哈佛经理信息处理能力30

1、 哈佛管理技能培训教程：第三单元 哈佛经理的能力 第六章 哈佛经理信息处理能力 第六章 哈佛经经理信息息处理能能力 一、信息息收集 信息息收集的的基本原原则 信息或资资料这两两个词因因应用领领域不同同，而有有不同的的定义。综合一一般说法法和英文文解释，信息应应包含下下列内容容： (1)事事实、真真实(FFACTT)：指指还未经经“加工”的事件件所拥有有的原始始面貌。 (2)消消息、通通知(IINFOORMAATIOON)：指由传传达而来来，已经经过某种种程度整整理的事事实。 (3)知知性、智智慧(IINTEELLIIGENNCE)：指由由经验或或理性推推理而创创造的事事实或思思考方法法。 (4

2、)知知识(KKNOWWLEDDGE)：指由由发现及及思考而而产生的的系统化化概念。 (5)报报告(RREPOORT)：指经经过事实实调查后后，所做做出的记记录结果果和结论论。 (6)资资料、记记录(DDATAA)：指指汇集事事实后记记录下来来的所有有文字。 (7)报报道、传传闻(NNEWSS)：指指最新、有新闻闻价值的的事实，和对这这事实的的传达。 收集集动机 在管理者者开始收收集资料料前，要要先回答答以下几几个问题题： (1)你你想得到到哪些具具体资料料? (2)哪哪种资料料一定要要有? (3)哪哪些意想想不到的的地方可可能藏有有目标资资料? 不分主次次、漫无无目的永永远是收收集资料料的人最

3、最易犯的的毛病。就象你你曾经不不知道需需要哪些些信息，却连续续收集一一个月结结果仍似似懂非懂懂一样，总以为为只要坚坚持收集集，就能能分清目目标；事事实上这这种好运运气出现现的机会会微乎其其微。最最后的结结果是，你面对对一堆“都有用用”的资料料，却不不知该用用什么。 系统统整理 收集动机机中的例例子可能能并不适适用于每每位管理理者，不不过如果果仔细推推敲进行行的步骤骤，其实实可以归归纳出五五个原则则： (1)发发现不寻寻常的事事物。不不用心观观察、见见怪不怪怪是许多多人丧失失机会的的原因。以日本本人来说说，在八八十年代代前期，常有许许多情侣侣在传统统咖啡店店里相对对而坐，他们既既不交谈谈，更不不

4、“眉目传传情”，根本本就是漠漠然冷对对。为什什么浓情情蜜意的的人进了了咖啡店店就变样样了?如如果有人人能进一一步了解解，极可可能发现现另一个个消费市市场。 (2)亲亲身体验验。19988年年，日本本推出高高级国产产车SIIMA，每部卖卖价高达达5000万日元元，却离离奇地畅畅销，成成为当年年最热门门车种。许多人人都在思思索其中中的原因因，而各各媒体的的从业人人员却拚拚命地绕绕着车子子的名字字、配件件、性能能打转，起码有有一半的的记者连连车子是是什么样样子都不不知道，就编出出了各式式各样的的理由来来说服读读者。其其实这部部车最大大的优点点是它有有略似女女性身体体轮廓的的“性感曲曲线”，吻合合强调

5、BBodyy Coonciiouss的时代代潮流，证明“女性化化”的机械械产品有有市场。自诩“秀才不不出门，能知天天下事”的你，有时也也该活动动筋骨出出门看看看，免得得被二手手资料所所蒙蔽。 (3)追追溯既往往。任何何事物都都有它的的时间流流程，就就象每个个小孩都都有父母母、祖父父母、曾曾祖父母母一样，没有人人会凭空冒冒出来的的，管理理者要追追究他的的生活背背景、亲亲人，才才能了解解儿童的的行为模模式。其其它事理理亦然。 (4)扩扩大空间间。在狭狭窄的环环境里，许多思思考被挤挤压的结结果，造造成其本本质逐渐渐泯灭，思考的的敏捷性性荡然消消失。与与其在自自己的部部门里苦苦思，倒倒不如看看看别的的

