采购部制度与工作流程图

1、华东采购部门的规章制度和工作流程规章制度和工作流程一.目的:加强采购业务管理，做到有章可循，防止采购过程中的各种弊端。降低采购成本，提高采购业务质量和企业经济效益。二、周长:本制度适用于公司所有物品(原材料、包装材料及配件、五金电器、固采购资产设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等。)或劳务(技术、服务等。).三。采购部的人员结构和工作职责:(1)采购部的人员结构采购部有一名采购经理、两名采购主管、四名采购员和一名服务员。目前公司主要采购七大类物资。根据采购部的实际人员配置，采购经理、采购主管和采购员还负责采购某些类别的物料。采购部门主管采购部门主管采购部门主管采购部门主管采购部门后勤办公室代购

2、人包装材料代购人助理员代购人五金机电钢材代购人港口工具和设备代购人办公用品采购部门后勤办公室代购人包装材料代购人助理员代购人五金机电钢材代购人港口工具和设备代购人办公用品代购人班级食堂(二)工作职责1.采购部经理建立健全本部门的规章制度和各项工作的工作流程，确定本部门全体员工的岗位职责和工作标准，执行公司和本部门的规章制度和流程。负责华东地区的整体采购工作。监督和检查采购货物的价格、质量和交货周期，审查采购订单和合同。供应商的开发和管理。根据请购部门采购订单中的质量要求，选择供应商并建立供应商档案。建立基于供货及时率、售后服务质量、价格对比的供应商评价体系。付款的监督和执行。根据OA流程和财务

3、制度认真填写付款审批表。加强部的队伍建设。确保部门之间的友好关系，建立部门之间的日常沟通和反馈制度。强化部门安全意识，无任何安全隐患，无任何金钱损失控制责任，事故率为零，确保整个团队无经济问题。严格按照公司制度，及时高效地完成领导交办的其他任务。2.采购部门主管协助采购部经理进行采购部的日常管理，完善部门的规章制度、工作流程和标准。了解和掌握公司各部门的物资需求和消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化。熟悉各种材料的型号、规格、性能参数和用途。做好供应商的管理和选择。指导和督促下属创业，不断提高业务技能，保证公司正常运转。做好与相关部门的协调配合。做好自己区域的物资采购工作。3.买方根据采

4、购部管理制度、采购部材料到货制度、华东区合同管理制度等公司管理制度，认真核对采购材料，确保采购材料的准确性。询价时要货比三家，“同等质量要选价格低的，同等价格要选质量好的”。严格按照公司最新的合同评审规定准备和评审采购订单/合同。确保采购的材料按要求到达，以保证正常的生产秩序。为了提高公司的竞争力，降低生产成本，我们将努力控制采购材料的成本。监控包装材料的质量。收集整理到货的检验单、收货单等单据，并按要求核对账目。确保产品质量和生产的稳定性，拒绝不合格供应商，及时引进合格供应商。加强个人安全意识，没有任何安全隐患，没有金钱损失，没有个人经济问题。及时高效地完成领导交办的其他任务。4.勤奋根据公

5、司OA流程和财务制度，做好华东地区的报销和支付工作。认真、仔细、全面、准确。做好供应商档案的整理和归档工作，建立和完善供应商更新系统。做好订单和合同的整理归档工作。做好本部门人员的考勤考核。认真履行部门安全员的职责。四。采购原则:(1)严格执行询价议价程序。“同等质量选择低价，同等价格选择优质”对于商品的采购，必须有三家以上的供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货期、售后服务、信誉、客户群等因素的基础上进行综合评价。，并在与供应商进一步商定最终价格后，由采购部直接领导签字确认。金额超过1万元的，需经靖江区主管领导批准(临时紧急采购除外，但需向相关领导报告，事后需办理相关手续)。采购部要将采购物

6、品的名称、规格、单价输入ERP系统，并以此作为每次采购的参考。若价格较上次变动超过20%，则在OA上发布采购价格评估表，由采购部、参与生产物料使用的部门负责人、成本核算和财务主管或经理共同审核(办公用品、劳保用品采购除外)。(2)一致性原则人员采购的物品必须与请购单所列的要求、规格、型号和数量一致。当市场条件不能满足采购部门的要求或成本过高时，及时反馈信息供申请部门更改请购单参考。(3)诚信体系所有采购人员必须:1.不接受或索要个人佣金、回扣、礼券、贵重物品等。以任何形式或任何理由向供应商索取。2.不得以虚假票据或虚假合同收取个人费用或从事与业务无关的活动；不得以欺诈手段损害或侵占公司利益。3

