ERP(I)-FIN-操作手册-费用报账系统-XXXX1231-V2-

1、真诚协同ERP(I)_FIN_操操作手册费用报账系统 中国华电集团公公司版本V1.22013/122协同商务体验协同商务体验CollaborativeBusinessExperience费用报账系统操作手册 of 35-中国华电集团ERP项目2013凯捷中国基本功能本章主要介绍如如何登录费用用报账平台系统统，并对如何何访问和操作作费用报账平台主界界面作详细介介绍。本章还还对费用报账账平台系统所所有功能模块块导航清单做做了说明。系统登录系统登录地址为为： HYPERLINK 1/bxxt/ httpp:/100.76.666.71/bxxt/ 屏幕解释栏位说 明范例用户名输入用户名FY1001密

2、码输入用户名对应应的密码如果用户名和密密码正确，将将通过登录验验证，登录主主页。如果用户名和密密码不正确，将将会提示错误误。用户名和密码在在用户管理（UUM）系统中中申请，详情情请参考用户户管理系统操操作手册。系统登出用户登录成功后后，随时可以以通过点击右右上角的“注销”链接，从而而退出应用系系统：费用报账平台主主界面本系统由五个部部分组成：系系统配置、主主数据、报账账单、流程管管理、集成接接口。系统根根据登录用户户的权限显示示相应的页面面。屏幕解释系统配置主要包括三部分分角色管理、用用户角色管理理、系统权限限管理，即将将操作对象（删删除、修改、查查询、填制、审审批等）分配配给角色，将将角色分

3、配给给流程，将角角色分配给用用户。主数据管理员工数据主数据据通过主数据据管理平台导导入，从人事事管理系统报报送。报送内内容包括：姓姓名、身份证证号、所属公公司代码、公公司名称、职职位。可以对对用户登录系系统的缺省值值进行维护，包包括在角色管管理配置用户户的角色。数数据在后台维维护，客户无无法查看，员员工职位需各各公司系统管管理员维护。流程管理:主要描述因公出出差、购买各各种物品等情情况需要借款款填写和提交交审批的员工工借款单处理理过程，以及及用于费用的的报账和员工因因出差、购买买各种物品等等原因借款核核销的账务处处理过程。报账单包括预算申报单单、预算调整整单、预算实实际执行情况况表、员工借借款

4、单和费用用报账单的处理理。集成接口将SAP系统中中成本中心，现现金，银行科科目，内部订订单，WBSS元素，费用用类科目信息息导入到报账账系统。费用报账系统与与SAP系统统凭证集成过过账，查询。请选择要操作的的公司代码当登录用户有多多家组织机构构权限时，用用户可通过该该选择框选择择要进行业务务操作的组织织机构。基本操作费用报账系统支支持部门一般般管理费用（如如办公费、业业务招待费和和差旅费等）的的报账，不包括括项目费用的的报账。系统配置包括三部分:角角色管理、用用户角色管理理和权限分配配。角色管理理功能包括查查询、新增和和删除角色；用户角色管管理是将角色色分配给用户户，即为角色色添加用户；权限分

5、配是是系统管理员员为各个角色色分配相应的的权限。角色管理定义角色，并提提供角色的查查询、新增和和删除功能用户角色管理为角色添加用户户系统权限管理将操作对象（查查看/执行、新新增、删除、修修改、审核、执执行过账等）分分配给角色2.1.1角色色管理1角色列表角色列表界面展展示出系统中中所有的角色色，系统可根根据应用系统统、角色编码码或者角色名名称进行查询询；在第一列列复选框中打打钩，可以删删除相应的角角色；点击新新增按钮，可可以新增角色色。屏幕解释栏位说 明范例应用系统选择费用报账单单、借款申请请单或者事务务申请单系统统费用报账单栏位说 明范例角色编码、角色色名称系统中已经存在在的角色信息息102

