公文的写作要点

1、第三章常用公公文的写写作要点点第一节规范性性公文的的撰写一、规范范性公文文的特点点规范性性公文是是党政机机关、社社会团体体、企事事业单位位在公务务活动中中所形成成的具有有法定效效力和规规范体系系的公文文，是为为管理和和开展各各项行政政工作而而制订的的，带有有规章制制度性，它它为行政政工作提提供了标标准和范范式。与与其他类类型公文文相比，规规范性公公文具有有如下特特点：(1)内内容的强强制性。规范性性公文内内容是作作者单方方面意志志的表示示，其规规范作用用的成立立与实现现不以对对方是否否同意为为前提，具具有极强强的约束束力。(2)所所针对问问题的普普遍性。规范性性公文所所针对的的问题是是反复多多

2、次适用用的，涉涉及多数数的而非非特定人人的一般般的普遍遍性的问问题。(3)生生效程序序的严格格性。规规范性公公文在审审批和正正式公布布程序方方面非常常严格，审审批过程程的参加加人数多多、次数数多。大大多以会会议的形形式正式式确认，公公布也需需在一定定范围内内正式公公布。(4)语语言运用用的规范范性。(5)效效用的独独立性。规范性性公文在在效用方方面均实实行“不溯既既往”和“后法推推翻前法法”的原则则。二、规范范性公文文的结构构1总总体结构构从总体体结构上上看，规规范性公公文一般般均包括括：文件件标题、发布或或通过或或批准的的日期、章题(必要时时还有节节题)、正文文。文件件标题一一般由发发文机关

3、关、事由由和文种种三部分分组成。发布或或通过或或批准的的日期即即公文经经权威性性机构或或组织审审议通过过或批准准生效的的时间，需需将这一一段时间间标注在在标题之之下并用用圆括号号括入。章题只只需确切切概括反反映章内内的内容容，正文文即文件件的主体体部分，规规范的具具体内容容均在此此表达。2正正文结构构规范性性公文的的正文一一般包括括：制定定目的、制定依依据、适适用范围围、有关关定义、主管部部门、具具体规范范、奖惩惩办法、施行日日期、施施行程式式与方式式、有关关说明等等。在写作作实践中中，上述述内容多多以条文文形式表表达，每每条还可可下分为为款、项项、目等等层次。除款之之外，条条、项、目均冠冠以

4、数字字，称“第条”等或分分别以汉汉字或阿阿拉伯数数字表示示。其中中条文以以一文件件为单位位排大流流水号，其其他则均均以上一一层次为为单位排排小流水水号。条条文较多多时，可可设章，章章内还可可再分节节。表达制制定目的的、制定定依据、适用范范围、有有关定义义以及具具体规范范中带有有普遍性性、共同同性、原原则性内内容的条条文大都都依次排排在文件件的首部部，一般般统称为为“总则”部分。若分章章表述时时总则即即为第一一章。表达具具体规范范的各分分项内容容的条文文接在“总则”之后，按按事物间间的逻辑辑关系分分类集中中编排。若分章章表述时时，每一一类或几几类为一一章。这这些条文文统称为为“分则”。表达奖奖惩

5、办法法的条文文接在“分则”之后，或或单独构构成“罚则”或作为为“分则”中最后后的条文文。若分分章表达达时，在在需独立立成章的的情况下下可直称称章题为为“罚则”、“法律责责任”、“奖励与与处罚”等。表达施施行程序序与方式式、施行行日期、有关说说明的条条文接在在“罚则”之后，依依重要程程度或其其他标准准逐条表表述。这这些条文文统称为为“附则”，若分分章表述述可直称称章题为为“附则”。主管部部门一项项内容可可视其具具体情况况置于“总则”或“附则”中表述述，也可可在有关关“分则”中表述述。三、规范范性公文文的撰写写要求1维维护文件件的高度度一致性性一致性性是指文文件内容容与形式式同其他他文件、同作者者

