企业文件管理规章制度

1、文件治理制度一、 目的1、文件治理是企业治理的一个重要组成部分，历年文件能够体现一个企业创立、进展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的重要依据。2、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保并具有连贯性，结合工厂的实际情况特制定本制度：二、 适用范围本治理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件， 电子文件及专门裁体文件，但不包括人事档案文件。（注：专门裁体文件包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）三、 治理组织与权责1、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员治理（案中心，其要紧工作职责与权限如下：、负责工厂内所有文件的收

2、集、整理、登记、保管、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。2、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其要紧工作职责与权限如下：、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发发送至总经理室发送至总经理室保存期限永久保存版次1密级机密生效日期200210制订李再魁审核批准、负责本部门内业务客户、关系客户的资料收集，整四、 文件的分类，分类原则，部门编号，打印格式1A、BCA率而对内部各种行为进行规范而形成的具有普遍约7 / 17附表（见附表一。、B（见附表二，通过半年或一年时刻的试用，整理，合并，AC、传真件发送时须具备如下要点：收件单位（收件人

3、（发送人、发文日期、发文编号、页数、主题、要紧内容，见附表三。、会议记录须具备如下要点，会议时刻、会议地点、1、编号格式：CLF+部门+文件类不+年号+顺序号，CLF 指东菱CLFA2002/0012、文件的第一页下面有一表格，讲明如下内容，发送部门， 保存期限，生效日期，版次，页次，制订人，审核人，批准人，如本文式样。3、 传真资料。五、 内部文件的收集整理。1、文件经本部门经理确认后正本由本部门整理归档建立案卷目录进行登记，如需发送其它部门的由文件制作部门复印发送。2、文件的公布应在生效日期前，便于执行者熟悉文件内容。3、（见附表五必须与文件正本一齐装钉归档，并于每月月底收集整理归档。4、

4、一项工作由几个部门参与办理的，在工作活动中形成的文件由主办单位收集归档。5、工厂主办的公共活动，以项目方式整理档案，并由活动主9 / 17办部门于活动结束后一周内完成资料整理归档。6、文件治理员负责收集本部门在对外社会活动交往中的客户 资料（传真，业务内容）整理后归档。六、 对外文件的收集整理。1、所有外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室20政部，属于职员的在白板上公布职员姓名至保安室签名领取，如没有注明收件人姓名的，交由行政人事部处理。2、依照部门业务类型分不建立外来文件档案，并于外来文件正本存本部门，并作好文件公布日期登记，登记表与文件正本一并装订。七、 文件的签批权限1、A文件

5、。2、所有人事任免，重要政令，由总经理或副总经理签署才能生效。3、各部门职责范围之内的工作指令，奖罚通报由部门经理签署即可生效。4、部门主管及主管以下人员一般不得跨部门签署指令性文件命令，工作指示等文件。八、 借阅规定1、而必须填写文件借阅单(附表六)至文管员处办理手续后，方可借阅查找。2、如借阅其他部门的文件，则须通过部门之间的文件治理员办理借阅手续，跨部门职员与文件治理员不发生直接的关系。3、续借手续。九、 文件的销毁1、对已到期或无保存价值的文件要及时予以销毁，具体要求11 / 17序号违规内容1、 人为毁坏文件序号违规内容1、 人为毁坏文件2、 致使保密文件泄密3、 有意篡改文件内容，4、 损坏文件或积压文件5、 遗失文件6、 未按规定时刻归还文件7、 非法猎取文件8、 未经同意擅自在工厂公告栏张贴文件9、 撕毁工厂公告（信息）栏文件处罚标准记小过一次记大过一次开除（限，交公司总经理批准方可销毁。（2销毁方可离去。2、未结算、有争议、有可疑的文件、尤其是合同、各种财务凭证、收