秘书实务考试笔记

1、第一章 秘书实务概述1、理解秘书实务的含义，秘书职能分为哪几个方面？ P1-2分支学科；从秘书工作的职能角度来看，它是指秘书工作中具体办理事务的职能。其职能可以概括为关心决策、处理信息、协调关系和办理事务。2P1-2内容：拟写文书；处理文书；组织会议；安排领导活动；接待工作；信访工作；督查工作；帮助领导处理危机；其它日常办公事务，如保密，值班。作用：推动治理信息环流；实现秘书工作职能；提高领导治理效率。3P3秘书实务中大量的事务都是因领导工作的需要而发生，并且围绕领导工作这一核心开放的，因此，秘书实务应当附属于领导工作 ，总体上呈现被动性，即它具有附属性。从根本上说，秘书实务的目的就是关心领导

2、实施治理，因此， 为领导机关和领导人效劳，这是因此，秘书实务具有效劳性。4P3-5特点：依据领导职权范围所涉及的工作而定如打字印刷， 等多种方式相互交织涉及的各项工作内容彼此联系，相互交融；繁复性涉及范围广，工作头绪多，具有繁杂，琐碎和重复的特点。程序性包括自然性、理论性、指令性、法定性、技术性和阅历性。突击性常遇到的一类是打算中需要集中办理的事务，如领导重要活动的安排；另一类是事先无法预料，无法做出安排的事务，如突发性危机大事；潜隐性表现在活动名义的假借性，活动过程的幕后性和劳动成果的利他性三个方面；机要性秘书要接触大量的隐秘其次章 文书写作1P13-15料，包括公务文书和私人文书。务文书。

3、它并不是公务文书的简称，只是在外延上是公务文书的构成局部，二者在外延与内涵上并不相等。2P15-16作用：行为标准作用决策指挥作用宣传训练作用联系沟通作用凭证依据作用。特点：工具性，文书是法定组织对内实施治理、对外进展联系的工具；法定性，表现在三个方面：具有法定的作者、具有法定的效力、形成和公布的公务文书必需符合法定的职权范围和法定的程序；标准性，是指文书应当在名称，种类，范围等方面实行统一的标准；时效性。公务文书是反映和解决公务活动中的现实问题而制发的，因此时效性显得尤为重要3P16别机关的行文，如“报告级机关的行文，如“命令的行文，如“通告”等。420-25要求：一、主题方面的要求：正确，

4、主题必需全面准确地反映客观实际，必需符合党的路线以及法律法规，准确表达机关及领导者的制文意图。主题集中，要做到集中、简明和单一。主题鲜亮，指文书中所表达的立场、观点、态度、原那么，必需旗帜鲜亮。二、材料方面的要求：第一，收集和使用材料要坚持实事求是的科学态度；其次，坚持调查争辩，加强材料的核算和检验，提高材料的准确性和牢靠性；第三，严格把好文书的起草、修改、审核、校对四关，避开造成材料上的过失； 第四，文书中重要的引文应标明出处。三、构造方面的要求：构造完整构造标准，每一局部具有特定的功能和特定的写作模式及有相对固定的位置，不行任凭变动构造严密，要求前后提法要照看和观点材料要统一层次清楚，条理

5、清楚。四、语言方面的要求：语言朴实，通晓明白语言简练语言准确，要求概念准确、用词贴切，句子通顺、符合语法，简称标准、符合习惯语言庄重， 用标准化的书面语代替口头语，以陈述句和祈使句为主，主要运用消极修辞。5、公文 “五个要素三个局部”的构造模式?课件6P26-30文书的构造元素是指表现文书主题信息的各个组成局部，包括标题、稿本性质、题注、作者姓名、称呼、主送机关、正文、签署、盖章、成文时间等7、理解常用行政公文的文种和适用范围？重点把握通知、打算的写法？重点把握通告和公告的区分，请示和报告的区分？行政公文的文种：1.命令，是最具有强制性的公文文种，适用于依照宪法和有关法律规 定公布法律和公布行

6、政法规及规章；2.议案，是法定组织向其所负责的法定性会议及其常设 机构提请审议事项时使用的公文；3.打算，使用于对重要事项或重大行动作出安排；4.公告，适用于向国内外宣布重大事项或法定事项；5.通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或 周知的事项，局限于国内；6.通知，适用于批转下级机关的公文传达事项等；7.通报，适用 于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者状况，属于下行文；8.报告，适用于向上级汇报 工作等；9.请示，适用于向上级机关请示、批准；10.批复，适用于答复下级机关请示事项， 分决断性批复和指示性批复；11.意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法；12.函，适 用于不相隶属机关之

