物业管理有限公司行政工作手册

1、PAGE 目 录 前言 管理处行政部的工作职责公司资源部部与管理理处行政政部在行行政管理理方面的的角色和和职责管理处行政政制度及及流程1 保密密规定2 廉洁洁守则3 收发发文及档档案管理理4 月报报制度5 表格格格式的的管理规规定6 文件件格式的的管理规规定7 管理理处印章章使用管管理规定定8 资产产管理规规定9 采购购、仓库库管理规规定10 物物品领用用制度11 集集团网手手机使用用管理规规定12 对对讲机使使用管理理规定13 工工作任务务单使用用办法14 图图书借阅阅管理规规定15 制制服管理理规定16 车车辆使用用和管理理制度17 宿宿舍管理理制度18 电电话接听听制度19 电电话管理理

2、制度20 节节约用纸纸、使用用二次用用纸的规规定21 办办公区域域的管理理规定22 办办公行政政管理规规定221员员工证222更更衣柜、钥钥匙的管管理223电电脑使用用与管理理224复复印使用用管理225传传真机使使用管理理226办办公费用用控制六、相关表表格（一） 模版公文模版信函模版传真模版备忘录模版版会议纪要模模版内部工作联联系单模模版 （二） 表格格请购单工作任务单单公司车辆使使用申请请表车辆维修申申请表固定资产申申请表非固定资产产申请表表实物资产处处理申请请表实物资产转转让申请请表合同审批流流程表名片印制申申请表报价分析报报告事务应酬费费用申请请及报销销申请表表行政费用分分析表前 言

3、本行政工工作指引引手册为为新世界界物业管管理有限限公司资资源部及及辖下各各管理处处在行政政管理方方面的业业务指引引桥梁，管管理处行行政负责责人为主主要联络络人，具具体负责责与公司司资源部部进行行行政业务务联络和和沟通。物管公司资资源部对对本手册册具有修修改权和和解释权权。资源部 管理处行政政的工作作职责贯彻落实物物管公司司制定的的行政管管理制度度，在做做好管理理处行政政后勤支支持的同同时，控控制及节节约行政政成本；组织和监督督办公行行为规范范的执行行，维护护办公环环境的整整洁、卫卫生及安安全；负责管理处处的各类类物品采采购和固固定资产产管理；严格执行保保密制度度，负责责管理处处文件、资资料、档

4、档案、图图书等管管理。1）管理体体系文件件的发放放管理。2）行政文文件的收收集、发发放、传传阅、呈呈批、催催办、保保存、注注销及档档案资料料的立卷卷归档。3）管理处处合同、协协议、评评审记录录、业务务信息等等其它文文件的整整理。4）指导管管理处各各部门的的文件资资料管理理。5）管理处处各类书书籍的购购置、分分类、保保管、借借阅、管管理。负责管理处处会议的的组织、安安排、记记录及跟跟踪落实实；根据公司规规定，协协助管理理处主任任进行管管理处印印章管理理；按照公司指指引编制制管理处处行政办办公预算算，并严严格按照照经审批批预算执执行及复复核管理理处日常常办公费费用的支支出。完成其他日日常行政政事务

5、性性工作；物管公司资资源部与与管理处处行政在在行政管管理方面面的角色色和职责责资源部与管管理处行行政的定定位和角角色：资源部管理处行政政规章制度的的草拟者者业务的支持持者业务的监督督者业务咨询顾顾问规章制度的的执行者者业务的优化化者业务的实践践者基层信息的的提供者者二、资源部部与管理理处行政政职责描描述：资源部管理处行政政组织制定公公司及管管理处的的行政工工作发展展规划及及管理制制度，编编制实施施计划与与预算，审审核各管管理处的的实施计计划及预预算；修订、执行行、监督督、完善善公司行行政和后后勤管理理制度、工工作流程程，确保保行政后后勤管理理的顺利利进行；监督管管理处行行政的运运作，为为管理处

6、处行政协协调解决决疑难问问题；组织、协调调公司各各类活动动；制定公司及及管理处处的档案案管理规规定，按按照档档案管理理规定归归口管理理公司档档案工作作；监督督、指导导管理处处的档案案管理；各项日常行行政事务务的统筹筹，公司司本部日日常行政政事务的的具体实实施；统筹公司所所有资产产管理，具具体实施施所有资资产转移移、废旧旧处理工工作；具具体执行行公司本本部的日日常资产产管理工工作；收集各管理理处日常常运行资资料，整整理公司司的运行行情况资资料；负责公司与与项目管管理中心心、各管管理处、外外单位的的文件收收发、流流转及管管理工作作的收发发、流转转及管理理工作；配合公司各各职能部部门及管管理处的的工

7、作。执行公司的的行政管管理制度度，按照照公司的的指引编编制管理理处行政政预算，认认真执行行公司行行政预算算，并及及时提出出优化成成本的好好建议；严格执行各各行政和和后勤管管理制度度、工作作流程，确确保公司司行政后后勤管理理的顺利利进行；接受公公司行政政的监督督；组织协调管管理处各各类活动动及会议议，并配配合实施施公司各各类活动动；按照档案案管理规规定管管理管理理处档案案工作；接受公公司档案案管理的的监督和和业务指指导；管理处日常常行政事事务的具具体实施施；具体负责管管理处的的日常资资产管理理工作，包包括申购购、采购购、转移移、维护护、维修修、录入入资产卡卡片、费费用报销销；收集、提供供管理处处