6、91311002新增角色在此屏幕下输入入要创建的本本地角色名称称，点击保存存，角色新增增成功。屏幕解释栏位说 明范例角色名称维护要新增的角角色报账单-申请人人-财务部员员工保存点击后，角色新新增成功屏幕解释栏位说 明范例角色编码系统自动编号110013007006；4位（公司司代码）+44位年月+33位流水码2.1.2用户户角色管理1用户角色列列表在该界面中可以以查看系统中中各个角色下下的用户，并并可以根据选选择条件角色色、用户名进进行查询；点点击查看，可可以为该角色色添加用户。屏幕解释栏位说 明范例角色选择、用户户选择查询条件，点击击查询按钮后后可以查看相相应的角色与与用户会计角色系统中已经

7、存在在的角色信息息会计员工对应角色中存在在的用户Wuliu操作可查看相应的角角色及该角色色下的用户2用户角色配配置屏幕解释栏位说 明范例操作可删除员工添加员工点击此按钮，可可以为该角色色添加用户3添加角色用用户在目标用户前的的复选框中打打钩，目标用用户即可被添添加到该角色色下。屏幕解释栏位说 明范例复选框在需要添加的用用户前的复选选框上打钩会计添加点击此按钮，选选中的员工即即可添加到会会计角色下会计返回返回上一个界面面2.1.3系统统权限管理 系统管理员选择择角色名称后后（需要分配配权限的角色色），角色代代码和角色分分配会自动带带出，根据该该角色所具有有的权限，在在相应的复选选框中打钩，点点击

8、保存，权权限分配成功功。屏幕解释栏位说 明范例角色名称选择要分配权限限的角色借款单-申请人人-员工角色代码、角色色分配系统中存在的角角色信息自动带出查看/执行、新新增、删除可对相应的单据据进行查看、新新增或者删除除审核审批人角色下的的用户可以分分配审核的权权限，对相应应的单据进行行审核执行过账会计角色的权限限，执行过账账与SAP系系统集成执行付款出纳角色的权限限，按照单据据执行付款主数据管理2.2.1 员员工主数据该界面展示用户户的基本信息息。屏幕解释栏位说 明范例用户姓名登录用户的姓名名张三身份证号登录用户的身份份证号12345677890000000公司代码用户所在公司代代码1100公司名

9、称公司名称贵州乌江水电开开发有限责任任公司东风发发电厂应用系统借款单与费用报报账单本人对应的角色色用户所有角色2.2.2报账账标准华电集团报账标标准的文件以以WORD或或WPS格式式上传。屏幕解释栏位说 明范例浏览选择需上传的报报账标准文档档确定上传文档流程管理2.3.1流程程发布界面屏幕解释栏位说 明范例浏览选择需要发布的的流程图确定发布流程2.3.2流程程配置界面系统可以实现按按照金额和费费用类型灵活活的配置流程程。流程配置置界面可以为为某个角色配配置相应的审审批人、会计计和出纳，还还可以对已配配置好的流程程进行修改或或删除。点击击新增按钮，可可以新增审批批流程屏幕解释栏位说 明范例公司代

10、码系统自动带出1100公司名称系统自动带出贵州乌江水电开开发有限责任任公司东风发发电厂金额范围查询条件，可以以按照金额范范围查询相应应流程03000费用类型查询条件，可以以按照费用类类型查询相应应流程差旅费栏位说 明范例角色-申请人报账单-申请人人借款单-申请人人审批人报账单审批节点点对应表中为为报账单-审批批人角色下的的用户；借款款单审批节点点对应表中为为借款单-审审批人角色下下的用户。FY2001操作可以对该条流程程进行修改与与删除。新增点击新增按钮，可可以添加审批批流程1流程新增界界面根据需要新增流流程时，系统统管理员拥有有权限为某角角色配置相应应的审批人、过过账会计和付付款出纳。屏幕解

11、释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029最大金额、最小小金额流程中的金额限限度费用类型为某种费用类型型配置流程费用类型公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）角色-审批节点点对应表审批节点对应的的相关人员栏位说 明范例保存流程新增成功2.4.集成接接口与SAP系统集集成，将SAAP系统中的的成本中心，会会计科目信息息导入到费用用报账系统。2.4.1成本本中心导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）成本中心导入点击按钮，导入入SAP系统统中的成本中中心成本中心编码SAP系统中成成本中心编码码成本中心描述

