《会展策划》-讲义集合

1、 会展策划概述（3学时）本章学习目标：理解掌握会展的概念，策划的概念和会展策划的概念；理解掌握并学会运用会展策划的基本原则；理解掌握会展策划的内容和基本流程；第一节 会展策划的概念、特点及作用 （1学时）一、会展的概念导入：会展是什么？ 市长说：会展是一项提升城市两个文明建设、利国利民的德政工程； 学者说：会展是智者的峰会，是传播新思想、新观念的论坛。 模特儿说：会展梳妆台，企业争先来，靓女靠打扮，产品靠会展。 建筑家说：会展场馆规模宏大、气派，是城市标志性建筑。 数学家说：会展的布展是排列与组合、平面与立体、黄金分割与数模运筹的应用。 搭建商说：会展是“奢华”，一掷千金三五天，是最短的装饰工

2、程。 美术家说：会展是生活中又一道五彩斑斓、丰富靓丽的色彩。 经济学家说：会展是经济发展的又一个新的增长点。 （一）会展的内涵 会展就是会议、展览和节事等集体性活动的简称。是指在一定地域空间，由多个人集聚在一起形成的，定期或不定期的集体性的物质、文化交流活动。简言之，会展是指特定空间的集体性的物质文化交流交易活动。 （二）会展的外延 会展的外延很广，它包括各种类型的会议、展览展销活动、体育竞技活动、集中性的商品交易活动以及各种节事活动等。 （三）会展经济 以会议、展览和节事活动作为发展经济的手段，通过举办大规模、多层次、多种类的会议、展览和节事活动，带动源源不断的物流、人流、商流、资金流和信息

3、流，从而创造商机、吸引投资、推动商贸旅游业的发展，进而拉动其他产业发展的一种经济现象和经济行为。会展活动拉动经济的比为1：:10.思考：我们刚刚一起学习了会展的内涵，现在请大家思考一下：如果你是说，你会怎样组织会展策划这本书呢？会涉及哪些内容呢？ 会展策划 展览会的策划 会议的策划 节事活动策划 会展的预算与效果评估 课程主要内容十章 会展策划概述展览主题和项目策划展览品牌和运作策划展览活动和服务策划招展、招商和企业参展策划会议策划阶段会议筹备阶段会议的执行阶段与收尾阶段会展策划案会展预算与效果评估策划的概念 （一）中文词源： “策”同“册”，最早是古代书写的一种文字载体，古代用竹片或木片记事

4、著书，成编的叫作“策”。 “上策”“献计献策”，“策”有“计谋”“策略”的含义。“划”同“画”，有“计划”“打算”的意思。“策划”：是指与计谋相关的一种行为过程和方法系统。 （二）英文词源： 策划一词发源于战略中的计划“Strategy”,后演变成“Strategy”和“Plan”的结合，翻译为“企划” （三）“策划”一词最早出现在20世纪50年代中期。1955年爱德华伯纳斯在策划同意一书中提出了“策划”的概念。在现代社会，“策划”已成为一种具有方法论意义的思维方式和运作方式。会展策划的概念 提问：好，了解了会展的概念和策划的概念，同学们思考下会展策划的概念应该是什么呢？ 会展策划：是对会展活

5、动的一种计划。会展策划：是开始于会展活动之前、贯穿会展活动始终的一种优先的、提前的、指导的活动。会展策划：是对会展进行管理和决策的一种程序，它是对会展活动的进程以及会展活动的总体战略进行前瞻性规划的活动。通过会展策划的概念，同学们来思考下，会展策划应该具有哪些特点呢？会展策划的特点 （一）针对性 会展策划是针对展览、会议、节事活动的策划。比如说：茶博会，花博会，旅游文化节、汽车博览会。必须居具有明确的主题。 （二）系统性 会展策划是总体战略规划，是前瞻性的规划，必须有系统性。必须考虑到针对会展的各个方面和各个环节。活动前的宣传推广、活动期间现场管理、物流服务、场馆安排、展会展后评估等。 （三）

6、变异性 会展策划是在会展活动开始前的一种战略性的计划。市场是千变万化的，环境也是变化莫测的。会展策划需要对突发事件有应急方案。比如：下雨，SARS等。临时停电等。 （四）可行性 会展策划方案要通过分析论证切实可行，是否能够带来预期的经济效益。不能纸上谈兵。会展策划的作用（自己阅读）P6-7 第二节 会展策划的基本原则(重点)一、借势原则 故事：草船借箭 借势：借助别人的优势为己所用。借势有借大势、借优势、借形势。 （一）借大势： 大势：事物的战略性发展规律。对于会展活动来说，全球会展经济的发展是大势，某一会展企业的战略发展也是大势。掌握大的形势，有利于在会展策划时保持主动。今天，会展策划乘势高

7、效、节俭、务实。案例： （二）借优势： 优势：本部门、本单位的优势，具有独特性能或创新性的展品；提供给目标客户周到的服务；设计出新颖别致的展台等。 案例：达沃斯论坛 （三）借形势： 形势：当前事物发展方向。会展策划要符合事物发展规律。 案例：目的性原则 会展的承办地目的：促进地区经济的增长；为传递有关的信息、知识、观念；为打造城市品牌；促进经济一体化发展； 参展厂商：塑造品牌，企业形象；凸显公司知名度； 视频：安溪茶博会三、操作性原则（参看会展策划的特点自学）四、创新性原则 会展的“新”首先体现为策划的“新”。会展策划的创新性主要表现在会展理念的创新、目标选择与决策的创新、组织与管理的创新、会