7、.不得授意或指使下属人员同意接受或接收质量不合格、与合同不符的材料和工程。4.在不违反合同的情况下，改变或决定产品的定价、标准和指定材料。5.不透露与招标活动有关的必要信息和资料的；将未制作的招标文件及相关资料提供给投标人获取利益。6.不得利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道等资源为自己或他人从事营利活动。7.不要从事、参与、支持或纵容对公司有实际或潜在危害的行为。(4)道德标准1.“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是买手做好任何工作的出发点，也是买手首先应该具备的最基本的“职业道德”。只有当采购员热爱自己的工作，全身心地投入到工作中，才能全身心地投入到采购中去。同时，采购从业人员要认真学习采购业务

8、，才能做好本职工作。2.“诚实守信”。“诚实守信”是买手做好采购工作的根本前提，也是做人、做事、做事的基本准则。只有买方言行一致，诚实守信，诚实守信，不弄虚作假，严格遵守和履行承诺。只有在具体的采购工作中，才能严格履行自己的权利和义务。3.“廉洁自律”。购买者自律、自律、自控，自觉树立高尚的意识、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，采购员的工作和采购目的才能全面完成和实现。4 i8 y，z4.“客观公正”。“客观公正”是买手的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中公正、正直，不徇私情，不受个人主观意愿或他人意见的影响。按照统一的评标规则和标准，禁止任何主观倾向决定中标或成交

9、的供应商，切实维护所有供应商的切身利益。5.“坚持原则”。“坚持原则”是指购买者在购买活动中应严格遵循规定的操作程序，不应以自己的主观意志或他人强加的意志为转移。6.“优质服务”。采购员必须始终树立“优质服务”的工作态度，对任何供应商都要态度温和，语言文明，尊重事实，谦虚谨慎。(五)奖惩对有贡献的员工报经主管领导同意后报华东管委会给予一定的物质奖励，对违反工作制度、流程及相关规定者，将依据公司管理规定及国家法律法规严肃处理。采购部流程:一.征用1.五金电器、固定资产及设备、劳保用品、包装材料的请购:一般请购部门在OA系统上频繁填写靖江区请购单，经相关领导审批，最终提交采购部进行采购；原则上，办

10、公用品的领用由行政部根据各部门提交的办公用品月度计划统一进行。如果采购超出月度计划，请购部门将在OA上提交靖江区请购单。注:市值在5万元以上(含5万元)的固定资产，请购部门必须同时提交华东管委会出具的相关审核意见，方可进行请购，由采购部进行采购。2.原辅材料领料:一般生产部门根据销售订单制定生产计划。经生产部领导批准后，原材料由进出口部采购，辅料由采购部采购。3.食堂用品申请:食堂负责人(管理员)负责提交申请。4.紧急征用:原则上不允许紧急征用。如有紧急请购，请采购部直接领导审批并签署打印纸张请购单，经采购部直接领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字确认后提交采购部。5.大型成套设备和大宗商品

11、的采购:原则上应由两家采购商合作采购。(2)检查采购材料。采购员应根据收到的请购单，及时与采购部联系，确定采购商品的具体性能参数和使用要求，争取采购工作的正确性。(3)询价和价格比较根据核对后的请购单，及时寻找合适的供应商，收集相关信息，按照“质价相当”的原则对每个供应商进行报价；价格比较、价格验证、报告和说明应按照“同等价格和质量”的原则进行。(4)供应商的选择和评价1.供应商信息的收集。2.对供应商进行初步审查。供应商通过初审后，由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。产品质量和企业状况符合要求的，由主管领导签字同意，建立合格供方档案，报公司备案。3.应定期(半年)对合格

12、供应商进行评估。对于供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求限期整改，再根据相关部门的评估结果决定是否继续订货。对于不配合我司及时处理问题的供应商，采购部将取消其资格，并报相关领导审核。(5)订单/合同的制定1.食堂购买的低值办公用品、蔬菜、肉、蛋、调料、大米等物资无需签订采购订单/合同。采购员需要定期了解市场行情的变化，及时向部门经理汇报，以便及时调整供应商。2.包装材料、生产配件、五金交电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用品等产品需签订采购订单/合同(金额1万元以下的需签订采购订单；金额大于等于10000元的，签订采购合同。审查和签署订购单/合同1.采购订单采购员根据询价结果拟定

