某集团大宗采购工作指南

1、 PAGE PAGE 19物美集团大宗采购工作指南说明：大宗宗采购是是指超过过各业态态公司总总销售额额1或或全年采采购金额额超过220000万人民民币的品品项。目的建立和执行行这个制制度是为为了建设设物美集集团高水水平的采采购环境境，提高高供应商商的素质质和供货货质量，保保证商品品供货的的稳定，防防止发生生质量意意外事故故，同时时可以降降低采购购成本，防防止采购购中的徇徇私舞弊弊。但对对象可口口可乐、宝宝洁、联联合利华华、花王王、达能能、帕尔尔玛特这这样物美美没有议议价能力力的供应应商，可可能也不不能采取取这套工工作指南南。这套工作指指南的特特点是在在制度管管理部设设置第三三方询价价（至少少需

2、两人人）和大大宗采购购监督员员（至少少需三人人，其中中一人负负责监督督计划制制定、监监督流程程控制、监监督要点点设定；一人负负责监督督过程复复核、资资料审查查；一人人负责资资料收集集、检验验、鉴别别。）工作流程图图后备供应商数据库:出入库操作规范，数据库管理操作规范销售模块订货订单处理操作规范：后备供应商数据库:出入库操作规范，数据库管理操作规范销售模块订货订单处理操作规范：新品开发操作规范：新品开发操作规范：老品补货老品新合同新品老品补货老品新合同新品供应商资格认证操作规范：认证计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总新店商品规划铺底订货操作规范：供应商资格认证操作规范

3、：认证计划、认证标准、认证程序、认证方法、认证结果处置、认证表格汇总新店商品规划铺底订货操作规范：第三方询价模块库存充足采购合同作业操作规范：预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐促销计划订货操作规范：第三方询价模块库存充足采购合同作业操作规范：预算、调查、准备、询价、谈判、审查、第三方询价控制、核准、签约、记帐促销计划订货操作规范：库存不足库存不足配送模块配送指令合同执行操作规范：时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索配送模块配送指令合同执行操作规范：时间、数量、质量、价格、运输、保险、返佣、赞助、促销

4、、生产流程控制、异常预警、汰换、合同修改、追索预算模块预算模块结算支付申请操作规范：结算支付申请操作规范：执行模块执行模块集团信息系统：采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同执行数据、预算数据、结算数据集团信息系统：采购品项数量和价格、市场价格、供应商数据、合同执行数据、预算数据、结算数据监控模块监控模块采购流程图图相关各方职职责1集团总总裁（1）。主主持供应应商资格格认证和和大宗采采购合同同评审，控控制会议议进程，协协调各种种矛盾和和冲突。保保证工作作按既定定程序和和标准完完成。（2）。聘聘请供应应商资格格认证和和大宗采采购合同同评审的的咨询专专家。（3）。参参考各种种信息，形形成决

5、议议，确定定合格供供应商，批批准大宗宗采购合合同的签签约和执执行。2认证委委员和评评审委员员： 主要要由四个个业态公公司总经经理，四四个业态态公司采采购总监监、集团团财务部部总监、集集团制度度管理部部总监、集集团法律律事务部部总监以以及其他他聘请人人员组成成。 根根据咨询询专家调调查报告告，评价价意见，供供应商自自报材料料，第三三方询价价报告，其其他调查查报告和和信息，具具体工作作人员的的现场说说明，投投票决策策。3大宗采采购监督督人员：（1）。执执行和监监控的关关键点：供应商商认证；合同议议价；合合同执行行监控。（2）。执执行和监监控的内内容：检查是否按按程序完完成工作作*.供应商商认证程程

6、序：核核实文件件、实地地调查、资资质评估估、会审审、储备备、签约约、汰换换等等。*.合同议议价程序序：预算算、调查查、准备备、询价价、谈判判、审查查、第三三方询价价控制、核核准、签签约、记记帐等等等。*.合同执执行监控控程序：时间、数数量、质质量、价价格、运运输、保保险、返返佣、赞赞助、促促销、生生产流程程控制、异异常预警警、汰换换、合同同修改、追追索等等等。检查工作标标准是否否达到*.供应商商认证工工作标准准：规模模、管理理、质量量、装备备、合作作度、价价格、能能力、竞竞争力评评价等等等。*.合同议议价工作作标准：双赢，长长期合作作，附加加条件优优惠，价价格理想想（市场场平均价价），其其他代

