试谈档案信息整合问题及对策

1、试谈档案信息资源整合问题及对策摘要：档案信息资源整合能有效地克制传统档案信息资源管理方式的弊端，有利于完善馆藏构造，有利于地区信息配置的优化，也有利于档案社会功能的实现。我国档案管理工作在档案信息资源整合过程中获得了一定的成绩，但也存在诸多问题。本文从制度层面、技术层面和人力资源层面提出了我国档案信息资源整合存在的问题，并提出相应对策。关键词：档案信息资源整合信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深化的开掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可以解决如今档案利用受限，实现档案信息资源面向公众

2、的“整管整缺，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。本文拟对策问题进展研究。中国一、档案信息资源整合的涵义与功能所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一指导，分级管理体制下，对分散形成的档案进展分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进展管理的形式。从其详细功能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏构造。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏构造。第二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使档案信息

3、机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向开展，缩小了地区间的“数字鸿沟。第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。二、档案信息资源整合中存在的问题基于上述档案信息资源整合的重要功能，我国也加快了这方面的建立步伐。2021年6月，国家档案局发布了?数字档案建立指南?，旨在实现档案信息资源的整合和利用。尽管我国大力重视档案信息资源的整合，但仍然存在诸多问题。1、制度层面：档案管理体制不合理我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，暴露许多弊端，已经不适应档案信息资源整合工作的开展：大量档案资源长

4、期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。由于档案管理无序，查找利用困难，更难以效劳社会；重复建立，财力、物力浪费严重，同时，综合档案馆馆藏构造单一，效劳功能弱化。因此，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须通过资源整合理顺管理体制和建立起新的标准化运行机制。2、技术层面：档案信息资源整合技术落后档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息的整合。除档案实体的整合在基层馆内借助技术整合，还要在一定程度上进展地域范围内，更大范围的整合，传统档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除了人员技术掌握才能外，档案部门普遍设施不齐全，目前档案部门没有充分利用现有技术提供的

5、条件来开展这方面工作，突出表如今一些档案保管单位连最根本的目录都没有编制完好，更谈不上档案目录中心的建立。全国档案目录中心历经二十余年的建立，至今没有完成充分说明了这一点。3、人力资源层面：档案人员综合素质不高信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅依赖于档案管理制度和技术，与档案人员的综合素质也是密不可分的。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待进步，一方面受档案馆人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识构造不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才，这些现状使得档案馆档案资源整合工作无法正

6、常开展。三、档案信息资源整合的对策建议当前我国信息化建立、电子政务建立以及档案部门现代化建立为我国档案信息资源整合提供了前提条件。针对上述问题，为了更好地促进我国档案信息资源整合力度，我们必须从制度建立、技术强化以及人才队伍建立方面予以努力。1、制度层面：强化档案信息资源整合的制度保障强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建立中的关键因素。详细来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建立中主体部分，进而建立约束机制。二是标准管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配

7、合，还是档案工作本身的运行机制都要标准。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落实到实处。2、技术层面：推动档案信息资源整合的数据库建立在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，档案资源整合建立的核心内容是档案信息资源库的建立，因此，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库是重点。档案数据库是档案信息资源整合中的“细胞组织，根据工作要求建立档案管理数据库，将各部门各单位在网上流转的档案信息通过a系统自动存到档案数据库。主要建库工作见图1所示：3、人力资源层面：加强档案信息化人才队伍的建立只有不断进步档案人员的综合素质，才能使档案信息资源整合研究与建立工作更优质、高效地开展。一是档案从业者要有良好的知识素养。档案人员必须具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。二是要掌握纯熟的信息处理才能。不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进展档案信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等才能。三是要具有扎实的业务才能。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，这就要求档案人员纯熟地运用业务知识，运用现代科技手段对档案信息展开分析和整合。参考文献：1曹航，杨智勇.档案资源整合：