8、展设计的创新。 案例：2020迪拜世博会有效性原则 会展的有效性是指会展活动必须达到预期的效果或超出预期的效果。 案例：六、规范性原则 首先必须遵守法律的原则，在不违反法律条规的前提下展开会展策划。我国会展方面的法律规范主要国务院部委颁布的行政法规和其他一些规范性文件。中国加入世贸组织服务贸易谈判中关于展示和展览服务中的承诺和减让展会知识产权保护管理办法以及国家工商行政管理局发布的商品展销会管理办法展览会的章程与海关对展览品的监管办法等。 其次，必须遵守伦理道德，在不违背人们的价值观念、宗教信仰、图腾禁忌、风俗习惯下进行策划。 第三，必须遵循行业规范，做到管理规范、程序合理、操作有方、竞争有序

9、。会展策划的内容和基本流程会展策划的内容 （一）会展的调查与分析 会展承办地城市的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况、和展会设施条件 会展环境的调查、会展企业情况、会展项目情况、会展市场竞争情况、参展商、支持的单位等。（二）会展的决策与计划（三）会展的运作与实施（四）会展的效果评价与预测会展策划的基本流程（将会展策划的内容细化） （一）成立策划小组 （1）项目主管：会展公司与展会服务承包商、参展商的中介、洽谈业务代表、监督会展活动的开展；协调者。领导者。 （2）策划人员：编拟会展计划 （3）文案撰写人员：撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务法律文书、会展策划案等

10、（4）会展设计人员：专门负责各种视觉形象设计。广告设计、展示设计、展示空间设计等。 （5）市场调查人员：进行市场调查，撰写市场调查报告。 （6）媒体联络人员：熟悉各种媒体的优势、劣势、刊播价格，并与媒体有很好的关系，能够按照会展的部署，进行媒体规划。 （7）公关人员：能够为会展公司创造融洽、和谐的公众关系氛围，获得更方面的支持。（二）进行市场调查 主办方的市场调研重点： （1）市场前景分析：市场规模等 （2）同类展会的竞争能力分析； （3）本次展会的优势条件分析；（区域优势产业和主导产业、发展中的行业、政府扶植的行业，市场归属是卖方市场还是买方市场） （4）潜在客户需求调查（三）决定会展策略

11、（1）展览会的类型：政府主办的展览会、公益性质的展览会、商贸展览会 （2）产业标准：汽车博览会，茶叶博览会，邀请的参展方（四）制定媒体策略（公共关系课）（五）制定设计策略（艺术设计、视觉传达）（六）制定预算方案 （1）收益：预计带来的收入：拨款、注册费、出售展品和纪念品的收入、赞助等 （2）历史数据：估算本次的预算。 （3）行政管理费：策划小组的工资、奖金等 （4）固定费用：印刷和邮寄宣传资料所需的费用 （5）可变费用：餐饮费等 （6）详细开列的项目：策划组、媒体联络费用、市场调查费用 （7）调整控制：突发事件等（七）撰写策划方案（八）实施效果评估三、会展策划的基本方法（自学，上学期的管理学原

12、理讲过） 第二章 展览会的主题和项目策划 课前复习： 1、会展的内涵是什么？ 2、请问什么是会展策划？ 3、会展策划的借势原则是指什么？ 补充知识：国内外的重要会展信息 一、国外重要展会 伦敦万国工业品博览会/expo/sh_expo/zlzx/sbzz/node1689/userobject1ai40910.html 瑞士达沃斯论坛/news/special/2014davos/ 德国汉诺威工博会 HYPERLINK /expo/?69_694.html /expo/?69_694.html 二、国内重要展会 中国进出口商品交易（广交会）/index.html 海南博鳌论坛 HYPERLIN

13、K / / 三、福建省知名展会 “9.8”中国国际投资贸易洽谈会/china/index/index.aspx“5.18”中国（福州）海峡经贸交易会/zfb/xxgk/ztzl/518/hdap/201205/t20120511_544732.htm中国（厦门）国际石材展览会/CHI/晋江国际鞋业博览会/cn/main04.asp中国(南安)泵阀水暖交易会/ 四、国内知名茶博会 2014年海峡两岸（福州）国际茶产业博览会、2014/5/18 至 2014/5/22、福州国际会展中心 http:/www.goodtea.cc/web/?id=282014中国茶业博览会2014/6/20至2014

14、/6/23杭州和平国际会展中心 HYPERLINK http:/www.teaexpo.cc/index.asp http:/www.teaexpo.cc/index.asp展览会的主题和项目策划 会展调查与分析一、 会展调查的提供者和使用者（一）会展调查的提供者 1.会展行业的专门机构-来自会展行业内部会展咨询、策划公司、广告代理商、现场服务公司会展调查目的：为会展策划做必要的咨询准备;便于会展招商招展 2.市场调研行业: 调研展会、展会效果评估 3.企业营销调研:企业是大多数市场调研的发起者和消费者 接近于商业情报收集 美国2/3的的加大规模公司建立了市场情报调研机构或部门 （二）市场调研

