某公司办公文件数据管理制度

1、发 行 章列管文件文件/数据管理制度文件编号号：管规规0099版本：第第2版发行日期期：999年12月28日拟案单位位：管理理部文件修订订记录序日期修订部门门核准部门门申请单编编号备注198年111月7日管理部总经理室室无(尚无无申请制制度)299年112月28日管理部总经理室室3456核准审核拟案曾璟煜曾璟煜傅傅殿伟朱朱郁乔除本封封面因管管理之需需要，得得加盖相相关印章章及相关关人员之之签章外外，任何何人不得得对文件件之内容容进行涂涂改或作作记号，（如有有修改之之必要时时，应按按文件件/数据管管理制度度之相相关规定定办理之之）。目录主旨33适用范围围33发行33修订33文件/数数据管理理制度

2、概概述33文件/数数据作业业管理办办法44分类 4证件4文件4合同5技术数据据5人事资料料5计算机数数据 5其它数据据5编号说明明6责权部门门代码6文件类别别代码6非质量体体系文件件编号方方式7编号管理理8保管权责责9证件9文件9合同9技术数据据9人事资料料9外来文件件9其它文檔檔9文件制作作格式规规定10文件制作作格式100窗体制作作格式111记录制作作格式122文件作业业程序12文件的制制订、修修订122审核、核核准、分分发122废止、回回收、销销毁133归档作业业133借阅、补补发144翻印155计算机作作业管理理办法115网络维护护及相关关规定15文件的变变更16文件的备备份16文件的

3、删删除16载体及程程序系统统管理规规定16附则117附件一：公司档档案管理理人员组组织图177档案文件件数据管管理制度度文件类别别一般文件件密级机密密极机密密版本：22拟稿朱郁乔文件编号号管规0009发行日期期99年112月28日共页核准主旨：为为有系统统的妥善善管理本本企业之之各类档档案及相相关数据据(含各类类文件)特制制定本办办法执行行之。适用范围围：凡本本企业内内之各类类档案、文件、数据，均适用用本办法法发行：本本办法经经执行长长核准后后发布实实施。修订：本本办法如如有未尽尽事宜时时，得由由管理部部加以补补强并呈呈总经理理审核、执行长长核准后后修订之之。壹、文件件数据据管理制制度概述述文

4、件数数据管制制是指对对企业内内所有档档案、文文件及数数据（包包括现行行运转文文件、存存盘文件件、余存存文件和和准备销销毁的文文件）的的存放、调阅和和销毁等等进行管管理之工工作由各部门门助理担担任日常常档案、文件及及数据管管理工作作，在进进行各项项文管作作业时，应遵循循以下三三个基本本原则：(一).集中管管理原则则具体体情况包包括：1.凡企企业接收收之外来来函件、资料等等，一律律应由相相关部门门之文管管人员负负责接收收、登记记和分发发处理，如文管管人员不不在时，应确定定临时接接收人员员；如文文管人员员离职时时间较长长，应及及时指定定人员代代为办理理2.以本本公司名名义对外外下发或或上报之之文件，

5、应由承承办部门门文管助助理统一一登记、编号，并视文文件之等等级加盖盖公章及及经权限限主管核核准后发发放，并并将存盘盘文件、余件归归档进行行妥善保保管3.企业业接收的的所有文文件、数数据都应应由各相相关权责责部门文文管助理理集中保保管各各业务职职能部门门承办的的文件、数据，承办完完毕后必必须交回回，不得得长期保保存于个个人处(二).科学管管理原则则公司各类类文件数数据均应应按档档案数据据保管年年限一览览表(附件二二)之规定定年限进进行保存存，以便便为归档档立卷创创造条件件(三).严格保保密原则则凡公司员员工因职职务及工工作之关关系，于于文件数数据之制制订、审审核、分分发、传传阅、归归档及销销毁等

