3Hmis管理信息系统

1、 绍林 让办公管理更精彩PAGE 3 PAGE ii3Hmis管理信息系统信息管理与协作平台 广东绍林 佛山绍林 湖大绍林 公司宗旨：你若要喜爱自己的价值，你就要给社会创造价值。技术白皮书PAGE PAGE 31绍林公司的宗旨： 你若要喜爱自己的价值， 你就要给社会创造价值。绍林公司的经营理念： 使客户满意。 广东绍林 佛山绍林 湖大绍林 目录 TOC o 1-2 f h z HYPERLINK l _Toc65315519 绍林公司的宗旨： PAGEREF _Toc65315519 h 1 HYPERLINK l _Toc65315520 绍林公司的经营理念： PAGEREF _Toc653

2、15520 h 1 HYPERLINK l _Toc65315521 目录 PAGEREF _Toc65315521 h 2 HYPERLINK l _Toc65315522 第一章 系统概述 PAGEREF _Toc65315522 h 4 HYPERLINK l _Toc65315523 系统简介 PAGEREF _Toc65315523 h 4 HYPERLINK l _Toc65315524 采用的关键技术 PAGEREF _Toc65315524 h 4 HYPERLINK l _Toc65315525 系统设计原则 PAGEREF _Toc65315525 h 6 HYPERLIN

3、K l _Toc65315526 运行环境 PAGEREF _Toc65315526 h 6 HYPERLINK l _Toc65315527 第二章 3Hmis面向对象的管理技术 PAGEREF _Toc65315527 h 8 HYPERLINK l _Toc65315528 面向对象的管理技术的由来 PAGEREF _Toc65315528 h 8 HYPERLINK l _Toc65315529 面向对象的管理技术的含义 PAGEREF _Toc65315529 h 8 HYPERLINK l _Toc65315530 管理对象的种类 PAGEREF _Toc65315530 h 8

4、HYPERLINK l _Toc65315531 建立单位的虚拟架构 PAGEREF _Toc65315531 h 9 HYPERLINK l _Toc65315532 定义关键管理功能 PAGEREF _Toc65315532 h 9 HYPERLINK l _Toc65315533 办公管理 PAGEREF _Toc65315533 h 9 HYPERLINK l _Toc65315534 人力资源管理（人事管理） PAGEREF _Toc65315534 h 10 HYPERLINK l _Toc65315535 综合信息管理 PAGEREF _Toc65315535 h 11 HYPE

5、RLINK l _Toc65315536 讨论交流中心 PAGEREF _Toc65315536 h 12 HYPERLINK l _Toc65315537 业务管理 PAGEREF _Toc65315537 h 12 HYPERLINK l _Toc65315538 综合档案管理 PAGEREF _Toc65315538 h 12 HYPERLINK l _Toc65315539 管理信息系统的设计系统 PAGEREF _Toc65315539 h 12 HYPERLINK l _Toc65315540 第三章 信息的属性 PAGEREF _Toc65315540 h 13 HYPERLIN

6、K l _Toc65315541 概述 PAGEREF _Toc65315541 h 13 HYPERLINK l _Toc65315542 基本信息的属性 PAGEREF _Toc65315542 h 13 HYPERLINK l _Toc65315543 人员信息的属性 PAGEREF _Toc65315543 h 14 HYPERLINK l _Toc65315544 单位信息的属性 PAGEREF _Toc65315544 h 15 HYPERLINK l _Toc65315545 资产信息的属性 PAGEREF _Toc65315545 h 15 HYPERLINK l _Toc65

7、315546 物品信息的属性 PAGEREF _Toc65315546 h 16 HYPERLINK l _Toc65315547 第四章 档案管理 PAGEREF _Toc65315547 h 17 HYPERLINK l _Toc65315548 概述 PAGEREF _Toc65315548 h 17 HYPERLINK l _Toc65315549 档案管理架构的建立 PAGEREF _Toc65315549 h 17 HYPERLINK l _Toc65315550 机关单位的档案架构 PAGEREF _Toc65315550 h 17 HYPERLINK l _Toc6531555

8、1 企业的档案架构 PAGEREF _Toc65315551 h 18 HYPERLINK l _Toc65315552 专业档案架构 PAGEREF _Toc65315552 h 19 HYPERLINK l _Toc65315553 一种特殊的管理对象 档案类目（或案卷） PAGEREF _Toc65315553 h 19 HYPERLINK l _Toc65315554 归档的方法 PAGEREF _Toc65315554 h 19 HYPERLINK l _Toc65315555 一文一卷 PAGEREF _Toc65315555 h 20 HYPERLINK l _Toc653155

9、56 档案注册与取消注册 PAGEREF _Toc65315556 h 20 HYPERLINK l _Toc65315557 3Hmis可以管理多个全宗的档案 PAGEREF _Toc65315557 h 20 HYPERLINK l _Toc65315558 第五章 工作流程管理 PAGEREF _Toc65315558 h 21 HYPERLINK l _Toc65315559 概述 PAGEREF _Toc65315559 h 21 HYPERLINK l _Toc65315560 流程邮件 PAGEREF _Toc65315560 h 21 HYPERLINK l _Toc65315