15、的使用者 当地政府 会展经济与区域经济发展的战略和政策 宣传推广城市文化 会展组办方 确定会展的各项策略：主题、时间、招商对象; 依据调研结果，准备具体会展计划 ; 制定预算 参展商参展成本高，需要决策支持 二、会展调查的分类 1.项目调研 宏观调研，确定项目类型 2.主题调研 3.场馆调研 硬件条件调研 软件条件调研 服务水平调研 4.规模调研 参与人数调研 目标市场确定 5.市场竞争调研 同类展会的时间、主题、效果、满意度等 6.住民意识调研 扰民程度 居民承受度 7.环境影响调研 第二节 展览的主题 一、展会展览题材的选定 （一）确定在哪个产业举办展会 1、细分市场的规模和发展潜力 2、

16、细分市场的盈利能力 3、细分市场的结构吸引力 *4、办展单位自身的办展目标和资源 特长和专业。糖酒会、建材展会、茶业展会 * （二）新立题材1、新立题材：通过对收集的各种信息进行整理和分析，选定一个以前展会没有从来没有涉及的展览题材。2、好处：3、风险：思考一下：茶博会可以有什么新立题材呢？ （三）分列（分裂）题材1、分列题材：将已有的展览题材再进一步细分、从原有的大题材中分列出更小的题材，并将这些小题材办成独立展会的一种选择展览题材的方式。2、分裂的条件：第一：原有展会发展到一定规模、某一细分题材在原展会中有一定的展览面积。第二：分裂题材与原展会其他题材有相对的独立性、分出来不会影响原展会。

17、3、好处4、风险：案例：茶机械博览会 （四）拓展题材拓展题材：将现有展会中没有包含的，但与现在展会的展览题材有密切关联的题材，列入展会展览题材的一种方法。拓展题材是扩大展会规模最有效的方法。第一：扩大展会的展品范围，扩大展会规模。第二：扩大参展商数量和观众来源。案例：佛事用品和素食 （五）合并题材 书本案例：策划展会的基本内容 *一、展会名称 1、基本部分用来表明展会的性质和特征。常用词：展览会、博览会、展销会、交易会、节 2、限定部分用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。体现展会时间的办法有三种：“届”“年”“季” 3、行业标识用来表明展览题材和展品范围。 练习：通过读展会名识别信息：

18、HYPERLINK / t /_blank 第14届中国厦门国际石材展览会； HYPERLINK /CN/Index.asp t /_blank 第三届中国厦门国际石材机械工具展览会 首届海峡两岸（安溪）茶机具博览会 第二届海峡两岸（安溪）茶机具博览会 第三届中国茶都安溪国际茶业博览会 第四届中国茶都安溪国际茶业博览会 暨2013泉州茶文化旅游节活动总结 *二、举办地点 1、展会在什么地方举办？ 2、展会在哪个展馆举办？（中国茶都、茶博汇） 生产集中地举办展会（安溪、云南普洱、武夷山）消费地举办（深圳、厦门、北京、上海）、著名的休闲度假地（海南） *三、办展单位 批准单位：商务部，农业部 1、

19、主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位 2、承办单位：直接负责，展会的策划、组织、招商、操作与管理，并对展会承担主要财务责任。 3、协办单位 4、支持单位 去行政化、行业协会 案例：北京茶博会 *四、办展时间 1、概念：展会计划在什么时候举办。 2、 = 1 * GB3 * MERGEFORMAT 展会的具体开展日期，展会从何时开幕到何日闭幕； = 2 * GB3 * MERGEFORMAT 展会筹展和撤展日期； = 3 * GB3 * MERGEFORMAT 展会对观众开放日期（有些只对专业观众开放、有些对专业观众和一般观众开放时间不一样）。 案例：厦门石材展 3、影响因素：

20、= 1 * GB3 * MERGEFORMAT 展会所处行业和题材密切相关；行业季节性 = 2 * GB3 * MERGEFORMAT 相关展会的时间。 五、展品范围 计划在展会上展出的展览题材的范围。 案例：北京茶博会展品范围 六、办展频率第三章 展览会设计、品牌策划、运作策划课前复习：我们一起学习了会展的内涵，现在请大家思考一下：如果你是说，你会怎样组织会展策划这本书呢？会涉及哪些内容呢？章节导入：提到展会设计，你会想到哪些呢？会展策划短片*第一节 展览会设计的立体策划*一、关于立体策划 所谓立体策划是指一种带有全局性和长期性的策划方法。*二、展览会设计立体策划的特点 1时代性 2目的性

21、3创新性 4统一性三、展览会设计的文化维度与立体策划第二节 展会品牌策划一、展会品牌理论 1展会品牌与品牌展会 2展会品牌形象二、建立品牌展会的要素 1坚持长期的品牌战略 2代表行业的发展方向 3权威协会与代表企业的支持 4引进现代的管理经验 5配合强势的媒体宣传建立品牌展会的途径 1自我培育 2走联合之路 3品牌移植建立品牌展会的基本策略 1制定品牌发展战略 2走专业化、集团化发展之路 3加快国际化进程 4提升经营服务理念 5打造网络品牌第三节 展览会运作策划*一、展览实施策划（一）*展览宣传 （二）招展和组团*二、展后工作策划（一）展后跟踪 （二）展后总结 （三）展后评估三、展览资料的编制

