金蝶协同办公软件V6.2用户手册-流程管理篇

1、 金蝶协同办公软件V6.2用户手册第 第111页/共111页意见反馈 感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户手册的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26615016协同产品部反馈给我们，我们将期待您给予我们好的建议和意见。目 录 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc329007393 第1章系统概述 PAGEREF _Toc329007393 h 11 HYPERLINK l _Toc329007394 第2章协同审批（工作流） PAGEREF _Toc329007394 h 11 HYPE

2、RLINK l _Toc329007395 2.1角色说明 PAGEREF _Toc329007395 h 13 HYPERLINK l _Toc329007396 2.2与其他模块应用说明 PAGEREF _Toc329007396 h 13 HYPERLINK l _Toc329007397 2.2.1转传阅 PAGEREF _Toc329007397 h 13 HYPERLINK l _Toc329007398 2.2.2归档到知识中心 PAGEREF _Toc329007398 h 15 HYPERLINK l _Toc329007399 2.3设置常用工作流 PAGEREF _Toc

3、329007399 h 15 HYPERLINK l _Toc329007400 2.4草拟文件 PAGEREF _Toc329007400 h 16 HYPERLINK l _Toc329007401 2.5审批文件 PAGEREF _Toc329007401 h 20 HYPERLINK l _Toc329007402 2.5.1如何查询待审批的文件 PAGEREF _Toc329007402 h 20 HYPERLINK l _Toc329007403 2.5.2签署审批意见 PAGEREF _Toc329007403 h 22 HYPERLINK l _Toc329007404 2.5

4、.3上传附件 PAGEREF _Toc329007404 h 25 HYPERLINK l _Toc329007405 2.5.4加载签名 PAGEREF _Toc329007405 h 26 HYPERLINK l _Toc329007406 2.5.5批阅正文 PAGEREF _Toc329007406 h 27 HYPERLINK l _Toc329007407 2.5.6用印（电子签章） PAGEREF _Toc329007407 h 29 HYPERLINK l _Toc329007408 2.6图片签章 PAGEREF _Toc329007408 h 30 HYPERLINK l

5、_Toc329007409 2.6.1多页签中正文签章 PAGEREF _Toc329007409 h 30 HYPERLINK l _Toc329007410 2.6.2上传附件中签章 PAGEREF _Toc329007410 h 30 HYPERLINK l _Toc329007411 2.7查看文件 PAGEREF _Toc329007411 h 31 HYPERLINK l _Toc329007412 2.8操作按钮说明 PAGEREF _Toc329007412 h 31 HYPERLINK l _Toc329007413 2.8.1发送 PAGEREF _Toc329007413

6、 h 31 HYPERLINK l _Toc329007414 2.8.2暂存 PAGEREF _Toc329007414 h 33 HYPERLINK l _Toc329007415 2.8.3退回 PAGEREF _Toc329007415 h 33 HYPERLINK l _Toc329007416 2.8.4取回 PAGEREF _Toc329007416 h 33 HYPERLINK l _Toc329007417 2.8.5页面打印 PAGEREF _Toc329007417 h 34 HYPERLINK l _Toc329007418 2.8.6WORD套打 PAGEREF _T

7、oc329007418 h 34 HYPERLINK l _Toc329007419 2.8.7跟踪 PAGEREF _Toc329007419 h 35 HYPERLINK l _Toc329007420 2.8.8催办 PAGEREF _Toc329007420 h 38 HYPERLINK l _Toc329007421 2.8.9督办 PAGEREF _Toc329007421 h 39 HYPERLINK l _Toc329007422 2.8.10协办 PAGEREF _Toc329007422 h 41 HYPERLINK l _Toc329007423 2.8.11取回协办 P

8、AGEREF _Toc329007423 h 42 HYPERLINK l _Toc329007424 2.8.12缓办 PAGEREF _Toc329007424 h 42 HYPERLINK l _Toc329007425 2.8.13收藏 PAGEREF _Toc329007425 h 42 HYPERLINK l _Toc329007426 2.8.14关注审批 PAGEREF _Toc329007426 h 44 HYPERLINK l _Toc329007427 2.8.15转换 PAGEREF _Toc329007427 h 45 HYPERLINK l _Toc32900742

9、8 2.8.16新起 PAGEREF _Toc329007428 h 47 HYPERLINK l _Toc329007429 2.8.17作废 PAGEREF _Toc329007429 h 48 HYPERLINK l _Toc329007430 2.8.18结束 PAGEREF _Toc329007430 h 50 HYPERLINK l _Toc329007431 2.8.19清稿 PAGEREF _Toc329007431 h 51 HYPERLINK l _Toc329007432 2.9表单特殊字段操作说明 PAGEREF _Toc329007432 h 52 HYPERLINK

10、 l _Toc329007433 2.9.1文件编号 PAGEREF _Toc329007433 h 52 HYPERLINK l _Toc329007434 2.9.2主送抄送 PAGEREF _Toc329007434 h 54 HYPERLINK l _Toc329007435 2.9.3提交人 PAGEREF _Toc329007435 h 55 HYPERLINK l _Toc329007436 2.9.4提交日期 PAGEREF _Toc329007436 h 55 HYPERLINK l _Toc329007437 2.9.5拟稿部门 PAGEREF _Toc329007437