8、日常运运行情况况资料；负责管理处处与物管管公司、所所在项目目的项目目部、销销售部及及外部单单位的文文件收发发、流转转及管理理工作；配合物管公公司及管管理处其其他部门门的工作作。三、资源部部与管理理处行政政具体业业务管理理的工作作描述：事务类型资源部管理处行政政1、行政规规章制度度起草公司及及管理处处行政管管理制度度；执行公司行行政管理理制度；监督管理处处执行公公司行政政管理制制度检查、完善善现行各各项行政政管理制制度。执行物管公公司行政政管理制制度；汇报管理处处行政手手册的执执行情况况及提出出改进建建议。2、预算管管理编制公司行行政预算算的费用用指标；编制公司本本部的行行政预算算；协助管理处处

9、完成行行政预算算；执行公司的的行政预预算，对对预算目目标负责责；监督管理处处执行行行政预算算；对公司及管管理处的的行政预预算执行行情况做做定期检检讨。编制管理处处行政预预算；执行公司批批准后的的行政预预算；定期检查汇汇报管理理处行政政预算的的执行情情况。3、收发文文管理制定公司及及管理处处的收发发文管理理规范；负责公司本本部所有有的收发发文事务务；监督管理处处的收发发文管理理情况。执行公司的的收发文文管理规规范；负责管理处处所有的的收发文文事务；汇报管理处处的收发发文执行行情况，并并提出优优化改进进建议。4、文档管管理制定公司文文档管理理标准文文件，并并统筹实实施，包包括统一一发文格格式、统统

10、一表格格格式等等；草拟、公布布、完善善公司的的文本和和表格模模式。按公司文档档管理标标准规定定的细则则，实施施文档管管理工作作；正确使用公公司文本本和表格格模式。5、档案管管理制定公司及及管理处处的档档案管理理制度；负责公司及及管理处处的证照照、合同同、文件件等重要要档案的的集中管管理；发挥档案价价值，保保障档案案安全完完整；监督管理处处档案管管理工作作；组织实施公公司本部部档案室室盘点工工作。依照公司档档案管理理制度建建立管理理处档案案管理工工作程序序；管理好物管管公司的的所有文文档资料料；汇报管理处处的档案案管理情情况，并并提出优优化改进进建议；6、印章/用章管管理制定公司印印章管理理规定

11、、申申请盖章章管理规规定及及其他相相关制度度和流程程；监督、实施施公司印印章、盖盖章及其其他相关关制度和和流程；审批各管理理处刻制制管理处处印章申申请；严格执行印印章管理理规定、申申请盖章章管理规规定及及其他相相关制度度和流程程；按工作需要要申请刻刻制管理理处印章章，并妥妥善保管管；8、资产采采购及管管理制定公司资资产管理理制度、严严格要求求实施资资产管理理和资产产保全工工作；指导、监督督、检查查各管理理处的资资产管理理工作；在各管理处处之间合合理调配配各类资资产，组组织执行行资产转转移工作作；制定资产采采购流程程及相关关应用表表格；按照行政采采购审批批权限实实施物管管公司的的资产采采购工作作

12、；公司本部资资产的日日常维护护管理。按公司资资产管理理制度、的的职责要要求，严严格实施施资产管管理和资资产保全全工作。对资产管理理过程中中出现问问题的及及时汇总总、上报报；配合执行公公司资产产转移工工作；严格按照公公司资产产采购流流程和权权限进行行实施采采购；管理处资产产的日常常维护管管理。9、各类日日常行政政事务（饮饮用水、用用餐、快快递、车车辆调度度、办公公用品采采购/分分发、办办公设备备的维护护、指定定供应商商的意见见反馈等等）负责日常行行政事务务供应商商的甄选选、评价价、反馈馈、适时时更换等等事务。制定日常事事务操作作规范，并并监督实实施情况况，提出出意见和和改进建建议；优化公司日日常

13、行政政工作，提提高工作作效率。负责本管理理处各类类办公设设备、设设施维护护、调配配等工作作；按公司的要要求与有有关供应应商合作作，并及及时反馈馈对供应应商的赞赞许/意意见/建建议；优化本管理理处日常常行政工工作，提提高工作作效率。11、报告告关系/类别：行政月报汇汇总：半年度行政政工作报报告；年度工作报报告；各类会议纪纪要；审核管理处处年度行行政预算算。行政月报半年度行政政工作报报告；年度工作报报告；各类会议纪纪要；申报管理处处年度行行政预算算行政工作制制度及流流程1 保密密规定为了加强对对公司/管理处处信息资资料的综综合保护护，完善善公司办办公室/管理处处工作规规程管理理，现根根据国家家有关

14、保保密管理理规定及及劳动法法规，结结合公司司/管理理处运作作之实际际，特制制定本规规定。1.1 保密的的范围1.1.11 本本规定所所指保密密的范围围是指未未经许可可不能向向他人透透露的涉涉及公司司/管理理处各方方面运作作的所有有信息资资料，包包括商业业秘密、技技术信息息、业主主资料、经经营信息息及公司司/管理理处认定定为秘密密的其他他资料。1.1.22 商商业秘密密是指不不为公众众所知悉悉、能为为权利人人带来经经济利益益，具有有实用性性的技术术信息和和经营信信息；或或者是因因被泄露露而引致致公司/管理处处权益受受损的内内容。技技术信息息和经营营信息包包括但不不限于客客户/业业主资料料、合同同

15、资料、推推广计划划、管理理策略、预预算、薪薪酬制度度、人事事资料、财财务计划划、会计计资料、规规划设计计图纸、方方案及计计划、程程序软件件、技术术参数、网网络信息息以及与与公司/管理处处业务有有关的资资料。1.2 保密密文件的的控制1.2.11 保保密文件件的界定定1.2.11.1由由物管公公司经理理/管理理处主任任根据文文件的内内容与时时效性，界界定本公公司/管管理处文文件是否否属保密密文件。1.2.22 保保密文件件的保管管1.2.22.1所所有保密密文件必必须由专专人负责责保管。1.2.22.2保保密文件件派发时时，须在在文件上上注明“密件，不不得复印印”字样。任任何人如如复印或或抄录保

