行政印章管理标准

1、 行政印章管理标准1 范围本标准规定了集团公司印章管理的职责划分，印章管理的目的与风险，印章刻制、备案、发放、销毁的流程。本标准适用于集团公司本级和所属各单位的行政印章管理,不包括党、纪、工、团印章。2 规范性引用文件及术语和定义2.1 规范性引用文件 公司总部机关行政印章管理暂行办法2.2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.2.1 集团公司印章集团公司印章是指以“建设集团有限公司”开头的印章。2.2.2 子公司印章子公司印章是指集团公司所属各子公司及其下属单位的印章（不包括人名章）。3 职责3.1 集团公司领导职责3.1.1 负责审批集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人

2、名章、总经理名章、副董事长名章的刻制与销毁。3.2 集团公司发展规划部职责3.2.1 负责审批所有集团公司印章的刻制与销毁。3.3 机关各业务部门职责3.3.1 负责审批各类集团公司业务专用章的刻制与销毁。3.4 集团办公室职责3.4.1 印章的刻制、录入、备案、发放及销毁。3.4.2 印章的保管。3.4.3 对二级单位印章管理工作的监督与检查。3.5 子公司职责3.5.1 刻制除子公司公章、财务专用章、合同专用章之外的子公司印章，由子公司自行负责审批与刻制，并将印章录入集团公司“印章管理系统”。4 印章管理工作的目的与风险4.1 集团公司行政印章管理工作的目的是为规范集团公司行政印章刻制、备

3、案、发放、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，确保集团公司经营活动有序进行，切实有效地维护公司利益，降低企风险。4.2 集团公司印章管理工作原则：“印章管理系统”中的印章责任人是该枚印章的第一责任人，负责该枚印章的使用及保管，各印章责任人岗位或工作变动时，必须做好印章的实物及网上交接。4.3 集团公司印章管理工作的关键绩效指标包括：印章是否安全妥善保管；印章借出审批手续是否规范；用印审批及登记是否齐全。4.4 集团公司印章管理工作需应对的主要风险包括：保管过程中会出现丢失情况；各印章责任人岗位或工作发生变动时交接不及时、交接不规范； 部分单位私刻集团公司印章造成重大经济损失。5 集团公司印章

4、管理标准内容5.1 印章管理工作总体要求5.1.1 集团公司印章，由集团公司指定专人保管，按用途不同，分别存放在集团公司印信管理办公室、档案室、财务部、社会事务部、各二级单位或三级单位。5.1.2 各单位要结合集团公司文件要求，制定本单位的印章管理制度，加强印章管理，明确责任。5.1.3 集团公司各下属单位印章由各单位指定专人保管和使用。5.1.4 集团公司公章原则上不得拿出印章保管处，如有特殊情况需由印信管理人员携章外出时，必须经集团公司领导批准。5.2 印章的审批、刻制、录入、备案、发放5.2.1 刻制集团公司印章须填写“印章刻制申请表”，报集团公司发展规划部及相关部门负责人审批。涉及集团

5、公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章，在新刻制时，由集团公司领导审批。刻制子公司除本级公章、财务专用章、合同专用章之外的印章时由子公司自行审批。5.2.2 集团公司发展规划部将审批后的“印章刻制申请表”，交集团公司办公室，由集团公司办公室统一刻制印章，并将印章录入集团公司“印信使用审批系统”。5.2.3 办公室印章刻制人先向印章备案人进行印章网上移交，之后将印章刻制申请表、印章启用交接单等书面材料及印章实物移交备案人。备案人接收印章实物及上述备案材料的同时在网上接收印章，完成印章备案。备案人在完成印章备案后，向使用单位印章管理人进行印章网上和实物发放，印

6、章管理人在接收印章实物的同时在网上接收印章。双方在印章启用交接单上签字、留印模。备案人将印章刻制申请表和印章启用交接单等书面材料作为本部门文书档案存档。5.2.4 子公司自行刻制的印章，备案和发放参照集团公司的程序执行。5.3 印章的收回及销毁5.3.1 印章的收回a）凡属机构撤销、更名的，印章持有人须在办理完相关工作后，向上级机关交还印章。b）凡属工程项目竣工的，印章持有人应在工程竣工后（最晚至竣工结算完毕），向二级单位机关交还项目部印章。c）涉及到后续维修、评奖或法律诉讼期等其他因素影响的各类二级单位印章，可由二级单位印章管理办公室进行封存保管，暂不销毁，待确认不再使用时进行销毁。封存期间

