浅谈秘书工作中的“补位”

1、浅谈秘书工作中的“补位浅谈秘书工作中的补位秘书工作与指导工作具有很强的关联性，有人认为秘书工作相对于指导工作而言具有附属性，这种说法，早在1990年就有学者提出了异议，并就秘书工作是否附属于指导工作做了逻辑层面的分析，笔者认为秘书工作在协助指导工作之外，还应具有主动性和独立性。所谓补位，即是秘书工作主动性的一个表现，指的是秘书在指导不能及之处，充分发挥自身的主观能动性，协助指导完成管辖范围内的所有工作。秘书工作，从某种角度来说，本身就是对指导工作的一个补位，一个好的秘书，在性格上，知识构造上，工作分工上都能为指导补位，从而更好地辅助指导的工作。案例1：指导虽然所处位置较高，但在知识构造上也有较

2、弱的方面，身为指导秘书的小刘，因其法律专业出身，具备良好的法律素養，在涉及法律相关的文件，看得都能比一般同事更透彻一些，所以在法律这一块给指导提供了很大的帮助，受到了指导的赏识。这是小刘在专业知识上的一种补位。指导的工作往往具有全局性，职位越重要的指导管辖的事务越多，光靠指导一人很难周全到各处，这时就要靠秘书眼观六路，耳听八方，在发现指导未能照顾到的事务时，及时补位，自己主动做好协调工作，及时提醒指导，完成工作。案例2：张秘书在安排好指导一天行程后，发现了一件因指导忙于其他工作而搁置下来的工作，指导近几日会议不断，更是无暇理会，张秘书根据以往的经历，先对该事务做出判断，在指导开会期间提早拟出了

3、几个不同的方案，等指导回来定夺，会后张秘书根据指导所批的方案立即处理了这件已经拖了好几天的工作，很好地协助了指导的工作。这种补位关系到秘书工作的主动性，秘书不仅要协助指导完成看得见的事务，还要能关注到指导容易无视的工作，才能真正做到补位。如何做好补位工作，要注意以下几点：一、补位有心，同心同频，多积累，把握工作进度和截止时间补位的前提是要熟悉理解指导的各项工作，做到心中有数，才能万无一失地配合指导完成工作，理解各项工作的进度和截止时间，及时察漏补漏。其次，在日常的工作中，不仅要与指导保持同心同频，更要在指导顾及不到或者顾及较少的部分多留心，及时发现问题，并协助指导解决问题；第三，除了关注指导的

4、工作，还要多留心积累各类有用的信息，掌握丰富的信息量，完善知识构造；此外，还要学会在处理指导交办的事务时，多留心指导处理事务的习惯，从平日的工作中吸收经历，这样在遇紧急事务时才可沉着应对。细心的秘书还可以提早对指导负责的常规工作，做一个deadline，什么时候应该完成什么事项，秘书应该要比指导更清楚，这样才能在恰当的时候提醒指导，在指导忽略某事的时候及时补位。二、补位有为，分清主次，多反思，主动提供可行性方案在补位时，首先，要特别本卷须知的紧急程度和重要程度。分清紧急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不断反思，不断优化自己的工作方式，进步自己的工作才能，

5、在工作时，要经常总结自己在工作中容易遗忘之处，经常反思工作中的小失误，并提取经历，防止出现类似问题；第三，要有主动提供选择方案的意识。在发现漏掉事项后，及时做出方案，并根据事项的紧急程度，考虑先请示还是先着手准备，假设是事项重要但不紧急，可以先提醒指导，并等待指导指示；假设是事项紧急，秘书最好能提早拿出可行性方案，待指导决定后立即处理，完成一次完美的补位。值得注意的是，通常需要秘书补位的工作，大部分是指导无暇顾及，或有疏漏的工作，主动提供可行性方案，是秘书高素养的表现，让指导做选择题优于做填空题，也能更有效地辅助指导决策。秘书还应该在工作中注意细节，有流程意识，让常规工作形成相对固定的工作流程，并在工作过程中不断优化，不仅可进步工作效率，还能防止在细节上出现过失。可见，补位需要做的不仅仅是提醒上司在截止时间前完成某事，还需要在上司没方法关心到细节时，将负责的事务处理到细节处。这需要秘书在工作中不断积累、不断反思、不断完善，以便在给指导出谋划策时，有信息、有经历可参考。在指导无法照顾到细节时，将工作做细，完成细节处的补位