7、间相互商洽工作，恳求批准和答复审批事项； 13.会议纪要，适用于记 载和传达会议状况和议定事项。公告面对国内外，通告适用于国内，而且局限于确定的范围。二是内容性质不同。公告用于公布重要的或法定的事项，通告的内容具有较大的弹性，使用范围较广。请示和报告的区分：这是两种不同的文种。一是行文的目的不同。请示的目的在于恳求位的状况，并不要求上级答复。二是内容表达不同。请示必需做到一文一事，综合性报告那么要求全面系统。三是行文时间不同。请示确定要事先行文，报告那么事前事中事后均可。四是行文语气不同。请示是祈使语气，报告属于陈述性语气。第三章 文书处理1P65文书处理是指围绕文书的运行所开放的一系列相互关

8、联、连接有序的工作。2p66 P67行文关系是法定组织之间以及法定组织与其治理对象之间依据隶属关系和职权范围而确定的文书行移关系。多级行文即同时向几个层次的下级机关行文。它可以提高行文的效率，表述方法有：1. 在文书的主送机关中使用递降级，直接标明几个层次的下级机关名称。2.主送机关为直接下级机关，而在正文或附注中说明级别更低的传达阅读的范围。 直接行文即通过组织渠道，文书传达或发至的范围。越级行文是指越过直接上级或直接下级向更高的上级或更低的下级至最高的上级或最低的下级行文。3P71-904P971.按作者特征立卷，马上由同一作者制发的文书组成案卷。2.按问题特征立卷，马上反映同一问题的文书

9、组成案卷。3.按名称特征立卷，马上同一文种名称的文书组成案卷。4.按时间特征立卷， 马上内容针对同一时间或同一时间内形成的文书组成案卷。5.按地区特征立卷，马上来自同一地区或内容针对同一地区的文书组成案卷。6.按通讯者特征立卷，马上本单位与外单位就某一个或某几个问题的相互往来文书组成案卷。7.按人物特征立卷，马上围绕同一人物产生的文书组成案卷，通常适用于人事档案。8.按会议名称或类型立卷，马上围绕同一会议上产生的文书组成案卷。第四章 会议预备工作1P110的群体性社会交往活动。特征：1.它是一种围绕特定目的和议题而开展的活动；是一种具有组织形态的活动；是一种以口头沟通为主要方式的活动；是一种群

10、体性的社会交往活动。2PPT 或 P111-113。主办者的含义和类型 P112；与会者的含义和类P114P115会议的要素：1.会议组织者，一般由主办者、协办者、承办者组成，还包括与组织工作相关的机构；2.3 4.会议的结果，即会议完毕时实现目标的程度5 会议的时6 7 主办者是指对会议活动的组织、治理、协调负主要责任的机构或者个人，是会议活动最重要、最关键的组织者，在会议举办过程中起着打算性的作用。类型：1 具有领导和治理职2 3 4 通过确定的申办程序获得主办权的组织。与会者即会议成员，是会议活动的主体，一般分为四种资格：1 正式成员，即具有正式资格，具有表决权、选举权、发言权和提案权2

11、 列席成员，即不具有正式资格，有确定发言3 4 旁听成员，不具有正式资格，无表决权和发言权。义会议的重要标志。议题的主要作用是：1 表达会议目标 2 引导和制约会议的信息沟通。3P120区分：组织委员会组织工作较为简洁的大中型会议，具有最高决策治理权，对会议活动一样，但只负责筹备工作，一旦会议产生领导机构，其使命就宣告完毕。要事项，对会议活动实施集体领导的机构。一旦产生就将取代筹备委员会的全部工作。4、确定会议规模必需考虑的要素 P127要素：1.效果因素 2.3.4.场地因素5、安排会议地点需要考虑的问题 P1291.会议的进展地是否具有足够的接待力气 2.会议的场馆及周边环境是否能够确保会

12、议3.4 5 6会议所在地是否具备必要的通信设施满足闻采访和报道准时性的要求 7 会场距离是否适8 9 是否可用现代通讯手段召开会议。6P148 安排主席台和与会者座位 P156类型：上下相对式，全围式，半围式，分散式，并列式第五章 会议效劳工作1、会议记录的格式和内容 P173一标题：专用性标题，其格式为会议名称+记录；通用性标题，适用于一般会议，标题为“会议记录”即可。二首部：要求用表格的形式，包括会议名称，会议时间，会议地点，会议主席，参与人员，缺席人员。三主体：包括会议的议程和议题，发言状况，会议结果，会场状况。四尾部：用于各项署名，包括记录人，审核人，发言人，法定的签字人员2P179