7、，如需再次使用该印章，需要按照印信审批的相关规定执行。5.3.2 印章的销毁a）二级单位在办理完撤销、更名机构或竣工项目的所有后续工作后，向集团公司发展规划部提交“印章销毁审批表”，经该枚印章刻制审批人批准后，将印章实物交集团公司办公室备案人。b）集团公司办公室备案人收回印章后，根据“印章销毁审批表”的审批意见，对印章进行封存或销毁。同时将印章移交单、印章销毁审批表、印章销毁记录（销毁人、监销人、销毁时间）及印章销毁后的印模作为本部门文书档案存档。c）销毁印章时必须由两人（或以上）监销。印章的网上交还、销毁须与实物同步进行d）子公司印章的收回、销毁参照集团公司的流程执行。6 报告和记录6.1

8、报告和记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。6.2 支持性文件无。表1 报告和记录序号对应附录报告和记录编号名 称保存期限1附录CJSBG0216B1印章刻制申请表（式样）永久2附录DJSBG0216B2印章销毁申请表（式样）永久PAGE 15附录A.1（规范性附录）集团公司印章刻制、备案、发放流程图集团公司印章刻制、备案、发放流程图JSBG0216L1-1附录A.2（规范性附录）集团公司印章刻制、备案、发放流程说明表集团公司印章刻制、备案、发放流程说明表JSBG0216L1-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始如需刻制集团公司印章、子公司的本级公章、财务专用章、合同专

9、用章时开始此流程。即时印章刻制需求单位2印章刻制发起主体判断符合条件1即印章刻制发起主体为集团公司各部门，则进入步骤6；符合条件2即印章刻制发起主体为二级单位，则进入步骤3。即时印章刻制需求单位3是否刻制集团公司印章刻制集团公司印章进入步骤5，刻制除子公司除公章、财务专用章、合同专用章以外的其他印章近入步骤4。即时印章刻制需求单位4二级单位印章刻制、备案、使用、销毁流程刻制子公司除公章、财务专用章、合同专用章以外的其他印章时由子公司自行审批。审批后，由子公司负责刻制印章，并将印章录入集团公司“印信使用审批系统”。保管、使用及销毁参照本单位的印章管理办法执行。二级单位5填写“印章刻制申请表”二级

10、单位制集团公司印章须填写“印章刻制申请表”，报集团公司发展规划部及相关部门负责人审批。即时集团公司各部门印章刻制申请表6填写“印章刻制申请表”集团公司各部门制集团公司印章须填写“印章刻制申请表”，报集团公司发展规划部及相关部门负责人审批。即时集团公司各部门印章刻制申请表7审批条件1，刻制各类业务专用章时，发展规划部审批后，由各业务部门负责审批，进入步骤8；条件2，涉及集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章，由发展规划部审批后交由集团公司分管领导审批，进入步骤9；条件3，刻制除集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名

11、章、业务专用章之外的集团公司印章时，发展规划部审批后进入步骤10。即时发展规划部8审批集团公司各部门对各类业务专用章进行审批。1天集团公司各部门9审批集团公司分管领导集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章进行审批。1天集团公司分管领导10刻制办公室依照审批后的“印章刻制申请表”联系刻章公司在三个工作日内刻制印章。3天集团办公室11录入印章刻制完成后，印章刻制人将信息录入“印章管理系统”。即时集团办公室12备案办公室印章刻制人先向印章备案人进行印章网上移交，之后将印章刻制申请表、印章启用交接单等书面材料及印章实物移交备案人。备案人接收印章实物及上述备案材

12、料的同时在网上接收印章，完成印章备案。即时集团办公室13发放备案人在完成印章备案后，向使用单位印章管理人进行印章网上和实物发放，印章管理人在接收印章实物的同时在网上接收印章。双方在印章启用交接单上签字、留印模。即时集团办公室、印章领用单位14保管【C01】集团公司印章，由集团公司指定专人保管，按用途不同，分别存放在各二级单位或三级单位。印章管理员要将印章放在安全是办公区域内妥善保管，避免丢失。即时各印章使用单位15保管【C02】集团公司印章，由集团公司指定专人保管，按用途不同，分别存放在集团公司印信管理办公室（以下简称“印信室”）、档案室、财务部、社会事务部。印章管理员要将印章放在安全是办公区