11、h 55 HYPERLINK l _Toc329007438 2.9.6主题词 PAGEREF _Toc329007438 h 55 HYPERLINK l _Toc329007439 2.10套红头 PAGEREF _Toc329007439 h 56 HYPERLINK l _Toc329007440 2.10.1简单套红头 PAGEREF _Toc329007440 h 56 HYPERLINK l _Toc329007441 2.10.2模板套红头 PAGEREF _Toc329007441 h 57 HYPERLINK l _Toc329007442 2.11文件监控 PAGEREF

12、 _Toc329007442 h 57 HYPERLINK l _Toc329007443 2.11.1重定位 PAGEREF _Toc329007443 h 58 HYPERLINK l _Toc329007444 2.11.2导出流程文件 PAGEREF _Toc329007444 h 60 HYPERLINK l _Toc329007445 2.11.3作废和反作废操作 PAGEREF _Toc329007445 h 60 HYPERLINK l _Toc329007446 2.12文件观察 PAGEREF _Toc329007446 h 61 HYPERLINK l _Toc32900

13、7447 2.13事务委托 PAGEREF _Toc329007447 h 62 HYPERLINK l _Toc329007448 2.13.1流程委托 PAGEREF _Toc329007448 h 62 HYPERLINK l _Toc329007449 2.13.2撤消委托 PAGEREF _Toc329007449 h 64 HYPERLINK l _Toc329007450 2.13.3事务委托取回 PAGEREF _Toc329007450 h 64 HYPERLINK l _Toc329007451 2.13.4查看受委托的流程 PAGEREF _Toc329007451 h

14、66 HYPERLINK l _Toc329007452 2.13.5查看委托人处理的文件 PAGEREF _Toc329007452 h 66 HYPERLINK l _Toc329007453 2.14流程归档 PAGEREF _Toc329007453 h 66 HYPERLINK l _Toc329007454 第3章协同工作 PAGEREF _Toc329007454 h 67 HYPERLINK l _Toc329007455 3.1事项一览 PAGEREF _Toc329007455 h 68 HYPERLINK l _Toc329007456 3.2模板管理 PAGEREF _

15、Toc329007456 h 68 HYPERLINK l _Toc329007457 3.2.1模板查询 PAGEREF _Toc329007457 h 68 HYPERLINK l _Toc329007458 3.2.2模板增加 PAGEREF _Toc329007458 h 69 HYPERLINK l _Toc329007459 3.2.3模板修改 PAGEREF _Toc329007459 h 70 HYPERLINK l _Toc329007460 3.2.4模板删除 PAGEREF _Toc329007460 h 71 HYPERLINK l _Toc329007461 3.3新

16、建事项 PAGEREF _Toc329007461 h 73 HYPERLINK l _Toc329007462 3.3.1任意流转 PAGEREF _Toc329007462 h 73 HYPERLINK l _Toc329007463 3.3.2步骤流转 PAGEREF _Toc329007463 h 74 HYPERLINK l _Toc329007464 3.4待办事项 PAGEREF _Toc329007464 h 76 HYPERLINK l _Toc329007465 3.4.1待办事项查询 PAGEREF _Toc329007465 h 76 HYPERLINK l _Toc3

17、29007466 3.4.2转入流程 PAGEREF _Toc329007466 h 77 HYPERLINK l _Toc329007467 3.4.3存档 PAGEREF _Toc329007467 h 78 HYPERLINK l _Toc329007468 3.4.4事项办理 PAGEREF _Toc329007468 h 79 HYPERLINK l _Toc329007469 3.4.5转发 PAGEREF _Toc329007469 h 79 HYPERLINK l _Toc329007470 3.4.6关注/取消回复 PAGEREF _Toc329007470 h 80 HYP

18、ERLINK l _Toc329007471 3.4.7转公告 PAGEREF _Toc329007471 h 81 HYPERLINK l _Toc329007472 3.4.8加签 PAGEREF _Toc329007472 h 81 HYPERLINK l _Toc329007473 3.4.9步骤流程图 PAGEREF _Toc329007473 h 83 HYPERLINK l _Toc329007474 3.4.10正文版本 PAGEREF _Toc329007474 h 85 HYPERLINK l _Toc329007475 3.4.11反馈意见 PAGEREF _Toc329

19、007475 h 86 HYPERLINK l _Toc329007476 3.4.12阅读记录 PAGEREF _Toc329007476 h 87 HYPERLINK l _Toc329007477 3.5已办事项 PAGEREF _Toc329007477 h 88 HYPERLINK l _Toc329007478 3.5.1我发起的事项 PAGEREF _Toc329007478 h 88 HYPERLINK l _Toc329007479 3.5.2我经办的事项 PAGEREF _Toc329007479 h 90 HYPERLINK l _Toc329007480 3.6我的收藏