16、保密文件件，公司司有权根根据本规规定追究究其泄密密责任。1.2.22.3对对于尚在在草拟或或讨论中中的、未未经最后后确定及及公布的的方案或或计划，草草案人必必须在有有关的讨讨论会议议后立即即回收，以以避免草草案或计计划外泄泄，造成成公司方方面不必必要的负负面影响响。1.2.33 保保密文件件的传递递1.2.33.1保保密文件件须以密密封形式式分发至至接收人人，并须须于信封封面注明明发件人人及收件件人姓名名，交由由公司/管理处处内的特特别指定定人送往往。1.2.33.2对对于需分分别签署署审批的的保密文文件资料料，经办办人可按按签署的的先后顺顺序在同同一份文文件中传传签，无无须复印印多份，以以减

17、低密密件外泄泄的风险险。1.2.44 保保密文件件的使用用1.2.44.1保保密文件件原则上上不得借借阅，如如因特殊殊情况需需内部借借阅，须须获管理理处主任任/物管管公司总总经理批批准并于于指定地地点方可可查阅，不不得超出出指定参参阅范围围及指定定地点，更更不允许许擅自进进行复印印；管理理处/部部门间的的借阅，须须经被借借部门主主管/管管理处主主任批准准，并指指定主管管或以上上职级的的人员方方可参阅阅，被借借部门/管理处处如有正正当的理理由，有有权谢绝绝相关密密件的借借阅。1.2.55 保密文文件的销销毁1.2.55.1如如因特殊殊原因须须复印密密件，经经办人须须严格控控制复印印的份数数，如复

18、复印错误误或有多多印份数数，须立立即作销销毁处理理，不得得用作二二次纸循循环再用用。1.2.66 网网络保密密文件的的控制1.2.66.1对对于在网网络上传传输的保保密文件件，员工工必须加加具密码码储存，并并将有关关的密码码告知主主管。1.2.66.2通通过网络络传送的的保密文文件，在在接收后后须立即即进行保保密存放放，并确确保存放放安全后后，马上上进行网网络密件件的删除除处理。1.2.66.3为为加强网网络保密密文件的的安全，加加具的密密码应避避免告知知其他无无关人员员。1.2.66.4网网络系统统打印输输出的保保密文件件，应当当即时取取回和保保管好文文件。1.3 员工保保密的义义务1.3.

19、11员工负负有对公公司/管管理处上上述信息息及资料料保密的的义务，不不得以任任何手段段或方式式向第三三方披露露公司/管理处处有关保保密资料料。1.3.22员工在在使用保保密范围围内的信信息时，应应当取得得公司/管理处处的许可可，并应应妥善保保存有关关资料，以以保证不不被外泄泄。1.3.33员工应应当遵守守公司/管理处处的保密密制度，不不得违反反公司/管理处处有关的的保密规规定；不不得以盗盗窃、利利诱、协协迫或其其他不正正当手段段获取公公司/管管理处的的保密资资料；不不得披露露、使用用或帮助助他人获获取公司司/管理理处的保保密资料料。1.3.44员工有有责任对对工作过过程中所所接触到到的敏感感资

20、料或或保密文文件做出出特别处处理与控控制，以以避免保保密文件件的泄露露甚至流流失。1.3.55员工不不论是以以何种原原因离开开公司/管理处处的，以以后必须须对公司司/管理理处的保保密资料料承担保保密义务务。1.3.66员工不不得在公公众场合合谈论有有关属公公司/管管理处保保密信息息或资料料的内容容。1.4 员工泄泄密的后后果与处处理1.4.11若因员员工泄密密而造成成公司/管理处处损失的的，该员员工须承承担连带带责任，公公司/管管理处同同时有权权追缴其其违法所所得。1.4.22对于涉涉及互联联网的泄泄密行为为，公司司/管理理处有权权根据有有关法律律法规进进行处理理与追究究。1.4.33在职员员

21、工如违违反本保保密规定定，公司司/管理理处有权权依据劳劳动法有有关规定定即时解解除与员员工的劳劳动合同同，且不不给予任任何经济济补偿；造成公公司损失失的，公公司/管管理处有有权要求求员工赔赔偿。1.4.44对于泄泄露公司司/管理理处资料料，无论论员工是是否有意意，公司司/管理理处同样样会对员员工做出出纪律处处分或保保留追究究其法律律责任的的权利。2 廉洁洁守则2.1 公司任任何员工工个人不不得以任任何形式式收受有有关业务务单位（施施工单位位、供应应商等）的的红包及及礼物，若若因节庆庆之故，难难以推却却的，应应缴交公公司资源源部登记记，由公公司统一一处理。2.2 公司任任何员工工个人不不得要求求

22、和尽量量避免受受请参加加业务单单位的请请吃。若若因工作作需要应应事前向向部门经经理报告告，经批批准后始始可赴约约。2.3 公司任任何员工工严禁损损害公司司利益向向业务单单位收取取好处或或回扣。2.4 公司设设立总经经理信箱箱，接受受员工及及业务单单位的，对对在廉洁洁纪律执执行时发发现的问问题，若若金额或或物品价价值较大大的，将将移交司司法机关关处理。2.5 员工因因谋求私私利，参参加业务务单位请请吃，影影响公司司形象者者，将予予警告和和通报批批评处理理，屡犯犯者，将将予辞退退。3 收发发文及档档案管理理3.1 文件定定义3.1.11本规定定所提的的文件是是指：证证照、合合同、函函件、图图纸、传

