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文档简介

1、会议管理制度贸易有限公司一、总则（一）为了规范公司的会议管理工作，削减不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。（二）本制度适用于大丰港奥特莱斯召开的各种会议。二、会议分类及各类会议组织（一）公司全员大会全员大会由总经办负责召集和主持，定期召开全员大会（每年至少进行一次。出席人员为公司全体职员。会议内容为通报公司的经营和进展状况、工作部署、总结、表彰先进。（二）公司办公例会公司办公例会由总经办负责召集和主持，依据公司状况定期召开（每月至少进行一次。出席人员为各部门负责人。会议主要内容为各部门对前期工作进行总结汇报，并支配下期工作方案，解决各部门需协调和处理的问题及布置其他相关

2、工作。（三）部门例会部门例会由部门负责人召集和主持，每月至少两次。出席人员为部门全体职员。会议内容为传达公司办公例会精神，部门职员依次汇报前期或指示。三、组织支配会议的留意事项（一制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。（二总经办批准后，报综合事务部汇总，由综合事务部统一支配，方可召开。（三综合事务部应于每周五下班前将全公司例会和各种临时会议，统一协调编制会议方案并装订、分发到公司相关部门。（四的其他会议时，召集部门应提前一日报请公司相关领导同意。（五）对于参与人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，公司有权支协作并召开。（六在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外，应坚

3、持“小会听从大会、局部听从整体”的原则。四、大型会议会场布置以及音响、投影、照明、通风等设备的布置。布置时，需要留意以下四点内容。（一相互沟通，便于记录及阅读。（二）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。（三会场一般应设“禁止“请勿大声喧哗” “请将手机调至振动或关闭状态”等警示牌。五、会议通知（一）会议通知的拟定要素为参与人员名单、开头时间、地点、需要预备的事项及要求。（二）会议通知时要求文字表述明确，力求不发生误会；全面周到，不要漏项。六、大型会议的会中管理（一）会议组织应编制“参会人员签到（一）会议组织应编制“参会人员签到” 预备的签到簿上签名，以示到会。（二）会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数以及未到者姓名，交大会主持人。（三）引导入座。工作人员按事前支配的座位，引导与会人员尽快就座，特殊要留意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。（四）分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。（五）内外联系、传递信息。做好大会进行中领导对外要办的事项

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