20、 PAGEREF _Toc329007480 h 91 HYPERLINK l _Toc329007481 3.7草稿箱 PAGEREF _Toc329007481 h 92 HYPERLINK l _Toc329007482 3.7.1查询 PAGEREF _Toc329007482 h 92 HYPERLINK l _Toc329007483 3.7.2修改 PAGEREF _Toc329007483 h 93 HYPERLINK l _Toc329007484 3.7.3删除 PAGEREF _Toc329007484 h 93 HYPERLINK l _Toc329007485 3.8

21、回收箱 PAGEREF _Toc329007485 h 93 HYPERLINK l _Toc329007486 3.8.1事项查询 PAGEREF _Toc329007486 h 93 HYPERLINK l _Toc329007487 3.8.2事项删除 PAGEREF _Toc329007487 h 94 HYPERLINK l _Toc329007488 3.8.3事项恢复 PAGEREF _Toc329007488 h 94 HYPERLINK l _Toc329007489 3.9事项分类 PAGEREF _Toc329007489 h 94 HYPERLINK l _Toc329

22、007490 3.10查询事项 PAGEREF _Toc329007490 h 95 HYPERLINK l _Toc329007491 3.11已删事项 PAGEREF _Toc329007491 h 97 HYPERLINK l _Toc329007492 3.12事项阅读记录 PAGEREF _Toc329007492 h 97 HYPERLINK l _Toc329007493 3.13取回事项 PAGEREF _Toc329007493 h 98 HYPERLINK l _Toc329007494 第4章流程统计 PAGEREF _Toc329007494 h 99 HYPERLIN

23、K l _Toc329007495 4.1流程文件统计 PAGEREF _Toc329007495 h 99 HYPERLINK l _Toc329007496 4.2流程步骤时效统计 PAGEREF _Toc329007496 h 101 HYPERLINK l _Toc329007497 4.3流程分类用时统计 PAGEREF _Toc329007497 h 102 HYPERLINK l _Toc329007498 4.4流程综合统计 PAGEREF _Toc329007498 h 103 HYPERLINK l _Toc329007499 4.5办文数量统计 PAGEREF _Toc3

24、29007499 h 105 HYPERLINK l _Toc329007500 第5章公文交换 PAGEREF _Toc329007500 h 106 HYPERLINK l _Toc329007501 5.1新建公文 PAGEREF _Toc329007501 h 106 HYPERLINK l _Toc329007502 5.1.1直接新建交换公文 PAGEREF _Toc329007502 h 106 HYPERLINK l _Toc329007503 5.1.2从工作流中转换公文 PAGEREF _Toc329007503 h 108 HYPERLINK l _Toc32900750

25、4 5.2接收公文 PAGEREF _Toc329007504 h 109 HYPERLINK l _Toc329007505 5.3查看发送公文 PAGEREF _Toc329007505 h 109协同办公系统用户手册 金蝶协同办公软件V6.2用户手册系统概述金蝶协同办公软件运用领先的网络技术，结合了广大企事业单位的关键应用和先进的协同管理理念，建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，可以解决您对办文、办事、沟通、协作、共享及业务集成方面的需求，同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。建立协同审批的平台。通过自定义表单、可视化流程图绘制的组合，流程化、模板化管理非结构化信息，规范企事业

26、单位管理行为。实现企事业内部行政类、事务类、财务类等各种审批事项的流转自动化、流程文件多维度的统计、不同协作单位的公文交换。满足不同工作管理需求，提高组织管理的规范性和可控性，提高工作质量、办公效率、执行力、节约大量的办公资源。建立信息共享的平台。实现企事业单位对其最重要资产知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用，完全摆脱人员流动造成的知识的流失。通过自由定义分类、严密灵活的权限体系来实现多层次、多维度、多范围的灵活管理机制，对文档和信息进行一体化共享管理，实现高效的知识传递、转移。通过构建的信息资源共享平台，使企事业单位的公告、新闻、技术交流文档、其他业务系统资源等能够在员工之间得到广泛的利用

27、和传播。建立互动沟通的平台。将通讯录、电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、问卷调整查等相结合，使得员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台，大大增强了内部凝聚力。实现辅助办公管理。可以随时随地通过系统深入了解下级部门、员工的各种信息，将企业总体目标分解到人，可以实时监控工作计划的执行情况，查阅下属工作日志、任务汇报，进行计划的检查、批示，以采取相应的管理与响应措施，做出正确决策。实现跨地域工作的计划、沟通、组织、协调。建立资源管理平台。实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用。为行政管理人员提供了便利的工具，规范企业日常办公管理，提升管理效率。协

28、同审批（工作流）工作流的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企事业单位生产经营管理水平和企事业单位竞争力的目标。通过本企事业单位的系统管理员灵活的定制，用户即可通过此模块实现文件的流转、审批、归档、统计、催办、督办等应用。特性说明灵活性：提供基于WEB浏览器的窗体及流程自定义功能，可以满足组织单位对业务进行重构，满足流程优化及自定义配置的管理需求。监控性：能实时监控正在运行的所有流程的信息、图形化的展示，便于管理人员及时跟踪处理重点业务。管理人员还可以随时控制流程的流转、中止挂起流程、重新制定任务的

