中健易康文件管理办法

1、 中健易康 文 件件 管 理 办办 法 编号 EK-HR55-111-144 版号 220077-A 编制_ 审核核_ 批准_ 2007年年6月88日发布布 220077年6月月8日实实施中健易康 文件管管理办法法1 目的为使中健易易康各类类文件处处于受控控状态，确确保各场场所使用用的文件件均为有有效版本本，特制制定本办办法。2 适用范范围适用于控制制中健易易康的各各类文件件。3 程序执执行者3.行政总总裁负责审批各各类外发发文件。3.2 总总裁办秘秘书（以以下称为为：文件件管理员员）负责对中健健易康的的各类文文件进行行收发文文登记、文文件分类类、签阅阅、保存存、销毁毁管理。4 正文4.1 文

2、文件分类类及收发发登记4.1.11 当文文件管理理员收到到书面文文件或其其他书面面资料时时，应分分类登记记到相应应的“文件清清单”上。4.1.22 当文文件外发发时，文文件管理理员应填填写“文件发发放记录录表”，以便便追溯。4.2 文文件签阅阅4.2.11 文件件管理员员应每天天上午上上班后一一小时内内查收电电子邮件件及传真真，以确确保及时时收到文文件。4.2.22 文件件管理员员应及时时将文件件附“文件签签阅单”交行政政总裁签签批。4.2.33 签批批后需要要传阅的的文件，通通知其他他员工签签阅。4.2.44 文件件管理员员确保所所有人员员在2天天内阅知知应该阅阅知的文文件。4.3 文文件的

3、保保存与销销毁4.3.11 文件件管理员员在文件件签阅完完毕后，将将其存入入相应的的文件夹夹。4.3.22 文件件夹应保保存在安安全适宜宜的资料料柜中，便便于查找找和检索索。4.3.33 每年年12月月31日日前将本本年度文文件进行行清理，将将作废文文件、失失效文件件进行销销毁；其其他文件件进行存存档，保保留三年年后销毁毁。4.3.44 文件件销毁时时应填写写“文件留留用/销销毁审批批表”，经行行政总裁裁审批后后方可销销毁。销销毁文件件时，不不少于22人在场场（1人人销毁，11人监销销）4.4 文文件的借借阅4.4.11 文件件被借阅阅时，比比须填写写“文件借借阅记录录表”经行政政总裁审审批后

4、方方可借阅阅。4.4.22 文件件借阅后后，都不不得带离离公司。确确须带走走，须经经行政总总裁审批批后方可可带离。4.4.33 原版版文件，涉涉及公司司机密的的文件不不得外借借。4.5 文文件的复复制4.5.11 文件件复制必必须填写写“文件复复制审批批表”经行政政总裁审审批后方方可复制制。4.5.22 涉及及公司机机密的文文件，如如财务报报表、商商业计划划书等，不不得复制制和外借借。4.5.33 被复复制的文文件必须须妥善管管理，使使用完毕毕后应由由文件管管理员将将其收回回，并根根据需要要将其留留存或销销毁。5 程序主主要注释释本程序使用用ISOO90000：220000质量量管理体体系 基

5、础和和术语标标准和公公司企企管手册册中的的术语与与定义。另另定义如如下：5.1 文文件：指指对产品品质量已已发生作作用的书书面文字字、声、光光、影、电电子等任任何媒体体形式的的资料。5.2 文文件控制制：对文文件的登登记、标标识、编编号、审审批、复复制、节节阅、保保存、归归档等状状态进行行控制。5.3 作作废文件件：由发发文部门门通知不不再执行行的文件件。5.4 失失效文件件：该文文件规定定的有效效执行期期已过的的文件。6 作业记记录6.1 文文件清单单6.2 文文件发放放记录表表6.3 文文件借阅阅记录表表6.4 文文件复制制审批表表6.5 文文件留用用/销毁毁审批表表文 件 清 单顺序号文件编号文件名称发文时间记录人备注文 件 发 放 记 录 表 文 件 编编 号共 打 印印 份， 复 印印 份。文 件 名名 称领 用 时时 间领 用 部部 门签 收 人人数 量备 注注文 件 借借 阅 记 录录 表文 件 名名 称借 阅人借阅日期归还期批准人经办人备注 文 件 复复 制 审 批批 表文件名称复制原因数量申请