10、561 电子邮局 PAGEREF _Toc65315561 h 22 HYPERLINK l _Toc65315562 常用工作流程应用 PAGEREF _Toc65315562 h 23 HYPERLINK l _Toc65315563 第六章 与职能相适应的权限和安全管理 PAGEREF _Toc65315563 h 24 HYPERLINK l _Toc65315564 概述 PAGEREF _Toc65315564 h 24 HYPERLINK l _Toc65315565 用户管理 PAGEREF _Toc65315565 h 24 HYPERLINK l _Toc65315566

11、岗位管理 PAGEREF _Toc65315566 h 24 HYPERLINK l _Toc65315567 权限管理（授权） PAGEREF _Toc65315567 h 26 HYPERLINK l _Toc65315568 3Hmis的安全特性 PAGEREF _Toc65315568 h 26 HYPERLINK l _Toc65315569 第七章 信息模板 PAGEREF _Toc65315569 h 27 HYPERLINK l _Toc65315570 概述 PAGEREF _Toc65315570 h 27 HYPERLINK l _Toc65315571 附加属性模板 P

12、AGEREF _Toc65315571 h 27 HYPERLINK l _Toc65315572 分类模板 PAGEREF _Toc65315572 h 27 HYPERLINK l _Toc65315573 正文模板 PAGEREF _Toc65315573 h 28 HYPERLINK l _Toc65315574 表格模板 PAGEREF _Toc65315574 h 28 HYPERLINK l _Toc65315575 第八章 版本的划分 PAGEREF _Toc65315575 h 29 HYPERLINK l _Toc65315576 概述 PAGEREF _Toc653155

13、76 h 29 HYPERLINK l _Toc65315577 通用版本 PAGEREF _Toc65315577 h 29 HYPERLINK l _Toc65315578 面向行业的专用版本 PAGEREF _Toc65315578 h 29 HYPERLINK l _Toc65315579 即插即用的管理解决方案 PAGEREF _Toc65315579 h 30在绍林公司与湖南大学建立跨世纪战略合作伙伴关系协议签字仪式上，佛山市梁绍棠市长与湖南大学党委书记刘光栋教授、副校长周绪红教授亲切交谈，并对双方的合作寄予厚望。第一章 系统概述系统简介3Hmis是一个全新的管理信息系统软件，她与

14、传统的管理信息系统或无纸化系统有着本质的区别：首先，她采用了世界顶尖的数字神经网络系统技术、分布式数据库技术和多级服务器技术，使信息的处理与流转更加准确、安全与顺畅；其次是，在信息的分类上有着重大的突破，采用面向对象的管理技术和信息模板技术，用户可以根据自己的需要来定义和处理各种各样的信息，非常方便、灵活与实用；再就是，3Hmis提供一整套面向职能的管理方案，用户在使用3Hmis时，与自己的工作职能是紧密联系在一起的。采用的关键技术面向对象的管理技术面向对象的管理技术，是绍林公司根据十年的开发实践提出的一种新的管理软件开发技术，实际上也是一种管理技术。3Hmis的开发者，通过把用户的管理需求高

15、度抽象化，提升为各种管理对象，并赋予不同的管理对象不同的管理功能，用户可通过类型定义来形成自己的管理架构，通过属性来定义信息的特征，通过授权来体现职责，以满足自己的独特的管理需求。与职能相适应的权限与安全管理技术提供岗位设计功能，不同岗位具备不同的权限。在不同的管理对象（类型）中，同一用户会有不同的职责，也就是说，要赋予不同的权限。管理对象的授权，是由系统管理员或该管理对象的类型管理员来进行的，并且，也只能由系统管理员或类型管理员进行。3Hmis建议将系统管理员的岗位赋予单位的最高行政主管或最高信息主管，将管理对象的类型管理员赋予部门经理或相关业务主管，以便与实际工作中的职权相一致。3Hmis

16、的授权，是针对类型来进行的，并且，每一条信息都可设置密级，授权时能设置用户可访问的最高密级。3Hmis采用三级客户机服务器方式，客户端必须通过一个中间层（业务规则）才能与数据库打交道，在数据库端，也必须通过存储过程才能操作数据库表，并且，每一个影响到数据安全的存储过程都设置了访问权限，只有具备相应权限的用户才能通过相应的存储过程访问数据。3Hmis采用了非常全面和保守的安全策略，按微软的说法，3Hmis采取的是一种非常极端的安全措施，所以，具有很强的安全性。信息流转与交换技术3Hmis采用MS Exchange Server来进行信息的交换与流转。3Hmis通过自己独有的一种邮件 流程邮件来进

17、行工作流程的管理，用户可根据自己的工作需要来任意设计与修改流程。3Hmis把数据库中的信息和邮件有机的融为一体，每一条信息都可提交流转，以实现信息共享与工作协调，而对于有保存价值的邮件，又可及时拖入数据库中永久保存。3Hmis能够非常方便的设计出各式各样的公告牌、电子期刊、论坛、交流园地等，并且，可带有层次与结构。三级客户机服务器技术3Hmis采用三级客户机服务器技术，结构如下图所示，这种技术的优点是显而易见的：客户数据库表存储过程业务规则可扩展性客户当要将系统扩展应用以满足不同组织机构的需求时，具有很好的灵活性和可扩展性，有时，甚至不需要修改任何源代码就可实现。可维护性由于将系统扩展为三层，