29、执行人。协同性：支持多人同步处理业务，处理人协同跟踪办理进度，支持远程和分布式办公，或委托代理人机制。待办消息自动发送，可以通过消息直接处理业务。使用人员说明使用人员操作说明工作流设计人员流程的设计人员，具体分为工作流系统管理人员和业务流程管理人员，工作流系统管理人员管理整个工作流系统，业务流程管理人员负责管理具体的流程。企事业单位业务人员操作使用业务的人员，处理工作流任务。工作流管理人员负责工作流监控的工作，对运行中的工作流进行监视、控制、分析。应用范围说明组织单位内部可以通过工作流进行处理的事务范围广泛，以行政发文管理及收文管理为应用基础，可涵盖资源申请、设备申购、人力资源、财务报销、日常

30、报送等工作领域，所有涉及到协同审批流转的事务都可以通过工作流来完成。如：发文流程审批收文办理审批合同会审管理费用报销审批员工请假审批员工出差审批角色说明编号角色名拥有权限说明公文处理起草文件，审批文件，打印文件，跟踪，协办，缓办，收藏，转换，传阅，套红，事务委托，文件观察，文件监控，流程归档等功能。流程统计查询各统计报表工作流管理设置表单，设置工作流，设置公文报表，设置审批决策组，设置表单字典，设置流程转换等。与其他模块应用说明转传阅操作步骤单击协同审批待办文件/已办文件，进入相应待办/已办文件列表。在文件列表页面，单击文件名称，签收文件后进入详情页面。在表单详情页面，单击【传阅】，进入传阅页

31、面。选择接收人员/部门，输入传阅内容等信息，单击【发送】完成文件转传阅操作。数据项说明编号数据项类型说明及约束 是否必填标题字符默认显示文件标题信息是接收人员字符传阅的接收者否接收部门字符传阅的接收部门，包含部门及子部门下所有用户否加签单选是：可以增加查看人员否：不能增加查看人员否是否共享传阅意见单选是：共享传阅意见，可查看其他接收人意见否：不共享传阅意见，不能查看其他接收人意见否是否关注回复意见单选是：关注回复意见，以消息方式提醒否：不关注回复意见否内容字符传阅内容信息默认显示文章内容否附件字符默认显示文章附件勾选：发送附件给接收人不勾选：则不发送附件给接收人否归档到知识中心流程文件在流转完

32、成后可以设置表单，附件等内容归档到知识中心的某个栏目。归档的方式有自动归档和手动归档两种：自动归档：即流程文件流转结束后，自动根据流程的设置归档到知识中心的某个目录中；手动归档：即由归档人员根据文件的内容选择归档到哪个目录。设置常用工作流组织单位内涉及到审批的应用流程比较多，用户可以将本人常用的流程，显示在办公桌面或公文处理业务模块的菜单中，可以更快捷地进行拟稿的操作。已经收藏的快捷流程已经收藏的快捷流程单击协同审批新建公文进入工作流列表界面。 在工作流列表页面，单击收藏图标进行收藏快捷流程。成功收藏的快捷流程将同时在办公桌面及公文处理的左侧菜单中快捷流程中显示。草拟文件草拟文件一般分为四个处

33、理步骤：填写处理填写处理表单信息在线编辑正文内容选择后继路径1选择下一步经办人234步骤操作说明可否省略及原因1按照发文审批表单，填写必要的信息，如标题，主要用于后续处理跟踪、查询、汇总统计。不可省略2创建正文内容，为后续的审批、核稿、用印提供内容基础。可省略。（如果是请假或费用审批等流程，无需附加正文时）3根据主办人的意见，选择文件往下流转的分支路径可省略。（如果后续路径由条件自动判断或为单向节点时，无需选择）4根据主办人的意见，灵活选择下一步骤节点的经办人员。可省略。（如果后续路径的经办人已经由管理人员配置好）操作前提：流程管理或设计人员，将审批表单及工作流程设置好后，用户才能在前台进行拟

34、稿操作。单击协同审批新建公文进入工作流列表界面。在工作流列表，单击需要拟稿的工作流名称旁边的【拟稿】或单击左菜单快捷工作流名称进入公文拟稿界面。按照审批表单的字段要求，填写相关信息。以*标识的字段表示为必填项。 单击【暂存】，保存已经输入到审批表单的信息。多页签方式，直接单击正文编辑页签可在线创建正文。编写正文内容后，单击【保存】返回到处理表单页面。 自由拟稿 模板引用在处理表单页面，单击【发送】。如果拟稿的后续节点是有多个分支，需要由拟稿人进行选择时，系统会提示选择步骤，并将路径列表显示。选择路径名称，如果被选择的路径步骤，管理员没有默认设置经办人员时，就需要由拟稿人灵活选择下一步骤的经办人