6、权利都都具有高高度统一一的一致致关系，整整个文件件的所有有部分具具有高度度的一体体性关联联。2维护护文件的的高度严严密性严密性性指文件件结构与与语言表表达具有有周严有有效的特特点。务使文文件结构构严谨周周密，务务使语言言表达缜缜密周严严，约束束的对象象及程度度范围要要明，有有关职责责、权利利、义务务的规定定要清，时时限要准准；各项项要求有有切实可可行的检检查衡量量标准，语语气要坚坚决肯定定，不留留商量余余地，使使用表祈祈使的“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、“必须”、“应当”等词语语时，应应认真辨辨析其轻轻重，根根据表意意选用。3维护护文件的的条理性性条理性性是指文文件层次次分明、理序顺

7、顺畅、分分类准确确、主题题突出、排列合合理有序序。4维维护文件件的简明明性简明性性是指文文件语言言简约不不繁而又又明确周周详的特特点。要正确确运用表表达方式式一般般以说明明为主，不不讲理由由，不作作议论分分析，不不作过分分详尽的的列举和和解释。要使文文件主题题高度明明确，主主题不明明、目的的不明就就难以确确定一份份文件哪哪些当讲讲、哪些些不当讲讲的界限限，既不不会使文文件简练练，更不不能达到到明确。5维护护文件的的稳定性性规范性性公文一一经公布布生效就就应在一一定时间间范围内内保持稳稳定，否否则就失失去了可可行性，也也就失去去了存在在的价值值，这就就是规范范性公文文的稳定定性。在在撰写前前应做

8、充充分的调调查研究究，并反反复核查查。6维维护文件件的连续续性要维护护文件的的连续性性应注意意在撰写写新文件件的过程程中，广广泛收集集、查阅阅有关文文件，认认真分析析对照，如如确需以以新规定定取代既既有规定定时应在在文中明明确对有有关文件件的废止止。7尊重重不同文文种的特特殊性不同文种种有特殊殊的撰写写要求，在在写作公公文时应应注意文文体的特特殊性。第二节命令、决定、公告、通告、通知、报告的的撰写一、命令令命令(令令)是一种种带有强强制性的的、具有有最高权权威的指指挥性公公文。它它适用于于国务院院发布行行政法规规；国务务院及其其各部门门，省、自治区区、直辖辖市人民民政府以以及省、自治区区人民政

9、政府所在在地的市市和经国国务院批批准的较较大的市市人民政政府发布布规章；国务院院及其各各部门、县级以以上(含县)人民政政府采取取重大强强制性行行政措施施，奖惩惩有关人人员，撤撤销下级级机关不不适当的的决定。命令的结结构包括括标题、令号(或发文文字号)、正文文、落款款。命令令标题的的写作通通常有三三种组成成，一种种是标准准的行政政公文标标题，即即由发文文机关、事由、文种组组成。一一种是省省略发文文事由的的标题。还有一一种是用用发文机机关及其其负责人人职务名名称与文文种构成成的标题题。令号号是以命命令签署署人的任任职期限限为周期期编排的的顺序号号。行政政令、奖奖惩令等等通常列列发文字字号。命命令正

10、文文的语言言要干脆脆果断，体体现“令行禁禁止”的特点点。命令令的落款款由发文文机关名名称、签签署人姓姓名以及及发文日日期组成成。二、决定定决定是使使用频率率较高的的公文，其其主要特特点是兼兼具规范范性与领领导指导导性。决决定可针针对反复复发生的的普遍性性事务，反反复适用用，在较较长的时时间范围围内规范范人们的的行为，可可作为法法律法规规和制度度的表现现形式，但但在实际际工作中中更多地地用于记记载与传传达领导导指导机机关对重重要事项项或重大大行动作作出的决决策，具具有较强强的政策策性，是是领导指指导工作作的准则则。在结结构格式式方面与与规范性性文件差差别明显显。决定的结结构包括括：(1)标题。写

