外包管理程序

1、精心整理外包管理程序目的/PURPOSE为提升公司核心竞争能力，在充分论证后公司将部分业务委托给公司以外的专业服务机构或经济组织（以下简称“外包公司”），以降低营运成本，提高品质，提高顾客满意度；同时，为做好业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，根据有关法律法规和公司内部管控要求，特制定本程序。范围/SCOPE适用于公司将日常经营中的部分非核心业务委托给外包公司完成的经营行为。包括外包实施方案的策划、外包公司选择、合同签订、外包过程管理、项目验收、绩效考核、财务管控等过程。定义/DEFINITION外包：是指公司利用专业化分工手段，将日常经营中的部分业务委托给外包公司完成的经营行为

2、。外包公司：是指具备专业生产能力、技术装备、流动资金，具有承包相应任务资质且本公司以外的专业服务机构或经济组织。外包过程：是指公司将产品形成过程中的某个（或某些）过程，委托给具有该过程能力的外包公司代为完成的过程。职责/RESPONSIBILITIES综合事务部为本程序文件的归口管理部门，负责程序的编写、更新、修改和解释工作；负责拟定外包业务流程管理制度，跟踪监督外包业务流程的执行情况，负责所有外包合同的分类保管。外包工作小组或申请外包业务部门（以下简称申请部门）负责策划并制定业务外包实施整体方案，包括外包风险评估、外包方式和业务范围、合同签订、外包公司相关人员的业务培训和交接、业务考核标准制

3、定，并在过程中负责对外包人员监督管理、定期检查和评价、反馈外包业务进展情况、相关证件备案等工作。4.质3量控制部负责依照公司相关规定对外包公司在生产过程中的质量监督，同时负责外包人员的健康证审。精心整理4.安4全保卫部负责对所有进入公司范围内外包人员的身份进行查验、登记或换证工作，同时负责外包驻场人员的证审。4.相5关部门参与外包项目计划的评估会签。4.财6务管理部负责外包业务费用核算及管控。4.公7司分管领导负责外包项目计划的批阅。4.总8经理负责批阅后上报总经理办公会对项目可行性审核并作批示。工作程序5.业1务外包评估业务外包范围与核心业务能力关联度低、可控度高、外部市场化程度高的业务，适

4、合业务外包。与核心业务能力关联度低，但可控度和外部市场化程度低的业务，具备手段或能力对其外包后的质量、信息安全或成本进行有效监控的业务，可以实施业务外包。与核心业务能力关联紧密的业务，不得进行外包。外包方式包括整体外包和部分外包。确定业务外包时要考虑业务运营具体特点、外包市场成熟程度、管控水平等综合因素。业务外包和范围根据公司发展实际情况，由外包工作小组或申请部门提出申请，由管理层评估决定。外包实施方案的策划申请部门应当根据各类业务与核心主业的关联度、对照外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对公司生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点

5、，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。应根据年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括外包公司的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划、管控模式等，形成确保方案可行性的计划。业务外包项目应由管理层评估，必要时可征询外部专家的意见，并根据其合理化建议完善实施方案，避免将核心业务外包。对产品和服务的外包进行可行性分析研究、在评估中应运用风险工具分析过程的风险、策划外包过程实现的方式和资源及信息、必要时应针对外包的供方情况和产品服务质量符合性与顾客进行沟通和对外包产品进行首件（批）鉴定以确保这个过程的符合性。外3包实

6、施方案的审批精心整理公司应建立和完善业务外包审批制度。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定各级人员应当在授权范围内进行审批，不得越权审批。相关业务部门在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。审批制度为外包工作小组或申请部门将拟定的项目计划以呈批件形式让相关部门负责人会签，然后逐级向上层领导请示批阅，最后由总经理提请总经理办公会讨论。5.外4包公司的选择5.4准.入1机制的建立公司应建立严格的外包公司准入机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则。对合同金额万元或管理层评估需要的项目采用