6、作作业流程程中涉及及公司之之机密均均应负有有保密责责任(参考文文件:人事事行政管管理规章章关于于员工对对于本身身职务所所涉及之之公司机机密应负负有保密密责任之之相关规规定)贰、文件件/数据作作业管理理办法一、分类类：(一)公公司档案案数据分分：证件件、文件件、合同同、技术术数据、人事数数据及其其它文文文件数据据等六类类，以便便分别进进行管理理：1.证件件：如公公司营业业执照、税务登登记证、IC卡，证证件类均均由总经经理室列列管之。2.文件件(包括如如下)：第一阶：手册第二阶：程序文件(1)IISO990022质量体体系文件件第三阶：作业指导书第四阶：窗体/记录填写式窗体/记录注: 上上述非质质

7、量体系系文件中中之“记录”系指各各类填写写式窗体体经填写写内容后后形成的的文文件件数据，各类记记录档案案应存于于相同窗窗体名称称之档案案夹，以以便查找找及归档档作业(2)非质量体系文件非填写式窗体/记录管理办法类文件各部门相关事务文件公司内部公文(如人事命令、公告)政府公函(3)外来文件社会机关、组织信函业主信函其它类合同小包合同业主合同3. 合合同注:各类类合同之之编号及及管理，请另参参阅合合同管理理办法之说明明4. 技技术数据据生产技术术资料产品及程程序设计计技术数数据仪器、设设备相关关数据工程设计计技术数数据内部基本本建设数数据5. 人人事资料料 :如:人事数数据表奖奖惩记录录、考勤勤表

8、、员员工考绩绩表6. 计计算机数数据 :各类计计算机档档案7. 其其它数据据如各类书书刊、照照片(二)上上述各类类文件/数据依依重要程程度及保保管方式式又可分分为：(1)一般文件(2)列管文件 密级文件 机密级文件 极机密级文件注: 11.列管管文件系系指涉及及公司生生产经营营或内部部管理运运作方面面机密或或较为重重要之各各类文文文件数据据（如生生产统计计数据、规章制制度、财财务报表表、研发发资料等等），对对于列管管文件之之复印、修改或或发放、借阅等等，均须须由权责责部门进进行管制制之 2.合合同及技技术数据据类、财财务报表表类文件件一律列列为列管管文件 3.IISO990022质量体体系范围

9、围内之所所有文件件均为列列管文件件(三)上上述各类类文件/数据依依存盘方方式共分分为:(1)书书面资料料(2)计计算机档档案数据据二、编号号方式说说明：1.编号号第一位位字符为为该份文文件/数据之之权责部部门代码码(部门代代号说明明如下)：(1) 董：董事事会；(2) 执：执行行长室；(3) 总：总经经理室；(4) 财：财务务部；(5) 管：管理理部；(6) 品：管理理部品保保课；(7) 生：管理理部生管管课；(8) 务：管理理部总务务课；(9) 采：管理理部采购购课；(10)人：管理理部人事事课；(11)资：信息息部；(12)业：业务务部；(13)营：营服服部；(14)工：工务务部；(15)

10、厂：厂务务部；(16)卷：卷门门部；2.编号号第二位位为文件件/数据之之类别指指示码(1)“证”指各类类证件;(2)“表S”指各类类制式填填写式窗窗体;(3)“表P”指各类类制式非非填写式式窗体(4)“质”指各类类质量体体系之文文件(5)“外”指各类类外来文文件(政府机机关之公公函除外外)(6)“政”指各类类政府机机关所发发之公函函(7)“公”指各类类公司内内部所发发之公文文、行政政命令等等(如人事事命令、公告等等)(8)“规”指各类类规章、制度及及管理办办法(9)“技”指各类类技术数数据(10)“事”指各部部门承办办事务之之相关文文件(11)“人”指各类类人事资资料(12)“图”指各类类图面

11、资资料(13)“书”指各类类书刊3.编号号代码之之第三位位起因文文件/数据之之不同，共分为为以下二二种方式式进行编编号:(1)非非质量体体系之文文件/数据:非质量体体系之文文件/数据之之编号第第三位起起为该文文件/数据之之流水编编号，以以阿拉伯伯数字记记录，共共为三位位数(自0011号开始始，如编编至9999号则则自动上上升一码码为第110000号)范例:管管理部制制订的第第一份管管理办法法类文件件之具体体编号方方式如下下:100规管流水编号管理办法类文件代码权责部门代码试实行阶阶段中的的文件/窗体/数据，应于上上述编号号之第三三码前加加一代码码“试”，原流流水编号号为三码码则缩减减为2码。1