6、部门的的流程?与其困困在本行行业，倒倒不如看看看其它它行业?看看其其它的国国家?闭闭门造车车是会永永远失败败的。 (5)用用图解方方式联想想。当管管理者感感觉思维维混乱时时，最好好拿出纸纸笔来，写下关关键字或或画些图图形，借借有形的的图文思思考，用用自己的的想法来来启发自自己。其其实从现现在个人人电脑的的普及来来看，很很可能将将个人的的原始想想法输入入电脑，等累积积一定程程度时，再利用用电脑的的移动功功能审视视、分类类这些构构想。用用电脑整整理构想想时，不不妨在每每一行的的起头订订一个代代号，英英文字母母、注音音符号都都可以，以方便便检索和和归类。 当然，如如果觉得得使用电电脑不方方便，用用卡

7、片处处理也是是一种方方法，只只是每一一张卡片片只能写写一件事事情，才才不会混混淆。 收集集计划 任何一种种工作都都有开头头和结尾尾，尤其其在专题题式收集集资料的的情况下下，更要要有“截稿”的意识识， 才能有效效率地赶赶上工作作进度。一般地地，收集集资料时时应制定定合理的的计划，不管是是专题式式资料或或长期的的收集，都要有有阶段性性的处理理，大概概分三个个步骤： 1. 设设定“产品”类型 如果是长长期的资资料收集集工作，管理者者要确定定未来资资料建档档的内容容和形式式；如果果是专题题式的资资料收集集，更要要考虑将将来要使使用这些些资料的的方法，即要先先决定最最终“产品”的面貌貌： (1)是是以口

8、头头说明还还是书面面报告报报出结果果? (2)报报告书用用手写就就可以； (3)报报告书必必须打字字处理吗吗? (4)是是否要将将报告书书交付印印刷厂印印成册子子? (5)有有无附加加照片、幻灯片片、录像像带等影影像资料料的必要要? 2. 合合理调配配时间、人才和和经费 最简单的的资料收收集方法法，就是是打电话话向有关关人士请请教，而而到图书书馆带资资料、到到书店买买书则是是可以立立刻行动动的方式式。也有有人投入入大笔财财力和人人力，在在海内外外各地大大量地收收集信息息。要采采用什么么方式，单凭个个人或团团体的需需要和财财力而定定，没有有任何硬硬性的规规定。 3. 进进行“工作过过程管理理”

9、一个单位位如何制制定合适适的时间间表来进进行进度度管理是是让管理理者头痛痛的难题题。根据据工作经经验，设设定期限限是进度度管理的的首要之之务。 (1)要要判断准准备收集集的资料料是否充充足； (2)要要专人负负责，明明确分工工； (3)要要清楚显显示每个个人的工工作进度度，并考考核其是是否已经经完成。把这张张表输入入电脑，然后打打印出来来，利用用各种符符号注明明不同的的工作进进度，有有变化时时，再用用电脑修修正进度度情况。有了这这张一览览表，每每个人的的工作量量就一目目了然，可做为为核算工工资的参参考。 收集集原则 收集资料料时，即即使是个个人的工工作，也也应该有有一套工工作规则则。一旦旦开始

10、收收集，就就会发现现大量繁繁杂的、各式各各样的和和规格不不一的资资料有如如潮水般般地四处处涌现，尤其以以小组形形式进行行工作时时，到手手的资料料更是混混淆不清清。这时时，工作作规则是是能处理理这种混混乱状况况的唯一一工具。 统一格式式是制定定工作规规则的主主要内容容，在分分工越来来越细的的现代工工作中，只有统统一格式式，才能能同时发发挥专业业分工和和综合表表现这两两种优势势。一般般地，统统一格式式可从下下列四个个方面着着手： 1. 统统一内容容规格 根据经验验，内容容规格的的设定最最好能用用文字逐逐条描述述和记录录，空口口说明的的效力是是会逐渐渐消失的的，白纸纸黑字才才能存证证。 2. 统统一

