物业分公司证照、印章管理制度

1、物业管理有限公司证照印章管理制度第一章总则第一条为加强*物业管理有限公司证照、印章等信息管理，确保证照、印章安全，印章管理和使用的严肃性、合规性和安全性，切实维护公司的合法权益，防范风险，根据国家法律法规的规定，特制订本制度。第二条本制度所指证照，为公司注册设立、开发建设或经营过程中重要的证照、政府批复文件，包括但不限于以下文件：（一）公司营业执照（正、副本）、公司税务登记证、组织机构代码证、公司资质证书；（二）公司公章、法人代表印鉴、财务专用章、发票专用章、合同专用章；（三）公司下辖项目服务中心用章；（四）其他重要批复、公司证照和文件。第三条本制度所指印章分为备案印章和非备案印章。备案印章指

2、由公安局进行登记备案的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章；非备案印章包括除上述备案印章以外所有印章。其中，财务类印鉴章（指由财务部保管的印章）的使用和管理，由财务部另行制度规定。第四条*物业分公司的各类证照、印章，均需登记并报城市公司法务备案。其中，*物业分公司的证照信息台账、证照文件应及时报综合事务部备案。第五条证照、印章应由专人保管并确保不因任何方式遗失、毁损。证照、印章保管人应遵守法律、法规及公司内部纪律和保密规定。若出现遗失、损毁，保管人应立即向综合事务部报备，并立即与发证、备案机关联系，及时办理证照、印章挂失、公告作废和补办手续。第六条未经审批流

3、程批准，任何人不得随意翻动或复印证照，不得外借或使用证照、印章。非保管人不得留存证照、印章。第七条任何人原则上不得将公司证照、印章带出公司。确因工作需要，需将证照、印章带出，必须由两人同时办理，并事先填写完整*物业管理有限公司证照/印章外出携带申请表（试行）（见附件1），相关负责人签批后方可携带外出。第八条将证照、印章带出公司的借用人需严格按照*物业管理有限公司证照/印章外出携带申请表（试行）的用途使用，不得以任何理由超范围使用、擅自留存或转借他人使用，用后及时归还并在*物业管理有限公司证照/印章外出携带申请表（试行）上注明。原则上，印章携带外出，由印章保管部门委派专人携带印章随同到场用印，用

4、废的印模要收回或当场监销。第九条如证照、印章保管人需出差或休假，应向上一级负责人书面报告，将所保管证照、印章转由负责人或按其书面指示暂交指定人员代为保管。暂管期间，代管人履行与原保管人相同的职责。如证照、印章保管人调动、离职或因其他原因不再保管证照、印章，必须事先与接任人办理交接手续，并填写证照/印章交接表（见附件2）。第十条非由部门负责人保管的证照、印章的交接，由证照、印章保管人所在部门的负责人监交；由部门负责人保管的证照、印章交接，由公司法定代表人、总经理或常务副总经理负责监交。第二章证照管理第十一条*物业分公司所属税务登记证由财务部保管，公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证以及其余证

5、照均由综合事务部负责保管。第十二条各证照管理部门负责所保管证照的申报、注册、登记、变更、年检、注销以及证照的更新、归档、保管、借用等工作，并将相关材料妥善保管。第十三条各证照印章管理部门应填写并及时更新*物业管理有限公司证照信息台帐（试行）（见附件3）。证照管理应做到台帐、证照原件和证照电子版信息一一对应，做到分类归档，资料齐备。各部门应将自证照申报至批复完结的全部资料系统整理归入档案。第三章印章管理第一节印章的刻制第十四条印章刻制须遵循精简和审批原则。在符合下列情形之一并填写完整*物业管理有限公司印章刻制/销毁审批表（试行）（见附件4），可以申请刻制印章：（一）设立新公司，或通过投资、参股等

6、方式加入合资公司，并对合资公司行使管理权，该新公司或合资公司有用章需求的；（二）进行名称变更、法定代表人变更等；（三）原有印章毁损、遗失，仍有继续使用需要的；（四）公司进行分立、合并、重组等重大公司行为，从而产生新的用章需求的；（五）其他确需刻制印章的情形。第十五条为有效控制风险，*物业分公司各职能部门原则上不允许擅自刻制非备案印章。确需刻制非备案印章，应填写*物业管理有限公司印章刻制/销毁审批表（试行）（见附件4），并附相关非备案印章的管理办法，详细规定印章用途、保管办法、使用流程等内容，报请审批。第十六条刻章申请获批后，经办人应将书面申请交至综合事务部印章保管人，由其负责刻制印章并进行登记

7、。第十七条印章保管人应到公安部门认可的刻章单位刻制印章，刻章费用由申请刻章部门承担。第二节印章的登记备案第十八条*物业分公司综合事务部为印章登记备案部门。各部门印章保管人均应填写*物业管理有限公司印章登记备案表（试行）（见附件5）并提交印章登记备案部门长期妥善保管，避免遗失、毁损。第十九条如出现印章报废、改样等情形，应将原印章交至*物业分公司综合事务部封存或销毁，并进行登记备案。第二十条*物业分公司综合事务部应及时将与各部门职责相关的印章登记备案情况通报各部门负责人，以便实现印章管理的动态监控。第三节印章的保管第二十一条*物业分公司备案印章由下列部门分别保管：（一）综合事务部：*物业分公司公章

