XX矿业投资公司文件资料管理规定

1、文件资料管理规定适用范围文件资料管理内容主要包括：外来文件、资料，公司内部上报、下发的各种文件、资料。文件和资料的签收、发放、存档、借阅均由行政综合部统一管理；文件管理细则文件资料的签收外来文件及资料由行政综合部专人负责签收；公司内部上报、下发的各种文件资料交行政综合部专人签收，接收人须在文件收发记录上签字确认；外来文件资料包括：上级函、电、来文、资料及同级函、电、来文、资料；公司内部上报、下发的各种文件资料包括：各部门以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报公司公布的各项规章制度；公司对上级机关呈报的工作计划、请示报告、处理决定；转发上级文件或根据上级文件

2、精神制定的文件；公布全公司的体制机构变动或干部任免事项；公布全公司的重大生产、技术、经营管理、生活福利等的决定；发布有关奖惩决定和通报；公司合同；其它有关的重大事项；文件签发的有关规定一般性文件由各部门自行拟稿、部门经理核稿签发；董事长（总经理）的会议纪要，由董事长（总经理）秘书负责记录、整理、拟稿，文件形成后由董事长（总经理）核稿签发；属于秘密的文件，拟稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围，并按公司有关保密规定办理；已签发的文件由核稿人登记，并按“财字、行字、要字、矿字”等内容编号后，送行政综合部；文件收发记录必须含有以下内容：接收时间、文件标题（内容）、来源、发放部门；文件收发记录经接收

3、人签字后方才生效；文件资料的发放外来文件资料由行政综合部专人负责签收。签收人应于接件当日按文件要求报送相关部门，不得积压延迟；属急件的，应在接件后及时报送，接收部门须在文件收发记录上签字认可；公司内部文件资料由各部门自行拟稿后交行政综合部，行政综合部按文件确定的报送范围登记发送，接收人须在文件收发记录上签字确认；文件资料的存档文件资料的存档范围：上级部门来文，包括上级对本公司的报告、申请的批复；各部门以公司名义发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作中的各类计划统计、季度、年度报告等；董事长或总经理办公会议、中层干部会议以及各种专业例会记录；反映国家、自

4、治区领导以及当地的政府官员对本公司及矿山视察、讲话、座谈等的照片、音像等摄制品；本公司重要的庆典、生产、经营活动，先进人物事迹的音像制品；在与客商交往过程中，对方赠送的各类物品和礼品；公司合同；其它有关公司经营及权益的文件和资料；存档时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件等收集齐全，保持文件、材料的完整性。属文件资料存档范围内的文件资料，行政综合部应按内容（财字、行字、要字、矿字等）、来源、时间等顺序分门别类地进行整理归档；分门别类归档后的文件资料，行政综合部应分别为每个门类的文件资料编制文件目录，以便快速查找；文件目录必须含有以下内容：文件标题（内容）、接收时间、来源、档案编号、文件组成；文件资料的借阅和归还文件资料的借阅须填写文件借阅记录；文件借阅记录必须含有以下内容：文件标题（内容）、借阅日期、借阅人、借阅原因、归还日期；文件借阅记录经借阅人签字后方才生效；文件资料管理过程所涉及的文件收发记录、文件借阅记录和文件目录见附表文件存档记录序号日期文件名称来源发送部门接收人签字备注文件借阅记录序