《文献管理系统》V60简明培训手册

1、-优选word文档值得下载值得拥有-文件管理集成系统V6.0版简短操作手册本手册仅为初次接触文件管理集成系统V6.0版（以下简称软件）的用户供应方便。由于时间急促，本手册必然有遗漏与不足之处，我们将不断补充完满，也希望广大用户供应难得意思，使运用软件的用户相互学习，相互帮助，以快速掌握这一软件操作，力求为各中小学图书馆的现代化建设快速发展而共同努力！一、注意事项当软件企业为你安装好软件后，要做的第一件事是整架与剔旧；其次是先确定好新图书、库存图书、光盘及磁带的批号。为了让软件中的统计报表更好地为你服务，便于你将来对图书、光盘及磁带的统计。请你在输入数据的同时，对批号、采买方式、图书籍源作一些规

2、定。规定以下：1、整架与剔旧图书编目质量的利害、编目速度的快慢与编目前的准备工作是成正比的。因此在编目前，我们对付图书馆的馆藏图书进行一次完整的整架与剔旧。尔后，依照自己图书馆的实质情况，把待编目的图书分批放置好（每批书的数量应为36的倍数，数量最好同样），并序次贴好条形码（其步骤特别重要）。2、批号的设定批号的设定看起来很简单，但合理的设置批号，也能给我们今后的管理与统计带来好多方便。如：新书、旧书、光盘与磁带的批号最好要有一些差异。旧书与新书的批号要周边，或是最小或是最大。不要夹在光盘与磁带之间。否则会给将来的统计报务带来不便。举例说明：旧书初步批号确定为：20080001，2008000

3、2。（或用日期）新书初步批号确定为：20090001，20090002。（或用日期）光盘初步批号确定为：60080001，60080002。（或用日期）磁带初步批号确定为：60090001，60090002。（或用日期）3、采买方式在采买方式中，对旧书的输入要求其实不是特别严格。但在新书、光盘与磁带的输入过程中，必然要输入：“购”、“赠予”、“调拨”、“书店”等一些反响采买方式的实质情况的条件，以便今后的统计。4、图书籍源在软件的编目中，“图书籍源”实质性质是指图书籍源哪个书店或部门。为了便于统计，我们要利用“图书籍源”这个字段做一些输入要求。如：“购”、“赠予”、“原馆藏”、“书店”等一些反

4、响采买方式的实质情况的条件。-优选word文档值得下载值得拥有-优选word文档值得下载值得拥有-好！所有准备稳定，您现在能够进行图书编目了。二、图书编目第一双击计算机桌面的“图书管理”确定口令（*）确认。1、编目管理：编目管理原始编目输入批号（以A4纸书标的枚数或枚数N为一个批号，批号不能够重复）确定增加在“ISBN”前打“”，输入ISBN数字（最好用条形码阅读器扫描一下，没有ISBN号的在“正题名”前打“”输入正题名）查重填空（这时可设置您所需要的数据项，尔后每个数据项填空即可）馆藏信息（点击小房子）增加复本给登录号（“条形码”的去头去尾数）、册数、增加分配地址（系统自动分配也可双击选择）

5、返回保存（每次编目的最后一本书点击一下保存即可）回到增加，依次循环即可。2、检查：检查有几种方法，这里主要介绍以下两种：一批书输入达成后，点击采买管理打印财产登记账提取选择批号确认检查排错返回编目项中更正；在“原始编目”的界面下点击“原始编目”工具栏中的“数据阅读”选中待更正的数据返回更正后保存即可。3、书标打印：每批书编目达成了，待检查无误后，我们就开始打印书标了。打印书标的操作以下：编目管理书标打印提取批号提取记录按方向键“”提取书标按方向键“”打印输出否设置（点击“”，依照纸张情况设置正确的行、列、高度及单行书标待各项数据）确定打印返回。4、新书通知：书标打印达成并粘贴达成后，大多学校都

6、会选择打印新书通知的，打印新书通知的序次以下：采买管理新书通知提取批号“含编典数据”选择框中“”提取记录打印输出。5、学科类目统计：一批书编目达成后，为其供应统计的方法好多，这里我们仅简单介绍一下“学科类目统计”。其操作以下：统计报表学科类目统计提取批号确认参数设置（可依照实质情况自行设置）设置输出列（可依照实质情况自行设置）确认打印。打印“财产登记账”的方法见“2、检查：”。6、传达到中央库：图书经过编目后传达到中央库是图书信息化管理中的重要步骤，也是这批图书可否进行流通的先决条件。一批图书大体上经过上述5步操作后，基本上就可以传达到中央库了。其步骤为：编目管理传达到中央库提取选纲要传达到中

