名泽文化发展公司档案管理办法

1、名泽文化发展有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为进一步加强公司档案的管理和利用，理顺归档程序，疏通归档渠道，明确归档责任，确保归档文件的准确、完整和系统，使公司档案更好地为公司改革和发展服务，同时兼顾充分利用与严格保密相结合的原则，根据国家和上级部门的有关规定，结合公司的实际，制定本办法。第二条 公司档案是指公司及直属单位、子（分）公司在各项活动中形成的，能够反映公司重要活动，具有查考利用价值的各种载体的文件资料、财务资料、技术资料等各类资料。第三条 本办法适用于公司及各下属单位。第二章 归档范围与责任单位第四条 凡公司在各项活动中形成的能够反映公司重要活动，具有查考利用价值的各种载体

2、的文件材料、财务资料，技术资料等各类资料均属归档范围。第五条 结合公司实际情况，将公司档案收集范围与相关责任单位作如下具体规定：（一）党群工作类包括党务工作、组织工作、宣传工作等内容，涉及党群工作部、党办行政办公室、分（子）公司等相关单位。（二）行政管理类包括行政事务、人事管理、职工教育、政策法规等内容，涉及党办行政办公室、组织人力资源部、分（子）公司等相关单位。（三）经营管理类包括经营决策、计划统计、财务管理、物资管理、产品销售等内容，涉及财务部、市场部、企管部、安全生产管理部、分（子）公司等相关单位。（四）生产技术管理类包括生产调度、质量管理、设备管理、安全管理等内容，涉及安全生产管理部、

3、分（子）公司等相关单位。（五）基本建设类包括工程项目的勘探测绘、设计、施工、竣工验收等内容，归档责任单位主要是工程部、分（子）公司等相关单位。（六）技术改造类技术改造中形成的文件材料，归档范围可参照“基本建设类”执行。技术改造项目承办部门和科技部负责技术改造档案资料的收集和归档。（七）财会类包括各类会计凭证、财务帐簿和财务报表。公司财务部是主要归档责任单位。（八）人事档案类包括干部档案、工人档案、离退休职工档案和死亡职工档案，公司组织人力资源部是人事档案归档的责任单位。（九）声像类包括如下内容：1反映公司主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带；2上级领导和著名人物参加与公司有关的重大活动

4、的照片、录音带、录像带；3公司组织或参加的重要外事活动的照片、录音带、录像带；4记录公司重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片、录音带、录像带；5与其它载体有密切联系的照片、录音带、录像带；6其它具有保存价值的照片、录音带、录像带。凡拥有公司摄影、录音、摄像器具的单位或部门，均有将声像档案收集、整理、归档的义务。公司党群工作部是声像类档案归档的主要责任部门。（十）荣誉类主要包括各类证书、奖章、奖杯、奖旗等荣誉实物，还包括上级领导和著名人物的题词、手迹等，由党群工作部负责归档。第三章 归档时间第六条 文书档案主要包括党群工作类、行政管理类和经营管理类，必须在次年第一季度内向公司档案室移交。

5、第七条 科技档案主要包括基本建设类、技术改造类和生产技术管理类，分别按如下规定时间执行：（一）基本建设类应根据项目大小分别归档。1小型项目，在工程投用（或投产）后，由工程部在竣工验收后半月内向公司档案室移交。2大型项目，其档案资料工作要与项目建设进程同步。在项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；并在项目竣工三个月内完成全部工程文件的归档。（二）技术改造类：在技术改造工程竣工验收后半月内向公司档案室移交。（三）生产技术管理类；主要是在生产管理中形成的各种文件材料，归档时间参照文书档案执行。第八条 财会类档案，由财务部负责整理立卷或装订成册。在年终审计以后，可暂由公司财务部门

6、保管一年，期满之后，由财务部门编造清册移交公司档案室保管。第九条 声像档案、荣誉档案、各类统计报表和各种开箱验收随机文件等，均应及时（适时）归档。第四章 归档要求第十条 为确保档案的完整性，凡涉及归档的单位，应指定专人负责本单位应归档文件的收集和整理。第十一条 归档的文件材料必须是原件（合同必须是正本），必须完整、齐全；必须是符合文书处理程序；必须是字迹清楚、纸张优良。严禁使用易褪色、易扩散的书写材料（如纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。第十二条 归档数量一般要求一式一份，但比较重要的或利用频繁的档案应增加归档数量，要求一式二份。第十三条 各单位向公司档案馆移交的档案，应初

