文件管理制度

1、文件管理制度1. 目的为确保EPC项目工程项目施工中，所有设计、施工、设备图纸及各类说明书、资料的接受、登记、分发和存档及对外文件的发送及保存处于受控状态，以满足现场施工需求。2. 责任2.1 项目部综合管理部、信息文控工程师是与监理、业主及各施工单位在文件收发方面的接口部门及责任人，应确保有效版文件及时、准确、迅速传递，并提供受控文件查阅、借阅等服务。2.2 各部门、各施工单位必须做好受控文件的接受、登记、发放、作废等二级管理工作。2.3 各施工单位在施工过程中的关于技术、质量、安全、设计图纸、设备供货、材料采购、进度款申请等事宜必须以文件形式上EPC项目部资料室，所有上报文件必须有编码，文

2、件编码按工程文件编码管理制度执行。2.4 施工单位严禁与监理、业主传递各种文件、资料，严禁接受监理、业主下达的指令。2.5 主要设备到场开箱后，经营管理部门应清点随机资料，并全部上报资料室，资料室视情况交付业主档案室。3. 工作流程3.1 外来文件的接受、发放和存档。3.1.1 图纸资料的接收、发放和存档3.1.1.1 项目部资料室在接受设计院提供的新版图纸、资料时，应检查文件的编码、版次、状态、数量是否与设计提供的目录清单相符，如不符或字迹不清、页数不足，应立即将该情况反馈给工程管理部专业工程师或项目部总工，并采取相应的补救措施。3.1.1.2 接受新版图纸资料后即由资料人员将图纸资料的相关

3、信息输入微机登记，并更新QQ群图纸资料内容。3.1.1.3 打印“图纸发放清单”通知业主、监理、各部门、各施工单位来资料室签收。3.1.1.4 文件在发放后，剩余原图应立即进行分类、存档。3.1.1.5 归档的所有图纸、资料应该能在短时间内调卷。3.1.1.6 项目部资料室应将图纸升版、作废的信息及时通知各部门，并打印“图纸作废清单”经相关部门签字确认。3.1.1.7 各部门及施工单位应将旧版图纸交回资料室，加盖作废章，隔离存放，以防误用。3.1.2 外来其他纸质文件的接收、发放、存档。3.1.2.1 项目部资料室在接收业主或监理提供的其他纸质文件时，应根据目录，清点无误后方可接收。3.1.2

4、.2清点完成后由资料室根据文件类别及时上报负责领导审批，按领导批示内容，分发至相关部门、人员传阅签字或扫描后发至QQ群。3.1.3 供货设备随机资料、文件的接收、发放、存档3.1.3.1 主要设备到场开箱后，所有箱内纸质文件、资料由工程管理部技术人员收集好立即上交资料室，信息文控工程师根据目录，清点无误后接收存档。3.1.3.2 设备资料、文件清点完成后由资料室根据文件类别及时上传QQ群。3.1.3.3 设备资料、文件严禁各部门、各施工单位以各种借口，不经资料室领用、借阅。3.2 对外文件的接收、发放和存档3.2.1 资料室负责所有对外文件的发放工作。3.2.2 项目部所属各部门、各单位需传递

5、至监理、业主间的文件，资料室应根据相关部门提供的目录清单核对对外发文，并逐一登记，及时发放给相关单位。3.2.3 经业主和监理审核好的对外发文返还资料室后，资料室应核对清单，并逐一登记。分类保存，以备做竣工资料用。3.3 管理控制3.3.1 项目部综合部定期在网上发布图纸目录清单供查阅。3.3.2 所有外来文件（工作联系单、会议纪要、监理通知单、设计变更单等，图纸和设备资料除外）、以及对外文件由资料室信息文控工程师及时进行扫描，并在群里共享，已供查阅。3.3.3 各部门应做好受控文件发放的二级管理，对受控文件进行分类。3.3.4 施工用图纸、资料应在保证各部门使用要求前提下尽快发放。总工依现场任务的急缓确定是否优先发放。3.3.5 各部门可依据施工进度及现场情况提出急需图纸资料的详细清单。4. 附录4.1 外来文件审