电子商务财务管理制度

1、电子商务财务管理制度一、 总则（一） 为了加强公司内部管理， 规范公司财务行为 , 倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。（二） 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、相关费用支出及专项支出等 , 以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。（三）全体财务人员应认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度，敬业爱岗，不做有损于公司的事。 严格按照公司财务制度做好自己的本职工作。对待工作认真踏实，树立为各部门服务意识。（四） 严格执行会计法和相关的财务会计制度，接受财政、税务、审计等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真

2、实、及时、准确、完整。（五）本制度适用公司全体员工。二、财务部各工作岗位职责（一）财务经理职责1 、负责管理公司的日常财务工作，对岗位设置、人员配备、核算组织程序等提出方案。同时负责选拔、培训和考核财会人员。负责公司会计核算和财务管理制度的制定，做好对本部门工作的指导、监督、检查，推行会计电算化管理方式等。、贯彻国家财税政策、法规，并结合公司具体情况建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核，加强财务管理。、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，监督各部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。、负责监管财务历史资料、文件、凭证、

3、报表的整理、收集和立卷归档工作，会计档案的保存和管理工作。、按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账，做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时。、发票开具和审核，各项业务款项发生、回收的监督，业务报表的整理、审核、汇总，业务合同执行情况的监督、保管及统计报表的填报。、参与价格及工资、奖金、福利政策的制定。、完成领导交办的其他工作。（二）出纳职责1、办理现金收支和银行结算业务，严格按照我国有关现金管理和银行结算制度的规定，管好货币资金，不坐支现金，不以白条抵库。、顺序、及时地登记现金和银行存款日记帐，保证数字清楚、内容准确，做到日清月结，要及时核对库存现金，每周一填写货币资金周报表。、 出纳人员

4、在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对出纳保管的库存现金，由会计每星期五下午及每月终了进行定期对帐盘查，其他时间进行抽查。、 出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐单的余额进行核对，每月末对未达帐项应由出纳编制 “银行存款余额调节表” 进行检查核对。、支付款项时必须复核票据数额的准确性和手续是否完备， 对不符合要求的票据拒绝办理。、保管好库存现金，确保其安全无缺，如有短缺要赔偿损失。、保管好印章，严格按规定用途使用印章。8、严格管理空白收据和空白发票及有价票据，负责票据的领购、 保管、整理、缴销，按规定签发支票。、完成

5、领导交办的临时工作。三、财务基础工作规范（一）现金管理制度1、所有现金收支由公司出纳负责。、建立和健全现金日记帐簿，出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作到日清月结，帐实相符。、库存现金超过 3000 元时必须存入银行。、出纳收取现金时，须立即开具一式三联的收据，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、出纳、会计各留存一联。、 任何现金支出必须按相关程序报批（详见借支管理规定及借支流程）。因出差或其他原因必须预支现金的， 须填写借款单， 经部门负责人审批、 财务负责人审核及总经理签字批准， 方可支出现金。 借款人要在出差回来或借款后五天内向出纳还款或报销

6、（详见差旅费报销规定）。、 收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。（二）支票管理1、 支票的购买、填写和保存由出纳负责。、 出纳收取支票时，须立即开具一式三联的收据，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、出纳、会计各留存一联。、 支票的使用必须填写支票领用单 ，由经办人、部门经理、 财务主管（经理）、总经理（计划外部分）签字后出纳方可开出。、 所开出支票必须封填收款单位名称。、 所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。（三）发票的管理、发票由出纳领购、保管、整理、缴销；会计设登记簿进行登记；、发票由出纳人员专人保管、专柜存放；、发

7、票的开据原则上应在结账同时开据并由经办人签字。 公司业务人员外出结款需提供发票的，由部门负责人审批同意后，方可办理开票手续，并于15 日内完成款项结算工作4、 由申请人在开票申请单中详细填写部门名称、申请日期、合同号（右上角填写）、企业全称、广告刊登媒体或网刊全称、业务发生具体日期、开票金额、业务性质（广告或信息）、申请人姓名等，交部门经理审批、会计审核后开具。5 、 若开票申请单中企业名称与合同中的企业名称不相符，业务员需持有双方企业盖章认可的证明 （特殊情况可由部门经理签字认可），财务方可开具发票。6 、 杜绝开无企业名称发票。7 、 杜绝开企业名称不全发票：任何人无权把企业名称缩减至 2

