（中职）办公软件应用第8章教学课件

1、YCF正版可修改PPT（中职）办公软件应用第8章教学课件第8章 管理数据清单8.1 创建与编辑数据清单8.2 数据排序8.3 数据筛选8.4 数据分类汇总8.5 数据合并计算8.6 数据透视表8.1.1创建与编辑数据清单准备工作1.将数据清单用作数据库在执行数据操作时，例如查询、排序或汇总数据，Excel 2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。（1）数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，比如“数据结构”就是一个字段名。（2）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如图8-1所示。2.建立数据清单注意事项1）每张工作表只能使用一个数据清单在一张工作表上只能建立

2、一个数据清单。某些数据清单管理功能，如筛选等，一次只能在一个数据清单中使用。2）遵循将相似项置于同一列原则在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同含义的数据项。8.1 创建与编辑数据清单下一页返回3）使数据清单独立工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行。在进行排序、筛选或汇总等操作时，有利于Excel 2003检测和选定数据清单的范围。8.1.2使用数据记录单为数据清单添加记录Excel 2003提供了一个方便的实用工具，即数据记录单。数据记录单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示一行完整的信息或记录，也可以查找和删除记录。在使用数据记录单向新的数据

3、清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。Excel 2003使用这些列标创建记录单上的字段。1.添加记录步骤1：选定需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“记录单”命令。步骤3：单击“新建”按钮，如图8-2所示。8.1 创建与编辑数据清单上一页下一页返回步骤4：输入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，按Tab键。如果要移到上一字段，按Shift+Tab键。步骤5：所有字段中的数据输入完成后，按Enter键添加记录。步骤6：单击“关闭”按钮完成新记录的添加并关闭记录单。2.使用数据记录单在数据清单中修改记录步骤1：单击需要修改的数据清单中的单元

4、格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“记录单”命令。步骤3：单击“上一条”“下一条”或“条件”按钮找到需要修改的记录。步骤4：在记录中修改信息。步骤5：完成数据修改后，按Enter键更新记录并移到下一条记录。步骤6：修改结束后，单击“关闭”按钮更新数据清单记录并关闭记录单。8.1 创建与编辑数据清单上一页下一页返回3.使用数据记录单在数据清单中查找记录1）移动记录用户如果要每次移动一个记录，使用对话框中的滚动条。用户如果要每次移动10个记录，在箭头之间单击滚动条。用户如果要移动到数据清单的下一个记录，单击“下一条”按钮。用户如果要移动到数据清单的上一个记录，单击“上一条”按钮。2）查找记录步骤1

5、：选定数据清单中的单元格。步骤2：单击“条件”按钮，字段中的数据变为空白。步骤3：根据需要在字段中输入条件。例如查找“数据库”课程不及格的记录，应在“数据库”文本框中输入60，如图8-3所示。步骤4：按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。单击“下一条”或“上一条”按钮，查看其他满足条件的记录。8.1 创建与编辑数据清单上一页下一页返回步骤5：单击“关闭”按钮可退出查询。4.使用数据记录单从数据清单中删除记录步骤1：选定数据清单中的任意一个单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“记录单”命令。步骤3：找到需要删除的记录。步骤4：单击“删除”按钮。8.1 创建与编辑数据清单上一页返回数

6、据清单中的数据一般都是随机录入的，为了使数据清单中的数据更直观、一目了然，Excel 2003提供了几种对工作表区域的数据进行排序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定义的数据序列进行排序。1.默认排序Excel 2003在默认升序排序时，遵循如下规则。（1）数值从最小的负数到最大的正数排序。（2）字母、数字、文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。（3）在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。（4）所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。（5）空白单元格总是放在最后。（空白单元格是空单元格，它不同于包含一个或多个空格字符的单元格。）在Excel 2003中排序时可以指定是否区分大小