12、0管试规试实行阶段中的规章制度类文件流水编号(第一份)试实行阶段之代码规章制度类文件代码权责部门代码(2).质量体体系范围围内之文文件/数据：编号之第第三位代代码代表表该文件件/数据之之质量文文件级别别，共分分以4种:“1”为为第一阶阶质量文文件代码码，即指指质量手手册；“2”为为第二阶阶质量文文件代码码，指各各类程序序文件；“3”为为第三阶阶质量文文件代码码，指各各类作业业标准书书、管理理办法；“4”为为第四阶阶质量文文件代码码，指各各类质量量记录窗窗体；文件编号号第四位位第六位位为当前前文件在在ISOO90002质量量体系中中所对应应的要素素编号，从 44014200 .(参考文文件:附件

13、质质量体系系要素一一览表)文件编号号中最后后两位(第七、八位)代码为为所对应应的要素素下窗体体或文件件之流水水编号注:质量量体系中中之文件件/数据编编号之第第三码及及第六码码后应加加“”号分隔隔。品范例：“质量2-4100-011”代表为为:由品保保课主导导的“进料检检验程序序”（为二二阶质量量文件，质量体体系编号号第4110要素素下之第第一份文文件）。质 24 1 0 4.10要素下第一份程序书0 1本文件所对应的质量体系要素为4.10二阶程序文件代码质量文件代码权责部门(品保课)之代码质量体系系文件中中记录窗窗体之编编号方式式请参阅阅非质量量体系记记录窗体体的编号号方式。4. 若若文件或或

14、窗体内内容同属属于质量量体系与与非质量量体系范范筹时，均作为为非质量量体系文文件进行行编号。三、文件件编号的的管理：1.文件件、窗体体编号由由各部门门文管人人员依照照本办法法进行统统一编制制；2.各部部门须建建立本部部门内所所有文件件数据编编号对照照表；每每有新文文件产生生时，应应实时登登录其流流水号码码以备查查找；3.对于于本部门门之文件件档案编编号，各各部门文文管助理理应每月月进行一一次核对对；发现现异常情情况后，应及时时进行更更正并交交管理部部备案4.各类类编号之之流水号号，不论论原为二二码（二二位数最最大值为为99）或或三码(最大值值为9999)，如额满满后即自自动上升升一码5.各类类

15、文件(含窗体体)如有更更新版本本时，新新版本之之文件（或窗体体）应注注明为第第二版或或第版。四、各类类档案的的保管权权责：(一)公公司各类类证件：除各权权责部门门专用、常用且且重要性性较低之之证件(如手机机之ICC卡)得由权权责部门门保管外外，其余余较重要要之证件件一律由由总经理理室列管管(二)各各类文件件：1. ISSO质量量体系文文件及其其它各类类规章、办法类类文件、公司各各类空白白窗体等等均由管管理部及及各权责责部门列列管之2.各部部门内部部使用记记录文件件、窗体体，由各各权责部部门保管管之(三)合合同：由由财务部部合同管管理员参参照公司司合同同管理办办法进进行管理理存档(四)技技术数据

16、据：1.各类生生产技术术数据、仪器设设备数据据、工程程技术数数据等由由各权责责部门主主管保管管2.内部部基本建建设档案案数据由由工程部部门列管管之3.公司司内部规规范之技技术数据据由总经经理室列列管之4.各类类程序设设计数据据由信息息部门列列管之(五)人人事资料料：包括括人事档档案及各各部门人人员转证证测评试试卷，由由公司人人事部门门按机密密文件进进行列管管(六)外外来文件件、信函函：1.由警卫卫室接收收，送至至总务助助理处登登记、分分发；2.登记记内容须须包括：收件日期期发函单位位如：业主、政府、社会机机关组织织等；邮递方式式如：挂号、EMSS、包裹裹等；分发部门门（即收收函单位位）及日日期

