2016档案技能培训-科技档案

1、2016档案技能培训科技档案第一页，共25页。学习要求清楚科技档案概念。掌握科技档案归档范围。掌握科技档案归档流程。可简述0-9大类分类表及其内容。完成实际操作第二页，共25页。一、概念科技档案科学技术研究 生产基本建设概念：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。第三页，共25页。二、科技档案管理流程简图简图：收集移交简单分类以卷为单位整理分类排列编号编目装盒扫描录入装订按照6-9大类划分遵循文件形成规律，考虑文件结构上的隶属关系和工作程序上的衔接关系，区分主次按文件的重要程度排列档号、序号案卷目录目录、文件、备考表光盘或者拆钉扫描 扫描后的文件使用 档案专业用钉装好第四页，共25页。

2、（一）收集篇一收集概念：科研档案目前没有不存在移交，生产档案有生产部每年移交，基建档案由施工单位或者监理单位在项目投产发电前一次组织移交。意义：根据实际情况，目前科技档案最重要的是基建档案，建厂时基建档案的完整对整个企业的发展起着至关重要的作用。标准：齐全、完整、系统要求：1、原件； 2、在基建档案归档范围内的一定要收集齐全。步骤之一：基建档案移交责任者：施工单位、建设单位、监理单位时间：投产发电后一个月范围：符合集团公司移交基建档案范围，按照集团公司要求整理(可在移交前将要求发送整理方)清单：基建档案在移交时一定要清点清楚，并请专工帮忙分类处理移交文件，如档案不验收不结尾款，确保档案移交完整

3、，移交清单按照文档要求做好移交手续，并永久保存第五页，共25页。（一）收集篇二基建档案管理移交职责简图勘察、设计单位：应归档在设计中形成的基础资料，项目设计文件及竣工后编制的竣工图监理单位：应归档在设计监理和施工监理活动中形成的各种文件各施工调试单位：应归档在土建施工、设备、电气、热控仪表及管线安装调试过程中形成的文件监理审查监理审查档案管理部门监督检查移交归档计划部门：应该贵项目前期立项报批等文件(文件存在总部或者所属分公司)工程部门：施工管理、质量与安全监督检查、项目后评估概预算管理、招投标、承包合同等文件生产部门：应归档生产准备阶段及项目竣工验收、投产达标考核、项目专项验收监督检查移交归

4、档第六页，共25页。（一）收集篇三建设项目各阶段管理要求示意图：建设项目归档文件责任单位第一阶段项目前期及准备阶段立项文件：项目核准文件、可行性研究及审批文件、选厂址文件、项目评估文件等施工准备文件：建设用地、征地文件、招投标文件、“五通一平”及开工审批设计文件：地质、地形勘察、水文、气象、地震等设计基础文件；初步设计及审查文件、施工图等建设单位：收集和整理项目前期文件勘察设计单位：收集和整理勘察设计文件第七页，共25页。（一）收集篇四建设项目各阶段管理要求示意图：建设项目归档文件责任单位第二阶段项目施工及调试阶段施工管理文件：安全、质量、物资、进度、资金施工文件：施工与管理与技术文件、施工记

5、录及施工质量评定记录、设备和材料质量证明文件监理文件：监理管理文件、监理审核文件、质量评估、监理总结建设单位：收集整理施工阶段管理性文件施工、调试单位：根据合同规定收集和整理施工文件调试文件：分系统调试、整套启动调试及整套启动质量评定文件性能试验报告监理单位：收集和整理监理文件；并对竣工档案审核，签署验收意见第八页，共25页。（一）收集篇五建设项目各阶段管理要求示意图：建设项目归档文件责任单位第三阶段项目竣工验收阶段竣工图竣工文件：移交生产交接书、工程总结（建设、设计、施工、调试、质监、监理等）生产准备文件：生产准备大纲、人员培训计划、试运行规程、规范、运行记录、设备消缺及检修文件、安全并网等

6、文件验收文件：6个专项验收；项目整体竣工验收、工程决算与审计；项目质量创优申报与评审文件等设计院编制建设单位：收集整理竣工、生产准备、项目验收文件第九页，共25页。（一）整理篇一整理步骤之一确定归档范围按照技术规范要求，做好相关整理工作。步骤之二质量要求三要素1、完整性。项目从立项审批、勘察设计、施工调试、竣工投产，每个阶段形成的文件都具有完整性。单份文件就是不能缺张少页，如：请示与批复、正文与附件、设计变更与回执单、进场材料报验单与出厂质量证明文件等。2、准确性文件记载内容与实际相符合。如设备图纸与安装记录，竣工图与现场实物相符合。要真是反映出工程与管理活动。3、有效性一是指文件内容的有效，