7、写。如果区分大小写，在升序时，小写字母排列在大写字母之前。对汉字的排序，既可以设置根据汉语拼音的字母排序，也可以设置为根据汉字的笔画排序。8.2 数据排序下一页返回2.根据列中的内容对行进行排序步骤1：在需要排序的数据清单中单击任意一个单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“排序”命令，弹出“排序”对话框，如图8-4所示。步骤3：在“主要关键字”下拉列表中，选择需要排序的列，在“次要关键字”和“第三关键字”中设置其他字段作为排序依据。排序时首先按照“主要关键字”进行排序，如果设置了“次要关键字”和“第三关键字”则在“主要关键字”相同的记录中再按“次要关键字”排序，“主要关键字”和“次要关键字”

8、都相同的记录再按“第三关键字”排序。步骤4：设置排序的方式：递增或递减。步骤5：在当前数据清单中可以选择“有标题行”单选按钮，或者选择“无标题行”单选按钮。步骤6：单击“确定”按钮。8.2 数据排序上一页下一页返回3.自定义序列排序步骤1：在所要排序的数据清单中，单击任意单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“排序”命令，弹出“排序”对话框。步骤3：单击“选项”按钮，弹出“排序选项对话框”。步骤4：在“方向”选项区域中，选择“按列排序”或“按行排序”单选按钮，如图8-5所示。步骤5：在“方法”选项区域中，选择“字母排序”或“笔画排序”单选按钮，以确定文本的排序依据。步骤6：单击“确定”按钮，返

9、回“排序”对话框。步骤7：排序选项确定后，单击“确定”按钮，完成操作。8.2 数据排序上一页下一页返回4.排序数据的恢复数据清单内的数据经过多次排序后，用户如果要将其恢复成原来的排列次序，可以在数据清单未排序前添加一个空白列，并录入数值编号，然后用该列排序，这样就可以使排序的数据恢复成原来的排列次序，操作步骤如下。步骤1：在数据清单的最右侧添加一个空白列。步骤2：在除标题行外的第一个单元格录入1。步骤3：使用数据填充序列命令，将数据填充到数据清单的最后一个记录。步骤4：对新添加的列进行排序，使数据清单恢复原来的排列次序，如图8-6所示。 8.2 数据排序上一页返回筛选功能可以使Excel 20

10、03只显示出符合用户设定的筛选条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在Excel 2003中提供了“自动筛选”和“高级筛选”两个命令来筛选数据。一般情况下，用户利用“自动筛选”命令就能够完成大部分的筛选需要。不过，当用户需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”命令才可以完成。对于数据清单，可以在条件区域中使用两类条件：一是对于单一的列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件，例如，显示销售量大于5 000、10 000或50 000的销售人员；二是当条件是计算的结果或需要比较时，可以使用计算条件，例如，若只显示总平均分大于单元格D3中的个人平均分的行，应输入“

11、平均分$D $3”（美元符号表示单元格引用为绝对单元格引用）。8.3.1自动筛选1.自动筛选如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记，其操作步骤如下。8.3 数据筛选下一页返回步骤1：在要筛选的数据清单中选定任意单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“筛选”命令，在子菜单中选择“自动筛选”命令。步骤3：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮，如图8-7所示。步骤4：单击包含想显示的数据列中的下拉按钮，就可以看到一个下拉列表，如图8-8所示。步骤5：选择要显示的选项，在工作表中就可以看到筛选后的结果，如图8-9所示。2.自定义自动筛选如果进行更复杂的筛选，可以通过使用筛选字段下拉列表

12、中的“自定义”选项来实现条件筛选所需要的数据。筛选符合一个条件的记录，可以按照以下步骤执行。8.3 数据筛选上一页下一页返回步骤1：选定要筛选的数据清单中任意单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“筛选”命令，在子菜单中选择“自动筛选”命令。步骤3：在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉按钮。单击想显示的数据列中的下拉按钮，可以看到一个下拉列表。步骤4：选择“自定义”选项，出现一个“自定义自动筛选方式”对话框，如图8-10所示。步骤5：单击第一个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的比较运算符。单击第二个文本框旁边的下拉按钮，然后选定要使用的数值。在本例中设定的条件为：所有“销售数量20”的记