11、明发发文机关关、事由由与文种种。(2)正文。一般由由制发文文件的依依据、决决定事项项与执行行要求三三大部分分组成。在文件件中的结结尾要提提出要求求，发出出号召或或说明有有关事项项。(3)发文机机关与成成文日期期。三、公告告公告是用用于向国国内外宣宣布重要要事项或或者法定定事项的的公文。它的制制发机关关级别较较高，一一般都是是由国家家最高权权力机关关(全国人人大及全全国人大大常委会会)和管理理机关(国务院院及其各各部门)、地方方权力机机关和管管理机关关，以及及获得授授权可以以发布公公告的机机构(如新华华社)制发，通通过新闻闻媒介发发布，内内容重要要，事项项重大，是是一种非非常严肃肃庄重的的公文。

12、公告的结结构包括括标题、正文、发文机机关和发发文日期期。公告的标标题可以以采用标标准的公公文标题题，由发发文机关关、事由由和文种种组成，可可以采用用省略事事由的写写法，还还可以省省略发文文机关。公告的的正文有有时只需需写公告告事项和和结语，一一两句话话就行。也有的的公告正正文则分分成公告告缘由、公告事事项、公公告结语语三个部部分。公公告的发发文机关关应当写写全称。如果标标题中包包含了发发文机关关，落款款处的发发文日期期也可以以写在标标题正下下方，用用括号括括起来。四、通告告通告用于于公布社社会各有有关方面面应当遵遵守或周周知的事事项，具具有一定定的法规规性和约约束力，一一般通过过新闻媒媒体或以

13、以张贴的的形式对对外发布布，有些些通告只只在内部部张贴。通告的结结构包括括标题、正文、落款。标题有有三种常常用写法法：一种种是标准准的公文文标题，即即由发文文机关、事由、文种三三部分组组成；一一种是省省略事由由的写法法；第三三种是省省略发文文机关的的写法。通告的正正文分成成通告缘缘由、通通告事项项、通告告结语三三个层次次。通告告结语有有时很简简单，写写“特此通通告”或“本通告告自发布布之日起起施行”等就行行了。有有时则需需要加上上一些特特殊要求求。通告的落落款视情情况而定定，标题题中没有有发文机机关的，此此处应写写发文机机关和发发文日期期。标题题中已写写明发文文机关的的，则只只需写发发文日期期

14、，这种种情况下下，发文文日期还还可以写写在标题题下方，用用括号。五、通知知通知是机机关常用用公文，其其主要特特点：一一是应用用广泛，使使用频率率高；二二是对行行文方向向的限制制不严格格，基本本上是下下行文，但但也允许许主送平平级和不不相隶属属的机关关；三是是内容单单纯，一一文一事事，行文文简便。通知的结结构包括括：(11)标题题。写明明发文机机关、事事由与文文种。用用于发布布、转发发、批转转文件的的通知则则要求写写明发文文机关、动词(颁发、印发、转发、批转等等)、被发发布和转转发批转转文件的的标题、文种。(2)主送机机关。(3)正正文。(4)发发文机关关与成文文日期。通知又分分为以下下几类：1

15、颁发发、转发发、批转转公文的的通知在撰拟颁颁发(或印发发)公文的的通知时时应注意意，须认认真交代代这一规规范性公公文的有有效生成成过程，特特别是在在这一过过程本身身就是法法定的情情况下。因此，在在评价被被转发的的公文时时不得随随意发表表批评性性意见，如如需变通通执行这这些公文文时，应应说明原原因并预预先征得得有关方方面的同同意。在撰拟批批转公文文的通知知时应注注意，批批转的对对象应为为自己下下级的公公文，通通知本身身就是一一个批示示，可以以对批转转对象提提出包括括批评性性意见在在内的各各种评价价意见。颁发(或或印发)、转发发、批转转公文的的通知都都以颁发发、转发发、批转转对象作作为附件件，都有

16、有对这些些公文的的执行要要求。在在“执行”二字之之前往往往都有一一些限定定修饰成成分，应应注意精精确恰当当地选择择词语，根根据实际际需要正正确使用用“认真遵遵照”、“切实遵遵照”、“参照”、“参考”、“参酌”等含义义有显著著差别的的字句，以以保证公公文的有有效性。2指示示性通知知指示性通通知的正正文一般般包括：行文的的依据(客观情情况、上上级要求求等)或目的的意义，上上级指示示的精神神及其具具体化，执执行要求求及有关关注意事事项等。后两部部分内容容常需以以分条列列项的方方式表达达，每条条的开端端大都以以简短文文字对主主要内容容加以概概括(主题句句)，其后后再予以以阐述发发挥使之之具体化化、明确

