银行会计档案管理办法模版

1、会计档案管理办法编制部门： 版 次 号： 生效日期：xx年0 xx月15日目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc372394386 修改与审批记录 PAGEREF _Toc372394386 h 3 HYPERLINK l _Toc372394387 第一章总则 PAGEREF _Toc372394387 h 3 HYPERLINK l _Toc372394388 第二章职责和权限 PAGEREF _Toc372394388 h 4 HYPERLINK l _Toc372394389 第三章会计档案分类 PAGEREF _Toc372394389 h 4 HY

2、PERLINK l _Toc372394390 第四章会计档案整理和归档 PAGEREF _Toc372394390 h 5 HYPERLINK l _Toc372394391 第五章会计档案查阅 PAGEREF _Toc372394391 h 7 HYPERLINK l _Toc372394392 第六章会计档案保管和移交 PAGEREF _Toc372394392 h 8 HYPERLINK l _Toc372394393 第七章会计档案销毁 PAGEREF _Toc372394393 h 8 HYPERLINK l _Toc372394394 第八章附则 PAGEREF _Toc3723

3、94394 h 9 HYPERLINK l _Toc372394395 附件： PAGEREF _Toc372394395 h 9 HYPERLINK l _Toc372394396 附件1.柜员凭证登记表 PAGEREF _Toc372394396 h 10 HYPERLINK l _Toc372394397 附件2.拆封、更换票据申请表 PAGEREF _Toc372394397 h 12 HYPERLINK l _Toc372394398 附件3.会计档案查询登记簿 PAGEREF _Toc372394398 h 13 HYPERLINK l _Toc372394399 附件4.查阅证明

4、 PAGEREF _Toc372394399 h 14 HYPERLINK l _Toc372394400 附件5.会计档案移交清册 PAGEREF _Toc372394400 h 15 总则为规范银行（以下简称“本行”）会计档案的管理，根据中国人民银行银行会计档案管理办法,特制定本办法。本办法适用于本行会计档案的管理。本办法所称的会计档案,是指本行在办理所有业务活动中形成的具有查考利用价值的会计资料文件资料,是记录和反映本行业务的重要史料和证据,是档案卷宗的重要组建部分。会计档案管理应遵循下列基本原则：安全保密原则。会计档案应当妥善保管，采用不同介质保管的会计档案应当制定针对性的安全保密措施

5、。建立健全档案查阅手续,谨防档案毁损、遗失或泄密；方便查阅原则。会计档案应当有序整理和保管,建立完备、快捷的档案索引,以满足查阅和复制的需要；成本效率原则。应当充分利用先进技术,逐步推行会计档案保管、查阅的电子化、网络化,以降低成本,提高管理水平；集中管理原则。会计档案原则上由总行自行管理,异地分行的会计档案由分行会计部门统一管理，接受总行的指导、监督和检查。职责和权限总行负责本行会计档案的归口管理，及会计档案相关管理制度的制定、修改和发布。总行负责会计档案销毁的监督。分、支行参照本办法负责本单位会计档案的管理。会计档案分类依照载体不同,会计档案可以分为纸介质保管的纸质会计档案和以磁盘、光盘存

6、储介质保管的电子会计档案。纸质会计档案包括：会计处理过程中手工填制的会计档案；计算机应用系统打印的会计档案。电子会计档案包括：将纸质会计资料文件资料扫描和相关信息存储至磁盘、光盘介质而形成的电子会计档案；电子会计档案在查考利用方面与纸质会计档案具有同等效用。会计档案整理和归档纸质会计档案的整理。纸质会计档案的塑封和装订要求如下：会计凭证的塑封。支行塑封会计凭证封面的柜员凭证登记表（附件1.）上应注明凭证归属支行、日期、柜员号、柜员姓名、凭证张数等,柜员签章,以明确责任；会计凭证应按日期、支行（部室）、柜员号顺序排列装袋塑封；同一支行（部室）的凭证装在同一塑封袋中,对于业务量较多的支行可将会计凭

7、证分装入多个塑封袋中；会计凭证原则上应在5个工作日内封包，塑封后应确保凭证的严密、完整、牢固、美观大方。会计凭证的装订。 装订会计凭证应使用传票装订机打孔穿管（或穿线）,凭证外加封面，标明归属支行（部室）、日期等要素。会计账簿的装订。会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应及时整理立卷；会计账簿应按下列要求装订：会计账簿装订前,首先核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，然后按会计账簿封面、账页、封底的顺序装订；会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸等现象；会计账薄的封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编；会计账簿按保管

