文档管理办法-汇总

1、 电子文档归档管理办法第 PAGE 11 页 共 NUMPAGES 11 页关于文档档归档管管理办法法一般来说说，监理理项目文文件的形形成数量量大、时时间跨度度长、种类多多、变更更多，而而且形成成阶段之之间有密密切联系系。所以以，应对对文件的的归档种种类、归归档流程程事先给给予明确确。为加加强公司司文档资资料的管管理，确确保文档档资料的的完整性性、安全全性、使使用便捷捷性，特特制定本本文档资资料管理理办法。一、电子子文档目目录设置置参照下面面所述“二、文档档分类”，并按按照其顺序编编制电子子文档目目录。（根据文文件夹排排序规则则，在文文件夹前前加上序序号及“_”）二、电子子文档分分类本办法管管

2、理的文文档资料料既包括括电子文文档，也也包括纸纸质文档档资料。电子文档档资料可可以按照照以下方方式分类类：1、招标标阶段文档2、监理理依据（标准规规范、招招投标文文件、合合同文件件、设计计文件、监监理规划划、监理理细则）3、报审审、报验验文件（开工报报审、施施工组织织设计或或项目开开发计划划报审、设备报报验等）4、监理理指令（监理通通知单、变更通通知）5、报告告（监理理报告、监理月月报等）6、工作作往来文文档（业业务联系系单及回回复、工工程支付付、会议议纪要）7、总结结8、影像像资料三、电子子文档相关关权限1、存放放流程文件形成成实时由由各项目目资料代代管员收收集整理理，每月（或或季度）交由信

3、息工程程部资料料员归档档一次，归档时时间为自自然月的的25日日（遇节节假日顺顺延）。在存放放时，工程程部资料料员须对对归档的的电子文文件进行行校检，不符合合规范的的可要求求资料代代管员进进行整改改。2、权限限设置日常工作作中，由由信息工工程部资资料员对对电子文文档进行行维护和和管理；项目实实施过程程中，对对应的项项目资料料代管人人员有权权对其权权限内的的文档进进行读和和写（取取和存），操作前前需征得得有关方方同意。3、查询询方式（1）查查阅文档档资料须须事先申申请（附附件一：文档资资料查阅阅申请表表）并获获得有关关方同意意：属于于本项目目范围内内的资料料查阅应应得到项项目总监监或项目目资料代代

4、管员的的同意，非本人人所从事事的项目目的资料料查阅、拷贝应应得到信信息工程程部负责责人同意意。（2）电电子文档档的查阅阅应在资资料员（项目资资料代管管员或工工程部资资料员）的指导导下在专专用电脑脑上进行行，电子子文档资资料的拷拷贝应由由资料员员亲自操操作（包包括事前前的查毒毒杀毒）。四、文件件清单序号文档类别别文档名称称文件编号号摘要五、电子子文件命命名规则则文件采用用组合编编码方式式命名，文件的的全名格格式为：文件名称项目名称编制年月日作者说明：1、一个个完整的的文件名名由文件件名称、项目名名、文件件编制年年月日、和文件件作者44个部分分，通过过经下划划线“_”连接组组合而成成。2、项目目名

5、称，在项目开开始之时时的统一确定定，可以以按照习习惯采用用简称。3、文件件编制年年月日用用8位数数字表示示。4、文件件作者用用3位以以下英文文字母表表示。六、工程程文档资资料管理理与归档档流程1、专业业监理工工程师编编制监理理工作文文档，接接受承建建方工程程文档建设方方工程的的文档，搜集整整理其它它的监理理工作资资料（流流程= 1 * GB3）。2、一般般情况下下专业监监理工程程师在编编制完成成监理工工作文档档后应该该上报项项目总监监（或其其他相关关负责人人）审查查（流程程= 2 * GB3），在在获得总总监或相相关负责责人审查查确认后后（流程程= 3 * GB3）方可可作为公公司文档档分发给

6、给建设方方、承建建方等相相关单位位（流程程= 4 * GB3）。3、存管管在各监监理工程程师手中中的文档档资料均均属公司司知识产产权，所所有文档档资料都都应定期期（如每每季度的的最后55个工作作日内）移交给给项目总总监或项项目资料料代管员员并由其其归档（流程= 5 * GB3）。4、各项项目总监监（或资资料代管管员）应应定期（如每季季度一次次）对本本项目的的文档资资料进行行清理，同时在在每半年年一次向向信息工工程部归归档（流流程= 6 * GB3）。文文档资料料归档时时应进行行详细记记录（见见附件一一）。5、归档档到信息息工程部部的文档档资料应应进行及及时地整整理、编编目，同同时完整整保存到到

7、信息工工程部的的专用数数据库里里（电子子文档）或资料料柜里（纸质文文档资料料）（流流程= 7 * GB3），以以备查询询、调用用。文档资料料管理与与归档流流程见下下图：项目总监或相关负责人项目总监或资料代管员建设方、承建方等相关单位信息工程部资料员IT工程部文档资料数据库 = 2 * GB3 报审 = 3 * GB3 审查后反馈 = 5 * GB3 文档资料移交归档 = 6 * GB3 文档资料集中归档 = 7 * GB3 文档资料存入数据库资料柜 = 7 * GB3 纸质文档存资料柜专业监理工程师 = 4 * GB3 分发 = 1 * GB3 接收jieshou jieshou 文件 = 1