11、用纸纸规格 任何资料料收集工工作到最最后都要要以纸面面处理收收场，不不管处理理资料的的机会再再多、再再进步，没有纸纸面资料料协助，还是很很难进行行处理。在八十十年代办办公自动动化热潮潮刚起的的时候，很多人人都宣告告纸类将将从此在在办公室室消失，自动化化机器将将取代纸纸类成为为办公室室的新宠宠。事实实上，文文字处理理机和个个人电脑脑果然成成为新宠宠。但这这些机器器吞吐的的纸量，却如洪洪水一般般淹没办办公室。 要混合处处理A、B两型型纸规格格是很麻麻烦的，就算放放在同一一尺寸的的档案夹夹或书柜柜里，也也会参差差不齐，所以保保存性的的书面资资料还是是统一用用A型纸纸比较容容易处理理。总之之，开始始工

12、作前前，一定定要先决决定用纸纸尺寸的的统一，最理想想的规格格当然是是A?44，不过过，还是是要根依依工作需需要而定定。无论论如何，统一用用纸规格格一定要要以提高高工作效效率为原原则，不不能反客客为主。 3. 统统一机器器制造资资料的规规格 不管资料料的形式式有多少少种，在在进行收收集时总总要选用用一种媒媒体来记记录。“听人讲讲话”也是一一种方法法，但是是“脑”这种媒媒体的正正确度和和记录长长度不但但有限而而且可疑疑，所以以人们才才发明文文字笔 记的方式式；而最最近几年年打破传传统文字字媒体形形式的工工具是电电子信息息记录媒媒体。最最先成为为电子信信息记录录机的明明星分别别是录音音机、个个人电脑

13、脑、文字字处理机机、录像像机等。虽然各各种不同同功能、机型的的新记录录器陆续续上场，但这些些正在发发展中的的媒体还还无法转转换互用用，在规规格上更更不统一一，所以以在开始始收集资资料时，也要选选择电子子媒体的的规格。此外，因为各各媒体优优劣各异异、各有有长处，所以一一旦决定定了某一一种电子子媒体，就要有有一用到到底的决决心，不不要在中中途任意意转换。譬如说说现在有有人用VVHS尺尺寸的带带子作取取材工具具，也有有人用88cm录录像带记记录资料料，如果果两者混混用，在在整体上上会出现现大的混混乱。 同样地，如果资资料收集集是由工工作小组组共同完完成，那那么大家家使用不不同的电电脑规格格处理信信息

14、、存存入碟片片，以致致最后转转存资料料库时，一定会会发生极极大困难难。所以以收集前前的规格格统一整整理，恐恐怕要多多花一些些时间考考虑和设设计。 4. 收收集到的的资料最最好是原原始文件件 资料和任任何传闻闻、谣言言一样，只要经经过人手手，一定定多少会会变质，产生“以讹传传讹”的效果果。 即使是处处理同一一件事情情的不同同报道，文章中中理应相相同的关关键处也也会出现现差异，这也是是管理者者每天要要看好几几份报纸纸的原因因。因此此，在收收集、引引用文献献和参考考资料时时，一定定要调出出原始文文件，千千万不要要引用“别人的的引用文文”。虽然然这样会会很麻烦烦，但却却是收集集和使用用资料的的重要原原