8、期限分别编制卷号。会计报表的装订。会计报表编制履行及时报送后，留存的会计报表应按下列要求装订成册，谨防丢失；会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损毁将损毁部位修补后装订；会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按编号顺序排列的会计报表、会计报表封底；会计报表按保管期限编制卷号。会计档案的归档。自行扫描的支行，在每月5日、20日之前将相关会计档案移交会计档案室归档；会计档案管理员接收入库保管的会计档案，清点无误后按支行（部室）、日期有序排列在传票架上，严禁出现会计档案丢失和混乱现象；已入库保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个

9、别需要拆封重新整理的，或需抽出、增加原件的，应由支行（部室）填制拆封、更换票据申请表（附件2.）逐级审批，经扫描员处理上传后，交会计档案管理员办理。需更换凭证的，更换出的原凭证复印件作拆封、更换票据申请表或更换后的凭证附件，并登记会计档案查询登记簿（附件3.）。会计档案查阅为切实防止会计档案丢失和泄密，未经主管行长签批，会计档案不准外借。因工作需要查阅会计档案的，应按下列规定办理：支行会计凭证的查阅原则上应采用电子影像查询，支行应对电子影像系统的安全性和保密性负责，定时更换系统密码；查阅纸质档案需填制查阅证明（附件4.）并加盖支行财务专用章。查阅财务业务档案需经签批，查阅行政部业务档案需经行政

10、部签批；本行所辖各单位查阅档案时，应出具查阅证明、本人工作证或其他能证明身份的证件，办理查阅登记手续；客户查阅须由各支行（部）代为办理，具体查阅内容应在查阅证明上写清楚，不得将客户带入事后监督工作场所和库房；执法部门查阅时应依照银行协助有权机关查询、冻结和扣划操作规程的要求，查阅人应持执行公务证件、正式介绍信、本人工作证件，经法律事务部登记、签批后，方可查阅，同时登记协助有权机关查询、冻结、扣划登记薄，查阅文书专夹保管；为避免出现差错及风险，为支行及客户负责的原则，禁止采用电话查询；为有特殊原因必须借出原件的（仅限于总行部门），借票部门应持盖有本部门公章的介绍信，由借票部门负责人签字，经负责人

11、批准后，办理借阅手续，原则上要求当天借当天还；执法部门须借出原件时，执法部门应持执行公务证件、正式介绍信、本人工作证件，经登记，报主管行长审批后，办理借阅手续，会计档案管理员留存原件复印件，同时登记协助有权机关查询、冻结、扣划登记薄。对于通存通兑业务，客户在开户银行或经办行要求查账时，开户银行和经办行均应办理，不得互相推诿。登记会计档案查询登记簿后，查阅证明须专夹保管，以备查考。查阅纸质档案时，档案员应在场陪同，查阅人给客户补制回单可以抄录，特殊情况可以复印，在查阅证明上注明原因，复印件应盖有 “与原件核实无误，银行股份有限公司”字样的印章，原则上不得将会计档案拆封和借出。在查询过程中发现凭证

12、影像不清晰或有重叠、漏扫等现象，应及时调阅实物凭证予以核对，并做好记录备案，通知扫描员及时对实物凭证进行重扫、补扫。会计档案保管和移交银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但未能缩短（各种会计档案的保管期限见附件6）。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。移交会计档案时应编制会计档案移交清册（附件5），严格执行交接手续，由交接各方负责人监交并签章确认。会计档案销毁全行需销毁的会计档案由进行统一销毁。保管期满的会计档案，应由档

13、案管理部门提出销毁建议或意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。经部室负责人或支行行长签字、负责人审批后报主管行长批准统一销毁。销毁时，由人员监销。监销人员在销毁前要进行清点核实，销毁后监销人签章确认。附则各分行可据本办法制定相应的实施细则，并报总行备案。本办法由银行总行负责制定、说明和修改。本办法自下发之日起施行。附件：1.柜员凭证登记表2.拆封、更换票据申请表3.会计档案查询登记簿4.查阅证明5.会计档案移交清册6.银行会计档案保管期限附件1.柜员凭证登记表附件2.拆封、更换票据申请表附件3.会计档案查询登记簿附件4.查阅证明附件5.会计档案移交清册附件6：银行会计档案保管期限 银行会计档案保管期限一、永久保管的会计档案1.年度财务会计报告及年报2.资本金、股金及股权明细3.挂失登记及补发凭单收据4.会计档案保管及销毁清册5.存、贷款开销户记录6.机构变更交接清册7.有权机关查询、冻结及扣划书8.账销案存记录9.银行认为应永久保管的其他会计资料文件资料二、保管15年的会计档案1.会计凭证及附件2.总账及明细核算资料文件资料3.中期财务会