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文档简介
1、1第4章 办公自动化概述4.1 办公自动化的概念与发展4.2 办公自动化常用软件 4.1 办公自动化的概念与发展 办公自动化是由通用汽车公司D.S哈特于1936年提出来的,它的含义随时间而不断丰富变化着。人们都以行为科学为指导,以系统科学为理论基础,结合运用计算机及通讯技术,来完成办公室的各种工作。可见计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化发展的四大支柱。4.1.1什么是办公自动化办公自动化,是一门综合的科学技术,它是信息化社会的历史产物,是在计算机、通信设备较普遍应用,信息业务空前繁忙的情况下产生的。4.1.2办公自动化的主要功能具体来说,主要实现下面七个方面的功能:1.建立内
2、部的通信平台。2.建立信息发布的平台。3.实现工作流程的自动化。4.实现文档管理的自动化。5.辅助办公。6.信息集成。7.实现分布式办公。4.2 办公自动化常用软件国内: 红旗公司的红旗Office、金山公司的WPS 2000、iWPS、无锡永中公司的永中OFFICE等,国外: 微软的Office、Lotus1-2-3软件、SUN公司的StarOffice 6.0、韩国HancomLinux公司开发的HancomOffice,还有一个免费的办公软件OpenO 1.06Microsoft Office简介 Office 2010是微软公司开发的办公自动化软件,是一个庞大的办公软
3、件和工具软件的集合体。7Office 2010中文版的组成及功能 6种版本:初级版、家庭及学生版、家庭及商业版、标准版、专业版、专业高级版Word-文本处理Excel-表格处理PowerPoint-演示文稿Outlook-电子邮件管理Access-数据库管理Infopath designer/filler-表单onenote-笔记程序Publisher-出版印刷Microsoft Office 2010 套装89Office 2003 中文版的组成及功能 四种版本:标准版、中小企业版、中文专业版、企业版Word-文本处理Excel-表格处理PowerPoint-演示文稿Outlook-电子邮件
4、管理Access-数据库管理Front制作网页PhotoDraw-图片处理Publisher-出版应用Microsoft Office 套装105.1 Word2010概述字处理软件:是办公自动化中最常用的一类应用软件,它利用计算机进行各种文稿的输入、编辑、排版、存储和打印,它改变了传统的用纸和笔进行文字处理的方式。Word 2010 能在图形界面的操作系统上运行。启动Word 2010使用快捷方式桌面 (双击快捷图标)“开始”菜单的“程序”双击Word文档(.docx)选择“开始”菜单中的“运行”命令在“计算机”中双击程序图标Word 快捷方式13关闭Word 2010单击标题栏右端的“关闭
5、”按钮双击标题栏左端的W字母执行命令单击标题栏左端的W字母,再选择控制菜单中的“关闭”命令Alt+f4退出时,系统将关闭所有文档,对未保存的文档会提示是否保存Word 2010的操作界面15文件开始16插入17页面布局18引用19邮件20审阅21视图22视图草稿大纲页面Web版式阅读版式245.2 文档的管理与编辑 使用Ctrl+N 使用“文件”选项卡的“新建”选项创建文档5.2.1文件的操作文件的建立 保存文件ctrl+s由临时性转为永久性 由内存转为外存第一次保存(Save) 另存为(Save As)文件名文件类型存放位置内存 永久图5-14 保存文件对话框26打开文档要编辑或使用原有文档
6、,需先打开文档按“文件”选项卡上的打开命令或执行命令(Ctrl+O)在“打开”对话框中选择文档27 关闭文档 使用Ctrl+F4 使用“文件”选项卡的“关闭”命令 使用Alt+F4 使用“文件”选项卡的“退出”命令285.2.2 文字的编辑输入汉字: 输入中文,必须切换成中文输入法 。 插入文字时,先将鼠标定位至需插入文字处。 29选定文本和图形编辑文本和图形前要先选定对象选定文本:*数个连续字符:拖动选择*单词/汉字:双击*一行文本:单击该行左边的选定栏*句子:按住Ctrl键,单击该句中的任一位置*一个段落:双击该段左边的选定栏,或三击 该段落中的任一位置*垂直选定文本:按住Alt键拖动*整
7、个文档:三击选定栏-选定图象、图片、图文框、文本框(单击)30键盘选定文本Shift+右侧的一个字符Shift+左侧的一个字符Ctrl+shift+单词结尾Ctrl+shift+单词开始Shift+end行尾Shift+home行首Shift+下一行Shift+上一行Ctrl+shift+段尾Ctrl+shift+段首31键盘选定文本Shift+PageDown下一屏Shift+PageUp上一屏Ctrl+shift+Home文档开始处Ctrl+shift+End文档结尾处Alt+ctrl+Shift+PageDown窗口结尾Ctrl+A包含整篇文档32删除文本 :用BackSpace键或De
8、lete键可逐个删除字。首先利用前面介绍的方法,选定要删除的内容,然后可以选择下列三种删除方法之一: 按BackSpace键或Delete键; 单击“常用工具栏”上的 “剪切”按钮 单击“编辑”菜单中的“剪切”项。33插入和改写 插入文本 :定位插入点 插入文字 (或文件) 按键盘上的Insert键单击状态栏上的 “插入” 按钮使其处于“改写”状态,再次单击又回到“插入”状态34移动:选定要移动的文本块,使其呈反白高示;将鼠标指向所选定的文本按住左键拖到任意位置,然后松开鼠标,即完成了移动。剪切、复制、粘贴和剪贴板的使用35利用剪切板完成远距离移动选定要移动的文本块;单击“剪贴板”组上的“剪切
9、”按钮;移动光标到要插入文本的位置,单“剪贴板”组上的“粘贴”按钮即完成了移动。36复制:短距离内可以用鼠标拖动的方法复制文本,即在移动文本的同时按住Ctrl键即可。在较长的距离,与移动文本类似,可利用剪贴板来复制更为方便,操作步骤如下: 选定要复制的文本块; 单击“剪贴板”组上的复制按钮; 移动光标至要插入文本的位置,单击“剪贴板”组上的粘贴按钮。37撤销和恢复如果要撤销最近的一次操作,以下三种方法均可以实现:按Ctrl+Z组合键单击“快速访问工具栏”上的“撤销”按钮或者旁边的小三角形恢复操作方法与撤销操作完全类似按Ctrl+Y组合键单击“快速访问工具栏”上的“恢复”按钮按Ctrl+F以查找的方式打开“查找”对话框按Ctrl+H以查找的方式打开“替换”对话框 查找功能只用于在文本中定位,而对文本不做任何修改。利用Word 2010的查找命令可在文档中快速找到所需要的内容、带特殊格式的文本及特殊字符。查找有两种方式:常规查找和高级查找。 38定位、查找与替换39404142公式的输入43“插入”选项卡的“符号”任务组中的“公式”命令Word 文档结构文档:是以磁盘文件形式保存的、由某种固定格式组织起来的符号集合。它是一种电子化的资料。构成文档的元素:字符(含汉字)、表格、图片、图形、声音等。左边界右边界上边界页眉 Header页脚 FooterPage Size正文范围下边
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