合同管理制度(试行)

1、PAGE 18 -合同管理制度(试行) YX/BG-23-2008 目的为加强合同同管理，保保障公司司的合法法权益，预预防合同同纠纷，促进公公司依法法经营管管理，特制定定本制度度。2 适用用范围本制度适用用于公司司各部门门、本制度适适用于加加盟、广广告、代理销销售、采采购、维维修等方方面的合合同。分公司司可参照照本制度度另行制制订细则则。有关劳动合合同和劳劳务合同同管理制制度另行行制定，不不适用本本制度。3 职责责权限3.1 总部总裁裁办法务务主管负负责总部部直属各各类合同同的文本本规范及及法律风风险的防防范，包包括合同同内容和和形式的的合法性性、严密性性、可行行性等。3.2 财务部门主要负负

2、责审查查合同支支付要约约是否符符合公司司的财务务管理及及支付条条件，并并督导收收付履约约。3.3 合同经经办部门门负责合合同的履履行跟踪踪、及所经办办合同资资料的整整理归档档。3.4 总总部签订订的合同同，根据据分权权规范管管理办法法，可可由权限限内分管管领导批批准；涉涉及到费费用大于于20000元、或或有合同同违约、变变更事宜宜的，统统一由执执行总裁裁审核、总总裁批准准；合同同的履行行，视其其所涉金金额大小小，根据据分权权规范管管理办法法和财财务有关关审批制制度，由由权限内内的分管管领导审审批。合合同履约约责任，由由各部长长承担。3.5 各各直营公公司、经经营单位位的合同同管理需需依据分分公

3、司首首责人权权限设置置，权限限内的合合同签订订和履行行，报备备总部总总裁办，权权限外的的合同签签订和履履行报总总部批准准。合同同的履约约责任由由各公司司、经营营单位首首责人承承担。总总裁办有有权对分分公司合合同管理理工作进进行监督督检查。4 内容容与要求求4.1 合同的的签订准准备4.1.11 签订合合同，必必须严格格遵守国国家的法法律、法法规、政政策以及及其他有有关规定定。4.1.22 在签签订合同同前，洽洽谈人、经经办人、签签约人必必须做好好以下各各项工作作后，方方可签订订合同。主要包括：a) 对对方当事事人主体体资格(营业执执照)、经经营权限限、履约约能力（各各种资质质证书）以及资信情况

4、（附件3）、对方签约人的签约权限等。b) 我我方的履履约能力力、对市市场进行行预测和和调查、合合同的可可行性和和合法性性，防止签签订无效效合同。c) 对对资信不不明、资资信状况况不好，且且无可靠靠担保单单位的，不不得与之之签约。4.1.33 签订合合同，应应验证对对方相关关证明文文件，核核对无误误后方可可正式签签订合同同，对方方交验的的证明文文件要妥妥善保管管。4.2 合同签订订流程及及权限法务财务执行总裁加盟洽谈填写格式合同审核YESNO法务财务执行总裁加盟洽谈填写格式合同审核YESNO审核NO审核YESNOYES审核NO签订合同YES总裁YES批准NO 1洽谈谈 由由加盟工工作人员员负责与

5、与客户进进行洽谈谈，洽谈谈时注意意控制选选址的确确认。 2填写写格式合合同 由由洽谈经经理负责责与客户户进行沟沟通，相相关权利利义务经经双方确确认无异异议后，填写加盟格式合同，报上级审核批准。如有条款修改，必须先填写加盟合同呈报签批表，报法务、执行总裁审核、并经总裁批准后，方可修改签约。 3合同同评审 洽谈经经理书写写完成加加盟合同同（或加加盟意向向书）后后，填写写合同同评审记记录表，先先交由加加盟首责责人从内内容上对对合同进进行审核核，再交交由总裁裁办法务务主管从从法律上上对合同同进行审审查，由由财务对对加盟费费收取是是否符合合标准进进行审查查，最后后交执行行总裁和和总裁审审核，审审核人员员