35、员：单击【选择】按钮，从组织架构导航树中选择经办人员后，单击【确认发送】按钮，发出拟稿审批申请，系统将提示文件已经发送给指定的人员。操作前提：需要使用正文模板、红头模板、WORD套打等，需要系统管理员先在公文表单界面设置。审批文件如何查询待审批的文件当有新的文件需要用户审批办理时，用户可以通过三个通道得到待办消息：办公桌面的待办公文：用户登录系统进入办公桌面时，便可以查看到待办的公文信息。待办文件推送 待办文件推送消息中心的系统通知：当有新的公文到达时，系统会根据您的个性化消息设置，将待办消息进行页面提醒。待办事宜提醒 待办事宜提醒待办文件：进入协同审批业务模块时，可以查询到所有的待办文件。

36、签署审批意见操作步骤单击协同审批待办文件进入待办文件列表界面。单击文件标题，进入审批表单页面，单击【签收】。在填写审批意见的区域，系统默认设置了几个常用审批意见，用户可以在此直接选择引用。操作按钮会签意见操作按钮会签意见如果有其它的处理意见，单击【处理意见】，跳出单独的处理意见页面，可以选择个人设置的常用审批意见，或直接在批示意见栏中输入其它内容。 功能按钮说明处理表单的按钮功能说明如下表：操作功能说明发送完成审批处理操作，发送到下一节点。暂存保存表单信息。退回将此节点处理的文件，退回到上一节点的处理人那里。Word套打打印审批表单内容，输出格式为WORD文件（.doc）。页面打印网页的方式打

37、印审批表单。跟踪查看该文件详细办理步骤、每一节点的办理人、时间及状态。协办提出协办申请，选择其它用户进行同步办理该文件。转换将正在处理的文件，选择其它流程继续流转。缓办将正在处理的文件，暂缓进行处理。传阅将正文或附件内容，通过“协同工作”业务模块，发送给其他用户签收查阅。关注审批将文件设置成关注审批，则后续经办人员处理了文件后，则发送消息提醒关注人员。流程信息查看流程的详细信息。催办给当前处理人发送催办信息，催促文件及时办理。督办督办即为请求文件的当前处理人的上级督促办理文件情况。作废将正在处理的文件作废。作废的文件不统计在正常办结文件中。结束将正在处理的文件终止结束。返回返回待办文件列表。温

38、馨提醒：如果处理意见比较长，则建议使用附件上传的方式上传意见。上传附件操作步骤进入拟稿界面，单击表单上方的【附件】，弹开附件上传栏。选择上传文件，填写标题，单击【上传文件】完成附件上传。在附件列表的标题前，系统依据不同的文件格式直观显示不同的图标，让用户直观的判断出是什么类型的附件。点击附件标题后的查看图标可进入该附件的详细信息页面；点击附件标题后的下载图标直接下载附件；对于类型为doc和xls的文件，点击附件标题后的修改图标，可直接在编辑器中修改附件的内容；点击附件标题后的删除图标，可直接删除附件。在附件详情页面，可以对正文附件做在线编辑，修改，下载，删除，等相关操作。数据项说明编号数据项类

39、型说明及约束 是否必填选择文件字符选择需上传的附件否标题字符标题内容信息否温馨提醒：附件类型为doc和xls的文件才可以支持在线编辑，其他后缀的文件暂不支持在线编辑操作，在附件列表中附件标题后不显示编辑图标。加载签名操作步骤进入表单审批界面，在需要签章处，单击【签章】。单击此处进行签章单击此处进行签章 温馨提醒：拟稿时若需要签章请先点击【暂存】暂存表单后才可以进行签章。弹出签章签名页面，输入签名签章密码，单击【确定】完成签名签章。在签章签名页面如输入密码不正确，系统将给出提示。当输入了三次错误的密码后，系统将提示“签名签章密码不正确，签名不成功！”。这时需要修改签章密码，或进入签章窗口重试。操

40、作前提：若需要使用签章，请先在设置中心签名设置，设置签名。批阅正文操作步骤 在表单编辑页面，单击【正文】进入正文word编辑页面 在正文编辑窗口，用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订。在修改过程中，系统会自动记录用户的修改内容、作者、时间，不同修改人的痕迹将以不同颜色加以区分。修改完成后，单【保存】，完成正文修订操作。并自动为正文形成一个新的版本号。功能按钮说明编号操作项操作说明保存保存当前对正文内容的修改暂存暂存当前对正文内容的编辑重载文件重置当前对正文内容的修改。提取字段提取表单内相应的字段内容到正文相应指定位置。下载保存当前正文编辑页面到本地查看打印文档打印正文文档内容打印预览打印预览

41、正文文档内容隐藏菜单隐藏编辑器自身菜单栏全屏全屏显示正文编辑内容温馨提醒：如果连续两个节点的处理人为同一用户时，系统将不会记录修订痕迹及版本信息。用印（电子签章）应用协同办公系统后，组织单位通过工作流办结的文件，往往需要在单位内部，将电子文档进行传阅、分发。使用电子签章技术，不但可以保持文件的完整性，同时由于电子签章具有很高的安全性，具有不可移动、复制等特性，可以加快文件的利用效率，减少纸质文件的传递成本。操作前提：使用电子签章需要先购买电子签章软件及U-KEY设备，并初始化单位公章信息。图片签章在WORD正文中调用系统中设置的签名签章图片进行签章作业。签章图片仅浮动显示在WORD文字上方，不

