项目印章管理工作指引

1、第 PAGE 3页共 NUMPAGES 3页集团控股项目印章管理工作指引1、目的为规范和严肃项目部印章的使用和保管，特制定本工作指引。主要原则：真实有效、职责分明。2、适用范围适用于集团公司开发的所有项目的分部分项工程验收证明、工程签证、索赔单、工程通知单、零星工程通知单、以及项目部的对外联系文件等函件的印章使用。3、职责各项目印章的第一管理责任人，为各项目经理/负责人，项目档案管理员负责项目印章的日常管理。4、主要内容4.1项目印章的刻制和保管4.1.1项目印章的名称：必须是项目专用章。如：“科技（深圳）有限公司水岸新都项目部”。4.1.2新项目设立时，由项目部申请刻印。印章刻制前需填写刻章

2、申请表（附件一），经用章部门负责人、分管高管及公司总经理批准同意后，由行政职能部门负责刻章，并办理印章移交，并备案存档。项目印章由项目档案管理员保管。4.2项目印章的使用4.2.1项目部印章作为项目日常管理和经济费用确认的重要印鉴，项目部必须设专人（档案管理员）负责印章的使用报批和登记工作。正常情况，该印章保管负责人调休时，印章停止使用。遇特殊情况，超过3天时（五一、十一和春节不在此范畴），由项目经理或者指定专人临时保管印章，并填写好印章使用台帐，详细登记异常保管期间所盖印章的文件。档案资料管理人员更换时，必须做好印章使用情况资料的移交，并填写印章移交记录表（附件二）。4.2.2印章使用前，所

3、有文件必须填写印章使用审批单（附件三）。审批单内容要有文件起草人（或申请人）、审核人及审批人签字，并注明日期、文件编号、标题和内容摘要。4.2.3盖完印章的文件，由印章保管负责人及时登记，录入台帐（附件四），并将审批单和一份原件存档。4.2.4涉及到费用的工程通知单必须有起草人、现场成本工程师、审核人及项目经理签字方可加盖印章。在集团给项目部授权范围以内的，项目部经理为最终审批人；超过项目部授权的，按照公司授权执行。4.2.5所有拟盖印章的文件，必须经项目经理最终审批后，方可加盖印章。项目经理不在需要紧急盖章时，必须电话请示，获得同意后方可先行盖章，随后（项目经理返岗一天内）补办手续。4.2.

4、6工程签证单加盖项目印章时，签证单上必须有项目部主管工程师和成本工程师的共同签字。4.2.7因盖章失误造成公司损失的，公司视情节轻重对相关责任人给予处罚。4.3监督管理4.3.1项目部内部监督管理。对已盖印章的文件，由印章保管负责人按月分类列清单，由项目经理核查审批单、原件和登记台帐，确认无误后，将清单按月封存备案。4.3.2由公司档案室、风险管理部或工程审计指派专人，对项目部的印章使用情况，进行监督检查，并做好书面记录。可按月检和随机抽查两种方式进行。4.3.3工程职能部门不定期对项目印章使用情况进行监督和抽查。4.4印章的废止4.4.1印章丢失或损坏时，印章应停止使用，予以废止，项目部按照刻印申请程序重新申请，由总经办重新刻制。损坏的印章应及时归还行政职能部门，并办理书面归还移交手续。4.4.2印章停止使用时，项目部应向各部门以书面形式发出停用通知。4.4.3项目开发完成后，