12、SAP系统中成成本中心的描描述2.4.2会计计科目导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）现金银行科目导导入点击按钮，导入入SAP系统统中的现金银银行科目费用科目导入点击按钮，导入入SAP系统统中的费用科科目科目编号SAP系统中科科目编号科目描述SAP系统中科科目描述2.4.3内部部订单导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）内部订单导入点击按钮，导入入SAP系统统中的内部订订单内部订单编码SAP系统中内内部订单编码码内部订单描述SAP系统中内内部订单

13、的描描述2.4.4 WWBS元素导导入屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）WBS元素导入入点击按钮，导入入SAP系统统中的WBSS元素WBS元素编码码SAP系统中WWBS元素编编码WBS元素描述述SAP系统中WWBS元素的的描述3业务操作3.1事务申请请单3.1.1事务务申请单列表表员工发生借款之之前需要有审审核通过的事事务申请单屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、状态态、时间范围围查询报账单单单号填写过的报账单单的单据号申请日期费用报账单的申申请日期预计费用预计相关事项的的费用状态费用报账单的状状态操作可以查看或者修

14、修改该状态下下的报账单新增申请人可以新添添加事务申请请单3.1.2事务务申请单申报报屏幕解释栏位说 明范例是否代办根据实际情况可可以替别人代代办或者自己己办理公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）成本中心可选项，选择相相应费用归集集部门经办人姓名系统自动带出，为为当前登录用用户姓名职位、员工编号号、部门、移移动电话根据实际情况手手工维护费用类型必选项差旅费申请事项必选项出差申请预计费用手工维护该事项项预计借款费费用上传文件可以上传和申请请事项相关文文件，如会议议申请时可以以上传集团下下发的相关会会议通知备注手工填写与事项项相关的各种种费用栏位说

15、明范例保存保存当前页面内内容，保存提提供一种检查查功能，保存存后发现有误误可以修改。必必须先保存，然然后提交提交提交该单据到第第一审批人，提提交后单据不不能进行修改改3.1.3事务务单审批屏幕解释栏位说 明范例待办列表类型事务单、借款单单和报账单单号填写过的报账单单的单据号任务单号系统自动带出任务名称系统自动带出，登登陆用户作为为审批人角色色对应的审批批节点中的位位置申请人系统自动带出，报报账单的申请请人名称流程名称系统自动带出，费费用报账申请请流程申请时间系统自动带出，费费用报账的申申请时间操作点击“审批”进进入审批界面面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单单的单据号审批历史该单据已经过

16、的的审批及其审审批信息审批意见系统自动带出，登登陆用户的审审批人角色信信息同意点击“同意”按按钮，进入下下一个审批流流程不同意填写不同意原因因，点击“不同意”按钮，该单单据返回到“已保存”状态3.2 借款申申请单3.2.1借款款申请单列表表屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、状态态、时间范围围查询报账单单单号填写过的借款单单的单据号申请日期借款单的申请日日期借款金额实际借款的总金金额状态借款单的状态操作可以查看或者修修改该状态下下的借款单新增申请人可以新添添加一张借款款单3.2.2借款款申请单申报报屏幕解释栏位说 明范例代办/自己办理理单选按钮成本中心选择费用要归集集到的成本中中心0000

17、1233456开户银行手工维护开户银银行北京银行银行账户手工维护银行账账户123456778经办人姓名系统自动带出，默默认为登录用用户的姓名测试员工1公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）付款方式银行转账或现金金付款银行转账货币类别选择需要的货币币类别CNY借款日期默认为当前日期期栏位说 明范例需款日期大于等于借款日日期借款金额借款人员根据实实际借款金额额填写申请人实际借款申请人人的用户名maoli申请人姓名系统自动带出申申请人的姓名名毛丽华电集团关于借借款的有关规规定链接，点击后弹弹出华电集集团关于借款款的有关规定定文档保存保存当前页面内内容，