17、(七)各各部门须须自行备备妥一套套窗体，如须新新增及修修改时，应通知知信息部部统一进进行制作作之。(八)其其它类文文文件数数据：1.公司司各类图图书：由由管理部部总务课课进行保保存与借借阅管理理2.各类类工程照照片：统统一由信信息部按按相关管管理办法法进行列列管3.各类类公告、人事命命令均由由人事部部门负责责列管。4.各类类旧版或或经废止止使用之之文件档档案或数数据均应应由管理理部进行行书面存存盘备查查(计算机机档案则则由信息息部负责责)直到安安全保存存期限过过后，始始得予以以销毁之之。五、文件件格式制制作规定定：(一)文文字文件件制作格格式规定定：文件制作作格式一一律套用用同类文文件之固固定

18、模板板形式，文字内内容原则则上均采采用从左左至右横横向书写写之方式式制作；(必须以以直式书书写之特特殊文件件格式须须呈管理理部核准准后始得得进行制制作)文件格格式之具体制制作要求求如下：1. 页页首：a.均须须有公司司商标(一律为为蓝色)及“长诚浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之蓝色色字样b.公司司抬头置置于文件件上中央央，字体体为222号、新新细明体体加粗，长诚标标志应为为字的两两倍大小小 2. 标题：a.均须须有文件件标题名名称字字体为118号、新细明明体加粗粗b.如为为管理办办法类文文件（含含质量体体系手册册）须于于标题下下方附表表格(如下)，并须须对相应应内容予予以标示示文件类别别一般文

19、件件密级机密密极机密密版本：拟稿文件编号号发行日期期共页核准3.内容容排序及及文字大大小：内内容排序序及文字字大小一一律按下下列标准准进行制制作:壹: 号新新细明体体一: 号新新细明体体 (一): 号号新细明明体1: 号号新细明明体 (1): 号新新细明体体: 号号新细明明体a: 号新新细明体体4.页尾尾：凡二二页以上上文件，均应于于页尾中中央处标标注页码码，各类类文件/数据页页码之标标示方法法及注意意事项如如下:各类窗体体之页码码:一律以以“共页第页”(页码之之总数不不应包含含窗体使使用说明明之页数数)之方式式标注。文件之页页码: a. 对于总总页数110页以以下之页页码可按按上述窗窗体页码

20、码之编码码方式进进行编码码(如:第1页共100页)b. 对对于总页页数超过过10页以以上之页页码可于于页尾中中央直接接标示页页码符号号(如:“第一页页”)，但须须于页首首处标明明总页数数。c. 对对于各部部门规章章、管理理办法类类等总页页数及章章节较多多之文件件/数据应应按各章章节进行行页码之之编码。(如第一一章之第第二页编编号方式式:1/2)(二)窗窗体制作作格式规规定：1.凡本本公司之之窗体于于页首处处均须有有公司商商标及“长诚浪浪板（昆昆山）有有限公司司”之字样样(视窗体体之格式式，置于于左上角角或中央央2.窗体体之页首首处，须须有窗体体主题名名称之标标示，如如“干部会会议工作作报告表表

21、”3.必须须于窗体体之右上上角处注注明窗体体编号、版本及及制订日日期.4.窗体体按格式式之不同同，于适适当位置置处预留留装订位位置，视视实际需需要以虚虚线划出出并注明明“装订线线”5.窗体体预留空空间：左左2公分、上、下下边界11.5公公分；右右边界11公分距距离6.标题题注意事事项：(1)公公司标题题：列高高60，字字形为224号字字加粗，储存格格靠下方方(2)内内容标题题：列高高40，字字形222号字加加粗，储储存格靠靠下方(3)文文件编号号：列高高同内容容文件，字形112号字字加粗，储存格格靠下方方7.窗体体按格式式及用途途之不同同，须于于适当位位置（一一般于窗窗体右或或页尾处处）注明明

22、窗体使使用注意意事项及及窗体流流程 (如：附附注：本本窗体于于会签后后送交合合同管理理员存档档；)8.如须须各部门门会签之之窗体，均须于于窗体适适当位置置处备有有会签栏栏(会签字字段之大大小，直直式文件件至少应应为2ccm(高高)2.55cm(宽)，横式式文件至至少应为为3.55cm(高) 3ccm(宽宽)为原则则)9.窗体体格式之之制作，应采用用恰当的的字体及及字型比比例，力力求整齐齐、美观观、便于于填写(三)计计算机制制作之记记录，文文件编号号相关规规定：1.凡计计算机打打印的窗窗体记录录，均须须在原空空白窗体体编号下下，再加加入一项项记录编编号，编编号方式式请参照照前述2.所打打印的记记

