连锁餐饮管理应收帐款管理及风险控制制度

1、政策编号No：XZ2011-119提出部门From：行政办执行部门To：各部门主 题Sub：应收帐款管理及风险控制制度批 准：Ratification：会 签:Countersigned：撤消前政策编号：Repeal No：生效日期:Date： （一）有效签单人的资格认定1、凡与餐厅签订签单挂帐协议中的指定签单人即为有效签单人；2、经权限人批准同意的具有挂帐权的员工个人；3、除以上1、2点外其他任何人不得签单挂帐；4、对有效签单人电话预订消费，而其本人未到现场的，由接受预订的人员在餐厅管理系统中增加预订单，并打印订餐确认单，书面传真给有效签单人签字确认后回传。有效签单人不方便传真的，由营销代表

2、与之联系并担保，但事后须补签有关单据。5、餐厅鼓励现款消费，不提倡挂帐消费。仅有当消费企业或个人在当地具有较大的消费能力和良好的信誉时，方可签定签单挂帐帐议。6、在签单挂帐协议有效期内，协议客户需增加或减少指定签单人的，需填写有效签单人变更通知书须加盖公章并经原权限人批准同意方可变更。7、取消餐厅具有签单挂帐权的员工个人的签单挂帐权，须由签单人编制所在单位的行政部门发出书面通知。（二）成为有效签单人应报备的资料1、有效签单人为企业的，应报备的资料：（1）必须提供以下资料，并作为协议的附件：a、企业实际法人代表、经营地址、电话、传真、联系人等资料b、企业指定签单人办公电话、手机、E-mail等c

3、、企业指定签单人的签名字样d、以上资料需加盖企业公章（2）尽量提供以下资料，并作为协议的附件：a、企业工商营业执照复印件(加盖公章)b、企业法人代表身份证复印件（或护照、港澳台通行证、回乡证复印件）c、企业指定签单人身份证复印件（或护照、港澳台通行证、回乡证复印件）2、有效签单人为个人的，应报备的资料：（1）必须提供以下资料，并作为协议的附件：a、有效签单人身份证复印件（或护照、港澳台通行证、回乡证复印件）b、餐厅内部担保人的担保协议c、餐厅内部担保人身份证复印件（或护照、港澳台通行证、回乡证复印件）d、签单权人住址、家庭及办公电话、手机、E-mail等e、餐厅内部担保人办公电话、手机、E-m

4、ail等f、签单权人的签名字样3、签单权人为餐厅内部人员的，应具有餐厅总经理审批同意的内部人员消费签单授信审批单（三）签单挂帐协议的审批1、所有签单挂帐协议的付款方式为月结，且以每个月的1日至当月最后一天为一个帐期。次月10日前由餐厅收帐员将帐期内的所有挂帐明细及相关帐单送至协议客户并与之核对，核对后由对方在对帐单上签字确认。2、固定每月20日为最后还款日。由协议客户将上个帐期内的所有欠款支付给餐厅。超过最后还款日还未还款的，转入欠款逾期客户名单，由信贷员进行重点跟催。3、协议客户为单位或个人的，其授信额度由餐厅根据实际情况确定，一般不得超过2万元（2万及2万元以内由总经理审批即可）。对个别信

5、用良好，实力雄厚且消费能力强的公司，其额度可放宽到2万元以上，但必须上报执行董事审批后确定。4、餐厅内管理层以上员工及现场经理、值班经理需在餐厅内消费挂帐的，由其填写内部人员消费签单授信审批单，经审批后生效。餐厅内管理层以上员工的，授信额度不得超过其月工资的1倍(且要求为管理层以上员工才可授信挂帐，普通员工不得挂帐)。签单权人为餐厅营业部门负责人及现场经理、值班经理的，授信额度不得超过其月工资的2倍。5、财务人员根据盖章生效的签单挂帐协议或审批生效的内部人员消费签单授信审批单，在前台系统中建立客户档案，并录入授信额度。6、签单挂帐协议一式三份，协议单位一份、餐厅营销部、餐厅财务部各执一份。内部

6、人员消费签单授信审批单一式两份，行政部及财务部各执一份。（四）授信额度的临时调整及固定调整1、对签约并消费达二个月以上且信用良好的客人（抵款客户除外），在最后还款日前其累计未结清的挂帐超出授信额度时，可由协议单位或个人电话申请，临时调高授信额度。临时额度有效期为申请生效日起15天，15天过后自动恢复其原有授信额度，且一个月仅能申请一次临时额度的调整。2、对有逾期欠款的客户，在未还清到期欠款前，一律不得接受其临时调升授信额度的申请。3、协议客户提出临时调高信用额度后，应由营销部门填写授信额度调整申请，在上调原授信额10%的范围内，可由财务经理或值班经理人员审批确定。上调原授信额10%且50%的由