18、同时生生成单号提交提交至流程下一一节点已保存、已提交交、已审核、已已过账、已付付款绿色时表示该单单据的状态3.2.3借款款单审批1借款单审批批-待办列表表屏幕解释栏位说 明范例申请单号填写过的借款单单的单据号任务单号系统自动带出任务名称系统自动带出，登登陆用户作为为审批人角色色对应的审批批节点中的位位置申请人系统自动带出，借借款单的申请请人名称栏位说 明范例流程名称系统自动带出，借借款申请流程程申请时间系统自动带出，借借款单的申请请时间操作点击“审批”进进入审批界面面2借款单审批批-审批界面面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的借款单单的单据号审批历史该单据已经过的的审批流及其其审批信息审批意见

19、系统自动带出，登登陆用户的审审批人角色信信息同意点击“同意”按按钮，进入下下一个审批流流程不同意填写不同意原因因，点击“不同意”按钮，该单单据返回到“已保存”状态3.2.4借款款单执行过账账1借款单过账账界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的借款单单的单据号已审核已审核为绿色，表表示该单据为为已审核状态态过账日期系统默认为当前前日期，可根根据实际情况况手工维护实实际过账日期期执行过账所有审批通过后后，由会计人人员点击“执行过账”按钮，进入入过账界面2与SAP凭凭证集成界面面根据实际情况，会会计人员选择择银行科目与与原因代码，点点击确定，实实现与SAPP系统凭证集集成。屏幕解释栏位说 明范例现金

20、科目、银行行科目通过下拉框选择择要过账的科科目原因代码现金、银行存款款类科目指定定原因代码确定点击“确定”按按钮，与SAAP系统集成成，成功生成成凭证返回凭凭证编号；否否则返回生成成凭证失败返回返回上一界面已过账成功生成凭证后后，“已过账”变为绿色3.2.5借款款单执行付款款 屏幕解释栏位说 明范例执行付款出纳有“执行付付款”的权限已付款“已付款”变为为绿色，并返返回信息“付款成功”3.3 费用报报账单3.3.1报账账单列表报账单列表可以以实现简单的的报表查询功功能，可以根根据单号，状状态和时间范范围查询单据据，点击查看看可以查询该该单号下的报报账明细。屏幕解释栏位说 明范例查询条件可按单号、

21、状态态、时间范围围查询报账单单号填写过的报账单单的单据号申请日期费用报账单的申申请日期实际报账总金额额为实际抵消借款款后的总金额额状态费用报账单的状状态操作可以查看或者修修改该状态下下的报账单新增申请人可以新添添加一张费用用报账单3.3.2费用用报账单申报费用报账单申报报界面能够实实现代办功能能，登录用户户根据需要选选择代办时，通通过申请人字字段的下拉框框选择被代办办人（实际报报账人）的用用户名，即可可实现代办功功能。费用报账系统能能够实现部门门一般管理费费用（如办公公费、差旅费费和业务招待待费）的报账账。借款费用明细表表显示为实际际报账人申请的的借款单据。屏幕解释栏位说 明范例代办/自己办理

22、理单选按钮代办成本中心选择费用要归集集到的成本中中心11000800000预算中心选择为该单据进进行控制的预预算中心11000800000申请日期系统自动带出，默默认为当前日日期2013-088-19经办人姓名系统自动带出，默默认为登录用用户的姓名张三公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出开户银行申请人开户银行行名称银行账户申请人银行账户户，报销金额额会打到该银银行账户下付款方式银行转账或现金金付款银行转账货币类别选择需要的货币币类别CNY申请人根据实际情况选选择被代办人人的用户名yangweii申请人姓名系统自动带出杨伟差旅费用明细要报账的差旅费费用的明细出差事由、出差差天数根据实

23、际情况填填写出发日期、到达达日期、起止止地点、金额额根据实际情况填填写费用类型、费用用种类通过下拉框选择择费用种类、费费用类型成本中心、WBBS元素根据实际情况选选择其他费用明细包括除差旅费外外的其他费用用借款费用明细在此处有两种功功能：一是当当存在费用报报账时为抵消消之前借款；二是不存在在费用报账时为归还还之前借款。需要在抵销的借款单据前的复选框中打钩已还金额此处为已经抵销销的借款的金金额合计，系系统自动计算算借款余额公式计算，为借借款金额-已已还金额后的的余额本次还款金额手工填写本次需需要抵销的金金额，栏位说 明范例报账金额合计计算公式：差旅旅费金额+其他费用金金额合计实际报账金额合合计实