23、录在计计算机中中存盘时时，须确确保将记记录存于于所属部部门目录录下同一一窗体名名称数据据夹中六、文件件作业程程序：(一)文文件的制制订、修修订1.文件件的制订订：由提案部部门指定定人员以以各类档档案标准准格式拟拟案，并并要填写写文件件制订、修订废止申申请单对于于新制订订之窗体体，同时时还应制制作一份份空白窗窗体填写写格式范范例及窗窗体功能能使用流流程说明明等，一一并送审审2.文件件的修订订：文件若有有不合使使用需予予以修改改、增订订者，由由申请单单位填具具文件件制订、修订废止申申请单，提出出变更原原因，由由原拟案案单位议议定修改改文件件修改后后，版本本号亦应应随之变变更原原版本应应列入修修订记

24、录录中由管管理部进进行存档档之(二)文文件之审审查、核核准、分分发1.文件件之审查查作业：由拟案人人员将草草案或文件制制订、修修订废废止申请请单等等送直属属主管审审查，并并圈选相相关会签签部门，草案经经审查会会签后呈呈送权限限主管核核准2.文件件之核准准作业：(1)各各拟案部部门内部部使用(不涉及及对外或或跨部门门会签)之文件件或窗体体，由直直属部门门主管进进行核准准；各部部门制订订之跨部部门使用用之窗体体或文件件，须呈呈总经理理室核准准(2)各各部门、单位涉涉及本公公司章程程、制度度、考核核等方面面的规定定、条例例、办法法等文件件，均须须参照公公司统一一颁布之之制度进进行制订订，并经经管理部

25、部核稿、总经理理室核准准并敬会会执行长长同意后后始得生生效3.分发发作业：(1)由由拟案部部门根据据文件传传达范围围，对文文件资料料进行复复印、分分发，并并由接收收人员予予以签收收(2)对对内发行行文件若若为列管管文件时时，应加加盖“列管文文件”章，并并根据其其机密性性注明“严禁复复印”及机密密等级；(3)各各部门新新增制订订(修订)的窗体体、会议议记录及及制度方方面的文文件均须须送交管管理部一一份备案案之(4)进进行文件件分发时时，须填填制文文件发放放回收收记录，请各各收文单单位主管管或文管管助理签签名接收收 (三)档案的的废止、回收、销毁 1.档档案的废废止：由申请废废止的单单位填具具文件

26、件制订、修订废止申申请单，提出出废止原原因经经核准后后，于文文件上用用红笔注注记，退退出执行行过程并按对对照所规规定的废废止文件件保存期期限进行行保存，到期销销毁之 2.旧旧资料的的回收：对已确认认失效或或因有误误须重新新修正之之文件，拟案部部门提出出文件件制订、修订废止申申请单，由文文管中心心人员对对照文文件发放放回收收记录将下发发文件全全部收回回，并请请各单位位经手人人签字确确认3.文件件的销毁毁：(1)对对于收回回之作废废文件或或超过保保存期限限之档案案数据，经核准准后进行行统一销销毁(2)档档案销毁毁须实行行双人监监销之原原则(3)文件数数据销毁毁记录应予以以存盘、备查 (四)归档作作

27、业1.保存存期限：公司各各类文件件/数据之之保存年年限详见见档案案数据保保存年限限一览表表.2.归档档时间：每年度度12月中中、下旬旬；或对对于常用用窗体，每三个个月进行行一次归归档3.归档档责任人人：各部部门、单单位文管管人员4.文件件/数据保保管之相相关要求求及规定定：文件管理理被纳为为内部稽稽核项目目之一，定期实实行稽核核检查，以确保保数据之之正确使使用在在文件的的保管中中应做到到：(1)不不得于原原件上书书写不相相关之文文字、符符号或擅擅加标记记(2)文文件、质质量记录录之计算算机档案案由专人人负责管管制，不不得任意意拷贝(3)文文件的保保管应注注意其安安全性，并要防防毒、防防潮(4)

