大连鸿源机械制造有限公司-文件和记录控制程序

1、文件和记录控制程序版本 C/0共5页 第1页文件编号A041. 目 的为保证公司管理体系运行的有关文件和记录进行有效控制，确保公司各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效和作废文件，确保记录及时、真实、完整和有效保存。2. 范 围适用于公司管理体系运行（包括来自顾客和供方活动）中有关活动文件和记录的控制和管理。3. 职 责3.1 文件编制/修改/发布：人力部3.2 文件审核：管理者代表3.3 文件批准：总经理3.4 文件归口部门：文管员3.4.1 技术文件、技术图纸、技术资料、设备资料、采购资料、基建资料的纸文件存档在档案室，以上电脑文件各部门负责人存档并存档在总经理处备份。3.4.2 公开管

2、理文件存档于总经理办文管员。3.4.3 销售部、研制部、加工部、采购部、质保部、人力部、财务部的文件存档管理，由部门负责人或专人保管。经总经理授权可由专人监督检查。4 程序4.1 文件分类和各部门编号编号文件类别文 件 范 围内部文件外部提供的文件A公司文件管理文件、工作标准、规章制度、质量手册；政府文件；B销售文件顾客提供的文件；C研制文件设计方案、图纸、工艺，公司的产品技术标准、采购标准； 国家或行业技术标准；D加工文件设备清单；设备资料；E采购文件模型模具清单供方产品资料；F质保文件售后服务文件、质保文件、质保记录文件；G人力文件人事文件、行政文件、财产文件；H财务文件公司的财务文件；政

3、府的税务文件以上各部门记录表单由各自负责人保证其正常运作、保管、汇总和销毁；4.2 文件的顺序编制4.2.1 文件编号例：B02.01.04B是表示销售部门文件，02表示销售部文件的第二大项文件的序号，01是第二大项的01分类文件，04是表示02大项文件01分类文件的04小项序号文件。注：设计、工艺文件的编号按设计、工艺文件和零件识别编排方法。4.2.2标识（加工控制程序）钢材材质：红色表示40Cr,黄色表示：20CrMnTiH，蓝色表示42CrMo，未标色表示A3，其它材质文字说明并单独放置；零件过程质检标识：红色报废，绿色合格，黄色让步，未标识为未检，其它打印合格、不合格，并有终检员的印签

4、；4.2.3 印章分工编制/日期审核/日期批准/日期文件和记录控制程序版本 C/0共5页 第2页文件编号A04序号名 称管 理 人序号名 称管 理 人01公 章常务副总12受控章管理者代表02采购合同专用章03合同专用章销售常务副总监04销售部（章）05骑 缝 章06发票专用章销售管理组长07现金收讫（章）出 纳08人事处、行政处（章）人力副总监09质保处（章）质保副总监10财务用章财务总监11法人（章）4.3 文件的编写、审核、批准和发布4.3.1 质量手册由“手册编写小组”编写，由管理者代表审核，总经理批准。4.3.2 文件编写原则（附页）4.3.3 以上4.1的各文件由其部门负责人组织起

5、草编写，逐级向上申请，并经部门总监审核、有关部门会审、总经理批准后执行、存档。4.4 文件的发放和保管4.4.1 有效文件的发放对象及数量由各部门受控文件发放范围审批表内确定，由管理者代表批准受控文件发放范围审批表，各部门将文件分发至相关部门负责人，相关部门再发至有关岗位。4.4.2 发放有效文件时，发放人填制文件发放登记表由领取文件人员签名登记。4.4.3 不属文件发放者，确因工作需要，可向文件管理部门负责人申请同意后向保管人员借阅，必须建立借阅手续。任何人不得擅自复印，或向与各管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。4.4.4文件破损，影响使用时，可由部门领导或者文件管理人

6、员向公司文件管理人员提出申请置换。文件必须上交，文件管理人员登记后销毁。4.4.5 文件如丢失，应向文件管理员领导提出书面申请，经批准后由文件管理人员补发，丢失文件一旦找回，应立即上文件管理员并销毁。4.4.6 文件持有人应确保文件的清晰、整洁和完好。4.5 质量记录填写4.5.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。各相关栏目签名不允许空白。4.5.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方填上修改后的数据，签上修改人的姓名及日期。4.6 记录文件的保存、保护4.6.1 所有的记录须保