18、减少了每一层的规模，并且，由于每一层的作用都作了严格划分，使其逻辑性也更强，维护更为方便。性能的提高可将三层结构分布在不同的机器上运行，用户能够更快的得到更多的信息。可靠性性能的提高，维护和扩展的方便，使系统的可靠性亦显著提高。安全性系统的每一层都进行了安全处理，用户不能直接与数据库表打交道。互联网技术3Hmis的标准包装中提供了客户机/服务器方式(C/S)的客户端软件，如果用户对浏览器/服务器方式(B/S)情有独钟，亦可增购(B/S)模块，3Hmis容许两种方式同时存在，以满足不同用户的需求。分布式网络技术作为一个大型单位，有众多的机构、复杂的业务，提高了信息管理的难度，3HMIS采用了分布

19、式网络数据库技术，可把存放在不同机构、不同地点的3Hmis数据库统一管理。万能编辑接口技术3HMIS把文本文件、超文本文件、图象文件等各种格式的文件均看作是正文，把处理这些正文的相关软件都看作是编辑软件，并开发出了全面处理这些软件与文件协调关系的软件接口，称之为万能编辑接口。全文检索技术3Hmis提供的全文检索功能，是与其他特征数据的检索组合在一起的，他不但功能强大，而且，非常方便实用。能够进行全文检索的文件类型几乎不受限制，常见的Word、Excel、AutoCAD、PowerPoint等等，都可以查找其中的一个关键词或关键词的组合。信息模板技术用户在信息管理的实际工作中，经常要重复建立相同

20、的功能模块、相同的文件格式、相同的表格等等，如果用户每次都要重复以前的工作，不利于效率的提高。3Hmis提供的信息模板功能允许用户设计自己的信息模板，设计完成后，用户在碰到类似的事情时只需套用模板，就能把相应的管理架构、文件格式、表格等调用出来。3Hmis把信息模板分为附加属性模板、分类模板、正文模板和表格模板等四种。3Hmis提供的信息模板技术，能够非常显著的提高用户的工作效率和降低劳动强度，使用户个性的体现变得更加方便和自如。预留信息地理化接口3Hmis的每一条信息都可标注地理编码，挂接上地理信息系统，进行二次开发，即可按地理区域处理和查询信息。数字神经网络技术该系统是全面采用微软公司的数

21、字神经网络技术构建的大型管理信息系统软件，系统能确保信息流在任何方式下的畅通，真正做到让信息的使用者在需要的时候及时的获得信息。系统设计原则简单在保证系统达到预定目的的前提下，尽量简单。这样，可以缩短处理流程，减少用户的处理费用，提高系统效益，且便于维护和管理。灵活便于修改和补充，但亦要有相对的稳定性。完整系统是作为一个统一的整体而存在的，系统的功能要尽量保持完整。亦应留有接口，以便与其他系统联接。可靠系统应该是可靠的，提供的信息应该准确、可信。经济系统的投资和运行费用应该得到补偿，即用户使用该系统应该有一定的经济效益或工作效益。运行环境硬件服务器CPU:P-II-300以上，内存：128MB

22、以上，硬盘：10GB以上。工作站CPU:P-II-300以上，内存：64MB以上，硬盘：6GB以上。网络结构全国政协周铁成副主席视察绍林公司3Hmis建议采用高速以太网,这种网络结构的技术已相当成熟，价格也比较合适，性能完全可以满足用户的要求。但系统并不限定于该种网络结构。软件服务器端网络操作系统： Windows 2000 Server，Windows 2000 Advanced Server。数据库：SQL SERVER 2000。信息交换：Exchange Server 2000。客户端WINDOWS 98、WINDOWS 2000。导航器，可根据需要显示或隐藏，可将分类管理器的任意管理

23、对象节点拖入导航器中，用户下次即可单击该图标快速进入相应的管理对象，并且，亦可将用户的其他应用以快捷方式加入。主菜单工具条，可根据需要显示和隐藏。信息显示区，有四种显示方式：大图标、小图标、列表和详细资料。分类管理器，用于显示用户具有权限使用的管理对象，可根据自己的喜好显示或隐藏。3Hmis用户主界面第二章 3Hmis面向对象的管理技术面向对象的管理技术的由来绍林公司在十年的办公管理软件开发实践中，为成千上万的用户提供了办公自动化管理解决方案，发现每一个用户在实际工作中都有自己独特的需求，要满足这些要求，就要不停地去修改源代码，但往往前次的要求还没有修改好，由于环境的改变，新的需求又来了，开发

24、人员不得不长期在这种不断变化的需求中受困，不但开发成本高，开发人员深感疲倦，而且，周期长，效率低，用户也很难满意。通过多年的实践，绍林公司对各种各样的管理需求进行了深入的研究、分析，逐步精炼出了方便实用的管理对象模型，并形成了一套系统的方法与技术，面向对象的管理技术就是其中之一。面向对象的管理技术的含义面向对象的管理技术是3Hmis的最为重要的核心技术之一。管理是有规律可循的，每一项专业的管理都有一定的共性，可以建立起一个统一的模型。但管理的个性化也很强，任何单位、甚至个人，对于任何一项专业管理，都可能有自己独特的认识和做法。当然，这种个性是建立在共同规律的基础上的。面向对象的管理技术的关键是