23、传真、以以部门/管理处处/物管管公司名名义发出出的电子子邮件等等文件。3.1.22公司正正式文件件不可以以电子邮邮件方式式传递，即即收到和和发出的的电子邮邮件不具具有法律律效力。3.2 收发文文管理3.2.11 收收文3.2.11.1收收到的文文件（包包括通过过前台之之外来文文件，以以及内部部各部门门/管理理处文件件（密件件除外），由由物管公公司秘书书或各管管理处行行政人员员负责收收文登记记；另物物管公司司秘书必必须在项项目管理理中心内内部网页页进行收收文登记记。无具具体收文文部门的的文件，由由资源部部负责收收文登记记。3.2.11.2收收文登记记后，及及时报公公司总经经理/管管理处主主任或授

24、授权人签签署意见见，再转转交收件件人/跟跟进人处处理。无无总经理理/管理理处主任任签署意意见的文文件，可可不予处处理。3.2.11.3文文件执行行或处理理完毕后后，由收收件物管管公司秘秘书/管管理处行行政人员员存档，重重要的文文件正文文（如有有）物管管公司秘秘书须定定期交到到档案室室归档。3.2.11.4管管理处行行政人员员负责每每月填写写收文文登记表表。3.3 发件 3.3.11 起起草：由由需要发发件的部部门/管管理处起起草文件件。3.3.22 编编号：对对外公文文由物管管公司秘秘书上公公司网登登记索取取编号。管管理处内内部发文文由管理理处行政政人员负负责统一一编号及及填写发发文登记记表。

25、3.3.33 打打印：由由发文部部门/管管理处负负责。3.3.44 校校对、签签署由发文部门门/管理理处负责责，部门门/管理理处/物物管公司司归档的的文件需需有发件件人、管管理处主主任及物物管公司司总经理理的签名名；以管管理处名名义发出出的电子子邮件，则则打印后后由管理理处主任任签名，留留作归档档。3.3.55 申申请盖章章由物管公司司秘书负负责申请请盖物管管公司公公章，按按项目中中心有关关图章的的管理规规定执行行，文件件的审批批件由项项目中心心行政及及信息管管理部负负责归档档。3.3.66 发发出：由由发件部部门/管管理处负负责，并并作出发发文、签签收登记记。3.3.77 内内部传阅阅收件人

26、依据据传阅批批示尽快快传阅，不不应拖延延。传阅阅并签名名后的文文件，交交回归档档。3.3.88 归归档具有保存价价值的文文件物管管公司秘秘书应及及时移交交给项目目中心资资源部档档案室；其他文文件由物物管公司司秘书和和各管理理处行政政人员负负责保管管和处理理，做好好文件类类别、保保存份数数、存放放方式和和存放地地址等情情况的登登记。3.3.99 管管理处行行政人员员负责每每月填写写管理处处的发发文登记记表。3.4 文件保保管及处处理3.4.11 物物管公司司秘书及及各管理理处行政政人员负负责文件件的保管管工作。3.4.22 管管理处秘秘书/各各管理处处行政人人员将所所有收、发发的文件件按不同同的

27、类别别进行分分类，具具体类别别根据各各自的具具体情况况制定，做做到科学学、系统统、方便便查阅和和处理。并并需将各各自的文文件分类类的类别别规则，每每年一次次或有改改变时报报物管公公司资源源部备案案。3.4.33 文文件必须须存放在在文件柜柜等安全全的地方方，不得得随意或或杂乱地地堆放。3.4.44 定定期组织织清理文文件（每每年的66月和112月）。由由各管理理处指定定专人负负责，根根据文件件的内容容和重要要性，界界定文件件的存放放期限和和处理方方法，例例如：3.4.44.1对对于保管管期限已已到的文文件，集集中销毁毁，并做做好注销销的登记记手续，包包括文件件名称、文文件日期期、来文文单位/收

28、文单单位、文文件编号号、存放放期限、注注销日期期、注销销负责人人、注销销批准人人（管理理处主任任/物管管公司经经理）等等；3.4.44.2对对于保管管期限未未到、但但不是经经常使用用的文件件，按类类别进行行钉装、打打包，集集中存放放到另外外指定的的位置上上；3.5 档案管管理3.5.11 文文件的移移交3.5.11.1对对于各部部门/管管理处在在工作中中形成的的、具有有保存价价值的文文件材料料应在规规定期限限内由物物管公司司秘书移移交至项项目管理理中心档档案室，具具体移交交期限如如下：3.5.11.2重重要文件件如公司司/管理理处证书书、合同同、及其其他法律律文件，应应在办妥妥后一周周内由物物

29、管公司司秘书移移交项目目管理中中心档案案室。3.5.11.3一一般工作作性文件件，可按按工作进进度作阶阶段性定定期移交交。3.5.11.4文文件移交交人将符符合归档档条件的的文件整整理后，填填写申请请，交到到项目管管理中心心档案管管理员处处，档案案管理员员清点无无误后，予予以签名名确认。3.5.22 档档案的保保管公司的档案案由资源源部指定定专人进进行保管管，一般般雇员不不得私自自保留档档案。资资源部根根据公司司档案编编号的规规则，将将文件进进行编号号，分类类存放。3.5.33 档档案信息息的使用用3.5.33.1复复印档案案公司规定可可按暨定定的权限限进行复复印档案案，但必必须填写写档案案复

30、印记记录表。如如所复印印的文件件属公司司证照类类，由物物管公司司秘书统统一向项项目中心心行政及及信息管管理部办办理。3.5.33.2档档案原件件的借用用1）原则上上公司档档案原件件不外借借，但因因工作需需要必须须外借的的档案原原件（例例如办理理公司年年审所需需资料等等），可可凭政府府部门的的通知填填写档档案原件件借用申申请表，交交物管公公司经理理签批后后由物管管公司秘秘书向项项目中心心行政及及信息管管理部借借出。2）档案原原件外借借期一般般不得超超过一个个月。如如因工作作需要未未能及时时归还的的，须将将其原因因和档案案的存放放地点知知会项目目中心档档案管理理员，并并由档案案管理员员作出追追踪。