8、 * GB3 编制 = 1 * GB3 搜集七、管理理人员及及职责1、信息息工程部部资料员员信息工程程部设资资料员（兼职），其职职责为：敦促各项项目总监监资料代代管员项项目进行行文档资资料归档档，负责责文档资资料的接接收事宜宜。负责归档档资料的的整理、编目、入库、存柜、保管、杀毒、刻录转转储等。负责文档档资料数数据库的的管理、维护、操作。负责归档档资料的的保管、调用、借阅、拷贝、打印等等。2、项目目资料代代管员各项目根根据项目目具体情情况设资资料代管管员一名名（兼职职），其其职责为为：负责接收收本项目目内各监监理工程程师上报报、移交交的文档档资料。对文档资资料进行行整理、转储、入库、存柜、保管

9、。负责文档档资料的的调用、整理、拷贝、打印等等。八、纸质质文件入柜柜归档资资料范围围1、监理理合同2、监理理大纲3、监理理规划4、监理理细则5、监理理指令（监理通通知单等等）6、往来来文档（业务联联系单及及回复等等）7、会议议纪要8、监理理月报9、监理理记录、平行检检测及独独立抽检检文件材材料10、监监理工作作总结11、监监理日志志12、影影像资料料九、纸质质文件归归档要求求1、归档档的文件件材料要要完整、系统、准确。各工程程用表按按水运工工程监理理规范用用表规定定填写，需签字字盖章的的地方一一定不能能漏签；监理通通知及业业务联系系单要形形成闭合合性，需需要接受受单位签签署意见见及回复复的，必

10、必须签署署完整。2、归档档的文件件材料必必须是原原件。如如是传真真件等不不易保存存的文件件材料，应留复复印件，并将复复印件与与原件一一起存档档，并加加以说明明。3、原则则上按各各个工程程项目归归档，各各个工程程项目再再按“入柜归归档资料料范围”进行资资料整理理归档。各文档档按“入柜归归档资料料范围”分12册，第1册监理理合同、第2册监理理大纲为为第一卷卷；第33册监理理规划、第4册监理理细则为为第二卷卷；第55册监理理指令、第6册往来来文档、第7册会议议纪要为为第三卷卷；第88册监理理月报、第9册监理理记录、平行检检测及独独立抽检检文件材材料、第第10册监监理工作作总结为为第四卷卷；第111册

11、监监理日志志、第112册影影像资料料为第五五卷。4、档案案名称的的填写要要注意内内容准确确，文字字简练通通顺，结结构完整整，必须须揭示卷卷内文件件的内容容和成份份；科技技文卷目目录各项项必须按按交办发发200092255号文规规定填写写完整。5、文件件归档份份数：一一般归档档1份，重重要的和和经常使使用的文文件归档档2份或3。对无无保存价价值和重重份文件件，需要要办理销销毁手续续。6、卷盒盒的尺寸寸采用3310mmm2200mm,卷盒的的厚度根根据分类类整理及及方便查查阅利用用的要求求，可采采用200mm、30mmm、40mmm、50mmm、60mmm。7、归档档时间：各工程程项目负负责人应应

12、于工程程竣工验验收后立立即（最最迟一周周内）将将归档的的文件整整理立卷卷，移交交部门资资料员归归档。十、档案案的查阅阅和借阅阅1、查阅阅档案应应填写档档案查阅阅登记表表，写明明查阅时时间、查查阅内容容、查阅阅目的等等。阅后后及时归归还。2、查阅阅档案资资料时一一般不得得对其进进行复制制。确有有特殊情情况必须须复制的的，应填填写档案案资料复复制申请请单，经经所在部部门领导导签署意意见后方方可复制制。3、原则则上本公公司内部部工作人人员因工工作需要要都可以以借阅，但必须须由借阅阅人出具具借阅申申请并由由部门领领导签名名认可。借出档档案时应应注意档档案的密密级要求求以及借借阅人的的相关权权限。借借阅

13、档案案时应做做到以下下几点：（1）借借阅者不不得自拿拿、自取取、自放放档案，严禁擅擅自打开开档案柜柜翻阅查查找；（2）按按规定办办理登记记手续，定期归归还，确确因工作作需要不不能按时时返还的的，需办办理续借借手续，否则按按管理规规定停止止借阅；（3）要要爱护档档案，不不得丢失失，并注注意保密密，不得得擅自转转借他人人；（4）所所借档案案不得随随意折叠叠和拆散散，严禁禁对档案案随意更更改、涂涂写；（5）借借出和归归还档案案时，应应办理清清点手续续，由档档案管理理员和借借阅者当当面核对对清楚；（6）档档案如有有丢失、损坏或或泄密，要立即即追究当当事人责责任；（7）调调离本单单位的工工作人员员，必须须清理移移交档案案文