7、即归档文件为原件。二是文件形成程序的有效，即严格施工工序和程序填写记录，做到签字印章手续完备、三是字迹和文件制成材料（如有铅笔痕迹及污物应及时处理干净后归档）。第十页，共25页。（一）整理篇二步骤之三：归档时间建设单位（业主）： 形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，应在在文件办理完毕后，按时段归档，否则由于建设周期较长等原因，将文件留在经办人手上 容易流失。勘测单位、设计单位形成的文件： 根据建设程序和文件形成的阶段分为勘察阶段文件和设计阶段文件，勘察阶段在工作完成后归档，设计文件在项目完成后归档。设备厂家提供的资料要在开箱验收后归档。施工调试单位：施工文件在项目竣工验收时移交归档

8、。监理单位形成文件在竣工验收后移交归档。步骤之四归档份数（1）移交的归档文件至少3份，竣工图归2份，要求设计院移交电子版（2）重要的使用频繁的归2份。第十一页，共25页。（一）整理篇三分类按照6-9大类分类（详见技术规范）注意事项：6类生产611燃料调拨单按年度存，三个月或者两个月移交一次612燃料过磅单各专业运行监督记录各专业设备运行表单（正常情况下抽取月初、月中、月末数据，遇有事故或停机情况则前后几天的数据都要存）各专业运行日志运行日志（每月5日、15日、25日或有重大事故发生及特殊情况）第十二页，共25页。（一）整理篇四分类8类基本建设（A版）8022施工图设计施工图及概、预算书各专业设

9、计变更、工程联系单各专业设计变更、工程联系单放在80类各专业8047原材料证书原材料质量跟踪记录、材料报验单、出厂质量证明文件、进场检验报告8055焊接施工记录焊接工程属于隐蔽工程资料务必要收集完整8082工程总结加含工程质量检查报告（设计单位）工程质量评估报告（监理单位）性能试验报告（性能调试报告）工程质保书8083竣工交接文件含机组移交生产签证书（启委会）第十三页，共25页。（一）整理篇四分类8类基本建设（A版）8082工程决算与审计工程决算及报批文件；工程结算审计报告；工程款支付、结算单（如独立可放在此类，如不独立放在财务）8093生产准备、人员培训生产准备大纲、计划及报批文件；生产人员

10、培训计划、教材、系统图、逻辑图9大类设备1、设备文件，原则上应根据成套性的特点，说明书、合格证、图纸一起整理组卷2、三大主机设备文件，可根据实际情况说明与图纸按员分类表分类目整理组卷81-89各专业竣工图竣工图由设计院编制必须加盖竣工图章第十四页，共25页。（一）整理篇五组卷定义：所谓组卷就是按一定的原则和方法，将一组具有内在联系的文件，以卷或盒的形式组合在一起的过程。（通常以“盒”的形式组卷）原则：遵循文件形成的特点和成套性特点，保持卷内文件地有机联系。要分类科学、组卷合体，法律性文件手续齐备。要求：卷内文件不应有重份的；不同保管期限的文件为一卷时，期限从长；不同载体文件应分别组卷。第十五页

11、，共25页。（一）整理篇六组卷组卷方法项目建设在不同的阶段产生不同类型的文件因形成的单位不同，组卷方法也有所不同分下面几类：1、项目建设单位形成的前期文件、竣工验收阶段文件、准备阶段文件、一般按问题进行整理、组卷，适合组小卷。2、施工单位形成的施工文件要提前和他们沟通好如何组卷，一般来说按标段、单位工程组卷组一卷或多卷，也有工程复杂的，可按实际情况。3、调试单位形成的调试文件，一般应按系统、阶段、专业整理组卷。4、质量监督文件，应按阶段、专业组卷。5、原材料证明文件，应按专业、品种、型号整理组卷。建议将同一厂家、同一品种、同一类型材料的出厂合格证明、检测报告、进场复试报告集中整理组卷暨可单独组