31、3）档案借借用人应应有高度度责任感感，保持持档案的的整洁和和完整，不不得涂污污及损坏坏。3.5.33.3 档案案原件的的归还1）借用人人将档案案归还时时，须经经项目中中心档案案管理员员检查所所归还之之档案是是否完整整，并签签名确认认。2）档案管管理员将将档案案原件借借用申请请表复复印件退退回借用用人，证证明已归归还档案案，完档案归还手手续。3.5.33.4 档案案原件的的处理由物管公司司秘书统统一交项项目中心心档案室室存档。4 月报报制度月报制度：每月225日前前，各管管理处以以规定书书面格式式上报该该管理处处各部门门工作情情况至物物管公司司秘书。香港月报制制度：每每月288日前，各各管理处处

32、以规定定书面格格式上报报该管理理处工作作状况至至物管公公司秘书书及项目目。5 表格格格式的的管理规规定5.1 适用范范围5.1.11公司（“广州新世界物业管理有限公司”）及公司辖下各管理处、各部门所使用的表格。5.1.22不包括括只在部部门内部部使用的的表格。5.2 表格格格式5.2.11 表表头5.2.11.1内内容：公公司标志志，加“广州新新世界物物业管理理有限公公司”，下款款是表格格名称。5.2.11.2位位置：公公司标志志在表头头的最左左边，其其右边为为“广州新新世界物物业管理理有限公公司”和表格格名称（两两行上下下排列、紧紧靠标志志的右边边）。 例： 5.2.11.3字字体：“广州新

33、新世界物物业管理理有限公公司”用隶书书，字号号为三号号；表格格名称用用华文楷楷体，字字号为小小三号。5.2.22 表尾尾5.2.22.1 内容容：表格格编号和和页号数数5.2.22.2表表格编号号的规则则：1） 表格格编号由由：制表表部门表格编编号（以以用途分分类）版次生效日日期 组组成 例例如：资资源人人事088版11200050071882） 编号号的字体体：宋体体，9号号。3） 表格格编号的的位置：在表尾尾的左边边。5.2.22.3 页号号数的规规则（适适用于总总页数在在1页以以上的表表格；对对于只有有1页的的表格，不不需加页页号数）：1） 页页号数内内容：第第 页，共共 页。2） 页页

34、号数的的字体：宋体，99号。3） 页页号数的的位置：在表尾尾的中间间。5.2.33 表表格的正正文5.2.33.1 字体体版：华华文楷体体。5.2.33.2 字体体大小：根据具具体表格格的排版版而自行行确定。5.3 表格管管理5.3.11 表表格的编编制各部门负责责编制相相应的表表格，应应指定专专人负责责，并将将编制好好的表格格报资源源部，如如有更新新，应及及时告知知资源部部。5.3.22 表表格的管管理资源部负责责表格编编号分类类、登记记及检查查、督促促等管理理工作。5.3.33 所有表表格均由由资源部部统一公公布适用用。凡未未经资源源部公布布的表格格，均不不发生效效力。6 文件件格式的的管

35、理规规定6.1 适用对对象本规定适用用于公司司/管理理处所有有对内和和对外文文件，包包括打印印版本和和手写版版本的文文件。6.2. 公司司标志公司标志在在文件上上端的最最左边，具具体如下下： 6.3 文件件编号的的规则：文件编号由由：物管管公司/项目物物管处/发文部部门/文文件种类类/档号号 组成成例如： GG80 /RMMS/CCW /M1/ 00001 档号号 文件件种类 发文文部门 项目目物管处处 物管管公司 诠释：物管公司G80文件类型内部工作联联系单W项目物管处处时代RMA备忘录M岭南RMS会议纪要MU逸彩RMY电子邮件E发文部门资源部ZY传真F财务部CW物管公司0工程部GC项目管理

36、中中心1客服部KF合作公司2保安部BA往来公司3档号00011始6.3 日期的的格式统统一有以以下两种种6.3.11中文式式XXXX年X月月X日，例例如：二二零零五五年一月月三十一一日（以以下简称称为中文文文字日期）、或或20005年11月311日（简简称为中中文式数数字日期期）。6.2.22英文式式年/月/日日，例如如：20005/1/331。6.3 使用规规定63.11对外的的公文、信信函、内内部的备备忘录等等正式文文件，其其最后落落款的文文件日期期，统一一使用上上述之中中文式文文字日期期；正文文内容提提及到的的日期，则则可选择择上述格格式中的的任一种种。6.3.22其他种种类文件件（包括

37、括电子邮邮件），其其正文内内容提及及的日期期和文件件的日期期，则可可选择上上述格式式中的一一种。7 管理理处印章章使用管管理规定定7.1 目的：规范管理处处印章使使用管理理，确保保公司利利益不受受损害。7.2 使用范范围：新世界物业业管理有有限公司司下属各各管理处处印章管管理。7.3 职责：7.3.11管理处处主任为为印章的的第一责责任人，负负责印章章日常保保管、使使用审批批，并在在休息时时以面授授权形式式，将印印章指定定专人（人人事行政政）保管管、使用用审批。7.3.22管理处处行政人人员按印印章申请请使用流流程办办理盖章章手续。7.4 工作程程序：见见印章章申请使使用流程程申请使用印章部门

38、不同意人事行政助理审核将印章使用申请表及文件一并交人事行政助理填写印章使用申请表申请使用印章部门不同意人事行政助理审核将印章使用申请表及文件一并交人事行政助理填写印章使用申请表不同意不同意管理处主任管理处主任人事行政助理向管理处主任口头汇报（文件内容）审查人事行政助理向管理处主任口头汇报（文件内容）审查在申请表上签字人事行政助理代签（管理处主任上班后一天内补办有关手续）在申请表上签字人事行政助理代签（管理处主任上班后一天内补办有关手续）使用部门在印章使用登记表登记使用部门在印章使用登记表登记盖章盖章文件复印存档文件复印存档7.5 使使用规定定：7.5.11 管管理处印印章只限限于发布布管理处处