7、持清洁，字迹清晰。须将记录存放于通风干燥的地方，以免损坏、丢失或霉变。各部门记录的保存期限按“记录保存年限表”（表一）执行，并作好妥善保护。 文件和记录控制程序版本 C/0共5页 第3页文件编号A044.7 文件的归档和管理4.7.1 有效文件发布后，由各部门负责人进行适当标识，归档的有效文件需列入公司受控文件清单。文件应有序、分类地加以保存便于识别、存取和查阅。4.7.2 公司文件控制状态分“受控”和“非受控”。4.7.3 文件使用者应持有加盖公司专用“受控”印章的有效文件，以便于识别。4.7.4 加盖“非受控”印章即为非受控文件，不得再与各管理体系运行有关的工作场所使用，发至外单位或者顾客

8、的文件为非受控文件。4.7.4部门建立“受控文件清单”并于年初提出有效版本清单及修改一览表。4.7.5 存入软盘的有效文件应进行适当标识，编目、由各部门指定专人保管，更改和换版时及时更改。4.8 文件的更改4.8.1 文件需要更改时，由提出更改部门填写文件更改/销毁申请表说明理由等，交各部门负责人审核，该负责人应招集相关部门磋商形成决议,管理者代表批准。4.8.2 申请更改批准后，由总办实施内容更改和统一打印。公司文件更改一般为：4.8.2.1 换页：文件主管部门重新打印更改的新页，文件持有者调换后交回失效页。4.8.2.2 划改：当文件更改内容较少，可在“文件更改/销毁申请表”中作出划改说明

9、，文件持有者按要求划改，但同一内容不可更改两次。4.8.3 文件更改要填写“修改记录页”，修改记录页由各部门负责人保管。4.8.4 “文件更改/销毁申请表”和修改记录页在每年初进行文件评审后即可销毁。4.9 文件的换版和作废4.9.1 有效文件经多次修改或文件需进行大幅度修改或经评审决定换版时，可进行换版，原版次有效文件相应作废，按原发放范围，发放程序换发新版本。4.9.2 换发新版时，原版次有效文件由部门文件管理员收回交总办文件管理员作好标记，并及时销毁，需作资料保留的加盖“作废存查”印章后方可留用。4.10 外来文件控制4.10.1 上级颁发的指导性文件、公司收集的有关文件、直接引用的外来

10、文件、顾客或供方提供的资料或文件其归口部门应进行确认，识别其适用性（非有效文件经各部门负责人审核，文管员销毁），由各归口文件管理员负责整理归档填于外来文件登记表，并按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性。4.11 文件的评审每年初各部门先进行内审，然后由总办组织对现有体系文件进行评审，并予以确认必要时予以修订。5 文件控制流程图（图一）、质量记录控制流程图（图二）6 相关记录6.1 A04.01受控文件清单。6.2 A04.02文件收发登记表。6.3 A04.03文件修改单。6.4 A04.04外来文件登记表。6.5 A04.05作废文件清单。6.6 A04.06受控记录清单。文件和记录控

11、制程序版本 C/0共5页 第4页文件编号A04文件编制文件编制文件审核文件作废提出文件回收文件制订提出文件修订提出文件批准文件发放文件签收、使用、领用文件管理文件归档 （图一） （图一）记录格式编号记录格式编号长期保存查询记录表单领用记录表单流转记录表单存档整理过期记录表单销 毁保 存 （图二）文件和记录控制程序版本 C/0共5页 第5页文件编号A04（表一） 记录表单保存年限及发放范围序号管理部门品质记录文件名称保存年限发放范围1总经理办管理评审记录3本部门文件管制记录3本部门内部品质稽查记录1本部门外审不合格报告及处理单1相关部门2销售部订单及相关记录2本部门客户抱怨处理2质保部合同评审表