17、确化。撰拟指示示性通知知时应注注意，必必须在文文中指明明行文依依据，指指明公文文中的政政策、规规则、要要求是上上级的指指示；语语气应肯肯定；内内容应具具体明确确，当涉涉及的问问题需要要受文者者根据自自身实际际情况做做出实事事求是的的判断处处理时，应应避免一一刀切、绝对化化的提法法，注意意给其留留有因地地制宜、实事求求是处置置问题的的余地。3知照照性通知知知照性通通知的正正文主要要包括：形成该该事项的的过程、原因、根据；事项的的具体内内容(性质、状态)。为简简化正文文，有时时以附件件(如任免免名单、公章印印模、组组织章程程等)对事项项的内容容作细致致交代。知照性通通知所涉涉及的事事项主要要是：成

18、成立或撤撤销机构构或组织织；启用用或废止止公章；变更一一些组织织或刊物物的名称称；任免免干部；出版发发行刊物物等。4会议议通知一般应包包括以下下内容：会议名名称、召召开会议议的根据据与目的的、会议议时间、地点(报到的的时间、地点)、与会会人员、差旅费费报销办办法、与与会者准准备工作作与注意意事项、联系单单位、联联系人与与联系电电话号码码等。如如属规模模较大的的会议，还还应在通通知中附附上会议议日程安安排和与与会的有有关证件件。会议议通知的的内容，要要求准确确、具体体，无一一错漏，并并必须在在会前送送达，留留出充裕裕的时间间，以便便与会者者做好充充分准备备。(20009年年福建省省春季公公务员录

19、录用考试试行政政职业能能力测验验常识识判断部部分)【原题】省省政府办办公厅要要求各级级各部门门领导干干部深入入基层、走近群群众开展展春节慰慰问活动动，秘书书小王起起草公文文，他使使用的公公文文种种应是：A通告告B公告告C通知知D公报报【解析】答答案应为为C。通知知，是向向特定受受文对象象告知或或转达有有关事项项或文件件，让对对象知道道或执行行的公文文。通告告适用于于公布社社会各有有关方面面应当遵遵守或者者周知的的事项。公告是是国家权权力机关关、行政政机关向向国内外外郑重宣宣布重大大事件和和决议、决定时时所用的的一种公公文。公公报是党党政机关关和人民民团体公公开发布布重大事事件或重重要决定定事项

20、的的报道性性公文，是是党和国国家经常常使用的的重要文文种。题题干中的的省政府府办公厅厅要求各各级各部部门领导导干部深深入基层层、走近近群众开开展春节节慰问活活动应使使用的公公文文种种为通知知，故选选C。六、报告告报告属陈陈述性公公文，用用于向领领导机关关反馈本本机关的的工作信信息，总总结经验验教训，提提出意见见与建议议，为领领导机关关制定决决策和指指导工作作提供依依据。报报告的主主要特点点是：受受报告制制度的影影响，为为各机关关普遍经经常使用用；一般般可制发发于事后后，也可可制发于于事前或或事中；不具备备强制复复文的性性质。1结构构(1)标题。写明发发文机关关名称、针对时时间或事事由、文文种。

21、(2)主主送机关关。(33)正文文。(44)发文文机关与与成文日日期。2分类类(1)工作报报告。工工作报告告用于在在日常工工作中根根据需要要或要求求，向上上级机关关汇报工工作，反反映情况况，答复复询问，提提出建议议。其正正文主要要包括：行文的的根据或或概要，点点明公文文所要涉涉及的情情况或问问题；陈陈述具体体情况和和问题并并对其性性质进行行概要分分析；提提出建议议，如没没有建议议则对有有关工作作或问题题作概括括总结，分分析存在在问题的的原因，表表明努力力方向；结语，有有建议的的报告提提出转发发建议。撰拟工作作报告时时应注意意：报告中中不能带带呈请事事项，不不能要求求上级务务必给予予批示。应根据