6、审核后后均须将将意见写写入合合同评审审记录表表（附附件4）。 4合同同签订 合同同评审完完成后，由由加盟商商（乙方方）代表表人签字字。其后后，由行行政人员员填写裕裕兴公司司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.22 采购购合同 (流程程图见附附件5) 1与与供方洽洽谈 一般采采购由物物流中心心采购人人员与供供方进行行洽谈，确认到货方式和时间、验收标准、价格和付款方式。涉及年度采购总额在200010000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；涉及年度采购总额在10000元以上的项目，需进行招标采购。2起草合合同我公

7、司有固固定采购购合同的的尽量使使用本公公司合同同文本，本本公司没没有的可可重新起起草或使使用其它它文本。3合同评评审无论是本公公司起草草的合同同还是借借用其他他合同文文本，均需填写写合同同评审记记录表，先先由物流流中心首首责人从从内容上上进行审审核，再再由法务务审核合合同的合合法性、财务对对合同付付款方式式、付款金金额及票票据合法法性进行行审核，最最后报总总裁审核核。审核核人员审审核后均均须将意意见写入入合同同评审记记录表。4合同签签订 合同同评审完完成后，由由供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章，采购经经办人填填写裕裕兴公司司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时

8、时加盖骑骑逢章。4.2.33 广告业业务合同同(流程程图见附附件5)1洽谈公司对外广广告业务务合同，统一由由品牌管管理中心心负责对对外进行行洽谈。2起草合合同。由品牌管理理中心负负责合同同内容的的拟定，明明确双方方的义务务和权利利。3合同评评审（协协议）合同起草 经办办人填写合合同评审审记录表表 品牌管管理中心心首责人人审核 法务审审核 财务务审核 总总裁审核核。审核人人员审核核后均须须将意见见写入合合同评审审记录表表。4合同签签订合同评审完完成后，由由供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章 品牌牌管理中中心经办办人填写写裕兴兴公司公公章使用用申请单单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，

9、同时时加盖骑骑逢章。4.2.44 维修修/装修修合同 (流程程图见附附件5)1洽谈一般维修/装修项项目，由由物流中中心选择择维修/装修合合作方，并并对维修/装装修合作作方式，价价格，付付款方式式等相关关内容进进行洽谈谈。维修修/装修修项目，年度总额在200010000元的项目，需提供三家以上询比价记录并报财务、执行总裁审核、总裁审批；年度总额在10000元以上的项目，需进行招标。2起草合合同物流中心经经办人就合作作双方洽洽谈情况况起草合合同，合合同应公公平公正正。3合同评评审合同起草完完成后 经经办人填填写合合同评审审记录表表 物流中中心首责责人审核核 法务务审核 财财务审核核 总裁审审核。审

10、核人人员审核核后均须须将意见见写入合合同评审审记录表表4合同签签订合同评审完完成后，由由供方（乙乙方）代代表人签签字并盖盖章 物流流中心经经办人填填写裕裕兴公司司公章使使用申请请单，持合同同原件至至总裁办办办理盖盖章手续续，同时时加盖骑骑逢章。4.2.55业务类类合同 租租赁、置置换等业业务类合合同，公公司已有有格式版版本，如如需修改，由由公司法法务人员员或杭州州公司行政政人员修修改，初初稿完成成后，需需组织相相关财务务、业务务等人员员一起讨讨论、对对合同进进行评审审，评审审通过的的报分管管领导审审批，批批准后需需到工商商局备案案，再发发放到各各片区、门门店，启启用新的的格式合合同。4.2.6

11、6其它合合同签订订流程： 经办人人洽谈 经办办人起草草合同 合同同评审（部部门首责责人/法法务/财财务/执执行总裁裁/总裁裁依次序序审核） 签订订合同4.3 合同的的履行4.3.11 合同同依法成成立，即即具有法法律约束束力。一一切与履履行合同同有关的的部门、单位和员工都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。4.3.22 合同同签订后后，合同同经办部门门必须指指定一名名合适的的员工作作为合同同的履行行责任人人。被指指定的员员工对该该合同的的履行承承担责任任，负责责到底。指指定合同同履行责责任人后后，在该该合同履履行完毕毕之前，原原则上不不更换