8、-3 个字。8 、 若业务实际发生与合同不符，业务员需持有企业的附加合同或加盖公章的证明方可开票。9 、 丢失发票一切后果由业务人员自负，在对方企业提供相关证明文件（标明发票号及金额并加盖公章） 后，我公司可提供加盖公司发票专用章的发票存根联复印件，业务人员因丢失发票或其他原因需要借出发票时，需有书面申请并由各部门经理人员签字，财务人员对于借出发票应进行登记，并及时取回。10 、 发票复印件盖章需由部门经理人员、公司总经理批准，财务人员应进行登记并由当事人签字。11 、开发票时遇到的其他特殊情况，财务人员均应取得公司领导的批准后，才能开具发票。12 、 当天领出发票，已收款项的，当天必须将款项

9、交到公司出纳处，否则作挪用公款处理； 当天未能收回款项的， 当天必须将所领发票交还公司财务统一保管；客户因特殊原因需先将发票留下后再结款项的，所开发票金额在2000 元以下的领票人必须要求客户签收条经本部门经理签字后交回公司财务。所开发票金额在 2000 元以上的领票人必须持客户签收并加盖客户公司公章的收条经部门经理签字后交回公司财务。违反此项，每次扣款200 元直至开除。13 、 若是抵货业务，当天领出发票，必须要求客户开具同样金额的销售发票交还财务，否则必须将公司发票退回。违反此项，每次扣款100 元。14 、 凡将所开发票重新更改、退票（换名称或换金额），必须写明原因并经部门经理签字确认

10、后方可退换。、公司会计应根据审核无误的开票申请单按照发票顺序认真填写，保证真实、准确、完整，并加盖公司发票专用章。 不得涂改、挖补或撕毁， 如有填错，应整套（存根联、发票联、记帐联）保存，并注明“作废”字样，以备查验。、会计应核对每张发票（每笔业务发生额）的回款情况，对所开出发票（所发生业务）进行监督。、回款公司名称与市场员所报客户名称或所申请发票名称不符时， 市场员必须同时上交由付款方加盖财务章的付款说明交财务备案。 如无说明，监督业务人员补交说明，如到截止日期仍无说明，按未回款处理。（四）收据的管理1 、 收据视同发票管理。2 、 收据、发票不得重复开具，若已开出收据需换开发票，必须要求客

11、户先将收据退回后再补开发票。3 、 以上规定财务部门应严格按规定执行，如不按规定执行出现问题由财务部负全责。（五）固定资产管理、单位需要配置的固定资产应由需要部门编制计划，做出预算，呈报领导审核、批准。、购置一般设备和专用设备数额较小的，由行政部门按照部门填制的经领导审批的购置物品申请单，统一负责采购。数额较大，应由三人以上采购小组或向社会公开招标，签订合同，择优购置，增加透明度，建立有效的制约监督机制。、会计和行政部门都要建立健全固定资产总账、明细账及台账。对于固定资产的购进、发放要严格出入库手续，必须做到账账、账实相符。、行政部门对领取或使用的固定资产或财产应以部门为单位造册登记，要妥善保

12、管使用，指定专人负责管理。发生丢失要查明原因。5 、 各部门需要维修、更换的固定资产，应由各部门负责人确认后，报领导审核同意后，再进行维修、更换。对确实不能使用和修复的固定资产，由各部室负责人及时提出意见，经领导审批后，按有关规定执行。、坚持每季度对公司财产全面清查一次，清查由一名财务人员及一名行政人员共同进行，并将清查结果及时报告领导。 如发现财产丢失、 损坏，要查明原因，根据情节轻重，分别给予必要的处罚。 对在清查中盘盈盘亏的财产， 查明原因后，报有关部门批准，按有关规定进行账务处理。（六）办公用品、低值易耗品管理、购入办公用品、低值易耗品统由行政部门负责办理。购入本着节约、实用、分批的原

13、则，防止浪费和积压。、所需的各种办公用品、低值易耗品均由各行政部门做出计划，须填写购置物品申请单，由部门经理签字审核后，报总经理审批，由行政部门统一负责采购。、一次性购入金额、数量较大的物品，要签订购入合同，合同的签订要通过总经理会议研究决定。、办公室购入办公用品、低值易耗品后应办理入库手续。保管人员根据发票清点实物，填写“实物入库单”一式两份，一份自留登记入账，一份随发票报销交财务。、部门领用时，应填写出库单，经批准后，保管根据出库单交付实物。、保管人员应建立实物明细账，并根据实物入库单、出库单登记账薄。（七）工资支付的管理1 、 以出勤日计算每月应发工资，每月 10 日发放上月工资， 由公

14、司财务部统一存入员工个人帐户（遇节假日顺延）。2 、 自动离职人员工资待办理完移交手续后于次月10 日到财务部结算。3 、 每月 5 日前由人事部统一上报公司人员上月工资表到财务部，工资表内容包括出勤天数，基本工资，应发工资，社保及公积金，奖金罚款，实发工资，个税等。、经财务部门审核过的工资单报经总经理签字方可发放。、由公司人力资源部统一制定并调整工资管理制度，经公司总经理批准后执行。（八）合同的管理、经济合同是制约和规范甲乙双方经济行为的契约，凡公司与外单位发生的经济业务、租赁、广告、演出等业务必须签订经济合同或协议。签订各类合同或协议必须遵守合同法，所列条款要科学严密。、各部门签订的经济合