13、第六章 安排领导的活动1P201 P201-202原那么：必要性原那么，统筹性原那么，简化性原那么，合理性原那么。一般程序：1 2 3 预备落实，搞好协调4 现场5 总结阅历，形成报告。2P204领导活动时间表的格式，组成局部：标题，题注，正文时间，活动内容，活动形式， 地点，参与人员，备注。专项活动方案的格式，由标题和正文两局部组成。3P205要点：一、出行前的预备工作，包括：1 摸清领导人考察访问的目的等各方面的状况，以便做好助手 2 3 4 方案批准后，马上为5 6 领导抵达前通知考察单位做好接待工作。二、出行中的效劳工作，1 2 3 认真做好各项记4 准时办理领导交办的事项。三、善后工

14、作，1 活动完毕后，秘书要起草纪要、简报、报告，经领导人过目同意后印发 2 达并做好督查反响工作。4P209 第一类是向领导班子成员收集，其次类要向各职能部门收集，第三类是向下级机关收集。协调好议题：可以分三个层次进展：1 凡拟在办公会议上争辩的议题，一律请主办部门2 行协调 3 对一些比较简洁的问题，建议分管领导直接出面协调。4、联席会议具有什么含义和特征？P211联席会议是指假设干组织或单位为协商确定某些工作或为达成某项协议而进展的双边或多边会议。特征：公正性，协商性，约束性。5P213一是征求对某项法案的意见，二是征求对某项行政决策的意见。对经济和社会进展有重大影响的法案或决策事项；对宽

15、阔人民群众切身利益有重大影响的法案或决策事项；内容存在重大意见分歧的法案或决策事项；其他需要广泛听取意见的法案或决策事项。第七章 接待工作1P254 接待者的类型？P255含义：是指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待活动，它同信访工作中的来访民群众。类型：领导人，专职接待人员，业务人员，秘书人员。2P258一硬环境，即客观条件构成的环境，要做到宽阔光明、布局合理、二软环境，即接待过程的人文环境，主要有组织文化环境和接待礼仪环境。一收集和把握来访者的状况二预备接待材料一一般用品，如家具，茶水及茶具和文具用品二接待用车，接待标志，接待设备，接待礼品。一二接待方案的书面格式，包括标题，正文，提

16、交接待方案的部门名称和日期。一人员预备的范围二口和素养要高。六、食宿预备3P2614、接待礼仪？P2941 2 3 4 5 6 7 谈话七个方面第八章 信访、督察工作与危机治理1P299作用：1.有利于人民群众行使民主权利；有利于广开言路，调动人民群众的乐观性，提高领导决策的科学性；有利于各级领导干部改进工作作风，抑制官僚主义，亲热联系群众；有利于加强群众监视，反对腐败，订正不正之风；有利于维护社会稳定，保证改革开放顺当进展；有利于树立受理者良好的社会形象。2P3001.实事求是原那么 2.3.4.准时办理原那么 5.就地解决6.7.保护信访人原那么。3P309督查是指对下级机关和部门贯彻落实

17、领导机关决策和领导人指示的状况开放催促检查的活动。现。4P318政治性、群众性危机的临时处置：马上用 了解大事的各项具体状况，务必弄清状况，准确推断大事的性质；马上向领导报告调查状况，并请示处置方法；事先已制定预案的，经领导人同意后通知有关部门紧急启动预案。如无预案，要示状况而定；安排好值班，确保信息的畅通事后帮助有关部门深入调查。灾难性危机、事故性危机的处置：接到报告后要马上具体了解灾难或事故的状况， 相关工作。侵权、误会性危机的处置方法：了解状况，搜集证据依据领导指示，邀请有关专承受采访。第九章 办公室日常事务1P325一加强领导，健全机构。具体要求1 实行保密工作领导责任制，主要领导要切实履行职责，支持保密工作；2 在主要领导之下明确一名分管领导，负责对本单位的保密工作进展具体规划，协调和催促；3 重要单位应成立保密工作领导小组；4 一般性单位的日二依法处理，完善制度。1 专项保密制度 2 员工保密培训3 4 5 三乐观防范，突出重点四既确保隐秘，又便利工作。1 2 3确定保密期限要合理 4 变更密级和保密期限要准时五应用技术，严防窃密。2、日常接待？P333-334日常接待是指大型活