7、步分类立卷。第十四条 基本建设类和技术改造类竣工资料，应符合如下要求：（一）应准确、清楚、完整、统一，真实反映工程竣工验收时的实际情况，即“硬件”与“软件”相符。（二）所有竣工资料均由施工单位加盖竣工图章。（三）竣工图的折叠式符合GB/0609.3-89BZ 标准的规定，即折叠成210MMX297MM（A4）图幅，内折式、外翻图标。（四）竣工图的更改符合国家规定的更改要求：1必须注明更改依据和更改日期，如设计变更通知单、洽商记录等的文件编号；2采用黑色墨水或碳素墨水更改；3凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变以及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。第十五条 归档的各类照片，应做到

8、底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。第十六条 除上述规定的归档范围以外，各单位、子公司还必须将每年本单位、本系统内发生的重大事件和重大活动形成的档案，以及其它有价值的档案，定期移交档案室，作为公司年鉴和大事记编辑的基础档案。第十七条 本办法所指文件材料，未作特殊说明，均指全部上行文、下行文、平行文以及公司内部各项职能管理所产生的全部文件材料。由于公司党办行政办是主要的文书处理部门，因此应对文件材料的归档予以高度重视，严格把关。第十八条 负责公司基建项目、技术改造以及技术引进的单位，应在相关合同中明确档案资料的要求，对档案方面的责任予以约定：（一）在施工合同中，应明

9、确施工单位提交竣工档案的内容、套数、时间、质量要求、违约责任等；（二）在设计合同中，应明确留作竣工图用的施工图套数，以及因修改增加新图的责任。第十九条 财务部门必须按期将应当归档的档案，全部移交档案馆，不得自行封包保存。第二十条 机构撤消、合并时，被撤消和合并的单位必须整理好撤消归档范围内的档案，并移交档案室后才能终止其撤消前的职能。此项工作作为一条工作纪律和工作责任，纳入公司综合考核。第二十一条 归档的案卷，要编制案卷目录和移交清单。移交清单一式二份，经交接双方清点、核对无误后，履行必要的签字手续，交接双方各持一份以备存查。第五章 档案借阅范围第二十二条 凡公司直属单位、子（分）公司，只要以

10、公司利益为目的，均可查阅公司档案。档案馆工作人员应热情主动地为档案利用创造条件，提供方便。第二十三条 公司以外的单位，仅限于局部档案借阅利用，并严格执行保密规定和审批程序，视其情况实行部分有偿服务。第二十四条 公司档案不提供个人利用，单位或部门借阅档案，单位领导必须在借阅卡上签字，没有部门领导签字，档案管理人员恕不接待。第二十五条 档案馆保存的各类设计底图除修改、送晒外，一概不外借。第六章 档案借阅审批程序第二十六条 借阅会计档案，未经财务部领导同意，任何单位和个人不得借阅、复印和录摄会计档案，不得将会计档案带出档案室。第二十七条 借阅文书档案，须经档案馆领导同意；若属机密或绝密级档案，则须经

11、公司领导或各子公司领导批准。第二十八条 借阅科技档案，一般由借阅利用单位领导签字即可；但若涉及专利、知识产权、开发项目、科研成果等尚需保密或需要限制借阅利用范围者，则须经公司分管领导或各子公司领导批准。第二十九条 借阅各类合同、契约、证书等，须公司分管领导或各子公司领导同意。第三十条 档案一般不允许翻拍、复印，若因工作需要翻拍、复印，须征得党办行政办领导同意；若属机密或绝密级档案，则须经公司领导批准。第七章 档案借阅程序第三十一条 公司所属各单位或各子公司，一律凭借阅卡借阅档案。借阅者按照借阅卡的要求，填写档案借阅卡。各单位或各子公司领导签字后，档案馆理人员方可办理借阅手续。第三十二条 根据需要借阅的档案内容，参照“审批程序”要求，办理相应批准手续。第三十三条 公司以外的单位或部门，一律凭介绍信、证明函，经公司领导或各子公司领导批准后，由相关单位或部门人员陪同，方可借阅。第三十四条 在借阅完毕归还档案时，必须严格填写档案利用效果登记表，当面清点所还档案，办理注销手续。第八章 档案借阅要求第三十五条 外借科技档案每人每次不得超过三卷，借期不得超过三十天；文书档案每人每次不得超过三卷，借期不得超过二十天。如因工作需要延期使用，必须办理续借手续。第三十六条 公司档案不得代