25、总结出各项专业管理的共同规律，建立起各种各样的管理模型，并寻找出满足用户个性需求的方法。3Hmis的管理对象模型的含义非常广泛，可以指一个整体的管理架构，也可以指某一项专业管理的架构，或者是某一条具体信息的含义（属性）。他通过类来表述管理的架构，通过属性来表述每一条信息的特征。不同的单位、不同的部门、甚至不同的个人，都可以通过类的定义来建立自己的独具特色的管理架构，通过属性来表述每一条信息的个性特征（3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，相当于每一条信息的数据结构都不同）。为了方便应用，3Hmis还可指定每一种类型的用途，如登记、办理或普通。你可以在最底层的管理对象中，定义其中的一个分类

26、来进行信息的登记，一个分类用于信息的办理，其他的类型则为普通类，用于存放办理完毕的信息。对于登记用途的类，3Hmis提供专门的功能来将登记好的信息转入办理类；对于办理用途的类，3Hmis则提供专门的功能来将办理完毕的信息转入同层的普通类中。管理对象的种类3Hmis对于管理对象的划分有两种方法：依结构来划分，可分为大类、类、文件夹，对于档案，在文件夹下还可划分子夹（档案类目或案卷）。依信息的属性来分，可分为基本、人员、单位、资产、物品等五种，随着3Hmis的发展，管理信息的种类还会不断增加。基本类型是一种以文档为基础的信息种类，其内涵非常丰富，实际上，我们工作中的大部分信息都可采用这种信息类型，

27、通过对属性名称的修改和附加属性的定义，可以对各式各样的信息进行描述和管理。另外，3Hmis还有一种特殊的管理对象，即档案。各种信息，都可以归入档案。建立单位的虚拟架构模拟实际运行的单位架构，在3Hmis中创建一个单位的虚拟架构，该架构，与实际运行中的架构的职能与权限是完全一致的。通过建立虚拟架构，可以把工作全部转移到网络上来记录、存储、管理、共享、交换与流转。作为一个单位，肯定有自己的整体的管理原则与制度，但在该原则与制度下，职员在自己的权限范围内，会按自己认为最佳、最有效的管理方式来进行管理，3Hmis容许每一位职员在自己的职责范围内，自由的创建自己的管理对象与架构，按自己的构想来进行管理。

28、建立虚拟架构的目的，实际上是为单位内的每一个机构、每一位职员提供与其工作职能相适应的工作环境，让他们按工作需要来记录、存储、管理属于他们自己的管理信息。3Hmis的引入，单位内的任何人、任何时间在任何地点都可办公，就像我们常说的远程办公、在家上班等。定义关键管理功能职员在虚拟架构内可以处理自己职责范围内的任何事情，但我们还是希望将一些关键性的管理事务进行独立定义，以便统一管理和使共享更方便。在定义关键管理架构之前，要对本单位的管理状况与未来需求进行全面、系统的分析，关键管理事务架构建立的好坏，直接影响到应用管理信息系统的效果。3Hmis预设的关键事务管理架构，将其分为办公管理、人力资源管理（人

29、事管理）、综合信息管理、业务管理和综合档案管理，机关和企业可能略有不同，用户亦可根据自己的需要进行调整。办公管理3HMIS的办公管理架构是在研究了大量的具体案例，根据中国企事业办公管理特点而设置的，符合中国的实际情况。党务管理包括党员名册、组织管理、纪检管理、文件管理、党内资产管理、统计报表等。根据授予的权限能进行信息的输入、检索、查看、流转、报表、打印等功能。文件管理包括收文管理、发文管理、内部文件管理等，任何文件都可提交流转。内部签呈内部签呈是一种内部运作的建议与申请性文件，可在计算机上实现签呈的全过程流转，并进行数字签名。财务管理由于市面上已有太多的财务处理软件，所以，3Hmis不包括具

30、体的记账功能，但可包括所有的财务管理工作，如财务计划管理、财务制度管理、财务报表、财务审计、财务文件管理、财务部资产管理、财务人员管理、帐本凭证领用管理等。会议管理包括会议计划（起草会议计划书、会签与审批、会议通知等）、会务管理、会议纪要等。合同管理合同的起草、会签、批准、执行过程监控等。计划与任务管理包括计划与任务的提出、会签、审批、下达、执行和执行过程中的监督等。规章制度管理包括制度的起草与修订、现行制度、已废止制度等。投诉与信访管理可进行投诉与信访的登记、处理、回复等。大事记管理记录和管理单位的大事记。安全管理提供了按安全制度管理、突发事件处理、所属安全机构、安全责任人、安全设备管理、相

31、关文件管理等功能。印鉴管理对单位印鉴的刻制、启用、报失、废止等进行管理。申请分为请假申请、出差申请、采购申请等，可让申请的全过程在网上进行。人力资源管理（人事管理）传统的人事管理系统，一般都只是指人事信息管理，类似于3Hmis的职员基本信息管理。我们认为，职员的基本信息管理，只是人事部门的非常重要的工作之一，人事部门还有许多更为重要的职能。人事制度人事制度的起草、会签、批准以及制度执行期的跟踪管理。人事文件管理人事文件的起草、会签、审批、传阅、保存等。职员基本信息对行政单位，可按厅局级干部、处级干部、科级干部、一般干部、技术干部、工人、临时职员的分类方式进行管理。对企业可按企业领导、行政干部、

