SAP-采购发票校验流程-v110-0316- doc

1、业务流程定义文档采购发票校验最后修改日期：TCL部品（光电科技）SAP项目页码： DATE M/d/yyyy 9/24/2022 TIME h:mm am/pm 1:06 PM 作者：刘庆模块：MM PAGE 10 of NUMPAGES 10业务流程名称: 采购发票校验流程编号及版本号编号：BPD-MM13版本：V1.00业务流程定义文文件签署表业务流程定义文文件是描述未未来在SAPP R/3中中处理业务的的详细流程定定义，其定义义的业务流程程及其中所涉涉及的SAPP功能已得到到以下项目组组成员的接受受并已签署。项目中职务姓名签字日期TCL部品（光光电科技）关关键用户谢芳TCL部品（光光电科

2、技）流流程所有人王晓峰TCL光机关键键用户李庞晋阎晓莉赵心亚TCL光机流程程所有人朱林TCL显示关键键用户王妙荣TCL显示流程程所有人戴谋新IBM顾问刘庆TCL项目经理理林雪梅IBM项目经理理夏玲芳1. 业务流程程目的：采购发票校验指指采购发票的的收票、校验验和入帐。2. 业务流程程的相关原则则：2.1本流程主主要描述的是是在后勤物料料管理模块进进行的发票校校验，即对采采购订单进行行发票校验。2.2 后勤发发票校验是采采购业务的后后端，主要指指收到供应商商的发票后，在在系统内对发发票的信息进进行检查，结结合系统内的的订单收货纪纪录、采购订订单等信息综综合的进行校校验，确保发发票信息无误误后再进

3、行发发票的正式过过账，产生对对供应商的应应付款。 发票校验的对对象包括采购购货款和交货货成本。交货货成本主要包包括运费和关关税。 后勤发票校验验的基本原则则是基于收货货做发票校验验。如果出现现票到未收货货的现象，除除特殊 情况外，一一般不做系统处理理。 交货成本中的的关税和运费费在发票校验验时可以选择择不同于采购购订单的出票票方，比如关关税可以选择择海关作为出出票方，运费费可以选择物物流公司。 在发票校验验时，会出现现供应商发票票和采购订单单的价格或者者数量不一致致的情况：价格差异,主要要有以下几种种情况：价格差异 发票金额与与采购金额的的不一致小额发票差异 发票金额额与采购金额额存在的尾数数

4、差异汇兑损益 如果是国外外采购，会存存在采购时的的汇率与做校校验时的汇率率不一致的情情况，这时候候会产生汇兑兑损益以上几种价格差差异可以在系系统中设置具具体的容差限限制，如百分分比容差或者者绝对值容差差。当发票校校验时发生的的差异超过容容差限制时，系系统会冻结住住该发票的付付款。财务部部门需要做差差异分析，确确认该差异是是否可以接受受，如不能接接受，需要冲冲销发票校验验。数量差异如果发票数量与与收货数量上上存在差异，需需要财务部门门跟采购部门门一起确认差差异的原因后后再做发票校校验，原则是是不允许数量量上存在差异异。 发票校验时时的注意事项项：供应商在出货后后，采购部门门需要催促供供应商尽快将

5、将发票送达。采购部门需要与与供应商沟通通，在送达的的发票上附上上对应的采购购订单号码。发票送达后，先先由采购部门门接受，进行行初步检验合合格后，然后后再由采购部部门送至财务务部门做发票票校验;财务完成发票校校验后，付款款必须以采购购部门的付款款申请为依据据。3. 业务流程程所带来的相相关规则和政政策改变3.1 相关的的规则和政策策改变实施SAP系统统后，能改变变以往人工的的大量对帐工工作，工作量量降低，效率率提高。3.2 对组织织结构调整的的要求采购部门负责接接收供应商送送达的发票，然然后送至财务务部。4. 版本控制制：版本作者日期更改内容描述V1.0刘庆2005.022.22创建5业务流程图

6、图例解释 本段主要描描述流程图的的符号。6. 业务流程程图（在VIISIO中画画流程图）业务流程的详细细步骤： 物料管理模块块的发票校验验业务流程步步骤:步骤用户系统 事务描述下一步1供应商系统外供应商出具发票票根据出货情况开开出标准发票票22采购人员系统外收发票接收供应商开出出的发票33采购人员系统外发票检查对收到的供应商商发票做一般般性检查，检检查内容：发发票抬头，出出票人，收票票人，发票时时间，单价，数数量，金额，税税率等无问题转4有问题转1由供供应商重新开开发票4采购员系统外送交应付会计定期将供应商送送来的发票整整理后交给应应付会计55应付会计系统外应付会计检查根据相关财会制制度规定从

7、财财务专业角度度对发票进行行检查通过转7未通过转6将发发票退回采购购6应付会计系统外交回采购退供应应商将未通过检查的的发票退回采采购处理17应付会计SAP发票校验进行系统内发票票校验处理及及预付款清账账处理88应付会计SAP发票是否有差异异？对发票、收货、订订单进行三方方匹配校验，确确认发票有无无差异无转9有转109应付会计SAP发票过帐对正确的供应商商发票进行过过帐操作结束10应付会计系统外是否接受差异？判断差异是否在在可接受的范范围内否转11冻结是转9过帐11应付会计SAP发票冻结在系统内冻结有有差异的发票票1212应付会计/采购人员系统外差异分析与处理理对发票差异进行行分析，如差差异不可

8、接受受则由应付会会计冲销发票票校验，并将将发票退回给给供应商；如如差异可接受受则到下一步步1313应付会计SAP冻结解冻在系统内进行发发票冻结解冻冻操作结束 8. 业务流程程中所用到的的报表：报表名称目前是否在用描述工具（SAP标标准报表/RReportt Painnter/RReportt Writter/Quuery/AABAP/EExcel/Word）使用频率未收到发票的采采购订单清单单是列举所有已收货货但未收到发发票的采购订订单SAP标准报表表中发票校验清单否列出做过发票校校验发票的清单SAP标准报表表低9. 业务流程程中所用到的的表单：表单名称目前是否在用描述是否SAP表单单/layoout seet?(是/否)使用频率发票是供应商送来的发发票否中发票问题通报单单否如果发现发票存存在问题，则则通知供应商商时使用的通通报单否低付款申请是发票校验做完后后，财务付款款需要以采购购部门的付款款申请为依