最重要的两个字是：咱们8、最重要的一个字是：您提出者：美国管理学家雷鲍夫点评：1、最重要的四个字是：不妨试试；2、最重要的一个 字是：您洛伯定理：对于一个经理人来说，最要紧的不是你在场时的情 况，而是你不在场时发生了什么。提出者：美国管理学家洛伯

18、点评：如果只想让下属听你的，那么当你不在身边时他们就不 知道应该听谁的了。三、沟通斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。提出者：美国心理学家斯坦纳点评：只有很好听取别人的，才能更好说出自己的。费斯诺定理：人两只耳朵却只有一张嘴巴，这意味着人应该多 听少讲。提出者：英国联合航空公司总裁兼总经理费斯诺 点评：说得过多了，说的就会成为做的障碍。牢骚效应：凡是公司中有对工作发牢骚的人，那家公司或老板 一定比没有这种人或有这种人而把牢骚埋在肚子里公司要成功 得多。提出者：美国密歇根大学社会研究院点评：1、牢骚是改变不合理现状的催化剂。2、牢骚虽不总 是正确的，但认真对待牢骚却总是正确的。避雷针

19、效应：在高大建筑物顶端安装一个金属棒，用金属线与 埋在地下的一块金属板连接起来，利用金属棒的尖端放电，使 云层所带的电和地上的电逐渐中和，从而保护建筑物等避免雷 击。点评：善疏则通，能导必安四、协调氨基酸组合效应：组成人体蛋白的八种氨基酸，只要有一种含 量不足，其他七种就无法合成蛋白质。点评：当缺一不可时，一就是一切。米格-25效应：前苏联研制的米格-25喷气式战斗机的许多零 部件与美国的相比都落后，但因设计者考虑了整体性能，故能 在升降、速度、应急反应等方面成为当时世界一流。点评：所谓最佳整体，乃是个体的最佳组合。磨合效应：新组装的机器，通过一定时期的使用，把磨擦面上 的加工痕迹磨光而变得更

20、加密合。点评：要想达到完整的契合，须双方都做出必要的割舍。五、指导 波特定理：当遭受许多批评时，下级往往只记住开头的一些， 其余就不听了，因为他们忙于思索论据来反驳开头的批评。提出者：英国行为学家波特点评：总盯着下属的失误，是一个领导者的最大失误。蓝斯登定律：跟一位朋友一起工作，远较在父亲之下工作有趣 得多。提出者：美国管理学家蓝斯登点评：可敬不可亲，终难敬；有权没有威，常失权。吉尔伯特法则：工作危机最确凿的信号，是没有人跟你说该怎 样作。提出者：英国人力培训专家吉尔伯特点评：真正危险的事，是没人跟你谈危险。权威暗示效应：一化学家称，他将测验一瓶臭气的传播速度， 他打开瓶盖15秒后，前排学生即

21、举手，称自己闻到臭气，而 后排的人则陆续举手，纷纷称自己也已闻到，其实瓶中什么也 没有。点评：迷信则轻信，盲目必盲从。六、组织奥尼尔定理：所有的政治都是地方的。提出者：美国前众议院院长奥尼尔点评：只有能切身体会到的，群众才认为那是真实的。定位效应：社会心理学家曾作过一个试验：在召集会议时先让人们自由选 择位子，之后到室外休息片刻再进入室内入座，如此五至六次， 发现大多数人都选择他们第一次坐过的位子。点评：凡是自己认定的，人们大都不想轻易改变它。艾奇布恩定理：如果你遇见员工而不认得，或忘了他的名字， 那你的公司就太大了点。提出者：英国史蒂芬约瑟剧院导演亚伦艾奇布恩点评：摊子一旦铺得过大，你就很难把它照顾周全。七、培养吉格勒定理：除了生命本身没有任何才能不需要后天的锻炼。 提出者：美国培训专家吉格吉格勒点评：水无积无辽阔，人不养不成才。犬獒效应：当年幼的藏犬长出牙齿并能撕咬时，主人就把它们 放到一个没有食物和水的封闭环境里让这些幼犬自相撕咬，最 后剩下一只活着的犬，这只犬称为獒。据说十