房地产开发公司工程资料档案管理制度

1、房地产开发公司工程资料档案治理制度重庆首地房地产开发 工程资料档案治理制度1、编制目的 为建立重庆首地房地产开发以下简称“重庆公司”在建治理要求，结合重庆公司实际，特制定本制度。2程资料治理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控治理，以及对工程电子档案的收集、整理、备份治理。31. 工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交；2. 工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全，不得任凭对其进展涂改、伪造、任凭抽撤或损毁、丧失。44.14.1.1审定重庆公司工程工程部 4.2.1 负责编制并修订重庆公司工程资料档案治理制度4.2.2工程部经理：作为工程实施

2、及现场治理的责任人，组织开展工程档案治理工作，帮助协作工程资料治理各项工作的顺当进展；工程专职资料治理员：作为工程文档治理的执行者，负责工程放、整理、归档、移交、保管、保密等；工程资料治理人员负责工程参建各方进场后的档案治理交底， 文件材料的收集、整理归档工作；交工程部归档，并建立相应台账；负责定期将重要档案整理移交公司综合治理部；负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件具体14.2.8工程竣工后，在规定时间内组织参建各方进展办理档案移交工作。4.2.9负责将工程资料档案移交物业公司。开发设计部 4.3.1 负责将工程相关报批报建成果文件交由综合部由工程部归档，同时将其复本留存。负责

3、将本部门归档资料及工程重要的工程设计资料详见附表存。详见1。合同预算部 4.4.1负责将本部门归档资料及工程重要的工程成1建立相应台账，定期整理移交工程部归档。4.4.2负责按集团本钱选购部要求上报工程重要的工程本钱、招采资料1。5.工程资料档案治理 5.1工程资料档案治理的归口部门为工程部，并有关报建、设计、招标选购、合同预算和本钱资料的定期归档工作。协作部门归档范围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总 1等。协作部门移交工程部的档案应包括纸版资料、电子版资料假设有和相应台账。工程部专职资料治理人员应依据归档范围对归档文件进展分类整证档案治理工作的顺当进展。1到首地集团相关职能部门。6、工

4、程资料分级治理 6.1为加强公司工程资料档案治理，依据资料件。“”表示，一般文件以“”1。7、工程资料的收发治理 7.1.1对于公司内部统一模板表单，要求施可进展流转；工程资料治理人员须建立收发文薄，对外收发文件材料要求必需于受控状态、；要求工程专职资料治理人员于每月底组织施工单位、对关于本特指：设计变更、技术洽商单、施工图纸、施工方案、收方单、签证单、工程进度款审核等事宜进展清理核对并形成记 录，对于未准时完成流转归档的文件进展追踪。工程纸质文档归档 工程实施过程中，建设单位、监理单位、施GB/T -2022及建委、城确保工程建设过程中工程档案与现场实施进度同步。工程文件的主办人员在文件产生

5、后三天内向工程部专职资料治理2：工程资料归档治理台账。开发设计部在接到设计单位领取初设、施工图纸的通知后，应取。图纸领取完毕后交由工程部专职资料治理人员登记、发放。放登记；监理单位、施工单位领取图纸时应有公司工程部专业人员确认。工程部专职资料治理人员应适时与设计单位进展施工图纸目录、图纸接收状况的核对工作，保证工程人员所使用的施工图是最版。各工程归档文件档案盒脊背文字样式为 公司 工程 期标段+年份+文件类别。其他等大类区分，文件类别的细分名录可依据需要按以下原则命名。第一册：政府文件 其次册：三册：/合同预算部例会纪要 现场工作协调会纪要 其他会议纪要 第五册：监理公司往来文件 监理合同含招

6、投标文件发监理单位文件 其他往来文件 第六册：施工单位往来文件 施工合同含招投标文件施工单位供给施工方案施工单位供给按时间挨次册：工程洽商按时间挨次第十册：工程签证 第十一册：程验收报告 7.11工程资料编号由工程资料治理员负责，每一个文件夹须索引列明归档文件各卷目编号及名称；文件卷目索引表列明本卷目归档文件的分类及名目；程部所编序号进展排序，并在首页打印知名目表。7.12标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进展标识，标识应简洁清楚、明白、易懂。在工程完毕时，原件需交政府部门留存，复印件留存公司，并在复印件上注明原件去处。88.1 公司各部门治理人员借阅工程资料时，应办理借阅登记手续，填写