32、技术干部、工人的分类方式进行管理。职员信息亦可提交流转。职员信息的内容除姓名、性别、出生日期、身份证号码等外，还包括经历学历、职务变动、工资变动、奖惩信息、主要业绩、工作考评、外出考察、健康信息、家庭社会以及批注等内容。 工作考核保存和管理各种考核数据，可以实现工作考核的无纸化管理。培训管理包括培训计划、培训实施、培训评价、外协单位、培训教员、培训用资产、培训用消耗品等管理。应聘人员信息用于存放应聘人员的个人资料，并可提交流转。人才市场信息包括人事管理机构、人才市场、猎头公司、其他等管理。综合信息管理图书资料管理把图书资料分为科技图书、经济管理类图书、文学类图书、电子版图书、其他等类型。电子图

33、书可直接阅读，纸质图书可办理借阅手续。政策法规查询按照国家法律、国务院行政管理法规、地方行政管理法规、行业规章、其他等进行分类管理，并提供查询。文件资料出版管理对文件资料出版进行编辑和管理。可用于期刊、汇编式材料的编辑和管理。资产管理对固定资产和低值易耗品进行管理，内容包括使用记录、维护记录、变动情况和批注等。物品管理对领用后不需归还的小物品、消耗品进行购进与领用管理。单位通讯录建立相关单位数据库，内容除基本通讯资料外，还可包括单位简介、特点、主要客户、交往记录、大事记和批注等。人员通讯录建立相关人员通讯录。初始分类包括上级人员通讯录、属下机构人员通讯录、协作关系人员通讯录、其他等。交通信息包

34、括飞机时刻表、火车时刻表、汽车时刻表、轮船时刻表等。讨论交流中心用于建立各种公告牌、留言簿、交流园地等，并且，可分层次设立各种栏目，非常灵活、方便。业务管理该节中的内容仅对企业而言。市场策划与开拓包括市场调查信息、同业信息、市场策划、广告宣传等。销售管理包括销售商管理、直接客户管理、销售政策、销售人员、销售合同、销售计划、销售统计等管理。产品开发管理可按项目进行管理，如3Hmis开发项目等。也可按职能进行管理，如计划管理、进度管理、经费管理、开发设备管理、开发人员管理等。技术支持管理可按技术类型进行分类管理，如软件维护、硬件维护等。可按客户进行分类管理，如大客户、普通客户，单位客户、个人客户，

35、男性客户、女性客户等。可按产品类型进行分类管理，如SLWS技术支持、3Hmis技术支持、SQL Server技术支持等。亦可按区域进行分类管理，如华南区、华东区、东北区等。综合档案管理强大的档案管理功能，是3Hmis的特色之一，3Hmis能够对多个全宗的综合档案进行全面管理。对于档案的分类，机关与企业有所不同，3Hmis提供了机关和企业两种模板，具体内容见档案管理一章。管理信息系统的设计系统通过以上介绍，我们可以看出，3Hmis具有很强的适应性。实际上，从3Hmis面向对象的管理技术的思想来看，3Hmis完全可作为管理信息系统的设计工具来使用。就象PHOTOSHOP、AUTOCAD是图像、图形

36、设计系统，给用户提供了画直线、曲线、基本图形、颜色选择等多种工具，用户能利用这些工具非常方便的设计出自己的广告、工程图纸等一样，利用3Hmis用户亦能非常方便的建立起自己的管理信息系统，可根据自己的需要来设置管理架构、功能、信息的属性特征等，使之适合本单位的实际需要。第三章 信息的属性概述3Hmis将信息分为基本、人员、单位、资产和物品等五种，随着3Hmis的发展，信息的种类还会不断增加。3Hmis的另一种特殊信息是档案，上述五种信息都可成为档案，实际上，档案的作用是用来储存和管理已处理完毕且有保存价值的信息，并提供利用。在下一章中，我们将专门介绍档案管理。基本信息的属性基本信息是一种以文档为

37、基础的信息种类，其内涵非常丰富，实际上，我们工作中的大部分信息都可采用这种信息类型。通过对属性名称的修改和附加属性的定义，可以对各式各样的信息进行描述和管理。标准属性信息的一些最为关键的属性特征，3Hmis提供了对这些属性特征名称进行修改的功能。附加属性这是3Hmis最为强大的功能之一。当标准属性不足以描述信息的全貌时，就要借助于附加属性。你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。邮送清单记录和显示信息发送的顺序、接收人、发送时间、回复时间等邮送信息。批注在信息阅

38、读和处理过程中，任何人都可加入批注，具有正文阅读权的读者，还可查阅其他人的批注信息。借阅清单信息借阅的历史记录。份数这是对纸质或实物信息而言的，若当前信息存在多份，3Hmis可对每一份进行管理，标示每一份的状态，针对每一份办理借阅与归还手续。这对于管理图书和保密文件非常有用。日志信息的所有操作记录。人员信息的属性用于描述与个人有关的特征信息。标准属性记录和显示人员的姓名，性别、出生年月、工作单位、身份证等基本信息。附加属性当标准属性不足以描述信息的全貌时，就要借助于附加属性。你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，

39、实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。经历学历人员的经历和学历情况。职务变动人员的职务升迁变化情况。工资变动人员的工资变动的情况。奖惩信息人员受到的嘉奖、惩处等信息。主要业绩人员所取得的主要工作业绩。工作考评考核部门对该人员的考核信息。外出考察人员外出考察状况记录。健康信息人员健康状况记录。家庭社会人员家庭成员、社会关系情况登记。批注查阅他人的批注，并可加入自己的批注。单位信息的属性用于描述与单位有关的特征信息。标准属性单位名称、单位地址、联系电话、地理编码等基本特征。附加属性当标准属性不足以描述单位信息的全貌时，就要借助于附加属性。你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需