13、录。单击“确定”按钮，就可以看到如图8-11所示的筛选结果。8.3.2高级筛选使用“自动筛选”命令查找合乎要求的记录，既方便又快速，但该命令的查找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的查找，就必须使用“高级筛选”命令。8.3 数据筛选上一页下一页返回1.建立高级筛选条件区使用“高级筛选”命令前，必须为其指定一个条件区域，以便显示出符合条件的行。可以定义几个条件（称为多重条件）来选择符合所有条件的行，或显示符合一组或另一组条件的行。对于设定条件区域的基本步骤，无论是输入比较条件还是使用计算条件都是相同的。可以使用以下的步骤来建立条件区域。步骤1：在数据清单的前方插入几个空行。步骤2：在首行选定单元格

14、中输入字段名称，例如“销售数量”。步骤3：在其下方的单元格中输入条件，例“=10”，如图8-12所示。步骤4：在数据清单中选定任意单元格，单击“数据”按钮，选择“筛选”命令，在子菜单中选择“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框，如图8-13所示。8.3 数据筛选上一页下一页返回步骤5：在“方式”选项区域中选择“在原有区域显示筛选结果”单选按钮。在“列表区域”文本框中，指定数据区域。在“条件区域”文本框中，指定条件区域，包括条件标记，结果如图8-14所示。若要从结果中排除相同的行，可以选择“选择不重复的记录”复选框。步骤6：最后单击“确定”按钮，会看到如图8-15所示的显示结果。注意：当利用比

15、较条件时，条件标记必须和数据清单的列标记相同。在列标记下面的行中，输入需要的条件，利用“数据”菜单中的“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令来显示符合指定条件的行。1）显示符合所有条件的行如果要对不同的列指定多重条件，在条件区域的同一行中输入所有的条件。如果要对相同的列指定一个以上的条件，或某一值域，可以通过多次输入列标记来实现，如图8-16所示。8.3 数据筛选上一页下一页返回2）显示符合一个或另一个条件的行如果要对相同的列指定不同的条件，则把条件输入在不同的行上，如图8-17所示的设定。根据所设定的条件，它将显示每一个特定的行，即满足“销售数量10”或者“销售数量18”的所有记录。该操作也就是

16、满足逻辑“或”，即符合指定条件中的任一个即可，结果如图8-18所示。2.复制符合复杂条件的筛选数据将符合复杂条件的筛选数据复制到一个新的位置是一个十分重要的功能。利用该功能，用户可以整理出各种类型的报告。例如，可以从数据库中整理出一份销售大于30套的地区，其操作步骤如下。步骤1：建立条件区域。步骤2：单击“数据”按钮，选择“筛选”命令，在子菜单中选择“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框。8.3 数据筛选上一页下一页返回步骤3：在“方式”选项区域中选择“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。在“列表区域”文本框中，指定数据区域。在“条件区域”文本框中，指定条件区域，包括条件标记。在“复制到”文

17、本框中，指定要将筛选过的行复制到的位置。若要从结果中排除相同的行，可以选择“选择不重复的记录”复选框；设置好的对话框如图8-19所示。步骤4：单击“确定”按钮，会看到如图8-20所示的结果。注意：利用这种方法，只可以将筛选过的数据复制到当前的工作表中，如果要将筛选过的数据粘贴到不同的工作表中，必须先切换到新的工作表，然后在那里执行“高级筛选”操作。8.3 数据筛选上一页返回对于一个工作表，如果能够在适当的位置加上统计数据，将使工作表内容更加清晰易懂，Excel 2003提供的分类汇总功能将帮助用户解决这个问题。使用“分类汇总”命令，不需要创建公式，Excel 2003将自动创建公式，并对某个字

18、段提供“求和”或“平均值”之类的汇总函数，实现对分类汇总值的计算，而且能将计算结果分级显示出来。1.在数据清单中建立分类汇总例如统计超市货架商品清单中每种产品在近期的销售量及金额的总和，如表8-1所示。步骤1：选定要进行分类汇总的列。步骤2：使用“商品名称”列对数据清单排序（需要对哪个字段分类汇总，就对其进行排序）。步骤3：在要分类汇总的数据清单中，单击任意单元格。步骤4：单击“数据”按钮，选择“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图8-21所示。8.4 数据分类汇总下一页返回步骤5：在“分类字段”下拉列表中，选择需要用来分类汇总的数据列，选择的数据列应与步骤2中进行排序的列相同，即“商