7、借阅登记表；外单位人员借阅资料，需由主管领导批准附表 7：借阅登记表。 30日后必需归还特别状况可申请续借或处理。9、工程资料的归档治理 工程实施过程中，建设单位、监理单位、施GB/T -2022及建委、城保工程建设过程中工程档案与现场实施进度同步。卷内名目：每个档案盒内必需附有卷内名目；必需具备文件编号、责任人、文件题名、归档日期等要素，建议可利用电子登记台账 9.1.3要求一周更一次，可先手写式，待更至求工程后期档案盒中名目均为打印版。9.2.1全部归档文件材料必需具备归档编号，此编号统一要求写于归档资料封左上角；重号现象。归档文件材料为完成审批的原始文件材料，且参建各方签字、完善，附件附

8、图完整，卷内归档文件材料应与卷内名目一一对应，按挨次整理摆放。被借阅，应在卷内名目中进展标注。更一次；工程档案治理交底 9.3.1总包单位、监理单位进场后一周内，由底，并形成交底纪要及存档；员对全部参建单位资料员进展二次交底，并形成交底纪要及存档；工程马上办理竣工档案前，由专职资料员对竣工档案的收集、及存档。9.4工程电子档案治理载体为工程团队共享平台；立工程团队共享平台；要求与纸质文件材料同步、内容全都。工程部应将工程立项到工程验收合格全过程治理中形成的工程资附有归档名目。加盖单位印章，并有经办人签字及日期。A4规格，文字、图标、印章应清楚，不得承受圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写和绘制；其内

9、容应完整、结论明确、签认手续齐全。图纸一般承受蓝图，图面干净，线条字迹清楚，修改符合技术要求；图的图纸名目，竣工图应有竣工图章及相关责任人签字；图纸的绘制和折叠应满足当地档案馆的有关要求。移交当地档案馆的工程资料需在收集完整、系统整理后进展组 求，保证编有卷内名目和移交名目；签字。步，照片与声像资料的文字说明准确精炼；电子档案应符合国家有关标准。10、工程档案的竣工验收 10.1 公司应在工程开工后三个月内派专人要求组织工程档案预验收。料：工程档案预验收工作打算安排、预验收后的整改要求及整改反响。11、工程资料的移交 11.1要求工程各参建单位依据当地档案治理部由工程部经办人和专职资料治理人员

10、共同审核、接收。单位签字盖章后各存一份。发设计部前期主管负责将工程档案移交当地城建档案馆一套，移交物业公档案清单，按要求完成移交。12.附则 12.1本制度由工程部负责解释。12.2本制度自公布之日起执行。2：工程资料归档治理台账样表5：收文登记表样表14、支持性文件 14.1 建设工程文件归档整理标准GB/ -202214.2 中华人民共和国行业标准建筑工程资料治理规程JGJ/T185-202214.3 首都试行存期限 集团归档范围 集团归档部门 备注 1 工程立项及用地批复文件1.1 打算、立项报告及批复文件 永久 工程治理部 1.2 可研报告及审批意见 永久 工程治理部 1.3 关于立项

11、有关的会议纪要、领导讲话 永久 1.4 工程评估材料 长期 1.5 环境影响报告表 永久 1.6 选址规划意见书 永久 1.7 建设 永久 工程治理部 1.8 国有土地使用证及附图 永久 工程治理部 1.9 长期 工程治理部 1.10 土地出让合同及补充协议 永久 工程治理部 2 工程报建文件 2.1 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久 2.2 永久 设计治理部 2.3 总平面规划方案报建批复 永久 设计治理部 2.4 修建性具体规划的 2.5 建筑设计方案报建批复及附图 长期 设计治理部 2.6 有关行政主管部门人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁

12、防治、卫生等批准文件或取得的有关协议 永久设计治理部2.7 审图单位对施工图设计文件的审批意见 永久设计治理部2.8 建设工程规划许可证 永久 2.9 地名使用批准书 永久2.10 建设工程质量安全监视登记表 长期 2.11 永久 2.12 预售许可证 永久 工程治理部 3 勘察、设计、测绘文件 3.1 3.2 水文地质勘 3.3 地形测量和拔地测量成果报告 永久 3.4 项目规划、设计方案专题会纪要 短期 3.5 初步设计图纸和说明 长期 设计治理部 3.6 职能部门初步设计图纸审查意见、专家评审意见及意见完成状况、评审纪要 短期 设计治理部 3.7 施工图及其说明 设计治理部 3.8 工程

13、公司施工图内部审核的相关 短期 设计治理部、工程治理3.9 3.10 工程重大方案调整文件及会议纪要 永久 设计治理部 4 招投标与合同文件 4.1 勘查设计招投标文件 长期 本钱选购部 4.2 勘查设计合同及中标通知书 长期 本钱选购部 4.3 施工总承包招投标文件 长期 本钱采购部 4.4 施工总承包合同及中标通知书 长期 本钱选购部 4.5工程监理招投标文件 长期 本钱选购部 4.6 监理托付合同文件 长期 4.7 其他招投标文件及合同甲指材料供给合同、施工分包合同等 长期 4.8 短期 5 机构资质、人员 5.1 工程公司治理机构及人员名单 5.2 监理机构及负责人名单 长期 5.3