13、采购订单后，由采购部经理审核签字，采购部勤盖章，再由供应商签字盖章。采购订单将生效并转入实施阶段。2.采购合同买方根据询价结果初步拟定采购合同后，买方将按以下程序对合同进行评审:合同管理部审核法律部审核采购部经理审核审计部财务部副总经理审核华东区责任领导审核。经过上述审核流程后，合同将由供应商签字盖章，最后由我公司财务部盖章，合同生效，转入执行阶段。跟踪合同对于转入执行阶段的采购订单/合同，采购员应及时跟踪和了解采购订单/合同的执行情况，以减少意外情况和不确定因素的发生，进而保证材料的及时到达。(八)、验收、入库1.包装材料、生产辅料等产品到货后，要在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统

14、，然后由品控部进行产品检验。质检验收合格并出具检验报告后，及时通知仓库办理入库手续，仓库凭质检部的检验报告办理入库手续。不合格品原则上拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上领导批准。2.五金机电设备材料到货后，第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统，并通知采购部门相关人员对产品进行验收。产品无误后，通知库管员收货，办理入库手续。如果验收入库过程中出现不合格品，仓库有权拒绝入库，采购部会联系供应商退货或换货。3.大型设备到货后，供应商与请购部门办理设备交接手续。供需双方对设备进行调试和试用后，会确认产品没有质量问题，然后办理相关产品验收单。4.劳保用品和办公用品到货后，行政部相关人员进

15、行验收入库，并开具收据，由采购部和行政部签字确认。如果验收入库过程中出现不合格品，行政部有权拒绝入库，采购部会联系供应商退货或换货。5.食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量和质量进行检查并签字确认。如果食堂负责人在验收过程中发现食品有质量问题，可以拒收，并通知相关采购员联系供应商退货或换货。(九)检查发票。对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同等信息。如果票据和单据存在问题，应及时检查原因，防止不完整的票据信息转入下一个流程。偿还1.签有采购订单/合同的产品报销:采购员根据请购单，将核对后的订单/合同、收据(地磅)、检验报告、对方出具的合法发票交采购部报

16、销，再交财务部付款。2.不签采购订单/合同的产品报销:采购员根据情况说明、请购单、入库单将对方开具的合法发票交采购部报销，再交财务部付款。(11)退回已入库的产品。对于已入库的产品，如果生产和接收部门在使用过程中发现产品不合格，应及时通知品管部门对这些产品进行再次检测。若检测结果再次不合格，则发出相应的退货通知单，由品管部和生产部领导签字确认。仓库工作人员应通知买方退货通知。首先，采购员应向采购经理报告质量事故，并根据与供应商签订的相关产品采购合同的规定和公司关于相关物品退货的规定提出处理意见，经采购经理批准后及时办理退货手续。处理结束后，及时向采购部经理及相关领导汇报处理结果，并在供应商考核

17、时对该供应商进行降级处理。情节严重的，取消合格供应商资格。另外，买家退货的时候也要从财务部了解对应的货物发票是否已经入账。如果发票没有被记录，货物发票将被返回给供应商；如果发票已经审核通过，财务部相关人员会向当地税务机关开具相关证明，由买方交给供应商开具相应的红票。红票要在月底前交到财务部，以便及时收取。(十二)工作流程示意图1、包装材料采购流程:办公自动化系统接收包装材料的申请。办公自动化系统接收包装材料的申请。结合请购单的审核意见，及时联系请购部门。结合请购单的审核意见，及时联系请购部门。沟通并确认产品型号、规格、需求日期等。根据包装材料长期供应合同，并结合各供应商近期供应情况，制定合理的

18、采购订单。根据包装材料长期供应合同，并结合各供应商近期供应情况，制定合理的采购订单。有长期供货合同但没有长期供货合同。签订长期供应合同。签订长期供应合同。法律部审计法律部审计有变化。价格有变化吗？价格有变化吗？采购部门的审计产品查询采购部门的审计产品查询没有变化移动审计部审计使用公章征用审计部审计使用公章征用写查询说明。财务部审计财务部审计采购经理签名采购经理签名华东区负责人审核签字华东区负责人审核签字供应商签名和盖章供应商签名和盖章财务部盖章，合同生效。财务部盖章，合同生效。制作采购订单。制作采购订单。采购经理审核并签字。采购经理审核并签字。采购部内部办公室印章采购部内部办公室印章AA供应商