39、内部文文件、对对业主的的通告、管管理处内内部制度度及与物物管公司司各管理理处之间间文件往往来；不不得用于于发往外外部单位位、政府府部门及及个人等等的对外外发文，及及有关合合同、协协议、担担保、证证明等事事项。7.5.22 使用用印章应应填写印印章使用用申请单单，经经管理处处主任批批准后再再加盖公公章。7.5.33 加盖盖的印章章应端正正、清晰晰，加印印位置应应“齐年盖盖月”。7.5.44 不得得在白纸纸或空白白介绍信信上加盖盖印章。7.5.55 行政政助理要要严格遵遵守印章章管理规规定，严严格核对对印章章使用申申请单上上注明的的文件内内容、份份数，对对不符合合管理处处印章使使用范围围的要予予以

40、指正正。8 资产产管理规规定8.1 本文件件的适用用范围适用于对公公司及公公司辖下下各管理理处之全全部相关关资产的的管理。8.2资产产的定义义泛指使用期期为1年年以上（含含1年）在在公司及及公司辖辖下各管管理处使使用的资资产。其其中，单单位价值值在RMMB20000以以上（含含RMBB20000元）的的资产，属属固定资资产类，财财务软件件系统中中划分为为A类资资产；单单位价值值在RMMB20000元元以下的的资产，属属非固定定资产类类，财务务软件系系统中划划分为HH类资产产。8.3 资产的的分类所有的资产产是根据据与财务务账相一一致的标标准进行行分类的的，具体体为：8.31办办公设备备类（包包

41、括家私私、传真真机、复复印机、打打印机、空空调、碎碎纸机、绘绘图仪、音音像器材材、电器器、厨具具、电话话等）；8.3.22电脑网网络类（包包括服务务器、PPC、外外设设备备、网络络设备、电电脑软件件等）；8.3.3交通通设备类类（包括括汽车、摩摩托车、电电池车等等）；8.3. 4房屋屋类；8.4 资产管管理和主主管部门门8.4.11管理处处行政部部为管理理处的资资产管理理部门。负负责按照照规定办办理资产产的增加加、调配配、转移移、报废废、减少少、盘点点和资产产系统的的登记等等工作，并并对资产产安排适适当的维维护，以以保证公公司资产产的实物物和资产产的记录录统一一一致。8.4.11资源部部为公司

42、司所有资资产主管管部门。负负责监督督和指导导管理处处的资产产管理工工作。 8.5 资产使使用部门门资产使用部部门是指指具体贯贯彻执行行公司资资产管理理和使用用的有关关规定，负负责部门门资产日日常维护护工作的的执行部部门。8.6 资资产所有有权及相相关责任任8.6.11 资资产所有有权资产所有权权归属于于负担其其成本费费用的物物管公司司或管理理处。在在广州新新世界物物业管理理有限公公司及辖辖下各管管理处范范围内，资资产位置置的改变变并不构构成所有有权的改改变。8.6.22 资资产管理理部门责责任负责按照规规定办理理资产的的增加、转转移、报报废、减减少、盘盘点等组组织、登登记手续续，并对对资产进进

43、行必要要的维护护安排。8.6.33 资资产使用用部门责责任8.6.33.1资资产作用用部门应应清楚本本部门所所属下的的资产所所处的位位置，并并确保该该固定资资产处于于正常的的使用中中； 8.6.33.2如如发现使使用人变变更、或或使用地地点变更更、或损损坏、或或遗失等等，应及及时通知知该资产产管理部部门，以以便于更更改资产产的登记记资料和和作相应应的处理理；8.6.33.3资资产管理理部门已已对管理理处所有有资产及及其使用用人进行行了编号号并登记记，各资资产使用用部门及及资产的的具体使使用权人人须对应应使用，并并妥善保保管、爱爱惜使用用。8.6.33.4负负责本部部门的资资产盘点点工作。8.7

44、 固定资资产的折折旧固定资产每每月折旧旧费用最最终由该该固定资资产的使使用部门门/管理理处承担担。8.8 资产的的取得8.8.11申请购购买资产产作购买前的的准备，填填写“固定资资产申请请表”（所申申购的资资产属固固定资产产类时适适用）、或或填写“非固定定资产/费用申申请表”（所申申购的资资产属非非固定资资产类时时适用），然然后将申请表汇总总到资源源部审核核，由资资源部进进行调配配，无库库存则再再由资源源部组织织购买。8.8.22资产购购入后的的验收资产管理的的公司责责任人应应负责资资产到达达后的质质量确认认，保证证其今后后的正常常使用。当物品送到到时，申申请人或或接收人人应检查查该物品品以确

45、保保以下几几点：8.8.22.1物物品与资资产申请请单上物物品一致致。8.8.22.2来来的物品品与送货货单上物物品一致致。8.8.22.3物物品质量量是合格格的。注：如发生生物品与与要求不不符或质质量不合合格，该该接收人人或资产产管理的的部门/管理处处责任人人必须通通知资源源部，并并作有关关的协调调，保证证对资产产情况的的及时了了解。8.9 资产的的编号8.9.11资产转转移所申请的资资产是从从库存中中调配的的，则属属使用者者的变更更，不产产生新的的资产编编号，资资源部作作相应的的变更使使用人登登记。8.9.22当一项项物品被被认定为为资产后后，由资资源部登登记，给给予其一一个新的的资产编编

