(华宝)作业流程描述-采购部

1、5/5作業流程簡介：此流程描述採購部訂購物料及配合其他部門運作的程式。適用範圍:本流程適用於所有物料的訂購工作。責任:執行此流程是採購部人員的責任,監督其執行是高級採購員的責任。流程描述：訂購物料的程式採購部在收到客人提供的、營業部提供的物料清單及其他部門的請購單後,先查查看倉庫輔料倉存記錄,該物料是否有倉存,若無根據實際情況開出訂料單,經審核後以傳真形式交供應商，並將預計交貨日期輸入電腦上的物料狀態表上;若該物料倉存數量足夠，要通知倉庫留用；對於一些供貨期較長及常用的物料，定期查看輔料倉存記錄內的倉存數量，再對照生産部提供的物料存量的安全水準，數量不足時,及時訂購。定期向倉庫瞭解供應商的供貨

2、情況，督促供應商准時交貨,若出現數量與不符時,及時通知供應商補貨；定期向品保部瞭解物料質量情況，若發現質量不符合要求,及時與供應商交涉，做好補救措施2 開發供應商的程式根據實際情況，以高品質、低價錢、交貨快、數量准確爲原則,開發更多的供應商。4。3 供應商的評估根據品保部的物料檢查表，作供應商評估工作。4。4 計算合同 （此流程只適用於國際採購部分的物料)根據客人提供的、營業部提供的物料清單及其他部門的文件夾上的資料，配合報關部申請合同的工作.4.5 退物料的程式對於一些不合格的物料，採購部在收到品保部的通知後，及時知會供應商，及時補貨，並督促供應商盡快辦理在關退貨及補貨手續.4. 印嘜組的程

3、式採購組在收到內的各類洗水/尺碼/煙治嘜訂購資料將交印嘜組,統籌員會先根據實際訂購樹脂版、啤刀及原材料，然後根據資料上的數量及交貨期，安排印刷工製作相關物料,印製好後由統籌員審查印刷質量、核實無誤後，由印刷雜工將印好的物料交倉庫，並做好交收手續。4。7 外發加工的程式4。7。1收集裁數裁床部根據生產單上提供資料安排生產,並將需作外發加工的裁片裝好箱，並將生產單複印本裁剪部裁數通知單及加工位置實樣提供給採購部。4.7採購員根據裁剪部裁數通知單的生產細數。連同客號/單號/加工編號等資料開具訂料單，將裁片/實樣訂料單一併交有關加工廠。.7採購員將訂料單詳細資料輸入發外廠加工之裁片交收記錄表。4批辦審

4、核加工廠會先將齊碼各一件裁片製作批辦，交採購員再轉交QA部審批品質QA部會將審批結果填入裁片發外加工批辦通知記錄傳真給加工廠後,副本交採購員。如批辦結果合格，加工廠可開始進行大貨加工，如批辦結果不合格，加工廠需要打辦直至合格為止需再打辦直至合格為止。4.5收回大貨加工廠完成生產後將裁片送回，QA負責按訂料單資料核對加工廠，送貨單如數量相符，蓋上收貨章以確認收妥裁片，並負責將貨品驗收品質，一併提供裁片查驗報表，品質合格通知車縫部領取裁片生產.任何品質/数量問题按 裁片检验報告 反映採購部跟进,補裁由有关營业員審批.營业部通知採購部欠数是否客人容許的短数範圍,是否必要補裁補裁/重做, 採購部與加工

5、厂協商妥當責任問题並有書面証明,最後採購員將訂料單副本及加工廠送貨單一起交採購部經理簽批後(若有補裁/重做要連同採購部要求加工厂賠償時的証明)，再轉交財務部按單付款。 6每月評估採購員需對各外發加工廠進行貨品品質合格率、交貨準時率每個月進行一次評估。品質輸入記錄檔物料清單 保留1年輔料倉存記錄 每日更新物料訂購資料 保留1年請購單 連同訂料單交倉庫裁剪部裁數通知單 不用保存裁片發外加工批辦通知記錄 保存三個月裁片查驗報表 保存六個月品質輸出記錄檔訂料單 保留1年物料狀態表 每天更新合同 每天更新訂料單 保存六個月發外廠加工之裁片交收記錄表 保存三年客人營業部其他部門採購部供應商品保部倉庫報關部

6、物料訂購資料物料訂購資料物料清單物料清單請購單請購單接 收 接 收查倉存查倉存物料倉存記錄是否有倉存物料倉存記錄是否有倉存 是訂料 否訂料開訂料單 傳真開訂料單計算進口物料重量輸入物料計算進口物料重量輸入物料狀態表是否依期是否依期追貨 否 傳真追貨退貨 退貨開退料單 傳真開退料單通知倉庫訂料單訂料單訂料單訂料單物料物料 補做退料單退料單接收接收是否合格是否合格否留用留用接收接收是否夠數是是否夠數否合同合同客人其他部門印嘜部供應商品保部倉庫物料訂購資料物料訂購資料請購單請購單接 收 接 收查印刷材料、工具查印刷材料、工具是否有倉存 是否有倉存 否訂料訂料開訂料單傳真開訂料單接收接收印制物料印制物料物料物料 重新印制物料重新印制物料 通知印嘜部通知印嘜部訂料單訂料單材料工具材料工具接收接收是否合格是否合格否接收接收是否夠數是是否夠數否裁床部採購部外發加工廠QA部營業部加工位置實樣資料加工位置實樣資料生産辦/加工樣辦生産辦/加工樣辦開正本開通知採購部送貨單跟進大貨加工進度保留批辦記錄收批辦輸入 副本通知採購部送貨單跟進大貨加工進度保留批辦記錄收批辦輸入 書面通知補裁申請單補裁申請單交貨大貨加工確認回傳損壞細數重做批辦制作批辦交貨大