12、1本部门3研制一、二、三部样品确认测试记录2质保部工程变更记录2本部门图纸管制一览表2档案员4加工部生产计划单2各生产车间生产（日、周、月）报表1各生产车间生产异常报告及处理记录1研制各部计划员设备保养记录2设备处5采购部采购单2本部门采购合约2本部门供方评鉴表及合格厂商名录2本部门进、领、退料及相关记录2本部门库存品记录2销售部6质保部进料检验记录2本部门产品零件检验记录2本部门加工、质保、办公 易耗品检验记录2本部门原材料检验记录 2本部门设备设施检验记录2本部门整机检验记录2本部门成品检验记录2本部门出货检验记录2本部门各类检验记录统计分析报告2本部门让步（特采）记录2采购部品质异常报告

13、2本部门不合格品报告及处理记录2本部门仪器检验记录2本部门7人 力 部员工教育训练记录员工离职为止本部门公司规定会议记录1本部门受控文件清单A04.01序号文件编号文件名称发放范围份数编制/日期审批/日期文件收发登记表A04.02文件名称文件编号发放日期接收部门分发号签收变动情况“变动情况”填写：修订标记填写“次数”，回收填写“日期”，作废填写“废”发放人：文件修改单A04.03文件名称文件编号原制定、修订部门/人员本次修订内容概要 编制： 年 月 日相关行为、纠正、预防措施（相关涉及事项、过程、资源处理）批准意见：批准人： 年 月 日修改后文件的处置（更换、收回、重新发放）部门签名部门签名部

14、门签名文件处理情况：共收回（ ）份原文件，保留（ ）份；最终销毁（ ）份。负责人： 年 月 日外来文件登记表A04.04序号文件编号文件名称有效性识别应下发部门/人员有效无用编制/日期审核/日期作废文件清单A04.05序号文件编号文件名称作废原因份 数换版过期损坏其他销毁保留编制/日期审批/日期受控记录清单 A04.06序号文件编号文件名称保存期限(年)使用部门归档部门编制/日期：附录资料：不需要的可以自行删除设备大修规程1、目的消除设备存在的缺陷，保证生产设备恢复原有性能，有效延长设备的寿命、减小设备故障率、提高生产效益，减轻设备维修量。2、适用范围厂区主要生产设备3、职责 3.1设备经理（

15、主管）根据生产情况，以及通过设备维修数据分析设备情况，制定设备大修计划，并且购置设备大修配件。3.2事务助理根据要大修的设备，编制设备大修记录单、设备大修验收记录单。3.3大修班班长根据要大修的设备，拟定大修计划，列出大修配件名单交设备主管，准备大修所有器具，做好大修安全防护措施。3.4操作人员极力配合大修人员的工作，顺利开展大修。4、工作规程4.1大修准备工作4.1.1设备主管根据生产情况、设备情况提前一周制定大修计划，并落实到大修班和生产部门。4.1.2设备事物助理根据大修设备，编制设备大修记录单给大修班、大修验收记录单给设备主管。4.1.3大修班班长根据要大修的设备查阅资料，拟定大修安排

16、计划，列大修配件清单交设备主管，落实大修人员，准备设备大修所需器具，做好大修安全防护措施。4.1.4设备主管购置设备大修所需配件，在大修前配齐。4.1.5操作人员在设备大修前，做好设备清洁卫生，清理设备场地，挪开生产加工物品，提前停止设备，进入待修状态。4.2设备大修实施 4.2.1大修班班长组织指导大修工作，大修班根据大修要求严格对设备进行大修。 4.2.2填写设备大修单，记录在大修中更换的配件。 4.2.3设备主管在大修结束后，对大修设备进行验收，记录设备运行是否正常，运行参数是否合格，验收合格后投入运行。4.2.4设备事务助理在设备验收合格后，对大修记录、验收记录进行存档，并完善ERP平

17、台数据记录。4.3设备大修规范4.2.1设备大修的周期为2年进行一次。4.2.2设备大修是以大修班为主、操作人员为辅，对设备有效的大修。 4.2.3根据设备秩序要求，结构要求，对设备全部或部分解体，把拆卸配件归类标记、存放。 4.2.4严格检查设备机械结构部分和配件，清理结构污垢，清洗机械配件，更换润滑油，更换老化配件。 4.2.5检查设备气动、油压系统，清理气管、油管，清洗油箱、阀芯等，更换沉淀老化液压油。 4.2.6检查电气部分，更换老化线路、电器元件，更新设备配置，紧固各接线端子；检验电气设备绝缘、阻值等参数，更换检修参数不合格的电气设备；对配电箱、配电柜等进行清洁吹灰。 4.2.7没有