14、各标段施工机构施工工程经理部及负责人名单 长期5.4 设计机构及设计代表名单 长期 5.5 参建各方资质等级证书复印件 长期 5.6 施工单位营业执照副本复印件 长期 6 工程财务文件 6.1 工程投资估算文件 本钱选购部 6.2 工程设计概算文件 短期 本钱选购部 6.3 短期 本钱6.4 短期 6.5 工程结算文件 本钱选购部 6.6 竣工财务决算及审查结论 长期 本钱选购部、财务治理部 6.7 审计结论 长期 财务治理7 工程施工治理及技术文件 7.1 施工、监理单位主要治理人员变更许可手续文件 长期 7.2 工程治理全程筹划书 短期 45天内 7.3 图纸会审记录及设计交底记录 工程治

15、理部 7.4 工程施工总体和阶段进度打算 短期 45天内 7.5 工程选购、专项招标、专项施工打算 短期 7.6 大宗材料、设备等厂家考察报告 短期 7.7 工程工程施工组织设计及审批表 长期 工程治理部 7.8 各项技术方案包括施工方案、重大技术方案、安全管控措施等及审批表 长期 工程治理部 集团归档范围为需专家论证局部 7.9 监理规划、细则及审批记录 7.10 进度款报审文 短期 7.11 设计变更、洽商审批单 长期 工程治理部 本钱变化30万工程签证及审批单 工程治理部 核算金额30万元监理通知及回复 长期 7.14 各参建单位间工作联系单 短期 7.15 短期 7.16 工程质量治理

16、体系及相关文件 长期 7.17 进厂材料、设备验收记录开箱检验等 短期 7.18 工程安全治理体系及相关文件 长期 工程治理部 7.19 安全交底检查记录 短期 7.20 重大质量、安全事故处理报告及相关文件 长期 工程治理部 7.21 施工阶段与工程治理相 长期 7.22 工程公司重要会议纪要100万以上或影响交房时间超过 1 个月、重大安全、质量事故 长期 工程治理部 7.23 工程竣工分户检验组织方案及分户检验验收记录 长期 7.24 工程治理案例 短期 工程治理部 8 竣工验收文件 8.1 工程质量验收申请表 长期 工程治理部 8.2 建筑、环保、消防、卫生、环境、人防、市政竣工验收合

17、格意见 长期 工程治理部 8.3 测量成果报告书 长期 工程治理部 8.4 防雷合格证 长期 工程治理部 8.5 长期 工程治理部 8.6 永久水表安装完毕报告表 长期 8.7 电力工业局竣工验收报验表 长期 工程治理部 8.8 工程质量评估报告 长8.9 8.10 单位工程施工安全评价书 8.11 电梯检验报告及准许认可使用文件 长期8.12 环保、消防、燃气工程、通信管线工程验收文件或准许认可使用文 8.13 民用建筑工程室内环境质量检测报告 长期 工程治理部 8.14 房屋建筑工程质量保修书 长期8.15 商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书 长期 8.16 建设工程质量监视验收意见书

18、 长期 8.17 建设工程规划验收合格证 长期 工程治理部 8.18 需向当地档案馆移交的工程档案 长期 8.19 移交档案馆竣工图建筑、构造、钢构造、幕墙、给排水、采暖、建筑电气、智能、通风与空调、电梯工程、室内燃气、小市政及园林景观竣工图 长期 工程治理部 8.20 建设工程档案竣工预验收认可文件 长期 8.21 建设工程档案验收合格证 8.22 建设工程竣工验收报告 长期 8.23 竣工验收备案表 工程治理部8.24 工程质量保修书 长期 工程治理部 8.25 工程工程治理后评估报告 工程治理部 注：1、向集团相关职能部门归档的资料均应是完成审批流程的电子版文件。2、永久是指工程档案需永久保存；短期是指工程档案保存 20 年以下。2: 工程公司/复印件/份移交人 移交日期: 件/复印件/电子文件 数量份移交人 移交日期: : : 7: 工程公司: 考核时间：序号 类别考核内容 扣分原则限期整改 应得分数 扣减分数实得分数 1 制度建设 工程资料档案治理制度建立 未按时建立扣6 分，延迟建立扣3分，修订不准时扣3分122 资料档案完整性 主控文件完整性 每缺失一项扣1分153 一般文件完整性 每缺失扣0.5分54