40、要时套用，并且，可随时进行调整。3Hmis容许每一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。单位简介可录入、编辑、查看单位简介。特点描述单位的主要特征。主要客户记录和管理单位的主要客户情况。交往记录记录用户与该单位的联系交往情况。批注信息阅读者可阅读批注，并添加自己的批注。大事记对该单位所发生的重大事件的记录。资产信息的属性包括固定资产和低值易耗品。标准属性包括资产名称、型号规格、生产厂家、联系电话等。附加属性当标准属性不足以描述资产信息的全貌时，就要借助于附加属性。你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。3Hmis容许

41、每一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。使用记录记载资产的使用情况。维护记录记载资产的维护情况，可包括维护内容、次数、费用、效果等信息。变动情况记载资产的变动情况。批注信息阅读者可阅读批注，并添加自己的批注。物品信息的属性物品是指那些领用不需归还的小件物品、消耗品等，如小文具、纸张、一般零配件等。标准属性包括物品的名称、型号规格、累及进货、出货、生产厂家、联系电话、生产日期、存货数量等基本信息。附加属性当标准属性不足以描述物品信息的全貌时，就要借助于附加属性。你可以预先设计好各种各样的附加属性模板，供需要时套用，并且，可随时进行调整。3Hmis容许每

42、一条信息都有不同的附加属性，实际上，他相当于每一条信息都可以有自己不同的数据结构。进货记录进货地点、时间、经办人、数量、价格等信息，可进行进货登记。领用记录物品的领用时间、数量、领用人等信息，可进行领用登记。说明需要特别说明的事项。批注共同构筑21世纪美好前景。信息阅读者可阅读批注，并添加自己的批注。第四章 档案管理概述将处理完毕且有保存价值的信息，分门别类进行整理，即成为档案。要进行档案管理，首先要定义一个特殊的大类，我们可以把它称为档案室、档案中心或档案管理等。绍林公司从事档案管理软件的开发已超过十年，十年多来，其文档管理软件产品SLWS一直是市场上的主流产品，绍林公司积累了相当丰富的档案

43、管理软件开发经验，3Hmis全面继承了这些经验，所以，具有很强的档案管理功能，就是把它作为一个综合档案管理系统来使用，仍然是相当专业化、相当全面的。档案管理架构的建立要进行档案管理，第一件事就是建立本单位的档案管理架构，再依此架构来对本单位的档案进行统一管理。档案管理的原则与基本要求，有一系列的国家标准和行业标准，我们在建立本单位的档案管理架构时，必须遵循这些标准。由于每个单位都有自己独特的地位与业务，所以，每个单位的档案管理架构都会有所不同，也就是说，档案管理架构的建立，要在遵循标准的前提下，体现本单位的特点。3Hmis提供了机关单位和企业两种不同性质的档案架构模板，具有一定的通用性，用户在

44、建立自己的档案管理架构时，可以这两种模板为基础，并加以完善，以满足自己的独特需求。机关单位的档案架构机关单位档案架构是根据机关单位档案管理的特点而定义的档案管理模型，3Hmis提供了一个初始的机关档案管理架构，内容如下：文书档案按年度-机构-保管期限的分类方案来管理文书档案。会计档案会计档案分为会计凭证、账簿、报表、其他等类型。基建档案基建档案分为办公房屋、职工宿舍、专用基建项目等。设备档案分为车辆、办公设备、专用设备等。技术档案可按技术种类或年度-保管期限的分类方案管理。声像档案可按年度-介质分类-保管期限的分类方案管理。专业档案如检察院的诉讼档案、政府机关与科研机构的人物档案等，用户可根据

45、自己的需要进行分类管理。企业的档案架构按国家标准，企业档案分为十大类。党群工作包括党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。行政管理包括行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。经营管理请根据单位的特点进行分类管理。生产技术管理请根据单位的特点进行分类管理。产品请根据单位的特点进行分类管理。科学技术研究请根据单位的特点进行分类管理。基本建设请根据单位的特点进行分类管理。设备仪器请根据单位的特点进行分类管理。会计档案按会计凭证、账簿、报表及其他进行分类管理。干部职工档案按干部档案、工人档案、离退休职工档案

46、、死亡职工档案进行分类管理。专业档案架构专业档案是机关单位表述本单位特点的一组档案，如检察院的诉讼档案、公路部门的路产路权档案等。下面是诉讼档案的分类架构示例：批捕档案起诉档案法纪档案反贪档案民行档案监所档案纪检档案所有诉讼档案都可按年度-保管期限进行分类管理。一种特殊的管理对象 档案类目（或案卷）在传统的档案学中，案卷是一个非常重要的概念，是档案的最基本单位。2000年12月6日，国家档案局发布了新的归档文件整理规则，取消了案卷这一概念，其中，最显著的变化，是将以卷为单位的档案管理方式，转变为主要以件为单位管理。无论你采用什么方式进行档案管理，都要对档案进行分类和编号。3Hmis的档案分类，