42、提供专业签章软件具有的功能。多页签中正文签章将鼠标移动至要盖章的位置，单击【盖章】，弹出签名签章选择界面。选择签章图片，输入密码，单击【确定】，完成图片签章。签章人和有权限修改此文档的用户可以移动此图片的位置。上传附件中签章用户单击附件标题后的，在附件的编辑界面进行盖章作业。如果经办人在节点中有盖章权限，也可单击【盖章】按钮进行盖章作业。操作前提：使用图片签章需在管理控制台工作流参数中启用“启用系统图片在正文中盖章项”项.查看文件操作步骤单击【协同审批】已办文件进入列表，可以查看自己拟稿的文件记录。 单击、查看相应页签列表文件记录。页签说明编号页签说明我起草的文件拟搞人为当前登录用户的文件我经

43、办的文件当前的登录用户曾经浏览过、办理过的文件。我收藏的文件当前登录用户收藏的文件。我委托的文件当前登录用户在流程委托期间被委托人办理过的文件。我协办的文件其他用户协办给我办理的文件。温馨提醒：在协同审批已办文件/文件监控/文件观察中，查看完某个文件后，返回文件列表时，刚才查看的文件标题变为蓝色。操作按钮说明发送在表单页面，单击【发送】，如果当前节点是处理节点，则会出现选择路径和处理人界面 在选择路径和处理人界面，选择处理步骤和人员后，单击【确认发送】，完成文件的发送操作。编号数据项类型说明及约束 是否必填选择下一步节点单选选择下一个节点的处理步骤是选择下一步人员字符选择下一步处理人员是时间期

44、限数字请此步骤处理人在一定时间内完成公文处理不选择表示不限制完成期限否补充留言字符发送给下一个节点处理人的留言否将文件发送给下个节点的人处理，如果当前节点是通知节点，则单击【发送】按钮则会直接显示选择下一步处理人的界面。如下图：温馨提醒：管理控制台环境设置工作流参数中的参数“发送跳转至待办列表”，默认为“否”。设置为“是”，用户【确认发送】文件后，自动跳转至待办文件的列表界面，并在列表上方进行文字提醒。暂存暂存当前表单的信息，基于B/S架构的系统，网页中的输入项系统无法自动保存下来，因此如果用户需要保存当前表单的数据需要手工单击【暂存】按钮。退回将文件退回给上一个节点的处理人。在公文处理过程中

45、，有可能有上一步处理人发错了文件但你已签收，则可使用退回功能。如果系统设置了“退回发送传阅”，系统将会自动触发传阅功能，将退回信息以传阅信息的方式通知当前节点已经参与审批的人员。温馨提醒：如果上个步骤为拟稿节点，则退回的文件在拟稿人的草稿箱中查看；如果上个节点不是拟稿节点，则退回的文件在上个经办人的待办文件中查看。取回当经办用户发现文件发送错误或需要取回进行修改时，可以在已办文件列表单击需要取回的文件名称，单击【取回】即可将文件取回处理。温馨提醒：只能取回未签收的文件，如果发送出去的文件下一个步骤的处理人已签收，则只能由下步处理人退回或请流程管理员重定位处理。页面打印页面打印利用的是网页自己所

46、具有的打印功能，所见即所得。在表单详情页面，单击【页面打印】在弹出打印表单页面，单击浏览器的文件打印，进行打印表单操作。WORD套打某些企事业单位为了某些公文处理或存档的需要，需要单独将表单的内容打印出来，但网页方式的打印在格式上和实际的行文格式有所差异，并不附合企事业单位中行文格式要求，可以使用WORD套打功能。普通用户在单击【WORD套打】出来的格式如果不符合实际应用的需要可以联系管理员进行更改。单击选择套打模板，可将表单内容直接打开进行word套打操作。只有一个套打模板时，单击【Word套打】，直接打开进行word套打操作。温馨提醒：若存在多个WORD套打模板，则鼠标放到【Word套打】

47、按钮时，弹出WORD套打模板列表。跟踪单击协同审批待办文件、已办文件、文件监控、文件观察文件列表。 点击文件名称前的图标，弹开新窗口打开该文件的“流程图”界面。单击公文列表中的文件名称进入表单编辑页面。在表单编辑页面，单击【跟踪】，弹出流程处理跟踪页面，可以查看该流程从拟稿以及其它节点的办理情况、办理意见、时间跟踪等。 在流程处理跟踪页面，单击【流程图】打开该文件的“流程图”界面，以图形化形式动态跟踪办理情况。催办操作步骤在流程处理页面，单击【催办】进入公文催办页面。在公文催办页面，填写催办信息，单击【发送催办】进行催办操作。数据项说明编号数据项类型说明及约束 是否必填接收人字符接收催办人员是