8、、*物业分公司合同专用章；（二）财务部：*物业分公司财务专用章、发票专用章、法定代表人印鉴章。第二十二条*物业分公司非备案印章由各相应部门负责人或其指定的保管人保管。第四节印章的使用第二十三条各类印章都具有法律效力，必须严格管理，依法使用。第二十四条需要用印*物业分公司印章（除财务类印鉴章）的，用印人应填写*物业管理有限公司*分公司印章使用审批单（试行）（见附件6），并应按用印类别分别报*物业分公司法务、综合事务部审核，再交*物业分公司常务副总经理或总经理审批。合同专用章的用印应严格按照合同管理流程处理。第二十五条任何部门和人员不得以公章、合同专用章以外的任何印章对外签订合同或出具法律文件（会

9、计、结算类文件除外）。第二十六条印章保管人在加盖印章之前，应当认真审查审批流程是否完整、用印批准人是否具有相应的签字资格及提交文件是否与印章使用审批单填写的文件相一致，确认无误后方可用印。第二十七条在加盖印章之后，印章保管人应将印章使用审批单原件保留存档，并要求用印申请人如实填写*物业管理有限公司*分公司印章使用登记簿（试行）（见附件7）。印章保管人应对记录内容进行核对，以确保无误。第二十八条如遇特殊情形，在申请加盖公章、合同专用章、法定代表人或总经理手签章时，某项或某几项必备条款或内容尚不能完全填写时，申请人需在印章使用审批单上特别注明，由申请单位（或部门）主要负责人请示公司领导并与法务、综

10、合事务部主要负责人沟通后方可办理用印。并在事项处理完毕后立即将已补充填写完整的文件复印件交回印章保管人处存档。此种情形下，用印申请人、用印批准人和印章保管人同为印章责任人。印章保管人负有监督责任，如申请人未能及时交回填写完整的文件复印件，印章保管人应在合理期限内（最长不应超过两周）主动追讨，并视情形需要报至用印批准人。第二十九条禁止任何部门或人员在空白或内容不详的表格、证书、信笺等空白文件上用印。所有申请加盖印章的文件需填写规范、完整，抬头、落款、事项、日期为必备内容，并加盖骑缝章。第三十条印章保管人对未经签字、签字不完整或签字有瑕疵的文件，不得擅自用印。否则，印章保管人与用印申请人、批准人同

11、为印章责任人，并承担连带责任。第三十一条除本制度第三十条规定的情形外，用印批准人为印章责任人，对加盖的印章承担责任。第三十二条任何人不得对真实记录的印章使用情况进行涂改、破坏或销毁。第三十三条印章保管人应长期妥善保管*物业管理有限公司*分公司印章使用登记簿（试行），避免遗失、毁损。第五节印章的销毁第三十四条印章的销毁适用于其再无使用价值或无使用需要等情形，包括但不限于印章磨损导致字迹不清晰、公司名称变更、法定代表人更换、公司注销等。第三十五条各公司的印章销毁均由*物业分公司综合事务部统一负责。第三十六条*物业分公司各印章保管部门需要销毁所保管印章的，应当填写*物业管理有限公司*分公司印章刻制/

12、销毁审批表（试行）（见附件4），经部门负责人签字后，报*物业分公司综合事务部负责人、法务、常务副总经理或总经理审批。第三十七条印章销毁时，应至少有两人同时在场，并进行书面记录，由在场人签字确认，公安局备案印章，需交回公安局统一销毁。第四章责任制度第三十八条*物业分公司的证照文件、印章管理和名称使用应严格按照本办法执行，*物业分公司综合事务部将定期对证照、印章的管理和使用情况进行检查。如发现问题的，有权要求相关单位或人员及时整改。第三十九条任何人违反本办法规定的，将酌情给予经济或行政处分；给*物业分公司及其下属或管理的公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；擅自使用印章进行违法犯罪活动的，依法

13、移送司法机关处理。第五章附则第四十条本制度由*物业分公司综合事务部负责解释和修订。第四十一条*物业分公司控股、参股或实际运营管理的公司及其分支机构、项目公司应参照本制度制定各自关于证照、印章的管理制度或参照本制度执行。第四十二条本制度自颁布之日起生效。附件：1、印章/证照外出携带申请表2、印章/证照交接表3、证照信息台账4、印章刻制/销毁审批表5、印章登记备案表6、印章使用审批单7、印章使用登记表印章证照外出携带申请表序号印章、证照名称申请事由领用日期归还日期备注：凡需携带证件及印章出门者须认真填写此表；由申请人对印章和证件的使用结果承担直接责任，部门负责人承担管理责任。印章证照外出携带申请表

14、序号印章、证照名称申请事由领用日期归还日期申请人：部门负责人：项目经理：收回人签字：备注：凡需携带证件及印章出门者须认真填写此表；由申请人对印章和证件的使用结果承担直接责任，部门负责人承担管理责任。物业管理有限公司印章/证照交接表人事行政部单位/部门名称人事行政部证照/印章名称物业管理有限公司-业务专用章数量1移交人电话接收人电话监交人电话证照复印件/E印章印模备注2016年10月10日编号zj20161010-1证照信息台帐序号证照名称注册登记号办证登记机关办证时间有效期限规定年检时间最近年检记录数量备注*物业管理有限公司*分公司印章刻制/销毁申请表申请单位/部门经办人印章名称印文内容刻章/销毁事由印章用途刻章/销毁部门意见综合事务部意见项目经理意见总经理意见备注*物业管理有