19、品名称”列。步骤6：在“汇总方式”下拉列表中，选择所需的用于计算分类汇总的函数。本例中选择“求和”函数。步骤7：在“选定汇总项”（可有多个）列表中，选择需要对其进行汇总计算的数值列对应的复选框。这里选择“销售数量”和“金额”。步骤8：单击“确定”按钮。工作表及说明显示如图8-22所示。2.清除数据清单中的分类汇总步骤1：选定含有分类汇总的数据清单中的任意单元格。步骤2：单击“数据”按钮，选择“分类汇总”命令。步骤3：在弹出的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮。8.4 数据分类汇总上一页下一页返回3.显示和隐藏细节数据（1）分级显示可以显示数据清单中细节数据，其中每个内部级别为前面的外部

20、级别提供细节数据。在上面的示例中，包含所有行的总计的行属于级别1，包含各种商品总计的行属于级别2，各个区域的细节行则属于级别3。（2）如果仅显示某个特殊级别中的行，可以在分级显示按钮中单击想要查看的级别对应的各个数字按钮。（3）单击分级显示区中的-按钮将隐藏该类的细节行，并使该按钮变为+形式，单击+按钮将分级显示细节行。8.4 数据分类汇总上一页返回合并计算是指汇总一个或多个数据源区中的数据。Excel 2003提供了两种合并计算数据的方法。一是通过位置，即当源区域有相同位置的数据汇总；二是通过分类，当源区域没有相同的布局时，则采用分类方式进行汇总。用户想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一

21、个目的区，用来显示摘录的信息。该目的区可位于与源数据相同的工作表上，或在另一个工作表上或同一工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源。此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多个工作簿中。在Excel 2003中，可以最多指定255个源区域来进行合并计算。在合并计算时，不需要打开包含源区域的工作簿。1.通过位置来合并计算数据通过位置来合并计算数据是指在所有源区域中的数据被相同地排列，也就是想从每一个源区域中合并计算的数值必须在被选定源区域的相同的相对位置上。8.5 数据合并计算下一页返回这种方式非常适用于处理日常相同表格的合并工作，例如，总公司将各分公司的报表合并形成一个整个公司的报表；再如

22、，税务部门可以将不同地区的税务报表合并形成一个市的总税务报表等。下面以图书销售情况表为例进行合并计算，具体操作步骤如下。步骤1：先建立图书销售情况工作簿，如图8-23所示。步骤2：为合并计算的数据选定目的区，如图8-24所示。步骤3：单击“数据”按钮，选择“合并计算”命令；弹出“合并计算”对话框，如图8-25所示。步骤4：在“函数”下拉列表中，选择所希望用来合并计算数据的汇总函数，求和（SUM）函数是默认的函数。步骤5：将光标定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”选项卡上选择“新华一店”选项，在工作表中选定源区域。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”文本框中，如图8-26所示。8.5 数

23、据合并计算上一页下一页返回步骤6：单击“添加”按钮，对要进行合并计算的所有源区域重复上述步骤；可以看到合并计算对话框如图8-27所示。步骤7：单击“确定”按钮，就可以看到合并计算的结果，如图8-28所示。2.通过分类来合并计算数据通过分类来合并计算数据是指当多重源区域包含相似的数据却以不同方式排列时，此命令可使用标记、依不同分类进行数据的合并计算，也就是当选定的表格具有不同的内容时，用户可以根据这些表格的分类来分别进行合并工作。举例来说，假设新华总店共有两个分店，它们分别销售不同的书籍，如图8-29所示，新华总店要得到完整的销售报表时，就必须使用分类来合并计算数据。下面就以汇总这两个分店的销售