7、价价低，风风险可控控等等*.合同执执行监控控工作标标准:完完成率，可可靠性，异异常率等等等。检查预定工工作方法法是否执执行，应应用的工工具是否否完整和和合格检查工作是是否按时时完成*.供应商商认证工工作时间间表*.合同议议价工作作时间表表*.合同执执行工作作监控时时间表检查所附图图、表、单单是否规规范、完完整*.供应商商认证所所附图、表表、单：*.合同议议价所附附图、表表、单：*.合同执执行监控控所附图图、表、单单：现场调查供供应商现场巡查配配送、验验收、质质检、收收货、运运输、库库存等等等、4第三方方询价人人员：（1）。定定期对样样本商品品进行市市场调查查和网络络查询；（2）。协协调各下下属

8、单位位采购与与销售在在进货价价格高低低上的扯扯皮，以以便分清清责任，精精确考核核；（3）。为为监督控控制采购购合同议议价提供供依据；（4）。实实时掌握握竞争对对手的经经营企图图等等。）5大宗采采购绩效效考核人人员按物美集团团绩效考考核办法法进行考考核。6大宗采采购咨询询专家主要由物美美内部有有经验的的采购人人员、财财务人员员和店铺铺销售人人员组成成，由集集团总裁裁聘请，给给一定报报酬，定定期轮换换。主要负责现现场调查查供应商商的资质质、规模模、质量量管理水水平、卫卫生管理理水平、生生产管理理水平、运运营管理理水平、配配送能力力、财务务状况等等等，并并作出个个人评价价，以供供集团决决策。程序和方

9、法法1供应商商资格认认证（1）。供供应商资资格认证证准备（2）。投投寄招标标文件（3）。检检核投标标文件（4）。样样品检验验和评估估（5）。供供应商现现场调查查（6）。供供应商资资格评估估（7）。会会审（8）。投投寄供应应商入围围通知2大宗采采购合同同评审（1）。大大宗采购购合同评评审准备备（2）。供供应商报报价（3）。议议价和第第三方询询价（4）。其其他附加加条款（5）。专专家审核核（6）。会会审（7）。核核实预算价格法律（8）。签签约3大宗采采购合同同执行（1）。供供货时间间和数量量控制（2）。商商品质量量和卫生生控制（3）。商商品价格格、包装装、规格格、品种种搭配和和品项控控制（4）。运

10、运输、配配送、保保险、返返佣和赞赞助控制制（5）。商商品促销销计划控控制（6）。商商品生产产流程控控制（7）。异异常预警警、汰换换（8）。合合同修改改（9）。退退货和索索赔4大宗采采购合同同支付（1）。单单据核实实（2）。对对帐（3）。审审核预算第三方询价价质检（4）。传传票（5）。划划款主要表单1供应商商资格认认证（1）。供供应商资资格认证证准备工工作清单单格式（2）。大大宗采购购招标邀邀请格式式（3）。供供应商投投标文件件格式（4）。样样品检验验和评估估表格式式（5）。对对供应商商现场调调查清单单格式（6）。供供应商资资格认证证评估表表格式2大宗采采购合同同评审（1）。大大宗采购购合同评评

11、审准备备工作清清单格式式（2）。大大宗采购购合同专专家审核核表格式式（3）。签签约程序序传票格格式（4）。大大宗采购购合同要要点为降低工作作成本和和磨合成成本，尽尽量使用用物美原原来的工工作程序序和表单单，这样样可以尽尽快的取取得成效效。附录：主要要表单格格式1供应商商资格认认证（1）。供供应商资资格认证证准备工工作清单单格式供应商资格格认证准准备工作作清单（1）。完成分店铺商品规划（1）。完成分店铺商品规划（2）。完成新开店铺计划和商品规划（3）。完成大宗采购招标计划（4）。印刷大宗采购招标邀请书（5）。印刷供应商投标书（6）。印刷样品检验和评估表（7）。印刷供应商现场调查清单（8）。印刷供

12、应商资格认证评估表（9）。印刷供应商资格认证会审表（10）。印刷供应商入围通知（2）。大大宗采购购招标邀邀请格式式物美集团大大宗采购购招标邀邀请书编号;交货时间：数量、交货批次：规格、包装：品项：交货时间：数量、交货批次：规格、包装：品项：促销条件：交货地点：退货条件：支付条件：支付方式：验收办法：卫生标准：质量标准：促销条件：交货地点：退货条件：支付条件：支付方式：验收办法：卫生标准：质量标准：初审合格招标流程初审合格招标流程供应商提供样品供应商投标招标邀请供应商提供样品供应商投标招标邀请对供应商现场调查样品合格样品检验和评估对供应商现场调查样品合格样品检验和评估专家评估专家评估发入围通知书