22、 1、参展手册的编制 参展手册会展企业将展会筹备、开幕式以及参展商参加展会时应注意的问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子 参展手册提供： 前言：对参展商参加本次展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。 展览场地描述：展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等； 展览情况介绍：展览会的名称、举办地点、时间、办展机构、指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等； 展会规则：展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度。如展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险规定、展

23、位清洁的规定等。 展品运输指南：对参展商将展品等运到展览现场所作的一些指引和说明，包括海外运输指南和国内运输指南等。 展位搭装指南：对展会展位搭装的一些基本要求和说明。如展位标准说明，空地展位搭装说明等。 会展旅游信息：解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。 相关表格：参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和 技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展商手册的编制要点内容实用文字简洁表达准确事项详细全面制作美观用词专

24、业符合国际惯例 2、展览手册的编制 展览手册： 与会者抵达会场报到时所领取到的由会展公司制作的关于本次展览所有议程、展览及相关信息的一本手册。 展览手册格式： 封面： 展览单位及名称；手册名称；日期、时间及地点；主办单位；展览标语或主题； 内容： 时间、日期和地点；展览名称；主办单位及协办单位或指导单位；展览筹备委员会名单及秘书处：展览主题； 展览主席致欢迎词；贵宾贺词；开幕式典礼程序表；展览日程表；演讲人名字、职称、演讲题目、眼睛地点、发言人名字； 展览相关资讯（报道时间、地点；茶点供应时间、秘书处开放时间等）；社交节目介绍；旅游（眷属）节目介绍；会展平面图；展览摊位平面图；展览厂商及展品介

25、绍；停车场及收费情形。案例：北方春茶第一展第4届中国国际茶业及茶业博览会北京 全国农业展览馆2014.418-4.21 3、宣传手册的编制 封面要素： （展览名称、日期和地点、主办单位、展览标语） 内容文案： 特别强调重要的展览论坛以及报告人的详细介绍；展览单位及名称；手册名称；日期、时间及地点；主办单位；展览标语或主题； 内容：时间、日期和地点；展览名称；主办单位及协办单位或指导单位； 会场简介；报名费用；报名表；住宿资料；相关旅游资料；特别展览； 排版设计： 实用精美、吸引人注意、让参展商存留、 4、展览资料的印刷 确定资料种类、内容、数量； 规定统一的风格、色调、标志等； 针对不同的参展

26、商可以编印不同的资料； 重视资料文字的质量； 小册子尺寸以9*21厘米为好，方便装入信封或装入手册； 印刷数量要充分； 资料必须印刷精美；第四章 展览活动策划、展览服务策划第一节 展览活动策划一、展览活动的种类 1、会议活动 2、公关活动 3、招待活动 4、促销活动 5、评奖表演活动展览会议活动策划 1、研讨会的策划 2、交流会策划 3、行业会议策划 4、论坛策划座谈会的策划展览公关活动策划 1、记者招待会的策划 2、新闻发布会的策划 3、开幕式的策划 4、签字仪式的策划展览招待活动策划 1、宴会的策划 2、酒会的策划 3、茶话会和冷餐会策划 4、舞会的策划 5、参观活动的策划 6、文艺演出及

27、电影招待会的策划展览服务策划 广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。一、展览服务策划的流程 1、树立服务意识 会展企业要树立服务意识，按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。 我国会展业起步较晚，很多展览会都具有教浓的行政主导色彩，会展企业对客户是指挥者，而不是服务质者。服务流程也需要规范化、标准化。 案例：深圳高交会展览中心，在全国率先获得ISO9000国际质量体系认证，已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的会展服务体系。 2、分

28、析服务对象会展服务的对象主要有参展商及观众，会展企业要根据服务对象的特点来选定服务的内容。 （1）对参展商的服务通报展会筹备情况、提供行业发展信息、提供贸易成交信息、展示策划服务、展品运输、邀请合适的观众到会参观、展位搭建、展览现场服务、商旅服务等。邀请一定数量和质量的观众到会参观是展会提供给参展商最重要的服务。 （2）对观众的服务专业观众：对专业观众的服务包括通报展会展品信息、提供行业发展信息、产品供给信息、招揽合适的参展商到会展出、展会现场服务、商旅服务等。普通观众 （3）对其他方面的服务 新闻媒体、行业协会和商务、行业主管部门、国际组织。主要是信息服务。 3、确定服务内容 根据展览会运行

29、的不同阶段来确定会展服务内容 （1）展前服务：展会开幕前提供给参展商、观众和其他各方面的有关服务。展会筹备情况通报、展品运输、参展参观咨询、展示策划服务等； （2）展中服务：展会开幕期间以及后展览期间的服务，现场安全保卫、清洁卫生、观众报到登记等。 （3）展后服务 展会闭幕后展会继续提供给参展商、观众和其他各方面的后续服务，如邮寄会展总结、展会成交情况通报、介绍展会参展商和观众的来源及构成等， 4、选择服务标准会展企业应该根据自身的特点来选择服务的标准。 （1）承诺服务： 严格按照承诺的服务方式和服务质量向客户提供服务。 （2）标准化服务： 展会对自己向客户提供的各种服务制定统一的标准，然后严