47、可分为大类、类、文件夹和子夹，子夹是归档文件的最低一级类目。3Hmis对档案的最低一级类目进行了特殊处理，要求在这一级输入档案分类的完整编号，使其既符合传统的以案卷为基础的档案管理方式（子夹即案卷），也符合新的归档文件整理规则（子夹即最低一级类目）。归档的方法3Hmis所管理的各种信息都可以归档。每个单位对于档案管理的需求都会不同，3Hmis能满足这种需求的变化。建立档案收集对象（类型）及其架构你可以建立一个档案收集中心，并将档案收集中心下的类的权限赋予相关的部门或人员，由他们将要归档的信息拖入这些类中，然后，再由档案管理人员将这些信息拖入档案库里，按要求进行立卷。将局部档案管理的权限直接授予

48、相关部门或人员你也可以将相关档案管理（最好不要将整个档案管理）的权限授予相关的部门或人，由他们直接按要求进行立卷。基本操作用户先进行档案定义，再将要归档的信息直接拖入相应的档案类目，归档即告完成，相当的简单、方便。一文一卷系统提供了一个非常简单而又实用的功能，将一条信息升级为一份案卷，这样，对于只有一条信息的案卷，用户不必进行案卷定义即可形成案卷信息。档案注册与取消注册档案注册我们在手工归档时，若对应归入某一类目的信息整理完毕，即可进行装订了。在计算机中，这一动作变为注册，其作用是固定该类目，任何操作者都不能变更类目中的内容了。取消注册档案注册后，可取消注册。对于取消注册的档案类目，可重新进行

49、调整和修改。3Hmis可以管理多个全宗的档案3Hmis对于可管理的全宗数量没有任何限制，也就是说，可以同时管理任何多个单位的档案。绍林公司早在1993年就与国家档案局科研所建立了合作伙伴关系，图为徐义全所长在谭绍林董事长的陪同下视察佛山。第五章 工作流程管理概述3Hmis提供的流程管理功能，并不只限于文件的流转，他是所有工作流程的设计与运作工具。比如说，采购、请假、任务等等，都可利用3Hmis的流程管理功能来进行。流程邮件建立流程邮件利用右键菜单的发送功能，任何信息都可利用流程邮件提交流转。附件3Hmis将要流转的正文自动加入附件之中，用户亦可加入其他文件。确定流程用户可以设定信息的处理方式、

50、须经过的流程和发送的方式。流程的发送方式包括顺序发送和同时发送两种方式。流程的处理方式包括不需要批注、发出后每天提示、批注后才传给下一个人、过期后每天提示、过期后自动传给下一个人等，并可按小时设定信息处理的时限要求。用户可通过附加信息确定流程结束后，除将结束信息发给提交人外，还发送给其他的相关人员。说明（批注）提交人可在批注栏中说明自己对信息的处理意见。发送流程邮件系统提供了三条发送途径，即文件菜单的发送菜单项、工具条上的发送按钮和文件页上的发送命令按钮。进行了流程设置，才能启动发送功能。处理流程邮件用户在收到流程邮件后，打开邮件，就可进行处理。查看附件用户可通过“查看”按钮或双击附件条目对附

51、件的内容进行阅读或修改。批注加注处理意见，并可加盖印章。调整流程承担校对、审核、批准职能的流程处理者，可调整或终止流程。电子邮局收件箱和现实生活中的邮箱类似，是专门接收电子邮件的信箱。用户尚未阅读的电子邮件用粗字体表示，如果是流程邮件，主题的前三个字符是“流程：”。在收件箱的下一级，3Hmis将自动创建三个邮箱，用于存放处理完毕的不同流程邮件。流程处理邮箱流程中的任何用户对信息处理完毕并发送后，3Hmis将把邮件自动保存到流程处理邮箱。流程结束邮箱当工作流程流转结束后，系统将自动给提交人发送一份流程结束邮件，通知提交人流程已经结束。阅读该邮件后，系统将把该邮件自动保存到流程结束邮箱。流程中转邮

52、箱在流转过程中，3Hmis将把流程环节的阶段性信息发送给提交人，以便提交人能及时掌握信息现在到达的地址。提交人阅读该邮件后，系统将自动把邮件保存到流程中转邮箱。发件箱发件箱用于建立新的电子邮件并将其发送出去。是用户邮箱处理邮件事务的主要部分。便笺“便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。“便笺”也可用来存储以后可能需要的信息，比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字。草稿用于存放用户未写完或写完而未发送的邮件。联系人联系人文件夹是电子邮件通讯簿和信息存储区，存储需要与之进行通讯的人员或商务信息。使用联系人文件夹可存储电子邮件地址、

53、街道地址、多个电话号码以及其他任何与联系人有关的信息，如生日或纪念日等。任务任务是一项与人员或工作相关的事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可发生一次或重复执行（定期任务）。定期任务可按固定间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，您可能需要在每月最后一个周五给经理发送状态报告，可能在上次理发之后一个月再次理发。这是Outlook提供的任务管理功能，3Hmis亦提供了一种不同的更为专业化的任务管理模式。日记记录与重要联系人的交流活动，可以记录重要的项目或文档，还可以记录各种活动。日历使用“日历”可进行约会、会议和事件管理。已发邮件管理用户已经发送出去的邮件。已删除邮件管理用