46、号，按按统一的的位置将将资产编编号的标标签粘贴贴在该物物品上。8.10 资产产的签收收资源部将该该资产编编号填写写在申请请表的“取得登登记栏”中，再再由申请请人或使使用人在在“取得登登记栏”上签收收。8.11 资产产资料的的存档资产管理的的公司责责任人，将将该资产产的申请请表、购购买合同同、产品品介绍书书、保质质书、发发票复印印件、资资产卡片片、资产产转移单单等资料料存档。8.12 资产产购买款款的支付付由资源部负负责办理理资产购购买款的的支付手手续，并并将已填填写“取得登登记栏”的申请请表原件件、资产产卡片、发发票等资资料交财财务部。8.13 资产产的处理理资产的处理理应填写写实物物资产处处

47、理申请请表，并并根据有有关规定定执行；如属固固定资产产批准后交由由财务部部操作。8.13.1由于于使用中中损坏而而处理的的，在归归档时必必须附有有损坏报报告。8.13.2由于于遗失（或或被盗）而而处理的的，在归归档时必必须附有有遗失（或或被盗）报报告。8.13.3需废废弃而处处理的，应应须附有有该物品品的照片片，以作作处理参参考。8.13.4固定定资产的的变卖，必必须附有有变卖的的有关资资料，包包括变卖卖报告、手手续、票票据复印印件等。8.13.5其它它8.14 定期期资产检检查两种周期性性的维护护来保持持记录的的精确、真真实：8.14.1资产产的年报报（由资资源部负负责）8.14.2周期期性

48、盘点点（由资资源部主主持各部部门配合合）8.14.3资产产的年报报资源部于每每年122月311日前，根根据当年年二次资资产盘点点的情况况，调整整好资产产登记后后，打印印出公司司/管理理处资产产的年报报，交档档案室归归档；同同时将各各部门/管理处处的资产产年报发发给各资资产管理理的部门门责任人人。8.14.4周期期性的盘盘点周期性的盘盘点为每每年的33月和99月。9 采购购管理规规定9.1 目的规范物管公公司各管管理处物物品采购购，物品品入仓、出出仓的程程序，确确保采购购物品符符合规定定要求。9.2 适用范范围适用于物管管公司各各管理处处有形产产品采购购工作，供供应商管管理及仓仓库管理理等。9.

49、3 职责9.3.11各管理理处行政政助理负负责编制制管理处处的月资资金使用用计划及及采购清清单，并并负责仓仓库管理理作及货款报报销、采采购资料料存档管管理工作作。9.3.22各管理理处主任任负责审审核本管管理处的的月资金金使用计计划及采采购清单单。9.3.33公司资资源部负负责收集集有关供供应商信信息及资资料，负负责审核核各管理理处的月月资金使使用计划划及采购购清单，并并汇总编编制物管管公司的的月资金金使用计计划，报报总经理理审批，负负责落实实供应商商的评审审管理工工作。9.3.44财务部部负责资资金审核核及调拨拨。9.3.55总经理理负责审审批各管管理处及及物管公公司的月月资金使使用计划划及

50、采购购清单。9.3.66仓管员员负责物物品的验验收、领领用，库库存物品品的管理理。9.4 采购制制度要点点9.4.11维修物物料的采采购原则则：实行行补仓制制，由各各管理处处行政助助理与仓仓管员核核准仓库库最高库库存量及及最低库库存量。每每月保持持物品库库存量在在仓库最最高库存存量及最最低库存存量之间间。仓存存金额最最高限额额在100,0000元内内，零星星或补储储备仓的的采购每每月的次次数不超超过（含含）三次次。9.4.22 采采购行为为分类9.4.22.1固固定资产产类指单位价值值在10000元元以上（含含10000元）且且使用期期不少于于2年的的、在广广州新世世界物业业管理有有限公司司及

51、辖下下各管理理处内使使用的资资产。包包括电脑脑网络设设备、办办公家具具、办公公设备、车车辆、工工程设备备、电机机等物品品。 9.4.22.2非非固定资资产物品品/费用用类指单位价值值在10000元元以下（物物品的使使用期不不限）的的物品/费用。包包括低值值易耗品品、工程程零星耗耗材物料料、办公公设备的的维修费费、办公公室绿化化费、公公务交通通费、饮饮用水费费、邮递递费及其其它杂项项品。9.4.33采购方方式9.4.33.1长长期协议议范围：员工宿舍租租赁、办办公设备备的维护护、保养养（协议议期限一一般为一一年）等等。9.4.33.2固固定供应应商范围围：文具/办公公用品、工工程物料料、制服服洗

52、涤、对对讲机购购置维保保、电脑脑设备购购置及维维保、消消防保安安用品、制制服制作作、饮用用水供应应商等。9.4.33.3一一般供应应商经市场调查查，固定定供应商商无法供供应的、或或在同等等条件下下固定供供应商的的价格高高时，临临时寻找找的供应应商，采采购品单单价在3300元元（含）以以上，或或总价值值在1,0000元(含含)，要要求有33家或33家以上上供应商商来进行行比较、核核价。9.4.44 采采购审批批权限按按广州州新世界界物业管管理有限限公司财财务审批批权限执执行。9.5 其他采采购要求求:9.5.11 尽尽量要求求按时送送货，如如需外出出采购，行行政助理理应安排排集中物物品采购购。9

53、.5.22 采采购物品品均要求求供应商商提供正正式的商商品销售售发票。9.5.33 对对于批量量货品或或大宗物物品，均均要求供供应商送送货上门门。9.6 采购程程序一般般分请购购、询/比/议议价、呈呈核订购购、验收收、报销销及存档档跟踪管管理六个个阶段。9.6.11请购9.6.11.1仓仓管员于于每月月月底编制制好仓库库存量报报表，以以便审核核各部门门提交的的请购计计划，并并于每月月25日日前汇总总本管理理处下月月的资金金使用计计划（附附请购清清单），依依权限逐逐级报批批。9.6.11.2资资源部汇汇总审核核各管理理处的资资金使用用计划，并并交总经经理批准准。9.6.11.3急急需及临临时需采