19、签字盖章，订单生效。供应商签字盖章，订单生效。跟踪采购订单和合同的执行情况。跟踪采购订单和合同的执行情况。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。产品到达和检验产品到达和检验办理入库手续办理入库手续检查发票检查发票将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。2.生产辅助材料的采购流程:OAOA系统接收生产辅助材料的请购单。结合请购单的审核意见，及时联系请购部门。结合请购单的审核意见，及时联系请购部门。沟通并确认产品型号、规格、需

20、求日期等。根据辅助材料和材料的长期供应合同，结合各供应商近期供应情况，制定合理的订货合同。根据辅助材料和材料的长期供应合同，结合各供应商近期供应情况，制定合理的订货合同。有长期供货合同但没有长期供货合同。签订长期供应合同。签订长期供应合同。法律部审计法律部审计有变化。价格有变化吗？价格有变化吗？采购部门的审计产品查询采购部门的审计产品查询没有变化移动审计部审计使用公章征用审计部审计使用公章征用写查询说明。财务部审计财务部审计采购经理签名采购经理签名华东区负责人审核签字华东区负责人审核签字供应商签名和盖章供应商签名和盖章财务部盖章，合同生效。财务部盖章，合同生效。制作采购订单。制作采购订单。采购

21、经理审核并签字。采购经理审核并签字。采购部内部办公室印章采购部内部办公室印章AA供应商签字盖章，订单生效。供应商签字盖章，订单生效。跟踪采购订单和合同的执行情况。跟踪采购订单和合同的执行情况。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。产品到达和检验产品到达和检验办理入库手续办理入库手续检查发票检查发票将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。3.五金机电采购流程:系统接收采购申请。系统接收采购申请。根据请购单的审核意见，及时与采

22、购部沟通，确认产品型号和规格。与供应商沟通了解产品细节根据请购单的审核意见，及时与采购部沟通，确认产品型号和规格。与供应商沟通了解产品细节信息反馈产品查询产品查询根据供应商评估系统评估新供应商。根据供应商评估系统评估新供应商。新供应商确定供应商和产品价格。确定供应商和产品价格。 符合要求使用公章征用写查询说明。财务部盖章，合同生效。合同生效报公司备案供应商签名和盖章采购部已经签字了财务部审计法律部审计采购部门的审计审计部审计华东区负责人审核签字根据询价单制作采购订单。使用公章征用写查询说明。财务部盖章，合同生效。合同生效报公司备案供应商签名和盖章采购部已经签字了财务部审计法律部审计采购部门的审

23、计审计部审计华东区负责人审核签字根据询价单制作采购订单。制定采购合同。制定采购合同。采购经理审核并签字。采购经理审核并签字。采购部内部办公室印章采购部内部办公室印章供应商签名和盖章供应商签名和盖章采购订单生效。跟踪采购订单和合同的执行情况。跟踪采购订单和合同的执行情况。根据公司相关规定，不合格品将由相关部门进行处理和验证。根据公司相关规定，不合格品将由相关部门进行处理和验证。产品到达和检验产品到达和检验办理入库手续，核对发票。办理入库手续，核对发票。将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款。将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款

24、。4、大型固定资产和设备采购流程:系统接收采购申请。附件是华东管理委员会出具的相关审计意见。系统接收采购申请。附件是华东管理委员会出具的相关审计意见。金额超过5万元的固定资产和设备，报集团华东管委会审批。看见根据请购单的审核意见，及时与采购部沟通，确认产品型号和规格。组织相关人员考察供应商，详细了解供应商的各方面情况，对供应商及其产品进行评价。根据请购单的审核意见，及时与采购部沟通，确认产品型号和规格。组织相关人员考察供应商，详细了解供应商的各方面情况，对供应商及其产品进行评价。信息反馈新供应商根据供应商评估系统评估新供应商。根据供应商评估系统评估新供应商。产品询价或投标确定供应商和产品型号、

