公司会务接待管理制度-定稿

1、会务接待管理制度第一章 总则第一条 为使公司的会议和接待管理规范、有序，做好公司接待服 务工作，提高接待服务质量及会议的决策效率，特制定本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适用于公司客户接待有关的会场布置、会中服务、 会后清理及相关用品管理等有关会议服务工作。（以下简称“会务”）第三章 职责分配第三条 会务工作职责，原则上按会议类别、组织部门和内容划分。 第四条 综合部负责公司级会议的安排和承办，包括会议设备、通知、材料和会务用品、场地的准备和安排。第五条 部门级会议由各责任部门自行负责。第六条 由相关部门主办的公司对外会议和接待，各部门须积极配 合。（一）政府相关部门检查有关设施设备、水电

2、能源及安全生产、 保卫等会议的会务工作由市场部负责。（二）客户及商户来访由市场部、综合部负责（三）媒体活动的会务工作由市场部、营销部负责。第四章 会议准备与召开第七条 一般会议提前一天、重要会议提前三天，由会议组织部门 通知参会人员。通知内容包括：会议时间、地点、主要议题、需要准 备的汇报（讨论）材料或资料等。第八条 参会人员接到通知后，应按要求积极做好参会准备。 第九条 综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施 ( 投影、音响、摄像、录音等 )配备及会议资料的准备工作。第十条 临时取消或更改会议、接待安排时，会务责任部门须第一 时间通知参会人员及相关部门。第十一条 会议服务具体规定如下

3、：（一）会前准备1. 会议主办部门根据会务要求，提前落实会议室布局、接待用品 等，并提前检查电脑、投影仪、音响等设备及各项要求的落实情况。2.对会议室环境、卫生情况进行及时整理、整顿，确保现场整洁 干净、照亮适宜、空气清新、温度适宜、桌椅整齐、设备良好。3.由会议责任部门抽调 1-2 名员工提前 1 小时到达会议现场协助， 检查整体情况，确保各项准备工作到位。如需使用空调，提前半小时 开启。相关准备工作必须在会议开始前半小时完成。（二）会中服务1. 会中服务时会议服务人员应穿着整齐，不宜散发披肩，应特别 注意个人手部清洁卫生。2.对已入座的客人，及时准备茶水，或提前准备瓶装水。3.茶水量一般控

4、制在 8 分满，茶水温度以八十度为宜。4. 上茶时应先给坐在上座的重要宾客，然后按顺序给其他宾客。 应在客人的右后方上茶，茶杯把儿要朝向客人右手一侧，茶杯摆放在 客人的右手上方 5-10 公分处。5.原则上每 15 分钟添加茶水一次。6.会议服务人员在服务过程中应适时回避、随时观察、有求必应、 主动解决。（三）会后整理1. 会议结束后，会务负责部门负责将会场恢复原状，桌椅摆放整齐，简单打扫会议室卫生，切断各类电源，并与综合部进行物品清点 和移交工作。2. 综合部安排保洁阿姨及时做好会场彻底清扫工作，若发现客人遗 留物品则迅速与会务负责部门联系。第十二条 会议的组织召开（一）会议主持人应遵守以下

5、规定：1、会前 10 分钟（重要会议应提前 30 分钟）到场，检查会务落实情 况，做好会前准备。2、会议进行中，主持人应根据情况，对议程进行适时必要的控制， 并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，确保会议效率。3、属讨论、决策性的会议，主持人应引导会议作出结论；对需要集 体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未决 议的事项应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（二）与会人员须遵守以下规定：1、准时到会，一般应提前 5 分钟（重要会议应提前 15 分钟）到会。 2、发言简洁清晰、紧扣议题。3、遵守会场纪律。4、对尚未公布的会议内容，不得对外泄露，否则按泄密处理。第十三条

6、 会议纪律（一）无特殊情况，不得请假，未经请假，不得缺席会议，否则以旷 工处理。（二）未经主持人或领导同意，不得提前退场，否则以早退处理。 （三）不得交头接耳或做与会议无关的事项。（四）不得随意进出会场。（五）召开大型会议，与会者应将手机调整至振动和关闭状态，并不 得在会场内接听电话。第十四条 会议室管理（一）会议室由综合部负责管理。（二）会议室只限本公司使用，外单位借用会议室须经综合部经理批 准，各部门无权将会议室借给外单位使用。（三）各部门使用会议室需经综合部同意后，领取会议室钥匙。使用 会议室的部门必须爱护会议室的公用设施，保持会议室清洁，用后应 检查安全，锁好门、将钥匙交还综合部。（四

7、）任何单位和个人未经综合部同意，不得将会议室的各种设施拿 出会议室或转做它用。（五）会议室内的卫生由保洁阿姨每周至少清洁两次，遇有会议时要 一次一清洁。（六）会议室管理人员要严格负责室内物品的管理和维护（含花木等）， 做到会散、人走、电源关、门上锁。第五章 接待管理接待工作是公司的窗口工作，对于塑造企业良好形象具有十分重 要的意义,各相关部门及人员必须高度重视且规范有序。第十五条 接待管理规定（一）接待物品管理1、公司为各会议室配置各类接待所需的物品，接待所需的茶杯、水 果、鲜花、烟由综合部统一提供，接待其它用品由综合部负责管理。2、接待用品的申请、采购按照办公用品管理制度执行。3、综合部应随

8、时统计和清点接待物品清单，避免物品丢失和损坏， 若造成人为损坏、丢失，由责任人照价赔偿。（二）对外接待范围本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门、经营管理活动 所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等。（三）接待分类1、贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾或政府部 门领导的接待。2、业务接待：指与公司有业务联系的客户的接待。3、普通接待：指一般来客的接待。第十六条 注意事项（一）一项会务接待任务完成后，应对活动的安排、落实情况作一 回顾，肯定成绩，找出差距，不断积累经验。把本次接待过程中的文 字、音像材料，会议纪要等，分类归档，作为会务接待档案保存。（二）接待中涉及重要事务、会议和文电等，需要注意保密，接待