18、允许，严禁改动设备原有结构，根据设备结构还原装配设备。4.2.8完成大修后，要清洁大修场所，保持设备环境的清洁卫生，对更换的配件统一规范放置。相关文件和记录 5.1设备大修单 5.2设备大修验收单附件: 设备维修及故障处理流程图1设备维修流程设备操作人员发现故障填设备保修单注明设备型号（序号）设备操作人员发现故障填设备保修单注明设备型号（序号）、简述故障情况，生产班（组）长签字报机修班特殊情况可直接电话报修事后及时补写报修单机修班（组）长及时（15分钟内）安排检修或机修工接报修单直接检修维修机修人员主导，严格按照设备检修规程、安全操作、准确判断故障、按时保质完成，设备操作人员配合辅助设备配件在

19、机修班库房或公司配件库领取（中夜班联系库房管理员）检修技术难点（问题）及时询问班（组）长和老员工，特殊辅助机具及时联系车间主任及班组长支援重大问题及时联系设备部经理（主管）直至向公司分管领导汇报一般情况当班必须检修完毕，如特殊情况必须与下班交接（故障情况、检修进度等）做好记录检修完毕操作人员进行试车验收，填写维修情况、维修时间（报修单）设备部主管（专项助理）每周收集统计报修单，考评机修工检修时间及设备维修时间，周会通报设备部经理（主管）每月根据设备维修时间统计，分析（改进）设备维修状况、设备运行状况及操作与维修人员综合素质，形成月度总结上报公司2设备事故处理流程设备操作人员、车间主任、班组长或

20、相关发现人员上报设备操作人员、车间主任、班组长或相关发现人员上报设备部、机修班维修人员或安全巡检人员提出设备部经理（主管）主导召集设备事故分析会，设备操作人员、所属车间主任班组长、机修班（组）长、相关维修人员参加，生产部、安环部有关人员列席（如发生人生伤害事故由安环部主导）由设备操作人员、车间主任、班组长或相关发现人员阐述事故经过，维修人员叙述维修经过、损坏情况及原因分析，设备部经理（主管）作出事故结论，编制事故报告（含处理意见）事故按照三不放过原则处理落实（事故原因分析不清、责任不落实、无改进整改不放过）事故发生班组（车间）对相关责任人责任进行分解落实，并在班组召开分析会总结经验教训，进行预

21、防整改，杜绝事故人力资源部及财务部根据事故报告对相关责任人进行扣款及绩效处罚设备大修单设备名称: 大修序号:规格型号制造厂家制造编号制造时间本厂编号大修时间使用部门安装地点主要附属设备序号名称规格型号单位数量制造厂制造号备注12345易 损 配 件12345大 修 记 录序号大修项目大修概述效果备注12345678910 制表人： 大修人： 审核人：设备维修记录单 位： 年 月 日设备编号设备名称规格型号开工时间竣工时间修理工时修理内容更换部件及消耗材料部件及材料名称数量单价（元）总价（元）合计验收情况遗留问题修理单位：检验员：使用单位验收人：设备部门： （公章）经办人：设备到货验收及移交记录

22、设备名称型 号规 格 外形尺寸生产厂合 同 号出厂日期出厂编号重量公斤资产编号主 要 附 机 、随 机 附 件 及 工 具张技 术 资 料张序号名 称规格及型号应供量实收量名 称份份备 注说 明 书合 格精度检验单另件图册工具清单备件清单验收及移交记事：设备原值装备管理部门验收日期使用单位设备管理部门领用日期设备台账设备名称型号制造厂家供应厂家出厂编号出厂日期购买日期本厂编号维保人备注设备闲置（报废）设备台账序号设备名称本厂编号规格型号生产厂家数量单位闲置（报废）原因存放地点备注设备维修联络（派工）单报修单位编号： 维修单位编号：报修单位报修人报修时间上联 白色 报修单位存档上联 白色 报修单位存档维修单位维修人维修时间报修设备信息（规格型号及位号、编号）：报修设备故障描述