30、格按照标准向客户提供规范化的标准化服务。 （3）个性化服务 展会根据各个客户的不同需求，对不同的客户提供适合其需求的有差别的服务。 （4）专业服务 展会根据展览行业实际需要，由经过培训的专业员工，以专业手段和方式，为客户提供的各种服务。 5、确定服务战略 战略是将服务提供给客户的过程。服务战略的目的是获取竞争优势。 管理学原理波特的提出的三大竞争战略，成本领先、差异化和集中战略 6、选定服务承包商 会展企业可以通过服务承包商来想参展商和观众提供服务，服务承包商通过投标方式来获得业务。招标书由会展企业制定，招标书里列出了展会的详细要求：展会的方位、展会所需的展位数量、展会类型以及参加展会的参展商

31、数量和类型。参加竞标的服务承包商提交展会的服务计划书和服务报价。参展商不参加选标工作。合格的服务承包商的要求是： = 1 * GB2 * MERGEFORMAT 安排货物和展会物资的运输、搬运和储藏 = 2 * GB2 * MERGEFORMAT 处理货物的递送，负责货物由卡车到装运码头再到展馆展层，然后回到卡车的整个过程的监控工作。 = 3 * GB2 * MERGEFORMAT 安排人员丈量和布置展层设施 = 4 * GB2 * MERGEFORMAT 提供成套干净的、多功能的、装饰性好的家具和设备，提供地毯、帷幕及特殊的物件和其他陈列的附属物。 = 5 * GB2 * MERGEFORM

32、AT 搭建和拆除展位 = 6 * GB2 * MERGEFORMAT 提供劳动力，安装和移动设备、产品展位、标志和家具。 = 7 * GB2 * MERGEFORMAT 根据参展商的规格要求生产标志和横幅。 = 8 * GB2 * MERGEFORMAT 对水、电、煤气等重要服务设施提供安全可靠的接通服务。 = 9 * GB2 * MERGEFORMAT 满足视听需求 = 10 * GB2 * MERGEFORMAT 安排平面造型、花卉植被、模特和摄影师 = 11 * GB2 * MERGEFORMAT 张贴展会活动日程表 7、制定服务手册出入会展大门的新人，具有查询功能。会展服务手册包括以下

33、几个方面： = 1 * GB2 * MERGEFORMAT 展览内容方面：战展览的中英文名称、展览举办城市及场馆名称；展览日期，包括进场、出场日期；展览承包商的名字、地址、电话、传真或其他相关承包商；详述展位租金付款方式；相关规定；描述展览的内容等； = 2 * GB2 * MERGEFORMAT 订购单方面：正式合同信息、展位承包公司名称和其他指示标志、家具租赁、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、展位清理等， = 3 * GB2 * MERGEFORMAT 其他相关服务方面：邀请函、配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺、盆景租借、接待等展览运输服务 1、运

34、输规划 2、去程运输 3、回程运输 4、单证办理展览食宿行服务 1、住宿服务 2、餐饮服务 3、会议接待 4、旅游服务展览现场服务 1、展览注册 2、进出馆管理 3、安全保卫管理 4、展台管理 5、展品的安全保卫 招展策划、招商策划课前复习：请问会议活动有哪些类型？请问展览服务策划的概念是什么？请问展览服务策划的流程包括哪些步骤？招展策划 一、招展的基本流程 1、收集潜在客户名单 客户推荐 现有客户推荐，66% 公司内部资源 会展营销部、电话营销部、客户来电等，23% 外部机构推荐 国际展览公司 出版的地址名录 贸易协会、政府和地方商会、电话簿、黄页、互联网 招展人员的网络 招展人员的亲朋好友

35、、人脉资源 陌生拜访 2、研究潜在客户 研究内容：参展规模、参展习惯、展出决策人员等 研究方法：互联网、行业期刊杂志、政府出版物、年报等公司的员工、供应商等 建立参展商数据库 3、联络潜在客户 写信（电子邮件）、上门拜访、打电话获得约见机会 4、接近客户 介绍策略：招展人员说出自己姓名，公司名称、介绍拜访的主题。 推荐人策略：提及潜在客户认识的第三方，或者推荐信， 提供利益策略：说明展览对潜在客户的益处，以及给曾参展公司带来可观效益的实际案例； 5、处理异议 常见的客户异议 参展价格异议、展览服务异议、隐藏异议 如何处理异议 首先，对展览、公司策略、市场及竞争者有非常深刻的认识了解。 认真倾听

36、 审慎问题 尊重客户 6、达成交易 二、招展方案策划 1、招展方案的内容 产业分布特点：从宏观上介绍展览题材所在行业在全国的分布特点，各区的产业发展状况，产业的企业结构状况及分布情况 展区和展位划分：介绍展位和展区的划分和安排情况，附上展区和展位划分平面图 招展价格 招展代理：招展代理的选择、指定和管理的安排； 招展预算： 招展进度安排： 2、划分展区与展位 划分展区和展位的基本原则： 提高参展商的展出效果为中心： 标准展位 特装展位 的位置关系 次要题材和主要题材 的位置关系 以展览题材为依据 有利于观众参观展览为目的 有利于现场管理与服务 有利于提高展会的档次 合理的安排功能服务区 登记处