48、标题字符催办标题信息，默认显示催办公文信息是内容字符催办内容信息，默认显示催办公文信息是温馨提醒：如果当前处理人为当前登录用户，则不需要催办，因此界面上接收人位置显示为空。督办督办即为请求文件的当前处理人的上级督促办理文件情况。在现实过程中有可能当前处理人迟迟不办理文件，则通过督办功能，当前处理人的直接领导就会收到一条消息，当前处理人领导可安排相关处理人加紧办理。操作步骤 单击已办文件，选择自己拟稿的文件可进行督办操作。在流程处理页面，单击【督办】进入督办界面。 在流程督办界面，单击【发送督办】完成督办操作。 操作前提：如果此节点的处理人在职位管理中没有上级，则显示的督办关系也为空。拟稿人和文

49、件监控员、经办人可以进行督办操作。数据项说明 编号数据项类型说明及约束 是否必填发送督办按钮发送督办否关闭按钮关闭当前督办窗口否选择需要督办的关系字符默认当前步骤处理人的领导收到督办消息是标题字符督办标题信息，默认显示督办公文信息是内容字符催办督办信息，默认显示督办公文信息是协办流程设计时一般都会将常用的处理节点在流程中预设好，则流程文件就会按预设的规则进行流转，但是有时候会在处理文件的过程中需要参考某些人员的意见，但是流程没有这样的处理节点，则可以使用协办功能。协办人员处理表单信息的权限是一样的，如当前处理人可以填写表单的哪些字段，则协办人也只能填写哪些字段。我请别人协办的文件，可以单击已办

50、文件 我协办的文件查看我协办给其他人处理的文件。在表单编辑页面，单击【协办】可请求其他人协助办理这份文件。在选择协办人页面，选择协办人员，单击【确认发送】则完成协办操作 文件发送给协办人员后，当前处理人在待办文件列表中将显示文件在协办中。协办文件 协办文件取回协办找到正在协办中的文件，点击表单上方的【取回协办】，进入取回协办界面，如下图:勾选需要协办的处理人，点击【取回协办】，即可将当前已协办出去的文件取回。缓办经办人在处理文件时，有时会遇到特殊原因需要延缓办理，可以将文件缓办。在表单详情页上方点击【缓办】，可缓办该文件，成功缓办后，当该文件需要重新进入办理状态时，单击【缓办文件】页签，进入缓

51、办文件列表页面，单击此缓办公文直接进行处理。收藏经办人对某些已经处理的文件，需要特别关注或跟进时，可以通过收藏功能，单独将这些文件列出。单击协同审批已办文件，进入已办文件列表。单击需要做收藏的公文名称，进入公文表单详情页面，单击【加入收藏】进行收藏操作。单击【加入收藏】后，在已办文件收藏文件列表中，可以查询到被收藏的文件记录。单击文件名称，查看被收藏的文件详细内容，单击【移出收藏】按钮，可以取消对该文件的收藏操作。 关注审批文件经办人中的任何用户如果比较关注当前文件后续每个经办人的处理情况，则可利用【关注审批】。点击【关注审批】按钮后当此文件后续有审批人审批时，当前用户就能收到消息提醒。如果用

52、户设置了手机或邮件提醒，则此用户将收到各种提醒。转换可以将当前的流程文件的表单、附件、正文等内容作为其他流程（包括当前流程）附件重新开始流转。被转换的流程文件可按原流转方向继续流转处理，转换相当于一个新流程文件重新拟稿的过程，但是通过转换操作可以将源文件一些数据读取到目标文件，并且将两份流程文件关联起来。操作步骤在公文表单详情页面，单击【转换】进行转换操作。在流程转换页面，选择源流程表单作为附件及需转换到流程，单击【确定】完成流程转换，相当于新流程拟稿运行处理的过程。 正文转换：如果这个流程文件中有多个DOC文档，则文件列表前将出现选择按钮，用户可以选择以哪个DOC文件的内容作为新拟搞的流程文

53、件的正文。如果某些复件不需要转换到新流程文件中，则去掉该文件前的复选框即可。选择要转换的流程单击确定，即可完成文件的转换操作。表单关联如果勾选“表单关联”，则两个文件则进行关联，在转换的流程文件下方会列出被转换的流程文件标题，如下图。单击文件参考公文的标题可以看到以前这份文件的处理情况。一般企事业单位应用中应用转换比较多的情况有收文转发文，则查看相应的发文文件时可以单击相关的收文文件查看当时这份文件的处理情况。转换后的文件标题作转换操作后，文件标题和作转换时输入的文件标题一致。如下图所示4、字段对应转换如果流程在流程转换设置中，设置了相应的源流程和目标流程表单内字段对应转换关系后，在公文处理详

54、情页面，单击【转换】，如下图所示：勾选需要转换的字段表单对应关系，单击【确定】，则对应源表单字段中的值则会转换到新拟稿的相应的字段中。举例：企事业单位中常见的应用场景有：“收文”转“发文”流程，需要在查阅发文件的时候查看收文办理件的情况，则可利用转换功能。数据项说明编号数据项类型说明及约束 是否必填选择文件字符选择转换源流程附件及正文是否转换以相应的附件和正文方式存在于转化后的流程。否选择流程字符选择转换的流程是新起新起文件相当于是关联两个流程文件的操作，在原来的文件中新起文件后，在新起的流程文件的表单下方就可以看到有一个参考公文，单击文件标题就可以查看到关联公文的信息。在表单详情页面，单击【