22、据行文的的目的和和上级的的实际需需要组织织文字，突突出重点点情况和和问题，重重点讲按按制度规规定和上上级要求求汇报或或上级关关心的新新情况、新经验验、新问问题，淡淡化次要要内容。应及时时行文，以以便于上上级能掌掌握即时时信息，及及时指示示方向，纠纠正错误误，解决决问题。对有关关数字、数据的的陈述务务必真实实、准确确、全面面，以免免上级以以此为依依据制定定决策时时造成失失误。各种建建议应明明确、肯肯定、具具体细致致，便于于实际操操作施行行。因为为，建议议一旦被被采纳，报报告被批批转下发发执行时时，这些些建议将将升格为为上级的的指示事事项。在撰写写答复询询问的报报告时，要要注意针针对性，首首先要指

23、指明所针针对的来来文日期期与来文文询问的的内容，然然后扣住住上级提提出的问问题明确确作答，不不要涉及及无关的的情况和和问题。(2)总结报报告。总总结报告告用于在在某些工工作，某某阶段工工作结束束后按照照报告制制度的规规定或上上级要求求，汇报报情况，对对成绩、缺点、经验教教训及有有关工作作规律作作检讨分分析，汇汇报下一一步工作作计划安安排。总结报告告的正文文主要包包括：工工作情况况，主要要的经验验体会，检检讨失败败或失误误的教训训，总结结其原因因和规律律性，探探索防止止或减少少失误和和失败的的途径；下一步步工作的的初步规规划、设设想。在撰拟总总结报告告时应注注意：正文的的四个方方面内容容可以依依

24、上述次次序展开开，也可可按工作作阶段或或工作中中涉及的的问题逐逐一展开开，每个个阶段、每个问问题均包包含四项项内容。总结报报告的重重点在于于总结工工作规律律，以作作为今后后工作的的指导规规则，因因此，不不能只叙叙述情况况，甚至至开列流流水账，而而一定要要有科学学的分析析和总结结。忌冗长长。写作作时不要要平均使使用力量量，在一一般性的的情况、一般的的经验教教训方面面要少用用笔墨，将将力量集集中于反反映本质质、反映映重要规规律性的的重点方方面。忌用虚虚假材料料，忌夸夸大或缩缩小事实实；忌重重复无新新意的陈陈旧“经验教教训”；忌为为总结而而总结，拼拼凑并不不为自己己所真正正认识的的“经验”或“教训”

25、。(3)调调查报告告。调查查报告是是根据调调查研究究的成果果写成的的用于揭揭示事物物真相与与规律的的报告，是是向领导导机关反反馈信息息，辅助助决策，核核查决策策执行情情况的重重要形式式。调查查报告的的正文一一般包括括：导语语，概述述调查研研究的目目的、时时间、地地点、对对象范围围、调查查方式、结果及及本文主主题；调调查结果果，分门门别类叙叙述有关关情况和和问题；研究的的结果，对对情况和和问题的的分析，得得出规律律性认识识，进而而提出解解决问题题的建设设性意见见(对策、方法、措施、步骤等等)；结语语，对文文件内容容概括总总结，篇篇幅短的的可略去去此项内内容。第三节请示、批复的的撰写一、请示示请示

26、用于于下级机机关向上上级机关关请求指指示或批批准。其其主要特特点是：使用范范围广泛泛，各机机关对自自己无权权或无法法决定与与处理的的问题，均均应制发发请示公公文，向向上级机机关请求求指示或或批准；请示具具有强制制回复的的性质，接接受请示示的机关关务必针针对请示示事项表表明态度度或予以以明确的的指示。请示的标标题多采采用完整整的标题题形式或或省略发发文机关关的写法法，不管管怎样，标标题中一一定要写写明具体体的请求求事项，使使受文的的上级机机关一望望而知。请示的正正文包括括请示缘缘由、请请示事项项和结语语三个层层次。请请示缘由由用于阐阐述请示示的原因因、理由由、依据据等，行行文要注注意简明明扼要，

