施工建设项目行政公文管理制度

1、施工建设项目行政公文管理制度第一节 公文格式一、总则1、为使项目管理处及各施工单位公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）特制定本办法。2、项目管理处的公文是管理处在整个工程管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法实施工程管理的重要工具。3、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。4、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。5、公文处理必须严格遵守国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。6、综合部是管理处、总监办公文处理的管

2、理部门，主管项目管理处并负责指导、监督各部门、总监办、中心试验室以及各施工单位的公文处理工作。管理处设专（兼）职文员，各施工单位应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。7、承包人各类有明确表格、程序的技术资料应按表格中规定程序报送直接责任人员受理，无须报送综合部。该类技术资料由直接责任人负责登记、签署、流转、签定、发送、归档，定期由综合部检查、整理、收集、统一归档。二、公文的种类1、本项目的公文种类主要有：（1）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 (3）通知：适用于

3、批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（4）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（5）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（6）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（7）批复：适用于答复下级机关的请示事项。（8）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（9）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。（10）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式 1、本项目管理处及所辖各单位统一使用红头公文，格式一般由文头、正文及文

4、尾三部分组成。文头由发文机关标识、发文字号等组成；正文部分由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注组成；文尾由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（1）标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用规范化简称、统称（如项目建设管理法人、项目管理处、中心试验室、合同段项目经理部等）。向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头分送，以免责任不明，延误问题的及时处理。（3）正文：是公文的主体，是反映公文内容的重要部分。除综合性内容的

5、公文外，应一文一事，以便于分送和分理。（4）附注、附件：是公文的附加说明，也是公文的重要主成部分。附注（需要说明的其它事项）并不是每份公文都有，若有，应加圆括号标识在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。（5）发文机关标识：发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80。（6）成文日期：以负责人签发的日期为准。成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。（7）印章：单一机关制发公文，落款处不署发文机关名

6、称，只标识成文日期，加盖公章。（8）抄报、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。（9）签发人：通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。1）、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。本项目管理处及所辖各单位的发文机关标识应与各单位印章统一。2）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。3）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4）主送机关指公文的主要受理机关，应当

7、使用全称或规范化简称。5）公文如有附件（不包括被转发、报送、发布件），应当在正文之后、成文日期之前标注附件顺序和名称。附件应当在正文之下空一行，左首空两字处开始标注。6）成文日期以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日为准。成文日期的标识应当使用汉字，不得使用阿拉伯数字。其中若有“”字，应当使用“”，不得使用“0”。成文日期应当在右首起空四字处标识。7）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。公文中要防止出现空白印章。印章启用时，应在印模下标注部门（单位）名称或“印模”字样。单一机关制发的公文用印，在落款

8、处不署发文机关名称，只标示成文日期。印章上不压正文，下压成文日期年、月、日47个字，且不得错盖、漏盖。用印印迹要端正、清晰。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；8）公文每面排22行，每行排28字。当公文排版后所剩空白不能容下印章时，应当采取调整行距、字距的措施予以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”方式解决。 9）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆括号，标注于成文日期之下，主题词之上10）公文应当标注主题词。主题词应当由类别词+类属词+文种组成，一般不超过四个，各名词之间空一个汉字的位置。11）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关

9、，应当使用全称或规范化简称、统称。2、公文中各组成部分的字体、字号标识规则如下：（1）公文字号使用三号仿宋字体；（2）公文标题使用二号小标宋字体；（3）公文“主题词”三个字使用三号黑体，主题词使用三号小标宋字体；（4）公文正文、附件、成文日期、附注、抄送、发文机关、印发日期均使用三号仿宋字体。3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。文字从左至右横写、横排。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。4、行文规则5、行文应当确有必要，注重效用。6、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。7、总监办应按照自己的职责权限分别对管理处和项目部行文，各合同段

10、项目经理部应严格按照监理程序对总监办或管理处行文。禁止任何单位违反监理程序行文。8、管理处及所辖各单位均不得以单位（或部门）名义向领导个人报送“请示”、“意见”、“报告”等。第二节 文件办理程序一、发文办理1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（1）管理处发文程序：主办部门拟稿部门负责人审核（相关部门会签）文员审核行文格式-分管领导审核管理处处长签发综合部缮印用印登记、分发。（2）本项目发文采用书面文件的方式。（3）管理处及各施工单位发文必须建立登记簿及其电子版，其内容应包括发文日期、字号、标题、份数、拟稿人、主送单位、抄送单

11、位、归档卷号、备注等。（4）管理处公文提交处长签发前，须经综合部审核。审核的重点是：行文的必要性，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。（5）公文印发前，综合部文秘须进行复核，重点复核：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法要求，字词是否准确、有无错别字，计量单位是否规范等。2、草拟公文应当做到：（1）符合国家法律、法规及其它有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

12、（3）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。（5）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（6）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（7）拟稿人要根据实际情况，正确使用公文种类，确定主、抄送单位。（8）公文如有附件，拟稿人应当在文稿送审前确认附件是否已经上传。（9）必须使用国家法定计量单位。（10）如文稿稿面改

13、动较大或稿面不洁、字迹潦草，由拟稿人清稿（并将原稿附后）、二、收文办理1、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈、归档等程序。管理处收文处理流程为：来文签收收文登记文员签拟办意见处长批示文员转送承办部门-（相关部门协办）综合部催办落实办理结果反馈相关领导综合部归档。2、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合部并说明理由。3、管理处所有外来公文均由综合部文员统一签收、登记和归档，并按不同来文单位分别建立收文登记簿及其电子版，其内容主要包括序号、收

14、文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文名称、归档日期、归档卷号、备注等。4、综合部要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。5、综合部将办理结果及时反馈处长确认。6、综合部按相关规定做好归档工作。7、各合同段项目经理部的收文、发文办理参照管理处收文、发文办理程序执行。第三节 公文归档及管理1、公文办理完毕，应当根据档案法、交通文件材料立卷归档办法及靖会公路项目管理规范的要求和规定，按管理处、总监办分别及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。2、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张、笔墨和字迹材料必须符合存档要求。3、归档时须将发文稿纸、正文和草稿一并保存。4、

15、公文由综合部统一收发、审核、用印、归档。5、综合部负责建立健全管理处公文处理的有关规章制度。项目管理处发文程序框图部门拟搞人根据管理处公文格式，草拟、整理的行政公文，并填写管理处发文稿纸。 部门拟搞人根据管理处公文格式，草拟、整理的行政公文，并填写管理处发文稿纸。 主办部门负责人核实无误后签字确认 主办部门负责人核实无误后签字确认 是综合部负责校核文件格式及发文流转综合部负责校核文件格式及发文流转 是相关部门领导审阅并提出修改意见后签字相关部门领导审阅并提出修改意见后签字 是 是施工管理工作、勘察设计工作所形成公文由总工负责审阅，副处长协同管理综合管理工作、征地拆迁工作、工程技术工作所形成公文由副处长负责审阅，总工协同管理 施工管理工作、勘察设计工作所形成公文由总工负责审阅，副处长协同管理综合管理工作、征地拆迁工作、工程技术工作所形成公文由副处长负责审阅，总工协同管理 否 否 否 是 是处长审核 否 否 处长审核 是综合部确定文号，形成红头文件、加盖公章，确定份数，电子版位置放置完好，登记发文台帐。书面文件送达各机关单位、抄报项目法人并请其签收，保留原