54、采购的小小件物品品价值在在人民币币五百元元以下，由由申请部部门填写写请购购表交交行政助助理审核核，经管管理处主主任批准准后交行行政助理理统筹采采购，价价值在人人民币五五百元以以上，一一律报公公司资源源部及总总经理批批准。9.6.11.4大大件贵重重物品除除按照资资金使用用程序报报批外，仍仍需由使使用管理理处拟写写书面详详细申请请报告报报总经理理批准。9.6.11.5固固定资产产（10000元元以上）采采购需填填写固固定资产产采购申申请表。9.6.22 询询价、比比价、议议价9.6.22.1行行政助理理按月资资金使用用计划中中的采购购清单或或请购购表的的缓急，参参考市场场行情及及过去采采购记录录

55、进行询询价作业业，若因因特殊情情况（独独家制造造或代理理等原因因）应于于请购购单上上注明并并填报独独家特约约委托方方/供应应商审批批表外外，原则则上应精精选三家家以上的的供应商商办理比比价，或或经分析析后议价价。9.6.22.2行行政助理理应获取取正式书书面的报报价资料料，内容容须详细细、真实实，除包包括产品品的必要要信息外外（如货货号、规规格、产产地、价价格、货货期等），还还须显示示供应商商的详细细资料，必必要时要要有盖章章确认，并并附上公公司简介介、产品品样板、技技术参数数资料、质质检证明明等。9.6.33 呈呈核、订订购9.6.33.1行行政助理理须将经经议价后后的报价价资料汇汇总，归归

56、纳整理理报价分分析，并并将拟选选定的产产品、最最终价格格及供应应商资料料填制于于请购购单上上，依权权限逐级级报批。9.6.33.2于于议价后后商定的的货品规规格与采采购清单单上载明明的有出出入或属属代用品品，行政政助理应应在请请购单上上注明并并附上详详细资料料，一同同呈报使使用部门门核准后后，再依依权限逐逐级报批批。9.6.33.3采采购材料料较专业业复杂时时，行政政助理需需密切联联系使用用部门，并并先把请请购单交交使用部部门确认认无误后后，才依依权限逐逐级报批批。9.6.33.4请请购单经经核准后后，如数数量、金金额发生生变更尤尤其增加加时，行行政助理理应重新新依权限限报批。9.6.33.5

57、 行政助助理接到到核准后后的请请购单后后，应密密切跟进进交货事事宜，并并及早做做好相关关的收货货准备工工作。9.6.44 验验收9.6.44.1验验收原则则上应有有行政助助理和仓仓管员会会同使用用部门人人员共同同检验，专专业产品品还需要要专业人人员陪同同验收，验验收合格格后验货货人需在在送货货单上上签名确确认收货货，如不不合格，由由验货人人填写不不合格产产品验收收表要要求供货货商签名名，交人人事资源源部存档档备案，月月底总结结，如不不合格产产品验收收单超超过一定定数量，取取消供货货资格，另另换其它它供货商商。9.6.44.2仓仓管员须须及时做做好货品品的入仓仓进帐纪纪录，对对退换及及分批交交货

58、产品品需及时时反馈使使用部门门，并作作出跟进进。9.6.44.3行行政助理理持手续续完备的的请购购表、入入仓单、相相关申请请报告及及发票到到财务部部报销。9.6.55 存档跟跟踪管理理9.6.55.1购购项目应应设立档档案，便便于查阅阅，以及及做好跟跟踪管理理工作。9.6.55.2货货品的保保修、使使用说明明等相关关资料，须须由行政政助理统统一管理理。9.6.55.3行行政助理理应定期期整理资资料，做做好归类类、数据据统计工工作，随随时为管管理处提提供准确确的记录录信息。9.6.55.4采采购记录录及规程程须接受受各部门门、财务务人员、总总经理及及业主的的定期稽稽核监督督。9.7仓库库管理9.

59、7.11. 物品出出仓9.7.11.1各各部门出出仓物品品范围：请购购单中中申购的的物品；必需的的办公用用品。9.7.11.2各各部门根根据出仓仓物品范范围凭工工作任务务单向向行政助助理办理理材料出出仓手续续。9.7.11.3行行政助理理将每天天出仓的的物品数数量登记记在库库存物品品盘点表表上。9.7.22 物物品盘点点9.7.22.1 每月月25日日前，人人事行政政助理对对仓库内内物品进进行逐一一清点。由由财务部部复核。9.7.22.2 根据据清点结结果，填填写库库存物品品盘点表表。9.7.22.3 将库库存物品品明细账账的库存存物品额额和盘点点表上的的实物余余额进行行核对。9.7.22.4

60、 在次次月1日日前将前前月库库存物品品盘点表表、入入仓单、出出仓单交交人事资资源部主主任审核核。9.7.33 仓仓库管理理9.7.33.1 仓库库物品应应摆放整整齐，由由大到小小、由重重到轻、从从上到下下的顺序序依次摆摆放；9.7.33.2 物品品应分名名别类，在在物品前前挂上物物品标签签卡；9.7.33.3 仓库库除仓管管员外，无无特殊情情况其他他人员不不准入内内；9.7.33.4 仓库库应通风风良好，做做好防鼠鼠、防潮潮等措施施，定期期投放鼠鼠药，对对易腐烂烂、发霉霉的物品品应定期期晾晒；9.7.33.5 仓库库内的机机械设备备应定期期保养上上油；9.7.33.6 仓库库内应摆摆放足够够的