13、认证合格供应商资格认证委员会会审发入围通知书认证合格供应商资格认证委员会会审进入大宗采购合同谈判程序进入大宗采购合同谈判程序联络电话：领取投标文件地点截标时间招标时间联络电话：领取投标文件地点截标时间招标时间（3）。供供应商投投标文件件格式物美集团大大宗采购购供应商商投标书书编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：生产设备清单生产设备清单质量管理体系认证文件质

14、量管理体系认证文件三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号产权证明管理制度配送能力产权证明管理制度配送能力品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、交货时间、交货批次、交货地点、质量保证、卫生保证、退货保证、结算要求等等投标品项品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、交货时间、交货批次、交货地点、质量保证、卫生保证、退货保证、结算要求等等投标品项促销安排返佣、赞助承诺配送承诺报价促销安排返佣、赞助承诺配送承诺报价投标日期保证人电话代理人电话投标人电话投标日期保证人电话代理人电话投标人电话（4）。样样品检验验和评估估表格式式物美集团大大宗采购购样

15、品检检验和评评估表编号：样品送审公司名称：公司地址：电话：样品送审公司名称：公司地址：电话：安全许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：安全许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：生产许可证：生产工艺：员工人数：生产工厂：送审品项：生产许可证：生产工艺：员工人数：生产工厂：送审品项：生产设备清单生产设备清单质量管理体系认证文件质量管理体系认证文件主要客户保质期卫生检疫证号主要客户保质期卫生检疫证号检验地点、设备、技术检验时间送审时间检验地点、设备、技术检验时间送审时间品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、功能、口感、目视外观、质量、卫生、保质期、成分、有毒物质等等检验项目结果品项、商

16、标、生产厂家、规格、包装、数量、功能、口感、目视外观、质量、卫生、保质期、成分、有毒物质等等检验项目结果检验结论采购监督签名检验员签名专家评分检验结论采购监督签名检验员签名专家评分（5）。对对供应商商现场调调查清单单格式物美集团大大宗采购购对供应应商现场场调查清清单编号：核实营业执照（到当地工商局核实）核实营业执照（到当地工商局核实）核实税务登记证（到当地税务局核实）核实卫生许可证（到当地卫生部门核实）核实产权证明（到当地土地局、房产局核实，机器设备要求供应商提供原始发票，到原生产厂家核实。）银行存款核实，要求供应商提供每月随机抽取三天得银行对帐单，共计十二个月，到银行核实。应收应付要求供应商

17、提供清单，发函或电话核实。测试质量控制系统的有效性。测试卫生检疫控制系统的有效性。检查原料进货渠道。10考察现场管理。11核实目前主要客户的真实性。12抽查管理制度执行的有效性。13评估设备水平、生产能力。14评估工艺路线和操作方法。15评估设备、仪器维护水平。16过去供应其他公司是否按期，是其他否有不良记录。17供应商领导的个人评价, 人品、性格;组织能力;计划能力;执行能力;控制能力。18表格a.规模:.资产及结构，重点是分析资产质量b.负债及结构，重点是分析债权人结构c.生产设备和工艺，重点是分析质量和产能d.员工人数及结构，重点是分析管理水平e.行业水平，重点分析竞争力和发展潜力f.效

18、益、/销售收入及结构g.经营状况、.库存结构和时间、.周转率及结构、订货量h.管理基础、员工素质i.偿债能力j.领导的法律意识调查时间：采购监督签名：复核人签名：调查人签名：调查时间：采购监督签名：复核人签名：调查人签名：（6）。供供应商资资格认证证评估表表格式物美集团供供应商资资格认证证评估表表编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：法人代表：电话：公司名称

19、：公司地址：法人代表：电话：公司名称：公司地址：生产设备生产设备质量管理体系认证文件质量管理体系认证文件三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号三年销售记录和主要客户三年财务报表卫生检疫证号产权证明管理制度配送能力产权证明管理制度配送能力管理得分满分5财务情况经营情况评审分数得分满分5管理得分满分5财务情况经营情况评审分数得分满分5得分满分5现场管理得分满分5现场管理得分满分5组织制度得分满分5组织制度得分得分满分5满分10供应能力设备规模、产能过去是否按期供货得分得分满分5满分10供应能力设备规模、产能过去是否按期供货得分满分5工艺、操作技术得分满分5工艺、操作技术得分满分20价格价格