55、新起】，进行新起流程。页面跳转到工作流列表，选择相应的工作流名称，进入公文拟稿表单界面面，则启动一个新的流程文件进行流转。温馨提醒：不管文件有没有流转结束用户都可以【新起】自己拟稿或经办过的文件；文件监控员可以【新起】自己有权监控的文件。作废流程作废指将流程直接终止并不在运行统计，拥有作废权限的人员可对流程进行作废操作，将流程作废掉不在流转。各项统计中不包括作废的流程。操作步骤在流程处理页面，单击【作废】按钮，系统弹出显示作废页面。在作废页面，填写作废备注信息，单击【确认作废】后文件作废。作废后在已办文件中该文件显示为“作废”。对于作废的文件在各项统计中均不包括。数据项说明编号数据项类型说明及

56、约束 是否必填作废备注字符作废的原因是结束流程结束指将流程直接终止，结束后的文件作为办结的文件。拥有结束权限的人员可对流程进行结束操作。结束是一种特殊的办结状态，结束的文件可进行统计。操作步骤在流程处理页面，单击【结束】按钮，系统弹出显示作结束页面。在结束页面，填写备注信息，单击【确认结束】后文件结束并终止流转。对于结束后的文件，在我经办的文件列表中文件名称标志为“已结束”，状态为已半结。数据项说明编号数据项类型说明及约束 是否必填备注字符文件结束的原因说明。是清稿当不同的审批人、核稿人、会签人都完成文件的批示后，拟稿人或负责发文的机要秘书可以对修改痕迹进行清除。在正文编辑详情页面，单击【接受

57、】【接受对文档的所有修订】或单击【清除痕迹】，系统将自动接受所有审批人的修改意见。清除痕迹清稿清除痕迹清稿单击【保存】，清稿后的正文将形成一个新的版本信息。表单特殊字段操作说明操作前提：需要管理员在表单设计界面设计如下字段，用户拟稿时才能使用此字段。文件编号操作步骤 如果流程表单中设计了文件编号字段，则在表单拟稿或处理界面，设计的文件编号处将出现“选择”字样。单击选择将弹出新窗口出现获得文件编号界面。进入取新号页面，点【取新号】，跳出提示的信息框，点【确定】后，生成新的文件编号，同时跳出提示的信息框 ，单击【确定】完成取号操作。数据项说明编号数据项类型说明及约束 是否必填文件编号条件字符默认编

58、号有个规则条件如：系统年否文件编号格式字符文件编号格式由用户根据企事业单位实际应用定制如：蓝海集团(系统年)文件编号否当前数字编号字符文件编号数字默认自动流水号生成。用户可自动调整编号设置。否当前文件编号字符当前默认取号后默认文件编号否如果确认编号无误，点【确定】，回到表单页面完成文件编号的取号操作。如果发现编号重复或有误，点【取消】，回到取新号页面输入需要调整的编号，点【调整】，出现信息提示框：点【确定】，显示调整编号成功的提示信息框，点【确定】按钮，完成编号调整的操作。主送抄送在表单中新增一个字段，输入方式为“主送/抄送”类型，那么在拟稿时将出现如下界面：流程文件的表单和附件都会以附件的形

59、式被传阅出去，如果此流程被设置了自动传阅，则流程流转完成后会将流程信息自动传阅给主抄送人员查看。提交人在表单中有可能设计成“拟稿人”或者其他名称，提交人字段用户不用手工填写由拟稿时系统自动获取，此字段的功能主要为自动记录文件由谁拟稿。如图：提交日期自动记录拟稿时的日期，不需要用户手工输入拟稿时的日期。拟稿部门用户所在的部门会存在一定的层级关系，如：“XX公司-广州分公司-行政部”如下图：此用户在拟稿时可以选择用户所在的当前部门或上级部门进行拟稿，根据流程的设置，不同的部门级别的流转方向可能不一样，因此处理人也会不一样。用户在拟稿时一般会默认获取用户当前所在的最底层部门，可以根据实际流程流转的需

60、要变更拟稿部门。主题词单击主题词输入框旁边的选择按钮，系统会将文件标题中含有主题词的字或词组提取出来。每个行业或企事业单位整理的主题词都会有所不一样，系统默认只整理了一些常用的字或词组主，如“通知”等。如果用户在使用此字段时如果没有提取你想要的字段，可以联系系统管理员将补充主题词库。套红头简单套红头 如果管理员设置的审批表单的红头方式为简单红头，则套红头时，将红头部分套入正文模板中已经建立“红头”的书签位置，但不影响正文的排版； 单击 “正文编辑”页面中的插入书签 输入书签名红头的拼音“hongtou”，点【添加】，在正文编辑页中输入正文内容，再从正文上方的红头模板下拉框中选择红头模板即可。模