12、卷，不建议采取单位工程组卷会造成浪费和材料重复。第十六页，共25页。（一）整理篇七组卷组卷方法设备文件，按专业、系统、台件整理组卷。监理文件，按专业或时间、文种组卷。竣工图、施工图按照设计单位要求组卷。排列案卷与卷内文件地排列管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、检修实验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后，译文在前，原文在后，正件在前，附件在后，印件在前，定（草）稿在后。第十七页，共25页。（一）整理篇八编号 编号暨档号档号序号项目代号（年度）分类号案卷号卷

13、内文件顺序号01018030 xxxxx项目代号：一期工程第一个机组一级类目号基建二级类目：综合三级管理类目：工程管理管理性文件四级类目：征租地文件案卷号001-999标识卷内顺序号01-99注意事项：6、7类按照档案号按照年度-分类号-案卷号-序号8、9类档案号按照项目代号-分类号-案卷号-序号，分类到四级类目，分类号写四位档号章原则上盖在文件的左上角空白处。第十八页，共25页。（一）整理篇九编目暨案卷目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注卷内每份文件顺序号从“01”开始公文文号、施工文件的编号、图纸图号、没有可不写指文件形成的单位，全称或者简称单位工程卷内文件应根据归档要求，在文件

14、题名前加单位工程名称及分布、分项工程文件最终形成日期根据装订形式不同而定需说明信息卷内目录第十九页，共25页。（一）整理篇十编目注意事项页号编写位置：若是单面文件，应将页号编写在右下角，若是双面文件的文件，将页号编在正面的右下角，背面的左下角。各案卷之间页号不能连续编写。没卷从“001”开始编写。页号编写方式：根据装订形式不同，页号的编写方式不同。对于采用整册装订的案卷，页号应连续编号，不得跳号，亦不得重复编号。对于采取单位文件装订的案卷，每份文件重新编号，文件之间不得连号。若是单份文件自成一册，可利用原有的页号可不重新编号。页号在案卷目录上的 填写方式：若是装订成册的，应填写每个文件的首页页

15、号，最后一个文件应该填写文件地起止页号。若单份不装订以盒作为一件的的则填写页数。责任者填写（1）责任者要规范填写，必须填写编制单位全称。（2）合同文件对签署合同的双方（或多方）具有法律约束力，填写时写明双方单位的全称，如三方或多方时填写主要责任者。日期填写在文件填写日期时应注意，验评应以验评程序最后一级责任人签署的时间为最终时间。而原材料复试报告应以报告的日期为准，不得随意填写。第二十页，共25页。（一）整理篇十一装盒盒内：目录、文件、备考表盒封面暨案卷封面含档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级案件题名 标准：简明，准确揭示卷内文件的内容。内容：项目名称、问题、单位工程、设备、部

16、件、专业或阶段名称等拟写情况：（1）如按问题或专业组卷题名：项目名称+问题（或专业）+文种（2）对于按单位工程组卷题名：项目名称+卷内主要文件内容+文种第二十一页，共25页。（一）整理篇十一装盒案卷题名注意事项：（1）不能用“资料”表示文种。（2）拟写要简练，要标明文件的专业、卷内文件编号的起止段、或时间的起止段。（3）案卷题名录入信息要完整 立卷单位立卷单位要填写项目文件整理组卷单位的全称或者简称。注意事项：注意立卷单位和文件责任者的区别，文件责任者是文件形成的单位，立卷单位是文件整理组卷的单位。对于施工单位形成的施工单位责任者和立卷单位大多数区别不大。设备文件和设计文件，文件形成责任者和立

17、卷单位大多数是不同的。起止日期填写案卷内最早形成的文件的日期和最终形成文件的日期。保管期限参照技术规范第二十二页，共25页。（一）整理篇十二密级 按集团公司保密规定要求填写 档号 同档号章上档号一栏 备考表 备考表应填写案卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。 内容： 说明、立卷人及日期、互见号，不编页号。 1、说明。 （1） 前期可行性研究文件、初步设计文件经常因为文件卷册内容多一盒装不下的情况，在组卷时可采取分册组卷，即将相对独立的文件作为一卷，需要在备考表中说明。第二十三页，共25页。（一）整理篇十二说明（2）对于卷内文件复印件情况、页码错误情况、及设计变更通知等重要文件号码不连续，需说明。（3）为避免同一案卷内文件重复归档，几份文件附件合用或更换等，需要说