15、同，必须报总经理审批后加盖公章生效；审批后的合同或协议复印件必须二日内交财务备案。（九）印鉴的保管、银行印鉴必须分人保管。、财务专用章和个人印鉴分别由财务经理和出纳负责保管。四、借支管理规定及借支流程（一）借款标准、员工到财务部办理借款手续时，必须持有经人事行政总监或总经理审批的报告，例如：办理出差借款需要先填写出差申请表，经相关领导审批；购置办公用品借款，需先填写办公用品购买申请表；其他借款如周转金，活动经费等需要先申请报告并经相关领导审批。2、员工借款须确有工作需要，个人借款一般不超过其半个月工资总额；、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借

16、款，主管领导应负连带责任；、借款人需按照借款单上注明的还款日期还款（财务部应及时提醒、督促借款人员报销或归还借款） ，如不能及时冲销需说明情况并经总经理同意， 否则逾期未冲销的借款将从工资中扣除、个人非公原因一律不得向公司借支。（二）借款管理规定1、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。、其他临时借款，如业务费、周转金、购置办公用品等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。、各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。、 借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，

17、须经人事行政总监或总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；、 借款未还者原则上不得再次借款， 逾期未还借款者转为个人借款从工资中扣回。（三） 借款流程1、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额( 大小写须完全一致，不得涂改 ) 、支票或现金。5000 元，行政总监审批、审批流程：部门主管签字财务经理审核5000 元，总经理审批、财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。五、日常费用报销制度及流程（一）报销人必须取得合法有效的报销单据( 发票 ),发票抬头必须是公司名称。无法取得合法有效的报销单据财务部拒绝放款，除非得到总经理的特许。（二）费用报销单填写及票据粘贴要求：、报

18、销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。不得用订书机，回形针，大头钉黏贴，必须用胶棒或胶水黏贴牢固；、报销单封面与封面后的票据必须大小一致， 各票据不得突出于封面之外 （票据过大时应按封面大小折叠好）；、各票据应均匀贴在报销单封面后， 整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；、报销单据一律用黑色签字笔填写；、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；、有实物的报销单据须由验收人验收后

19、在发票背面签名确认， 需入库的实物单据应附入库单。（三） 费用报销流程：人事行政总 5000 元监审批经办人填部门负责人财务负责人写报销单签字确认复核5000 元总经理审批经办人签字领款出纳审批并付款（四）差旅费报销规定1、出差报销金额：住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00 以后出发 ( 或 12：00 以前到达 ) 以半天计， 12：00 以前出发 ( 或 12：00 以后到达 )以一天计。伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内

20、据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例 ( 早餐 20%、午餐或晚餐 40%)扣减出差人当天的伙食补贴。出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。凡购买打折机票的 （票面有不得签转更改字样的） ，在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。附件：差旅费报销标准职 务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工火车硬卧150元/ 天50元/ 天30元 / 天部门负责人火车硬卧200元/ 天60元/ 天40元 / 天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销2、因公出差的办理程序：

21、因公出差的员工必须事先填写出差申请单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。出差人员借款需持批准后的出差申请单填写借款申请单，由部门负责人批准，财务负责人复核， 公司负责人审批后方可借款， 原则前次出差没有销账，本次出差不予借款。凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写费用报销单，后附出差申请单

22、，执行费用报销流程。（五）办公费报销规定1、办公用品将由行政部根据各部门实际工作需求在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划 ，填写购买办公用品 借款单，后附办公用品请购单 ；月度采购计划表经财务负责人审核，行政人事总监签字同意后方可采购。、所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。、行政部采购专员在借款之后 3 个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程；、报销单填写确保正确、整洁，并提供正规发票、签呈等。（六）交通费报销规定、员工外出办事原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车；、整理交通车票 ( 含因公公交车票

23、) ，报销单上需注明时间、路程起始点、外出工作内容等。、按日常费用审批程序审批，执行费用报销流程。（七）软件及固定资产购置规定、填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。、 结账报销： (1) 资产验收 ( 软件应安装调试 ) 无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单 ( 经办人在发票背面签字并附出入库单 ) ；(2)按资金支出规定审批程序审批； (3) 财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5 个工作日内办理报销手续。（八）其他专项支出报销制度及流程1、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用( 含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用) 支出。、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告 ( 含项目可行性分析、 费用预算及相关收益预测表等 ) ，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 . 审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。3 、签订合同： 由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，( 合同签订