7、招投标等适当方式，择优选择外包公司。对于合同金额较小的项目，经管理层评估后可采用成本比较法选择外包公司。综合事务部负责外包公司名录的日常维护和定期更新，同时对列入名录的外包公司督促相关申请部门定期进行考评。招投标选择外包公司时，相关申请部门应根据不同业务范围，组成由相应专业人员组成的评估小组，并对外发布投标公告，与候选外包公司建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限内提交投标书及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。评估小组应通过第三方平台进行招投标工作，一方面通过审阅书面材料如工商营业执照、税务登记证、法人证或法人委托书，确认外包

8、公司的合法性。另一方面通过候选外包公司介绍，确认是否具备相应的经营范围、专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能，并考察候选外包公司从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。综合考虑公司内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定业务外包成本。招投标结束后，评估小组应结合效益和质量，按照规定的程序和权限从候选外包公司中做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择外包公司过程中出现受贿和舞弊行为。5.外5包合同签订风.险1因素的识别及外包合同的签订外包工作小组或申请部门在签订外包合同前，应充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险

9、因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。精心整理5.5.在1合.同1的内容和范围方面，明确外包公司提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。.在1合.同2的权利和义务方面，明确公司有权督促外包公司改进服务流程和方法，外包公司有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知公司，并对存在问题进行有效沟通。5.5.在1合.同3的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。5.5.在1合.同4的保密事项方面，应具体约定对于涉及本公司机密的业务和事项，外包公司有责任履行保密义务。在费用结算标准方面，

10、综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。外包管控措施的落实申请部门应当建立明确业务外包制度或工作流程和相关要求，落实业务外包实施全过程的管控措施，包括制定与外包公司之间的考核标准、资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全管理等机制，确保外包公司在履行外包业务合同时有章可循。业务外包过程管理外包公司人员管理由于外包公司人员需长期驻场公司，应由外包公司或对应申请部门填写外来人员常驻公司登记表，并附相关人员的健康证，交质量控制部。质量控制部负责对相关申请人员的健康证进行证审，合格后；

11、由申请单位负责将外来人员常驻公司登记表报安全保卫部。安全保卫部负责对申请人员进行证审，合格后办理通行证。此外，外包公司每年应自觉组织人员参加食品从业人员健康许可证体检，未参加体检或者体检不合格者禁止进入公司从事相关外包业务。外包公司人员凭通行证进入公司范围，并应遵守所有相关的规章制度。外包公司人员如有变动，应重新按上述要求申请办理通行证，不得冒用、借用其他人员的证件。外包公司应及时将离职或不再驻场相关人员的通行证交还安全保卫部。申请部门定期在外包过程中监督以上过程的执行情况，对证件进行备案。绩.效2评价和考核的开展外包公司人员应严格遵守公司的各项规章制度，按照工作区域内标准作业要求从事外包业务

12、，不得逾越其规定的业务范围。在外包公司提供服务或制造产品过程中，申请部门应密切关注业务外包公司的履约能力，采取动态管理方式，对外包公司开展日常绩效评价和定期考核。精心整理申请部门对外包公司的履约能力定期评估，包括外包公司对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到公司预期目标，外包公司自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。对不能满足要求的外包公司，应制定相应淘汰计划，选择合适的新外包公司。5.7监.控3和应急机制的建立申请部门应建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求外包公司调整改进。外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时

13、替代方案，避免业务外包失败造成生产经营活动中断。5.7违.约4行为的处理有确凿证据表明外包公司存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序和合同相关条款向外包公司索赔。项目验收公司应根据外包公司业务外包成果交付方式的特点制定不同的验收方式，严格按照有关验收标准对外包公司交付的产品或服务进行审核及检验，确保产品或服务的质量达到要求，并做好记录。验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与外包公司协商并采取恰当的补救措施，必要时依法索赔。财务核算与披露费用结算申请部门应当严格按照合同约定的结算条件、分包业务标准和验收证明进行交付。财务部门应审核相应的结算申请单、发票等原始凭证，审核无误后进行账务处理，记账凭证须经不相容岗位人员稽核。管控与披露财务管理部应当根据公司内部会计制度的规定，结