37、、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心、物流配送区等， 3、确定展览价格 充分考虑市场竞争的需要； 考虑展会展览题材的行业状况； 4、编制招展函 展览会的情况介绍 市场状况描述 展览会宣传与推广计划 参展方法 5、选择招展代理 （1）招商代理的类型 独家代理与多家代理 会展企业授予代理商在某一地区或行业的独家招展权。新展览，处于投入期和成长期的展览，采用独家代理 总代理与分代理 佣金代理和买断代理 佣金代理：代理商的招展收入主要是佣金收入，价格决策权受到一定的限制； 买断代理：代理商买断（承包）一定的数量的展位，无论能否完成展位的数量，代理商都要按商定的展位费付费，对招商价格拥有完全的代理权。 （

38、2）选择招商代理的标准 代理商的品德，诚信 代理商的规模 代理商的业务拓展能力 代理商的财务能力 代理商的社会影响力 同行业对代理商的评价 6、招展预算 招展人员费用：招展工作人员的工资、差旅费、办公费用等 招展宣传推广费用： 代理费用： 招展资料的编印和邮寄费用： 招展公关费用： 其他不可见的费用 三、招展宣传策划1、招展宣传对象 参展商 确定潜在的目标参展商 确定参展商的类别和数量招展宣传内容 展览会的相关信息和资料 招商的要求和安排 集体展出的优势和利益说明3、招展宣传方式 人员宣传 媒介宣传 公关宣传第二节 招商策划 一、观众招揽策划 1、观众的类型 专业观众：从事展会上所展示的某类展

39、品或服务的设计、开发、生产、销售或者服务的专业人士及该产品的用户。 专业观众的特点：1、带有具体的目标和目的参加展会，2、需要预先注册、并支付一定的费用 普通观众的特点：1、把参加展会当成一种娱乐方式 2、具有一定的购买欲望 2、收集观众信息 通过行业企业名录收集 通过商会和行业协会收集 通过政府主管部门收集 通过专业报纸收集 通过同类展会收集 通过各种专业网站收集 通过各地的黄页收集 3、专业观众的邀请 专业观众参加展会都有纯粹的业务动机，促销宣传对他们有很大的影响力，影响他们是否选择参加展会。 52周：宣布来年的展会日期 40周：在行业期刊和网站上公布展会的日期广告，广告持续到展会开始前的

40、第四周左右 21周：直邮广告，网上互动的注册网页；通过网页预览新产品； 15周：第二次向观众直邮广告 10周：最后一次直邮广告；发出免费赠送的票据 6周：统计注册的结果 4周：在线公布展会的日程。 2-3周：选择合适的媒体发布新闻 1周：召开新闻发布会 展会开幕 4、普通观众的邀请 20-24周：建立在线形象 12-26周：开始印刷宣传品，发布会展企业的信息 8周：进行展会赞助者、展会演艺人员的电视、电台采访活动、直邮展会宣传资料 4周：在报纸上刊登广告 2-3周：进行电视和电子媒体广告宣传 5天：新闻报纸和电台广告上直接作宣传 1天：举办新闻发布会和媒体招待会 展会开幕 展会第2-3天：通过

41、媒体广告，吸引更多没有预约的观众参观 二、寻求赞助商策划 1、制定展览赞助策划书 展览信息 展会的简单描述 展览的目的 地理位置以及在当地的扩展情况 展览组织者的简要背景介绍经历列举、使命陈述、以及组织展览的日程、 展览组织的人员 策划展览的时间与次数 需要多少资金 资金如何花费 是否有其他赞助者 你还将寻求其他赞助者吗？ 目标观众 有多少人出席展览 有多少参加展览 曾经举办过展览吗？ 如果举办过，你如何评价以及结果如何？ 以前展览的相关宣传材料、广告材料的复印件 2、确定提供给赞助商的利益 （1）会展企业给展览赞助商的利益主要有： 树立并提高企业形象 与分销商建立关系 获得销售机会 展示产品

42、特征 进行销售 （2）影响赞助商的决策因素 展览的认知度如何？是同类型中最好的吗？参加展览可以提高知名度吗？ 展览是一次性还是延续性的？ 展览组织-会展企业的声誉 赞助活动的利益与预期收益有多大差距？是否符合公司的指导方针 三、招商宣传 1、招商宣传的途径 编制画册 制作光盘 发布广告 举办招商说明会 2、招商宣传媒体 简报 报纸 广播 电视 互联网第六章 企业参展策划与展会英语课前复习：招展策划的基本流程？收集潜在客户名单的渠道有哪些？企业参展策划 一、企业参展策划基本流程 企业参展决策 制定参展目标 选择展览项目 拟定参展计划 * 二、企业参展策划书撰写 1、前言 2、公司参展原因分析 3