25、规格、价格等。确定供应商和产品型号、规格、价格等。符合要求报公司备案报公司备案制定设备采购合同。制定设备采购合同。法律部审计法律部审计采购部门的审计采购部门的审计写查询说明。审计部审计使用公章写查询说明。审计部审计使用公章征用财务部审计财务部审计采购经理签名采购经理签名华东区负责人审核签字华东区负责人审核签字供应商签名和盖章供应商签名和盖章财务部盖章，合同生效。合同生效财务部盖章，合同生效。合同生效跟踪采购合同的执行情况。跟踪采购合同的执行情况。根据采购合同的规定处理不合格品。根据采购合同的规定处理不合格品。产品到达、检验和调试产品到达、检验和调试有有Handle the equipment

26、acceptance certificate and check the invoice.Handle the equipment acceptance certificate and check the invoice.将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款。将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款。5.办公用品/设备的采购流程:OAOA系统接收采购申请与采购部确认产品规格、型号和到货日期。与采购部确认产品规格、型号和到货日期。小型办公用品办公设备小型办公用品办公设备根据供应商评估系统评估新供应商。根据供应商评估系统评估新供应

27、商。新供应商产品查询产品查询 符合要求报公司备案报公司备案根据询价单根据询价单制作采购订单。制定采购合同。制定采购合同。法律部审计法律部审计采购部门的审计采购部门的审计采购经理审核并签名采购经理审核并签名写查询说明。审计部审计通知供应商交货使用公章写查询说明。审计部审计通知供应商交货使用公章征用财务部审计财务部审计采购部内部办公室印章采购经理签名采购部内部办公室印章采购经理签名华东区负责人审核签字华东区负责人审核签字供应商签名和盖章供应商签名和盖章供应商签名和盖章采购订单生效。供应商签名和盖章采购订单生效。财务部盖章，合同生效。合同生效财务部盖章，合同生效。合同生效跟踪采购订单和合同的执行情况

28、。跟踪采购订单和合同的执行情况。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。根据公司对不合格品的处置规定，不合格品应由相关部门进行处置和验证。产品到达和检验产品到达和检验办理入库手续，核对发票。办理入库手续，核对发票。将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。将核对后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料交后台付款。6、劳保用品采购流程:OAOA系统接收采购申请与采购部确认产品规格、型号和到货日期。与采购部确认产品规格、型号和到货日期。根据供应商评估系统评估新供应商。根据供应商评估系统评估新供应商。新供应商产品查询产品查询金额 1万元 1万元符合要求采

29、购部门的审计供应商签名和盖章财务盖章，合同生效。写查询说明。采购部门的审计供应商签名和盖章财务盖章，合同生效。写查询说明。制作采购订单。报公司备案制作采购订单。报公司备案制定采购合同。制定采购合同。法律部审计法律部审计采购经理审核并签字。使用公章采购经理审核并签字。使用公章征用审计部审计审计部审计采购部内部办公室加盖公章。财务部审计采购部内部办公室加盖公章。财务部审计采购经理签名采购经理签名华东区负责人审核签字华东区负责人审核签字供应商签名和盖章采购订单生效。供应商签名和盖章采购订单生效。跟踪采购订单和合同的执行情况。跟踪采购订单和合同的执行情况。根据公司相关规定，不合格品将由相关部门进行处理

30、和验证。根据公司相关规定，不合格品将由相关部门进行处理和验证。产品到达和验收产品到达和验收将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款。办理入库手续，核对发票。将审核后的请购单、订单合同、收据、发票等相关资料提交给采购部后台进行付款。办理入库手续，核对发票。7、食堂食品采购流程:接收食堂菜品的采购申请接收食堂菜品的采购申请每周去市场一次，了解最新市场情况，及时向部门经理汇报调查情况，根据实际情况及时调整供应商。每周去市场一次，了解最新市场情况，及时向部门经理汇报调查情况，根据实际情况及时调整供应商。买家向指定的供应商下订单。买家向指定的供应商下订单。信息反馈供应商根据质量和数量按时交货。根据“领料单”送食物。检验、称重和仓储定期整理送货单，核对账目。把检查过的账目交给后勤办公室。处理付款事宜行政部主管审核并签字确认。食堂负责人审核并签字确认。采购经理审核并签字确认。供应商根据质量和数量按时交货。根据“领料单”送食物。检验、称重和仓储定期整理送货单，核对账目。把检查过的账目交给后勤办公室。处理付款事宜行政部主管审核并签字确认。食堂负责人审核并签字确认。采购经理审核并签字确认。8