7、央库的图书的批号确认确认是。7、重新输入批号（切记：不能同以前批号重复），重复1-6的操作，依次循环即可。三、光盘与磁带的编目光盘与磁带的编目比起图书的编目较为复杂，这里有两种方法大家可依照自己的情况进行选择：1、依照本软件的设定，光盘与磁带的条形码应是“6开头”，图书的条形码是“开头”，而“6开头”的条形码自动生成的最末位的校验位同“2开头”的条形码自动生成的最末位的校验位是同样的，因此这就给的我们的光盘与磁带的编目带来的不便。因此，在对光盘与磁带进行编目中，在给登录号时，为了有别于图书，应设光盘的登录号为“61000001”、磁带的起即登录号为“62000001”，条形码要依照光盘和磁带的

8、实质条形码号进行人为干预（手工或阅读器重新输入实质的条形码号）2。-优选word文档值得下载值得拥有-优选word文档值得下载值得拥有-2、光盘和磁带的编目采用与图书同样的编目模式。即采用同样的条形码序号。为了有别于图书，我们在打印条形码时最好设定为：“26000001”。在恩赐分类号时，我们能够在分类号前加上：GP：+分类号、CD：+分类号等形式加以区分。根本众多学校及图书馆管理方面的专家实质的工作经验，我们建议大家在光盘与磁带的编目中采用第2种方法较为方便。四、期刊编目第一双击计算机桌面的“期刊管理”确定口令（*）确认。注：期刊条形码是以“4”开头的。请大家切记！（一）现刊部分1、期刊预约

9、：采买编目期刊预约输入批号确定增加输入“ISSN”或其他数据查重填空（这时可设置您所需要的数据项，尔后每个数据项填空即可。需要注意的是：订购号是指邮发代号；获得方式是指每本期刊的单位；出版频率是指月刊季刊还是周刊等；期内单位是指一年的总价等）“”自动建立期刊划到表保存回到增加。依次循环。2、订单打印：采买编目订单打印输入批号下一步打印。3、查收催询：查收催询订单查收输入查收批号确认输入待查收期刊的正题名的拼音头“望运镜”在“划到份数”栏输入实质到划份数点击先中这一栏其颜色变绿进入“小房子”输入登录号、分配地址等保存返回重新输入数据。4、新刊预告：采买编目新刊预告下一步打印。5、期刊装订：下架装

10、订装订下架批号装订单位下一步点击期刊名“”分配地址直接点击（装订否或：+.-）下一步装订费（本册价格）保存下一步另选中期刊名6、装订本查收：下架装订装订本查收提取批号确认拼音编码（正题名第一个字母）下一步查收份数确认另输入期刊名第一个字母7、过刊财产登记：下架装订过刊财产登记提取批号确认输入登录号、分配地址等保存。（二）过刊部分1、过刊编目：下架装订过刊编目增加拼音编码（正题名的第一个字母）填空保存进入“小房子”增加在自动生成条形码上打“”输入登录号、分配地址等返回增加。2、刊标打印：下架装订刊标打印二输入时间下一步下一步打印点击“”进行设置确定打印。3、过刊登记账打印：下架装订过刊登记账打印

11、输入时间和批号确认打印。五、统计方法妙思文件管理系统V6.5软件供应了富强而众多的统计方式，由于时间及篇幅所限，这里就不一一介绍了，大家可在今后的详尽工作中不断地探究及熟练掌握。现仅列出以下几-优选word文档值得下载值得拥有-优选word文档值得下载值得拥有-例供参照：1、图书账目统计馆藏图书总账统计：统计报表工作库综合统计在“批号”框内输入2005XXXX（X代表最后一次的批号）在“分组字段”框中选中“学科种类”确定。这样，输入的所有图书数量就所有统计出来了。图书月报表统计（图书馆每个月或每季度、每年度的图书统计）：统计报表工作库综合统计如要统计2005年第一季度：在“初步日期”一栏中输入