43、、参展时间 4、参展地点 *5、参展人员 *6、公司参展目的 7、重点展品选择 8、参展物料 9、宣传策略 10、效果预测 11、注意事项： 12、参展安排 *13、参展预算表（元） 案例：山东华援新能源有限公司参展策划 -第八届中国-东盟博览会展会英语 *一、展会英语的专业词汇Words and Expressions booth:展台；售货棚；展览摊位 booth contractor：展台搭建公司 booth number：展位号码 booth order：展位预定 business card：名片 corner booth：角落展台 exhibit：展位或展品，很多场合下，可与boot

44、h互换，意为“展位”，但主要指展出的物品 exhibition：展览会 exhibitor manual：参展商手册 exhibitor：参展商 exposition manager：展厅经理，负责一个展览会从立项、促销到现场举办的各个方面的工作，也称为“show manager”或“show organizer”。 exposition：博览会 raw space：展览光地 row / standard booth ：标准展台 showcase：陈列，陈列柜 end/peninsular booth：半岛型展台 island booth：岛型展台 contractor：搭建公司 minimu

45、m area：起租面积 flip chart 活动纸板 easel 板架 audio-video equipment 音响系统 projector 投影设备 shelf 展架 badge 铭牌 /标牌 flap seat 折椅 spot light 射灯 barrel light 桶灯 outlet/socket 插座 stand speaker 立式音响 company fascia 公司楣板 二、展会英语的基本句型useful sentence pattern 展位预订基本应对 1. Id like to sign up. 我想报名。 2. I may register you on th

46、e phone. 我可以帮您在电话里注册。 3. I would suggest you make a reservation with your credit card now, otherwise we cant guarantee your booth. 我建议您现在就用信用卡预订，否则我们无法保证您的摊位。 4. Let me confirm your reservation. 我再确认一下您的预订。 5. I need you to answer some questions to make the reservation. 为了帮您预订，我需要您回答我几个问题。 6. May I

47、know your name/phone number/email/company name? 请问您的姓名/电话号码/电子邮箱/公司名称？ 7. Your booth number is 您的展位号码是 8. Thank you for calling us. 感谢您的来电。 9. Well send you a letter of confirmation by email/by fax within 5 working days. 我们在5个工作日内会给您电邮/传真一份预订确认书。 询问客人对展位的偏好 1. Which one would you like? 您喜欢哪一种摊位？ 2.

48、Let me check it for you. 我帮您查一查。 3. Do you have any corner booth? 你们有角落摊位吗？ 4. Do you have any raw space in the center? 你们有（展区）中心的光地吗？ 5. Do you have any end-cap booth? 你们有三面开口的摊位吗？ 6. An in-line booth will be fine. 我要一个道边摊位就行了。 7. May I know the location? 我能不能知道（摊位的）位置？ 8. Well send you a layout of

49、 the exhibition hall, and mark the available booth on it. 我们可以给您发一份展厅的布局图，并且把可预订的摊位标出来。取消展位1. Cancellation will only be accepted in writing before the stipulated deadline. 取消展位必须于截至日期前以书面形式提出。2. All cancelled orders will be subject to a 30% cancellation charge. 所取消的申请需缴付30%作取消手续费用。3. A written notif

50、ication by the exhibitor is demanded for cancellation of exhibition space. 参展企业若取消参展或削减展出面积，应以出面形式通知（主办单位）。 三、展会场景英语对话Scene dialogues Application & Booth Reservation 报名与预定展位 R: Reservation Clerk 预订部职员 C: Client 客户 R: Good morning. Zara Exhibition Center. Can I help you? 早上好，Zara展览中心。有什么可以为您效劳？ C: Ye

51、s, Please. Im with Dola in the U.SId like to register for the International Motorcycle Exhibition. 是的。我是美国多乐公司的，想报名申请国际摩托车展的展位。 R: May I have your name, Sir? 请问您的姓名？ C: Im Thomas Brown. 我叫托马斯布朗。 R: Let me check, Mr. BrownThank you for waiting. 布朗先生，我来查查看让您久等了。Fortunately, there are still some booths

52、 available. 好在我们还有一些摊位。If you send us your registration form and registration fees within two weeks, it is still possible for you to get one booth.如果您递交注册表并在两周内缴纳注册费，还是有可能租到一个摊位的。C: May I register for it now on the phone? 我可以现在在电话里注册码？R: Sure. Which credit card would you like to use? 当然可以。您想使哪种信用卡？C

53、: American express. 美国运通卡。R: Fine. Id be glad to help you sign up on the phone. Perhaps you can answer me some questions to start with? 好的。我很乐意帮您在电话里报名。您可以先回答几个问题吗？C: Sure. 可以。R: Mr. Thomas Brown at 867-932-294 from Dola Motorcycle Assembling Corporation; 托马斯布朗先生，电话是867-932-294，Dola摩托装配公司的，and your

54、email is thomasbrown. 你的电子邮箱是thomasbrownIs that right?是这样吗？C: Yes! 对！第七章 国际会议活动策划（一）课前复习：展览会议活动的策划国际会议的基本概念 一、国际会议的定义 “凡研究事理而为之解决，一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循一定规则者，则谓之会议。” -孙中山民权初步 有组织、有领导地商议事情的集会。 -现代汉语词典 国际会议是指三个以上的国家代表为讨论和解决相关问题、制定相关对策而举行的会晤。 国际大会及会议协会（）创建于年，现有成员数目超过个，涉及近个国家 国际大会及会议协会（）规定国际会议的三个标准（）至少有人参

