企业文档管理规范

1、企业文档管理标准下面是在这里的企业文档管理标准，我们一起来看一下吧!为标准管理，建立一个用于企业文件的形成、审核、批准、生效、修正、废除及销毁的程序，做到有章可循，按章办事。维护。正本，制备正式的工作复印件，并分发至相关部门。有效版本。理和操作规程以及其应的各类表格：文件的形成、审核和批准各部门负责人应负责组织编写用于本部门的管理文件。文件一旦实施后具有可行性。编写文件时必须遵循以下规那么：必须对内容进行有效陈述。容给予适当的。知道该谁来做。文件中必须使用职位之类的字样，如：信息部经 理，总裁秘书等，而不是个人的名字。执行。当需要时可以利用表格或图解来更清楚地解释规程。必须按所描述的实际操作步

2、骤的时间顺序来排列文件内容。与某个文件有关的表格或工作记录单必须作为该文件的一局部包括在该文件中。之类的词语，除非该条件在同条款中有所说明。所写的内容必须与实际的工作相符。如果实际工作有所改 f ) 在某个文件中如需引用其它格式规程文件应包含下述工程(文件的具体格式见附录)，各类别的规程均配有专用的字母代码。 文件号:订号，例如：HCOSO001-00H;001;00如HCOSO001-01HCOSO001-00页数 说明文件的页数，文件名称要能表达文件所需要规定的事 起草人(或修改人)应由起草人或修改人签名并注明日期，表示起草人或修改人对该规程的内容负责。起草人(修订人)应经相关专业知识的学

3、习和培训，了解、掌握所起草文件涉及工作的要求，实践经验丰富，熟悉文件内容。审核人/主管或该文件的主要执行部门的经理/主管对该文件的内容及准确性进行核查后签名并注明日期。如文件涉及几个部门的工作，可进行多部门的审核，相应的部门经理/主管应在审核栏中签字确认。当负责审核的部门经理/主管不在时，该文件可由其指定的经理助理审核并签字确认。 批准人各子公司/部门的文件由相应的总经理批准，跨子公司/部门的文件，由总裁批准签名生效。 修订号 该规程的修订次数。替代文件号修改前文件或被替代文件的文件编号。生效日期由文件管理员与使用该规程的部门经理讨论后确定生效日期， 并在已批准的文件上注明。 分发部门必须标明

4、该文件的分发范围。目的建立该文件的目的 范围 该文件适用的范围职责说明由谁来负责执行该规程所规定的工作事项。程序 该文件具体内容。变更历史注明变更实施的时间、变更的内容、文件号的变更、修订号。编写文件应符合4.2.3 项下的要求，形成的文件应由部门负责人审核。所拟文件的准确性。的要点是：与现行管理和操作是否相符文件内容的可行性文字应简练、确切、易懂，不能有多种解释同已生效的其他文件没有相悖的含义员所属部门的负责人进行修改，直至符合要求。各子公司、各部门指定文件管理员，文件管理员将复查人预核查，并存档该电子版。作必要的修改。修改程序按4.2.1- 4.2.7 进行。修改稿应附有未通过文件的草稿，

5、以便相关部门负责人、QM 经理和批准人有针对性地重新审核。文件管理员将修改好的文件打印在黄色正本页上。签字和注明日期。由文件管理员对黄页规程进行修改。文件管理员有责任追踪黄页正会签完毕，文件管理员按照4.2.3.2 项下规定在黄页正本上注明文件的生效日期。文件管理员及时将有关信息进行登记。文件分发盖“工作复印件”作为白页工作件。文件管理员填写“文件的发放和收回记录”，将工作复上签名确认已收到此文件。进行适当培训并能接触该文件。/部门的工作复印在需要时迅速找到相关文件有效版本复印件。页)后由文件管理员负责保存。已批准文件的获取和收回获取/更多工作复印件。发放和收回记录”签名确认。件或其他文件。收

6、回对于本部门不再需要的文件，部门负责人应与文件管理员协商(必要时需经公司主管领导同意)，将其持有的工作复印件退给文件管理员，记录在文件的发放和收回记录”中，质量管理部文件管理员应按照4.5.3 及时将收回的复印件销毁。文件的修订、废除和销毁定义文件的修订：文件的题目不变，不管内容改变多少均为修订。文件的废除：文件的题目改变，内容无论变或不变，原文件即称废除。需要对文件进行更改，应按以下程序进行：改申请表”，说明更改或废除的理由，注明原文件待更改的内容以及更改后的内容，经部门负责人确认后批准。档保存。4.24.3所。场，并立即收回旧版文件在三个工作日内送交文件管理员。收回记录”上签名确认。/废”章。4.5.3毁。 4.5.3准后实施销毁。销毁过程必须有人监视并在记录上签字。5各类文件的复查/质量管理需求。)，相关部门负责人对相关文件的适用性、一致性进行核查，在个工作日内完成该记录，并交给文件管理员归档保存。需要时，修订工作应按照4.5 进行。字体大小：五号字体: 中文选择宋体，英文选择Arial。5.32.2cm;下：2cm， 左：2.5cm，右：2cm行