24、报表来合并计算。在本例中将对工作簿新华一店、新华二店进行合并操作，其结果保存在工作簿新华总店中，操作步骤如下。8.5 数据合并计算上一页下一页返回步骤1：为合并计算的数据选定目的区，单击“数据”按钮，选择“合并计算”命令，弹出“合并计算”对话框。在“函数”下拉列表中，选择用来合并计算数据的汇总函数，求和（SUM）函数是默认的函数。步骤2：将光标定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”选项卡上选择“新华一店”选项，在工作表中选定源区域。该区域的单元格引用将出现在“引用位置”文本框中；对要进行合并计算的“新华二店”的源区域重复上述步骤。如果源区域顶行有分类标记，则选择在“标题位置”选项区域的“首

25、行”复选框。如果源区域左列有分类标记，则选择“标题位置”选项区域的“最左列”复选框。在一次合并计算中，可以选择两个复选框。在本例中选择“最左列”复选框，如图8-30所示。步骤3：单击“确定”按钮，就可以看到合并计算的结果，如图8-31所示。8.5 数据合并计算上一页下一页返回3.合并计算的自动更新此外，还可以利用链接功能来实现数据清单的自动更新，即如果实现当源数据改变时，Excel 2003会自动更新合并计算。要实现该功能的操作是，在“合并计算”对话框中选择“链接到源”复选框，这样，当每次更新源数据时，用户就不必每次都执行一次“合并计算”命令。还应注意的是：当源和目标区域在同一张工作表时，是不

26、能够建立链接的。 8.5 数据合并计算上一页返回数据透视表也是一种表格，是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态工作表，它具有转换行和列来查看源数据的不同汇总结果、显示不同页面以筛选数据、根据需要显示区域中的细节数据、设置报告格式等功能。1.数据透视表的结构数据透视表的结构如图8-32所示。（1）行字段：行字段是指来自源数据且在数据透视表中被指定为行方向的字段。在本例中，“商品名称”是行字段。（2）列字段：列字段是指数据透视表中被指定为列方向的字段。在本例中，“销售时间”就是列字段，它包含多项，如“8：40”“8：55”等。（3）项：项是指数据透视表字段的子分类或成员。在本例中，“小丽花”

27、和“雪鹿啤酒”等就是“商品名称”字段中的项。8.6 数据透视表下一页返回（4）页字段：页字段是指被分配到页或筛选方向上的字段。在本例中，“地区”就是页字段，它可用来按地区筛选报表。通过使用“地区”字段，用户可以只显示“东胜”地区、“呼市”地区或其他地区的汇总数据。如果单击了页字段中的其他项，整个数据透视表都会发生变化，以便只显示与该项相关联的汇总数据。（5）页字段项：页字段列表中每一项即为页字段项。在本例中，“东胜”是页字段中的当前选定项，数据透视表将只显示“东胜”地区的汇总数据。（6）数据字段：数据字段是指汇总数据清单中所指定的数值型字段。在本例中，“求和项：销售数量”和“求和项：金额”均为

28、数据字段，它将汇总源数据中“销售数量”字段和“金额”字段。（7）数据区：数据区是数据透视表中包含汇总数据的部分。数据区中的单元格显示了行和列字段中各项的汇总数据。数据区的每个值都代表了源记录或行中的一项数据的汇总。在本例中，单元格I5中的值是东胜地区畅力源毛巾当日的销售量的总计。8.6 数据透视表上一页下一页返回（8）字段下拉按钮：字段下拉按钮是指每个字段右边的按钮 ，单击此按钮可选择要显示的项。2.创建数据透视表例如：对如下数据清单按商品名称和地区创建数据透视表，见表8-2。步骤1：打开要创建数据透视表的工作簿。步骤2：选定数据清单中的任意单元格。步骤3：单击“数据”按钮，选择“数据透视表和数据透视图”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框，如图8-33所示。步骤4：在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤1中，选择“请指定分析数据的数据源类型”选项区域下的“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”单选按钮，再选择“所需创建的报表类型”选项区域下的“数据透视表”单选按钮。8.6 数据透视表上一页下一页返回步骤5：单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框。单击“选定区域”右边的工作表按钮可