55、加（）定期组织会议（）至少有三个国家参会 * 国际社团组织联盟（）规定国际会议的标准有五个（）国际机构主办或支持主办的会议，至少有个国家参加（）国际机构或团体的国内分支机构主办的会议，至少有人参加；（）国外参加者至少占总参会人数的（）至少有个国家参会（）会期最短为天 *根据国家有关文件规定，来自三个或三个以上国家或地区（不含港、澳、台地区）的代表参加，以交流为主要目的而举办的研讨会、报告会、交流会、论坛及国际组织的行政会议，均可称之为国际会议。 *二、国际会议的特点 1、会议成员的跨国性 2、议题范围的多边性 3、成员权利的平等性 4、语言使用的多样性 三、国际会议的分类 1、按主题内容划分

56、国际政治会议、国际经济会议、国际学术会议 2、按与会者范围划分 全球性会议：联合国大会、世界贸易组织成员大会、 洲际性会议：欧亚论坛、中非合作论坛 区域性会议：博鳌亚洲论坛 双边会议： 3、按举办周期划分 定期会议： 不定期会议： 4、按议题的专业性与规格划分 例行会议：联合国大会的一般性辩论 专题会议：一般例行会议之后 特别会议：国际会议策划阶段 *一、确定会议主题 确定会议主题的原则： 1、会议的主题要能反映出学界业界的热点或政府关心的问题 2、主题所传达的会议内涵要得到参会者的认同 3、延伸性、开放性和吸引力 4、前瞻性 二、确定合作单位 * 1、选择合作单位的原则： 受益原则:从会议主

57、题受益的机构或单位 共赢原则 *2、合作单位构成： 主办单位：会议的发起单位 承办单位：会议具体实施单位 协办单位：会议实施过程中提供协助的单位 支持单位：提供帮助或服务的单位 赞助单位：提供资金、有形物品支持的单位 三、确定会议规模 *会议规模要素： 会议持续时间 会议分会场的个数 与会人员分配 国内外嘉宾的配比 学者、官员、业界的配比 *四、拟定会议议程 会议议程的内容： 注册日期（报道日期） 会议当天 领导会见、开幕式、主旨演讲、午餐、分议题讨论和晚宴 上午一般进行前三项；下午和第二天依情况召开分论坛 茶歇 午宴和晚宴 文化体验活动 相关产业链考察 地区风情游览 离会 五、会议嘉宾邀请范

58、围 1、嘉宾的选择 根据会议的诉求、议程、嘉宾的学术研究或在政界、业界的影响力 2、嘉宾的类型 致辞嘉宾 主旨演讲嘉宾 演讲嘉宾 主持人 参会嘉宾 六、媒介推广计划 媒体选择范围 报纸：人民日报、新京报、南方周末、21世纪经济报道、经济观察报、南方周末、海峡晚报、 大众杂志：新周刊 专业杂志：茶叶中国会展 网络媒体：新浪、搜狐、凤凰 数据库：会议论文集 博客：工作人员或专家博客 电视：电视、央视、凤凰卫视、湖南卫视 自有媒体：各高校主页、研究所主页 七、资金来源及预算计划 1、资金来源 政府的财政拨款 企事业单位规划中的预算 其他机构的赞助 第八章 国际会议活动策划（二）课前小测：确定国际会议

59、主题时应该遵循哪些原则？（四点原则）（5分）确定国际会议规模时应该考虑哪些因素呢？（五方面因素）（5分）3、设计拟定茶产业质量与安全高峰论坛的会议议程。（10分）第一节 国际会议筹备阶段 一、国际会议前期筹备阶段 1、定义：国际会议的前期筹备阶段是指在确定会议主题、会议规模、邀请嘉宾等程序之后，具体的准备和推进时期，以会议召开当日为准，往前倒退三个月为前期筹备阶段。 2、流程*（1）国际会议的报备程序 外国人入境出境管理法 旅游签证 在华举办国际会议实行国务院和省部级两级审批制度，举办方不得自行审批国际会议。 国际学术会议需要教育部审批，同时还可能需要国务院或国家其它部委审批报备所需材料申请报

60、告 会议名称（中英文）；会议时间、地点； 会议主办、协办及合办单位介绍等会议的基本情况 是否邀请党和国家领导人以及境外地区政要或前政要出席会议； 有关国际组织情况并附上相关详细背景材料与会境外专家名单 名称、国别、出生日期、工作单位、联系方式经费预算 详细列出会议预算、经费的来源及开支情况 （上述材料均须加盖单位公章） *（2）会场的选择 前期策划阶段确定会议举办城市或者地区之后，选择具体的会场。会议规模、会议预算、交通便利性、会议设施、会议风格 （3）安排文化体验活动 （4）组建工作团队 （5）嘉宾邀请 *（6）执行媒介计划 你会选择哪些渠道邀请国外媒体记者呢？ 邀请国外驻华媒体记者为最佳方