54、户已经删除的邮件。常用工作流程应用3Hmis可进行各种工作流程的设计、应用与管理，下面列出的是一些常用的工作流程。发文流转包括文件的起草、审核、会签、校对、签发、封发等。收文流转包括录入（转入）、拟办、领导批示、承办等。签呈包括提交、审核、会签、批准、执行等。请假包括提交、审核、会签、批准、休假、销假等。申请包括提交、审核、会签、批准等。职员任聘包括提交、初步审查、考试、会签、审核、批准等。晋升工资包括提交、审核、会签、批准等。工作任务包括提交、审核、批准、执行、验收等。采购流程包括提交申请、审核、会签、核价、批准、请款、执行、验收等。 第六章 与职能相适应的权限和安全管理概述权责分明是现代管

55、理的一项基本特征，是保证管理正常运行的基本法则。同时，权责的划分又是灵活变化的，不同单位、不同时候、不同员工、不同环境下的岗位权限都将发生一定程度的变化。3Hmis提供的用户和权限管理工具，使用户能够建立起和实际工作岗位完全吻合的岗位权限，为用户建立管理信息系统提供了灵活、方便的工具。3Hmis采用了近乎苛刻的安全管理，系统采用三级客户机/服务器技术，客户与数据库完全隔离，不直接对数据库表进行操作，客户和数据库的联系是通过中间层到存储过程，间接对数据库表进行操作。而且，每一个与数据安全有关的存储过程都有权限，使得访问系统非常严格与安全。用户管理系统管理员 3Hmis系统管理员享有系统的最高权限

56、，能对各管理对象进行授权，3Hmis建议将系统管理员的岗位赋予单位的最高行政主管或信息主管。用户使用3Hmis的人。不同的用户可能具有不同的权限。组使用组，可使授权变得更为方便。将权限授予组，组内的所有成员都具有相应权限。岗位管理基本岗位权限种类3Hmis提供了13种基本岗位权限，用户用这些基本权限可以组合成不同的岗位。一个岗位，必须对应一个唯一的权限码。另外，每一条信息都可设定密级，授权时可设定用户能访问的最高密级。类型管理能对指定类型的下位类进行授权。业务管理能操作处理指定类型（含下位类，下同）的业务功能，如借阅、归还等。删除能删除指定类型下的信息。修改能修改指定类型下的信息。删除（自己创

57、建的）能删除指定类型下自己创建的信息。修改（自己创建的）能修改指定类型下自己创建的信息。创建类（文件夹）能创建指定类型下的子类。创建文件能在指定类型下创建文件。阅读能阅读指定类型下的信息，包括条目和正文。阅读条目能阅读指定类型下的条目信息，但不能阅读正文和批注等内容。阅读（限自己创建的）能阅读指定类型下自己创建的信息，包括条目和正文。阅读条目（限自己创建的）能阅读指定类型下自己创建的条目信息，但不能阅读正文和批注等内容。无无任何权限。岗位的设定在明确本单位各岗位在实际工作中的权限后，就可以在3Hmis系统中设定岗位和确定岗位的权限。 3Hmis预设了九种基本岗位，用户亦可根据需要进行调整，在授

58、权的时候，还可直接将基本权限授给指定的用户，称为自定义权限。缺省基本岗位系统预设了类型管理员、业务管理员、全能编辑、编辑、全能作者、作者、投稿人、读者、目录读者等九种基本岗位，对于一般用户来说，应该已能满足要求。类型管理员拥有指定类的基本权限中的所有权限。业务管理员拥有除类型管理外的全部权限。全能编辑拥有除类型管理和业务管理外的全部权限。编辑拥有除类型管理、业务管理、创建类以外的全部权限。全能作者拥有创建类（文件夹）、创建信息、删除信息、阅读信息等权限。作者拥有创建信息、删除信息、阅读信息的权限。投稿人拥有创建信息的权限，但就是自己创建的信息，亦不能阅读。读者拥有阅读信息的权限。目录读者拥有阅

59、读条目的权限。权限管理（授权）3Hmis的授权，是针对管理对象（类型）来进行的，并且，每一条信息都可设置密级，授权时能设置用户可访问的最高密级。3Hmis的安全特性系统采用了非常全面和保守的安全策略，按微软的说法，3Hmis采取的是一种非常极端的安全措施，所以，具有很强的安全性。数据库登陆帐号用户要严格控制对缺省的数据库管理员SA的管理，因为在SQL Server中，SA具有无限的权利。应用程序角色在安装3Hmis数据库时，系统要求用户创建一个供3Hmis使用的程序角色，3Hmis会自动将有限的权限授予该角色。3Hmis的运行是通过程序角色来进行的，由于该程序角色的权限相当有限，即使操作者知道

60、了该程序角色的名称与密码，已无法直接操纵数据库表。存储过程3Hmis对于数据库表的访问，全部通过存储过程进行，并且，每一个影响到数据安全的存储过程都设置了访问权限，只有具备相应权限的3Hmis用户才能通过相应的存储过程访问数据。特别的安全措施如果用户要将自己的网络与广域网连接，如与Internet相连，则必须采用特别的安全措施，如防火墙等，市面上已有相当多的成熟的安全产品供选用。第七章 信息模板概述信息模板是3Hmis的一个非常重要的概念，亦是3Hmis的功能强大的原因之一。信息模板就象工厂生产中的模具，可反复地使用，生产出多个同类产品。信息模板能极大的提高办公效率。3Hmis将信息模板分为附