13、域内妥善保管，避免丢失。即时集团办公室、各印章保管单位16结束印章发放后投入使用时，结束此流程。即时附录A.3（规范性附录）集团公司印章刻制、备案、发放流程风险控制矩阵集团公司印章刻制、备案、发放流程风险控制矩阵JSBG0216L1-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01保管过程中会出现丢失情况。法律14低风险C01C02保管【C01】【C02】印章管理员要将印章放在安全是办公区域内妥善保管，避免丢失。集团公司办公室、集团公司持有部门印章的部门、各二级单位办公室备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大

14、分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风险。风险判定标准：极低风险：风险评分3分；低风险：3分风险评分6分；中等风险：6分风险评分12分；高风险：12分风险评分20分；极高风险：风险评分20分（风险评分=发生概率影响程度）。附录A.4（规范性附录）集团公司印章刻制、备案、发放流程权限指引表集团公司印章刻制、备案、发放流程权限指引表JSBG0216L1-4序号事项责任部门集团公司分管领导集团办公室集团机关相关业务部门发展规划部二级单位印章管理部门总经办秘书负责人部门部员负责人负责人负责人1自行刻制、

15、备案、使用、销毁二级单位主持2填写“印章刻制申请表”二级单位、集团公司各部门审批执行审批审批执行3刻制集团办公室执行4录入集团办公室执行5备案集团办公室执行6发放集团办公室执行配合配合7保管各级印章管理部门监督监督执行附录B.1（规范性附录）集团公司印章销毁流程图集团公司印章销毁流程图JSBG0216L2-1附录B.2（规范性附录）集团公司印章销毁流程说明表集团公司印章销毁流程说明表JSBG0216L2-2序号流程步骤步骤说明时限主责部门重要输入重要输出1开始如需销毁集团公司印章、子公司的本级公章、财务专用章、合同专用章时开始此流程。即时二级单位2印章销毁发起主体判断对印章销毁发起主体进行判断

16、，二级单位销毁集团公司印章进入步骤3；集团公司各部门销毁印章进入步骤4。3填写“印章销毁申请表”并交回实物二级单位向集团公司发展规划部提交“印章销毁审批表”。二级单位印章销毁申请表4填写“印章销毁申请表”并交回实物集团公司各部门向集团公司发展规划部提交“印章销毁审批表”。集团公司各部门印章销毁申请表5审批条件1，销毁各类业务专用章时，发展规划部审批后，由各业务部门负责审批，进入步骤6；条件2，销毁集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理名章、副董事长名章，由发展规划部审批后交由集团公司分管领导审批，进入步骤7；条件3，销毁除集团公司的公章、财务专用章、合同专用章、法定代表

17、人名章、总经理名章、副董事长名章、业务专用章之外的集团公司印章时，发展规划部审批后进入步骤8。1天发展规划部6审批条件2，发展规划部审批后、相关业务部门审批同时审批后销毁。1天集团公司各部门7审批条件3，发展规划部审批后报至分管领导审批。1天集团公司分管领导8移交发展规划部将审批后的“印章刻制申请表”及印章实物移交给办公室印章备案人员。0.5天办公室9执行销毁【C01】集团公司办公室印章备案人收回印章后，根据“印章销毁审批表”的审批意见，对印章进行封存或销毁。同时将印章移交单、印章销毁审批表、印章销毁记录（销毁人、监销人、销毁时间）及印章销毁后的印模作为本部门文书档案存档。涉及到后续维修、评奖

18、或法律诉讼期等其他因素影响的各类二级单位印章，可由二级单位印章管理办公室进行封存保管，暂不销毁，待确认不再使用时进行销毁。封存期间，如需再次使用该印章，需要按照印信审批的相关规定执行。各印章使用单位确定不再使用该枚印章时再进行销毁。7天办公室10结束印章销封存或销毁后，结束此流程。附录B.3（规范性附录）集团公司印章销毁流程风险控制矩阵集团公司印章销毁流程风险控制矩阵JSBG0216L2-3风险编号风险描述风险类别发生概率影响程度风险等级控制编号控制点控制措施责任部门R01印章销毁后因特殊原因需要再次使用该枚销毁印章。法律13低风险C01执行销毁【C01】各印章使用单位确定不再使用该枚印章时再进行销毁。各印章使用单位备注：1、风险类别：按性质分别选填战略、财务、市场、运营、法律。2、发生概率按从小到大分为15级，影响程度按事项对本流程控制目标的影响严重程度从低到高分为15级。3、风险等级划分标准：极高风险、高风险、中风险、低风险、极低风险。