12、人人。特殊殊情况需需要更换换履行责责任人的的，双方方应当做做好交接接工作，并并及时书书面通知知合同相相对方。原履行责任人必须将合同资料完整地移交给接任人。4.3.33 财务务部门按按照合同同的规定定收款或或付款。支支付与合合同有关关的款项项，务必必认真审审查合同同内容，确确认对方方单位的的名称、开开户行、银银行帐号号等是否否与合同同规定一一致，以以防错付付。除对对方单位位正式书书面委托托以外，严严禁任何何人擅自自改变收收款单位位付出款款项。合合同履行行中的收收款或付付款细则则，参见见合同同费用收收付管理理细则。4.3.44 在合同履履行过程程中，对对任何涉涉及各方方当事人人的或者者义务发发生变

13、化化的事项项，均必必须获得得有关当当事人的的书面同同意或者者确认，取取得书面面凭证。4.3.55 合同履履行中在在向对方方当事人人发出或或者签收收、确认认改变合合同权利利、义务务的书面面凭证之之前，应应当先咨咨询公司司法务主主管律师师意见并并获得其其认可。违违者按其其造成的的后果承承担行政政责任、经经济赔偿偿责任直直至法律律责任。4.3.66 合同同的履行行责任人人，必须须完整地地收集合合同履行行过程中中产生的的全部书书面凭证证并妥善善保管。丢丢失合同同有关资资料的，按按其造成成的后果果承担相相应的行行政责任任、经济济赔偿责责任直至至法律责责任。4.3.77 合同同履行完完毕的标标准，应应以合

14、同同约定或或法律规规定为准准。没有有合同约约定或法法律规定定的，一一般应以以物资交交清、工工程竣工工并验收收合格、价价款结清清、无遗遗留交涉涉手续为为准。验验收报告告一律要要按合同同规定并并通过合合同管理理部门批批准方可可向对方方出具。4.3.88 公司总总部有关关部门、签签约人和和经办人人应随时时了解、掌掌握合同同的履行行情况，发发现问题题及时处处理或向向总裁汇汇报。对对于因自自身原因因造成合合同不能能履行、不不能完全全履行的的，应追究究有关人人员的责责任。4.4 合同的管管理4.4.11 公司对合同实行行分级管管理、专专业归口口及法人人授权委委托书管管理、公公章管理理、档案管理理等制度度。

15、凡公公司有定定式合同同的，要要求优先先使用定定式合同同。4.4.22 合同经经办部门门在合同同签订时时，要求求一式三三份，一一份本部部门使用用，一份份交财务务，一份份交档案案室存档档。4.4.33档案室室及合同同经办部部门要做做好以下下基本工工作。具具体内容容如下： 建立合合同档案案。做好好本公司司的合同同的档案案管理，每一份合同都必须有一个编号，不得重复、遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议(包括文书、函电等)，均应妥善保管。 建立合合同管理理台帐：合同承办办部门应根根据合同同的不同同种类，建建立合同同台帐(一式二二份)。

16、其其主要内内容包括括：序号号、合同同号、经经办人、对对方单位位、签约约日期、合合同标的的、价金金、履行行期限、履履行情况况及备注注等。合合同台帐帐一份按按月登记记，另一一份按年年度登记记，留本本部门长期期保存。 4.4.4 法务部部应建立立合同台台账，包包括公司司各类合合同的基基本格式式、审核核过的合合同明细细登记、合合同修订订记录等等。4.4.55财务部部应就合合同中与与费用收收付有关关的问题题，建立立单独明细细账，对对款项支支付根据据时间和和重要性性、紧迫迫性程度度进行排排序，使使能够时时时明确确合同履履行的程程度、费费用收付付的进度度、合理理安排款款项进出出。4.4.66合同的的借用 存

17、档合同同要借用用时，必必须按以以下流程程操作：4.4.66.1 借用人人填写借借用审批批单 合同借借用部门门首责人人签字 合同经经办部门门首责人人签字 档案室室负责人人签字 凭表表到档案案室借用用4.4.66.2 如借用用人为合合同经办办部门人人员时，可可直接填填写工作作联系单单到档案案管理部部门签字字后，可可直接到到档案室室借用。4.4.77 每半半年需进进行一次次集中的的合同盘盘点，先先由经办办部门、法法务部、财财务部、档档案室各各自整理理台账及及其资料料，再由由法务部部牵头召召开总结结讨论会会，内容容为半年年内合同同的起草草、定式式、合同同履行、合同档案等合同管理问题，目的在于及时总结经