7、总经理审批确定。超出50%的临时授信额度调升，应上报执行董事审批同意方为有效。4、临时授信额度审批完成后，应及时电话通知协议单位或个人，并由财务人员在餐厅管理系统中进行相关操作。5、临时额度调整有效期到后，财务人员应到餐厅管理系统进行操作，并恢复客户的原始授信额度。6、对餐厅内部人员，不受理临时信用额度调升申请。只有当其工资调升，且经其书面申请填写内部人员消费签单授信审批单后重新核定授信额度。7、当客户签约并消费达5个月以上且信用良好的（抵款客户除外），经其本人填写授信额度调整申请，经批准后可以调高并确定固定授信额度。8、授信额度（包括临时授信额度及固定授信额度）仅在签单挂帐协议有效期内有效，

8、协议到期且并未续签的，即取消挂帐资格，授信额度降为0。营销部应做好签单挂帐协议的日常维护，对即将到期的协议，提前确定是否与对方续签并知会财务。9、在帐期内的消费欠款，累积达到客户授信额度的80%时，由收帐员及时提醒客户清帐汇款，以释放其信用额度。10、对有明确的迹象表明挂帐客户的经济状况不佳，存在拖款风险时，应由销售代表提报授信额度调整申请，经总经理批准后，降低客户原有授信额度或停止此客户签单挂帐。（五）逾期挂帐处理1、原则上对有逾期未还款的客户，逾期超过5天的，即自动停止其挂帐资格。但在停止挂帐的前三天（即逾期后的第二天），由餐厅书面通知对方客户，要求三天内还款，否则取消其挂帐资格。通知发出

9、后，三天内仍未还款的，由信贷员通知财务经理及营销部，在餐厅管理系统中对其进行停止挂帐。2、在按以上第1点对逾期未还款的客户需做停止挂帐处理时，应由财务事先与营销部进行有效沟通和风险评估，书面报请总经理同意后发出要求三天内还款的通知。收帐员及营销代表应注重催收帐款的技巧，并尽可能避免因为停止挂帐而导致呆帐损失。3、因客观原因逾期5天以上仍需继续挂帐的（由财务与营销部根据具体情况判断是否需继续挂帐），由餐厅在逾期后2天内上报欠款逾期客户继续挂帐申请，经执餐厅总经理及行董事审批同意后方可继续挂帐。同时收帐员及营销人员必须将逾期欠款客户作为重点催款对象。4、对餐厅内部人员挂帐逾期的，自逾期之日起由财务

10、从其工资中扣回，直到还清欠款为止。餐厅有权对有不良信用的员工个人停止挂帐。5、对逾期未还款而停止挂帐资格的客户，财务应在停止挂帐之日起五个工作日内收集所有客户签单的帐单及签字资料以及客户档案，填写问题应收帐款报告书。问题应收帐款报告书经餐厅总经理及执行董事审批后，确定是否采取讼诉法律或用其他方式予以追回。（六）临时挂帐与担保1、未与餐厅签订签单挂帐协议的客户，不得挂帐。若因其一时未带现金或现金不足的，经餐厅营业部门经理（或现场经理、值班经理）担保方可进行挂帐，且电脑挂帐名称为担保人。2、营业部门经理的担保金额及本人消费未清帐金额累计不得超出其授信额度，且必须在第二个月的20日前结清。3、对内部

11、人员进行担保的欠款，逾期未收回的，由财务直接从担保人的工资中扣回。4、在餐厅管理系统中增加客户档案“其他挂帐”，并不受信用额度限制。专门用于因为服务员漏单、错单、跑单，需由服务员赔偿的挂帐，以及其他特殊情况对无签单权的人员进行的临时挂帐。5、挂入“其他挂帐”中的需由服务员赔偿的帐，必须要有部门经理的处罚说明并注明处罚人员名单及金额，处罚说明须随同帐单一同下投。6、挂入“其他挂帐”中的特殊临时挂帐，必须要有值班经理的书面说明，并确定款项如何催收及无法收回时的责任划分。书面说明须随同帐单一同下投。7、没有部门经理的处罚说明或值班经理的书面挂帐说明，收银员不得对“其他挂帐”进行挂帐操作。8、会计应根

12、据部门经理的处罚说明或值班经理的书面挂帐说明，进行后台帐务调整操作。（七）单次会议接待挂帐的特别处理1、对在餐厅管理系统中已具有签单挂帐权并确定授信额度的单位，因为临时在餐厅举行订货会等接待活动，从而会导致授信额度临时远远不够用的情况。对此要求所有单次接待双方应签订接待协议，明确当次接待的价格、内容、接待过程的有效签单人、联系人及最后付款日期等。2、接待协议一式三份，对方单位一份，餐厅营销部、财务部各一份。3、会议接待结束后，收帐员应及时与对方人员进行对帐，并在接待协议的最后付款日期前收回对方欠款。收到款后会计对应收帐进行及时核销操作。（八）问题应收帐款处理及责任划分1、对逾期未收回且停止挂帐