28、归归档文件件应尽量量为原件件，并按按同一文文件只存存盘一份份之原则则(5)文文管中心心须于每每一档案案册建目目录索引引，其中中应包括括文件编编号、文文件名称称、版次次、归档档日期等等要项(6)文文件/数据之之存盘位位置应正正确并符符合分类类要求(五)文文件/数据的的借阅、补发1.借阅阅范围及及审核权权限:(1)档档案数据据仅限本本公司员员工在文文管处借借阅，如如因抄录录或复印印需带出出文管处处者，必必须办理理登记手手续(2)借借阅本人人业务范范围内一一般文件件时，不不需进行行审批程程序(3)借借阅密级级或机密密级文件件者，由由部门主主管审核核后，须须转至管管理部核核准(4)极极机密级级文件之之

29、借阅须须进行书书面申请请，写明明借阅用用途及借借阅期限限后，按按部门主主管管理部部总经理理室之顺顺序进行行签核2.登记记:借阅文文件必须须履行登登记手续续文管管和借阅阅人员必必须当面面查点所所借文件件类别、份数，并在借借阅簿上上登记签签字；退退还文件件时，文文管人员员要根据据借阅登登记簿检检查核对对所借文文件，确确认无误误后予以以销帐并履行行签字手手续3.催退退:借出去去的文件件应限定定借阅时时限过过期不还还者，应应及时催催退回收收，以免免文件散散失或影影响他人人借阅对确需需延长借借阅时间间的，须须重新办办理借阅阅手续4.借阅阅人员须须注意的的问题：(1)对对借阅件件要加强强保密和和保管工工作

30、，如如需复印印或抄录录者，须须经权限限主管核核准(2)借借阅文件件只限本本人阅读读，不得得转借他他人，并并按时退退还，严严禁拍照照、抽页页、剪裁裁和涂改改5.文件件的补发发是指收收文单位位将原文文件丢失失，并要要求再次次补发补发文文件须视视文件的的机密性性，提交交补发申申请以说说明原因因，经权权限主管管核准后后，文管管中心始始得重新新打印，并做好好记录 (六)文件的的翻印 1.拟拟案部门门翻印文文件时，对于列列管性文文件要严严格控制制翻印份份数，不不得随意意扩大阅阅读和传传达范围围，并须须做到：(1)复复印文件件须经发发文单位位同意，未经许许可，任任何单位位和个人人不得私私自复印印(2)复复印

31、文件件要确保保准确无无误，并并对翻印印时间、份数及及发放范范围等予予以备案案2.对于于非列管管性文件件，可视视实际需需要进行行复印3.文件件的翻印印需由经经管理部部核准进进行复印印工作之之人员确确实按照照文件复复印有关关规定及及要求进进行复印印之参、计算算机档案案作业管管理办法法一、公司司信息网网络由信信息部统统一进行行设计、规划、管理与与维护事事宜二、各部部门均通通过本部部门微机机操作人人员专用用网络密密码登录录上网，并将文文件档案案存入服服务器中中本部门门子目录录下存于服务务器中较较重要之之执行生生效文件件，应设设为只读读文件四、信息息部应每每月不定定期对公公司所有有计算机机进行抽抽查,是否有有未按规规定操作作之情况况，并予予以要求求改善五、属于于公司列列管文件件的计算算机档案案之变更更、调用用、打印印，一律律须经权权责部门门权限主主管核准准后，由由信息部部协助完完成六、其它它相关规规定：各各部门自自行制作作之文件件(一)文文件制订订并经核核准使用用后之计计算机存存盘：1.由制制订部门门提出文件制制订、修修订、废废止申请请单，并附上上拟订之之文件原原稿经权权限主管管核准、文件颁颁准生效效后，拟拟案部门门须凭核核准单知知会信息息部，将将该文件件内容存存于服务务器中，并立即即将单机机上的文文件删除除2.制订订部门应应将核准准发行始始用之窗窗体或文文件编入入相