24、际金额合计计算公式：报账账金额合计-借款款余额选择上传文件上传该条单据需需要的原始发发票，可以为为图片格式，由由审批人审核核使用报账标准华电集团关于费费用报账的标准点击后转到华华电集团关于于办公费用报报账的标准等的的页面保存保存当前页面内内容，同时生生成单号提交提交至流程下一一节点已保存、已提交交、已审核、已已过账、已付付款绿色时表示该单单据的状态3.3.3费用用报账单审批1费用报账单审批-待办列表屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单单的单据号任务单号系统自动带出栏位说 明范例任务名称系统自动带出，登登陆用户作为为审批人角色色对应的审批批节点中的位位置申请人系统自动带出，报账单的申请人名称

25、流程名称系统自动带出，费费用报账申请流程程申请时间系统自动带出，费费用报账的申请时时间操作点击“审批”进进入审批界面面2费用报账单审批-审批界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单单的单据号审批历史该单据已经过的的审批及其审审批信息审批意见系统自动带出，登登陆用户的审审批人角色信信息同意点击“同意”按按钮，进入下下一个审批流流程不同意填写不同意原因因，点击“不同意”按钮，该单单据返回到“已保存”状态3.3.4费用用报账单过账1费用报账单过账界界面屏幕解释栏位说 明范例单号填写过的报账单单的单据号已审核已审核为绿色，表表示该单据为为已审核状态态过账日期系统默认为当前前日期，根据据需要可手工工

26、更改执行过账点击“执行过账账”按钮，进入入过账界面2费用报账单SAPP凭证集成界界面会计人员选择相相应的银行科科目以及原因因代码，点击击确定，可以以实现与SAAP凭证集成成。并返回如如下信息：屏幕解释栏位说 明范例现金科目、银行行科目通过下拉框选择择要过账的科科目原因代码现金、银行存款款类的科目要要指定原因代代码确定点击“确定”按按钮，与SAAP系统集成成，成功生成成凭证返回凭凭证编号；否否则返回生成成凭证失败01000000673返回返回上一界面已过账成功生成凭证后后，“已过账”变为绿色3.3.5费用用报账单付款界界面出纳具有执行付付款的权限屏幕解释栏位说 明范例执行付款出纳有“执行付付款”

27、的权限已付款“已付款”变为为绿色，并返返回信息“付款成功”3.4预算申报报单3.4.1预算算申报单填写写预算维护人员在在该页面维护护预算，公司司代码和公司司名称为系统统自动带出，选选择成本中心心和预算年份份，点击查询询可以查看下下该成本中心心和预算年份份下是否有预预算。若没有有预算，则在在对应的费用用种类和月份份维护该费用用的预算。点点击保存后，该该预算不能再再进行相应的的修改调整，若若需要修改需需要在预算调调整单界面进进行调整。3.5预算调整整单3.5.1预算算调整单填写写屏幕解释栏位说 明范例成本中心选择费用要归集集到的成本中中心00001233456公司代码系统自动带出1029公司名称系

28、统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）费用种类选择需要调整预预算的费用种种类预算年份选择预算年份调整前系统默认带出申申报的预算金金额调整后手工维护调整后后预算金额变动额系统自动计算变变动额，公式式=调整后-调整前3.6预算实际际执行情况表表屏幕解释栏位说 明范例公司代码系统自动带出1029公司名称系统自动带出江苏华电戚墅堰堰发电有限公公司（本部）成本中心选择成本中心预算年份选择预算年份费用种类各公司根据实际际情况维护的的费用科目原始预算预算申报人员初初次维护的预预算栏位说 明范例实际预算对应费用种类调调整后的金额额实际消耗费用种类实际报报销完成的金金额3.7还款单3.7.1还款款单填写借款明细列表会会自动列出实实际还款人的的所有借款单单号，在需要要还款的单据据前的复选框框中打对勾，在在已还金额列列手工维护需需要归还的金