12、“”，在“停止日期”一栏中输入“2005.03.31”，在“批号”一栏中输入“2005XXXX”（X代表3月份最后一次编目图书的批号）在“分组字段”框中选中“学科类别”或“采买方式”确定。光盘与磁带的账目统计：光盘及磁带的统计方法大体上是和图书是同样的。唯区其他是：在采买方式中输入“光盘”或“磁带”（这里需要利用光盘及磁带编目过程中的“采买方式”一栏的配合及两者的一致性），其他只要依照要求输入即可。图书、光盘及磁带总计数量及大类的统计方法：若是要统计本馆一年新增加图书、光盘与磁带总合有多少许量及二十二大类各占的详尽数量及金额，在工作库综合统计中除了在时间上按要求输入以外，在图书籍源中输入“新”

13、也许在批号上输入“20050001”；在分组字段中输入“学科种类”确定刻可。六、数据的更正与保护在图书馆的信息化管理中，数据的更正与保护是我们正常的工作中一项基本内容。在我们的软件中，数据更正的内容只涉及到工作库、中央库。工作库及中央库的差异是：工作库数据是指在“原始编目”中提取批号时能看获得的数据；中央库数据是指已传达到中央库的数据。这一点请大家切记！1、工作库数据更正：工作库数据更正适用于工作库中需要纠正的错误数据，其步骤以下：数据保护工作库数据更正拼音编码（正题名的第一个拼音字母）“！”纠正需要更正的数据保存返回2、工作库条码更正：工作库条码更正适用于工作库中需要纠正的登录号及条形码的错

14、误，其步骤以下：数据保护工作库条码更正拼音编码（正题名的第一个拼音字母）“！”纠正需要更正的“登录号”或“条形码”返回。3、中央库数据更正：中央库数据更正适用于中央库中需要纠正的错误数据，其步骤以下：数据保护中央库数据更正拼音编码（正题名的第一个拼音字母）“！”纠正需要更正的数据保存返回4、中央库条码更正：中央库条码更正适用于中央库中需要纠正的登录号及条形码的错误，其步骤以下：数据保护中央库条码更正拼音编码（正题名的第一个拼音字母）“！”纠正需要更正的“登录号”或“条形码”返回。在中央库条码更正中，请大家切记：千万不能“删除”后再“增加”，那样将会产生“0”批号，赐予后的管理与统计带来不便！七

15、、流通管理与设置在图书馆的信息化建设中，可否正常流通是衡量我们图书馆可否进行信息管理的最要标准，也是图书馆采、编、典、流工作的最后一个环节。在我们的软件中，流通管理系统是特别富强的，其包括：读者窗口、盘问窗口、统计窗口、数据窗口、系统管理等多个子系-优选word文档值得下载值得拥有-优选word文档值得下载值得拥有-统。而我们经常用到的主要窗口有：借还、预约、罚款、盘问、赔款、账目、催还。而这些功能的正常运作的前提是要进行正确的设置。下面我就简要的介绍流通管理系统中的一些主要功能。（一）主要参数的设置1、分配地址的设置：数据窗口通用字典保护分配地址字典增加在“说明文字”一栏里输入图书的实质分配

16、地址（注：必然要和你所编目的图书分配地址切合）保存返回。2、设置流通参数：系统管理设置流通参数归还地址点击“”确认允借地址点击“”确认确认。3、设置流通种类：系统管理设置流通种类输入流通种类（也可系统默认）文件种类（点击选择“中文图书”分配地址（点击选择“*”初步类号（输入“*”）停止类号（输入“*”）确认返回。4、设置借阅规定：系统管理设置借阅规定增加读者种类（输入“学生”或“教师”流通种类（点击选择您所设置的种类）计时单位（选择“天”）允借册数（依照学校规定设置）借期（依照学校规定设置）续借次数（依照学校规定设置）续借期（依照学校规定设置）罚款单价（依照学校规定设置）保存。（二）主要功能的应用1、借还：借还的前提是“借书证”已经制作达成。其步骤为：点击工具栏上的“借还”读者证号（用阅读器扫描）条形码号（用阅读器扫描图书扉而上所贴的条形码）。一个借阅后，按键盘上的方向“”键，等待第二位同学的借阅。还：其序次是：在“读者服务窗口”的工具栏上点击“归还”条形码号（用阅读器扫描图书扉而上所贴的条形码）即可。2、罚款：点击工具栏上的“罚款”读者证号（用阅读器扫描）办理说明（填入办理原因）确认打印罚款单返回。3、盘问：点击工具栏上的“盘问”读者证号或姓名（用阅读器扫描）。4、赔款（赔书登记）：点击工具栏上的“赔款”读者证号