13、的客户，其欠款转为问题应收帐款。2、对问题应收帐款部分，财务应进行分析，确定是否存在授信违规行为。若有，则由违规人员赔偿相应损失。3、对按规定应收集而未收集的签单人资料，从而导致诉讼法律或索要债权理由不充分的，由相关责任人负责赔偿相应损失。4、签单挂帐协议中约定的销售代表即为客户的推荐人，推荐人工作不负责任，对客户不认真调查了解，对客户经济状况发生危机而不及时提醒调整授信额度的，或与客户串通恶意拖欠消费款的，则由推荐人承担相应损失。 （九）应收帐款的操作与管理1、挂帐帐单的传递过程稽核员 会计 收帐员(由出纳员兼职) 转协议单位（1）稽核员根据审核完后的当天交接下来的各营业部门的帐单，将挂帐帐

14、单拆出（营业点的为帐单客户联、客房为RF单和房间帐单）并登记于帐单交接登记表上转给会计。（2）会计根据稽核员审核完后的各营业点每日发生的挂帐帐单,次日及时进行接收并于交接本上签字确认。（3）收帐员应每天及时把会计核对无误的帐单进行接收（填写帐单交接登记表），同时在打印出来的每日挂帐明细表与汇总报表上签字确认。（4）帐单客户联由收帐员保管，记帐联由会计保管，存根联由稽核员保管，收帐员对全部客户联帐单应进行分类存放保管。（5）收帐员拿着帐单到挂帐单位收款时，客户要求把帐单留下，并待其将帐目核对清楚后才付款的，收帐员应填写客户消费对帐单，写明所留下帐单的消费日期、帐单号、各营业点的消费金额，给对方经

15、办人员签字确认。对帐单第二联（客户联）连同挂帐帐单交由客户，对帐单第一联由收帐员保管，并于收到客户款项后进行注销。（6）会计根据每天出纳所交接的收款收据的记帐联对收帐员所填写的客户消费对帐单及工程商、供应商帐单交接登记表进行对应注销处理。对于工程商、供应商帐单交接登记表的注销采用在帐单交接登记表的核销结果栏里盖章注销的方式；对于客户消费对帐单的注销采用直接在客户消费对帐单上盖章注销的方式；对于客户消费对帐单上只收回部份金额的注销采用由会计在客户消费对帐单上注明总消费金额、已收回消费金额、未收回消费金额并签字确认，待客户消费对帐单上的总消费金额全部收回后再进行盖章注销的方式。（7）收帐员每月月初

16、应对截止至上月末未收回的挂帐帐单进行整理。要求收帐员手上的未收回的应收帐帐单加上未注销的客户消费对帐单金额及未注销的工程商、供应商的帐单交接登记表与会计打印出来的应收帐余额表的金额一致，并要求收帐员在应收帐余额报表上签字确认。因收帐员未妥善保管好帐单或对帐单造成丢失，而无法向协议单位收回帐款以致成为呆帐的，由收帐员进行赔偿。（8）每月初对收帐员手中未收回款项的帐单及对帐单进行核对时，会计应对所有客户消费对帐单进行电话询证，以防止收帐员对已收款的对帐单不进行注销。2、收回款项流程收回帐款 出纳 开收据 会计（1）出纳在收到协议单位的帐款时应开收款收据作为销帐凭据。应在收据上注明收回款项的单位，内

17、容栏里写明该款项所属单位是哪一时段客户消费的帐单，便于将来核查，并由缴款人与出纳在收据上的收款和复核处各自签名确认。（2）出纳将当天开出的收款收据记帐联转至会计，会计对交来的收据记帐联在餐厅管理系统中对应收帐进行核销，以释放客户的可使用信用额度。会计同时根据当天出纳所交接的收款收据的记帐联在财务系统中将收回的挂帐进行核销制单，确保当天收款当天销帐。（3）对尚未最终结算的工程,工程商要求在施工过程中,以在餐厅的消费冲抵工程款的,同样需签订签单挂帐协议并根据工程额确定其授信额度。要求在平时会计必须与工程部负责人及时进行沟通，尽量使未结清的消费挂帐总额不超过暂未支付给工程商的完工工程款。每月末收帐员

18、应打印出工程商挂帐汇总表连同当月消费款帐单一起保存。在支付工程款时按应付工程款总额扣除消费挂帐后的差额支付，并开出消费款收回收据给对方。会计在餐厅管理系统中增加工程商挂帐档案时，应在其名称后加上“（工程商）”字样。（4）对长期供货的供应商，双方合作期间，对方要求在供货过程中，以在餐厅的消费冲抵供货款的，同样需签订签单挂帐协议并根据平时供货额确定其授信额度。要求在平时会计必须注意查看供应商欠款明细帐，尽量使未结清的消费挂帐总额与暂未支付给供应商的供货款基本平衡。每月末收帐员应打印出供应商挂帐汇总表连同当月消费款帐单一起保存。在支付供货款时按应付供货款总额扣除消费挂帐后的差额支付，并开出消费款收回收据给对方。会计在餐厅管理系统中增加供应商挂帐档案时，应在其名称后