27、抓抓住关键键，重在在阐述行行文必要要性、紧紧迫性。请示事事项要全全面、准准确、客客观，重重在阐明明实现请请示事项项的可行行性和具具体希望望达到的的请求目目标。结结语一般般用“以上请请示当否否，请批批复”、“以上请请示，如如无不妥妥，请批批准(或转批批)”、“可否，请请指示”等。结结语单独独成段。二、批复复批复是用用于答复复下级机机关请示示事项的的下行文文。其主主要特点点是：具具有法定定的权威威性与执执行性，批批复意见见就是指指示，下下级机关关务必遵遵守执行行；具有有被动性性，批复复是针对对下级机机关报送送的请示示被动制制发的；具有明明确的针针对性，批批复的内内容需针针对请示示事项予予以明确确答

28、复，不不涉及其其他问题题。批复的写写作很简简单。它它的基本本类型是是“标题+主送机机关+正文+落款”。批复复是很严严肃的公公文，所所以通常常都是以以版头文文件的格格式发出出。批复的标标题要写写明对所所批复的的事项的的意见或或态度，或或同意，或或不同意意，或严严令禁止止。批复的正正文主要要有三方方面内容容：指明明针对的的来文(时间、发文字字号、标标题等)，简要要交代形形成答复复意见的的过程；应对方方请求回回答是否否同意或或批准有有关要求求，或应应对方请请求提出出解决工工作问题题的指导导性意见见，如不不能批准准时，需需说明理理由，只只部分同同意或批批准时，除除说明理理由外还还要提出出具体修修正、补

29、补充的意意见，应应对方请请求发表表指导性性意见时时，具体体写法可可参照指指示或指指示性通通知；常常以“此复”、“特此批批复”等结束束，有时时也可以以提出请请对方复复文的要要求作结结，如请请对方汇汇报有关关情况，答答复有关关疑问等等。第四节函和会会议纪要要的撰写写一、函行政系统统的函用用于平级级和不相相隶属机机关之间间相互商商洽工作作、询问问和答复复问题时时，向有有关主管管部门请请求批准准；党的的机关使使用的函函用于机机关之间间商洽工工作、询询问和答答复问题题，向无无隶属关关系的有有关主管管部门请请求批准准等。函函的主要要特点是是：灵活活简便，不不受作者者职权范范围与级级别层次次的制约约，也不不

30、受内容容繁简轻轻重差别别的严格格限制；内容较较单纯，一一般为一一函一事事；同样样具有公公文的法法定效用用，可郑郑重表示示法定作作者的意意志与权权威，对对受文者者的行为为有强制制性影响响。函有公函函与便函函之别。公函涉涉及的事事项一般般都是比比较重要要的，所所以行文文郑重，多多采用带带版头的的正式公公文格式式发文。便函用用于一般般事务工工作，格格式简便便，用带带抬头的的信笺、落款处处加盖公公章就可可以了。从行文文方向上上看，函函可分去去函和复复函。也也可根据据行文宗宗旨，将将函分为为商洽函函(联系工工作、商商洽合作作)、询问问函(询问问问题)、答复复函(答复询询问)、请批批函(请求批批准)、通报

31、报函(通报情情况、告告晓事项项，类似似周知性性通知)等。正规的公公函应当当由版头头、标题题、主送送机关、正文、印章、发文时时间以及及主题词词等格式式组成。发函正文文主要包包括：行行文的目目的和原原因，即即为什么么要提出出协商讨讨论有关关问题或或提出请请求批准准的事项项；需要要询问、商议或或批准的的具体问问题和事事项，向向对方介介绍自己己、介绍绍自己的的意愿和和方案，陈陈述有关关理由、依据和和背景材材料；提提出希望望或要求求，如“请复文文”、“请予批批准”、“望予合合作”等。有有时以“此致”、“特此函函告”等结尾尾词作结结。向对对方请求求批准的的发函的的正文与与请示的的组成情情况相近近。复函的正正文主要要包括：指明所所针对的的来函(标题、文号、时间等等)；答复复询问，表表明态度度、立场场和解决决问题的的办法；提出疑疑问，陈