18、验教训，对于同类型合同，可尽早定式，对于个性合同，可寻找风险防范的方法，以及发现合同在签订、履行等过程中的问题。4.7 奖励与与惩罚4.7.11 本公公司对在在合同管管理中成成绩显著著和为本本公司获获得超额额收益或或避免、挽挽回重大大经济损损失的部部门和个个人，给给予表扬扬或一定定奖励。4.7.22 违反反国家法法律、法法规和本本规定，在在签订、履履行合同同和合同同管理中中失职、渎渎职或以以权谋私私，损害害国家和和本公司司利益的的，应视视情节轻轻重，依依据有关关规定追追究责任任人的行行政、经经济责任任；构成成犯罪的的，移交交司法机机关依法法追究刑刑事责任任。4.7.33 签订订合同，必必须以维

19、维护公司司合法权权益和提提高经济济效益为为宗旨，严严禁借签签订合同同假公济济私、损损公肥私私。合同同洽谈人人、经办办人对所所洽谈、经经办的合合同的下下列事项项负责并并承担责责任： 对方当当事人的的情况； 合同内内容的真真实性； 价格条条款的合合理公平平。合同洽谈人人、经办办人因过过失或故故意导致致上列情情况不明明、不实实、不公公，造成成我方经经济损失失的，应应按其过过失或故故意所造造成的损损害后果果，承担担相应的的行政责责任、经经济赔偿偿责任直直至法律律责任。4.7.44 负责责审查合合同的部部门和员员工，因因工作失失职或循循私舞弊弊而疏忽忽、放任任审查，致致使不该该签订的的合同得得到签订订而

20、造成成经济损损失的，应应按后果果及其责责任的大大小，承承担相应应的行政政责任、经经济赔偿偿责任直直至法律律责任。4.7.55 合同同承办人人不得以以口头承承认形式式改变合合同权利利或者义义务。对对因口说说无凭造造成损失失的，责责任人应应按后果果及责任任的大小小，承担担相应的的行政责责任、经经济赔偿偿责任直直至法律律责任。4.7.66 以变变更、解解除合同同为名，以以权谋私私、假公公济私、损损公肥私私的，一一经发现现，提请请司法机机关追究究其法律律责任。4.7.77 合合同履行行不能或或变更、解解除而造造成损失失，过错错在我方方的，公公司保留留追究相相关责任任人的管管理责任任和法律律责任的的权力

21、。5 其它它5.1 本制度度由公司司总裁办办负责解解释。5.2 本制度度经总裁裁签发批批准之日日起实施施。版次第一版批准人张裕兴日期20089224有效期限2008年年9月-20009年33月审核部门负负责人郑瑛日期20089223起草部门负负责人吴江屏日期20089222起草部门总裁办起草人钭卓珍日期20089220附件1法人委托书书申请单单申请被授权权人：姓 名： 性 别： 年 龄： 工作部门： 职 务： 申请被授权权人在 （工工作部门门）从事事 工工作，其其与 有限限公司的的劳动合合同期限限从 年 月 日始至至 年 月 日止止。现申申请代表表 有限限公司进进行 （授权权范围） 万元人民币

22、以内的合同的商谈、会议纪要、意向书及合同草稿及相关书面文件的签署，对 有限公司形成法律约束力的文件，必须盖 合同专用章确认。被授权人义义务：被授权人以以 有限公公司所进进行的一一切活动动必须在在以上授授权范围围内进行行被授权人不不得将法法人委托托书擅自自涂改、转转借、滥滥用或丢丢失被授权人必必须遵守守并执行行公司内内部相关关管理规规程被授权人如如违反协协议中相相关内容容，公司司可对其其进行通通报批评评、扣发发工资、扣扣发绩效效奖金、降降职、直直至解除除劳动合合同等惩惩罚，公公司同时时保留对对公司遭遭受损失失要求赔赔偿责任任的权利利。 被授权人人签字： 部门负负责人： 年 月月 日附件2法人委托书书本公司委托托 在授授权范围围内开展展业务活活动。受受托人有有权与 签订 合合同，不不得超越越委托权