20、得分满分20价格价格得分得分满分10满分10进料控制、生产管理质量保证体系质量管理得分得分满分10满分10进料控制、生产管理质量保证体系质量管理得分满分10成品保管运输得分满分10成品保管运输得分满分5设备维护得分满分5设备维护得分满分5检查标准评估日期采购监督签名评估复核人签名评估人签名得分满分5检查标准评估日期采购监督签名评估复核人签名评估人签名2大宗采采购合同同评审（1）。大大宗采购购合同评评审准备备工作清清单格式式大宗采购合合同评审审准备工工作清单单（1）。完成分店铺年度预算（1）。完成分店铺年度预算（2）。完成新开店铺计划及其大宗采购计划（3）。完成分店铺大宗采购计划（4）。印刷大宗

21、采购制式合同（5）。印刷供应商报价书（6）。印刷大宗采购合同专家审核表（7）。印刷签约程序传票（2）。大大宗采购购合同专专家审核核表格式式物美集团大大宗采购购合同专专家审核核表编号：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：法人代表：电话：公司地址：公司名称：生产许可证卫生许可证税务登记号码：营业执照号码：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：代理许可证：注册资金：员工人数：生产工厂：经营品项：法人代表：电话：公司名称：公司地址：法人代表：电话：公司名称：公司地址：合同主要条款摘要同主要条款摘要合同主要条款摘要同主要条款摘要管理水平水平供

22、应能力管理水平水平供应能力卫生检疫证号合作潜力质量管理配送能力合作潜力质量管理配送能力商品条件得分满分5供货及时包装、规格、品种评审分数得分满分10商品条件得分满分5供货及时包装、规格、品种评审分数得分满分10得分满分5品牌得分满分5品牌得分满分5市场份额得分满分5市场份额得分得分满分10满分10质量保证质量保证退货得分得分满分10满分10质量保证质量保证退货得分满分5卫生保证得分满分5卫生保证得分满分20价格价格得分满分20价格价格得分得分满分5满分5赞助返佣附加条款得分得分满分5满分5赞助返佣附加条款得分满分5促销得分满分5促销得分满分10配送得分满分10配送得分满分5保险评估日期采购监督

23、签名评估复核人签名评估人签名得分满分5保险评估日期采购监督签名评估复核人签名评估人签名（3）。签签约程序序传票格格式物美集团大大宗采购购合同签签约程序序编号采购金额采购品项供应商名称合同编号采购金额采购品项供应商名称合同编号集团总裁意见评估报告意见评审会议意见合同执行时间集团总裁意见评估报告意见评审会议意见合同执行时间合同主要条款摘要合同主要条款摘要附件清单：对后面所附大宗采购合同是否同意附件清单：对后面所附大宗采购合同是否同意集团制度管理部总监：大宗采购监督：集团制度管理部总监：大宗采购监督：第三方询价：业态公司总经理：业态公司采购总监：集团财务部总监：集团法律事务部总监：集团财务部总监：集

24、团法律事务部总监：店铺代表意见：专家意见：店铺代表意见：专家意见：督办人：签约代表：签约时间：督办人：签约代表：签约时间：（4）。大大宗采购购合同要要点物美集团根根据自己己具体情情况，对对不同的的种类的的商品，应应分别制制定制式式合同。但但大宗采采购合同同有一些些要点要要注意：a.商品的的品种、规规格和数数量:商品的的品种应应具体，避避免使用用综合品品名；商商品的规规格应规规定颜色色、式样样、尺码码和牌号号等；商商品的数数量多少少应按国国家统一的的计量单单位标出出。必要要时，可可附上商商品品种种、规格格、数量量明细表表。b.商品的的质量和和包装:合同中中应规定定商品所所应符合合的质量量标准，注

25、注明是国国家或部部颁标准准；无国国家和部部颁标准准的应由由双方协协商凭样样订（交交）货，并并要封样样待查并并要封样样待查。；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。c.商品的的价格和和结算方方式:合同中中对商品品和价格格的规定定要具体体，规定定作价的的办法和和变价处处理等，以以及规定定对副品品、次品品的折扣扣办法；规定结结算方式式和结算算程序。d.交货期期限、地地点和发发送方式式:交（提提）货期期限（日日期）要要按照有有关规定定，并考考虑双方方的实际际情况、商商品特点点和交通通运输条条