15、则误用用二手资资料的后后果都相相当的严严重。因因此，在在收集资资料时，一定要要找到最最原始的的来源，即使找找不到原原件，也也要了解解情况，确认事事实。 二、信息息收集要要术 信息息收集的的目的 1.整理理的目的的在于缩缩短“检索时时间” 简单地说说，“整理”是以缩缩短“检索时时间”为宗旨旨，以提提高效率率为目的的。“检索时时间”是什么么意思呢呢?其实实它原来来是电脑脑的专用用名词，指：从从查询、搜索直直到获得得资料的的整个过过程中所所花费的的时间。比如当当你在写写稿时，遇到不不会写的的字时，从离开开书桌拿拿字典、到翻开开字典找找到你要要的词汇汇，其间间所花费费的时间间，便可可用“检索时时间”来

16、称呼呼。如果果仅仅为为了书架架外观的的整洁漂漂亮，而而在整理理时，以以书的大大小来分分类，外外表上看看起来也也许很美美观，可可是当你你想要找找到所需需要的资资料时，却要颇颇费一番番周折。反之，不以大大小为分分类标准准，而以以种类来来编排的的书架，虽然外外表看起起来凹凸凸不平，十分凌凌乱；但但以“检索目目的”的观点点来看，却能发发挥书架架的真正正效用，达到事事半功倍倍的效果果。 2. 信信息整理理要以“个人需需求”为中心心 为“个人人”而作的的信息整整理，不不必考虑虑他人的的立场，只要自自己方便便使用，不管别别人的看看法如何何，这样样就是最最好的整整理方法法。例如如：百科科全书的的封面，原本是是

17、为了美美观和收收藏而设设计的，如果你你把它全全部去掉掉，做为为自己的的枕头，而且将将整套书书放在容容易看见见的地方方，甚至至在书架架上划上上每一本本书的固固定位置置，这是是很好的的做法。当然，在客厅厅的书架架或壁炉炉上放套套百科全全书，是是再好不不过的装装饰品了了。实在在不该这这样地对对待百科科全书，但是，如果站站在百科科全书的的本意上上，你的的作法才才真的是是“物尽其其用”。毕竟竟，需要要百科全全书时，总能以以最短的的时间取取得想要要的资料料。 在信息整整理上，一旦顾顾虑太多多，就无无法发挥挥功效。在整理理时，必必须以“自我需需求”为原则则， 并且以缩缩短检索索时间为为目的，如此才才能设计计

18、出一套套适合自自己的整整理方法法。但是是，费心心所设计计出的整整理方法法，即使使未参杂杂其它的的因素，实行后后，却发发现所需需的检索索时间要要比整理理前更长长。因此此，这一一套整理理方法就就要重新新再研究究了。 3. 开开始收集集信息时时，不要要希望有有“完美品品”的出现现 信息整理理力求简简化是最最好的方方法。剪剪报时，看到认认为需要要的部分分，就立立刻撕下下来，然然后把剪剪报贴在在活页纸纸上，等等累积到到某种程程度后，再考虑虑重新分分类整理理。刚开开始，应应先考虑虑“什么样样的信息息比较适适合自己己?”等因素素，然后后订出收收集的标标准，还还要腾出出宝贵的的时间去去完成它它。可是是，如果果

19、最后发发现离“完美品品”还有一一大段距距离时，就会十十分泄气气。 奉劝各位位管理者者，先经经过一段段时间的的收集，再整理理这些信信息，千千万不要要以为“这是完完美的信信息”。毕竟竟，在信信息整理理中，“完美”是无法法达到的的境界。事实上上，如果果有“为了获获得周详详 的信息整整理而投投入过多多的时间间的人，简直是是傻瓜”的认同同心理，再做信信息整理理时，大大多能得得 心应手，事半功功倍。而而且熟能能生巧，渐渐地地也更能能有效率率地整理理信息了了。不断断地改进进之后， 必能设计计出最佳佳的整理理方法，在不同同情况下下加以应应用，发发挥它的的功效。例如，为了能能高效地地整理繁繁杂业务务，你绞绞尽脑

20、汁汁，设计计出一位位得力助助手“信息息检索秘秘书”，它使使你在工工作时能能迅速获获得你所所需要的的信息。 4. 信信息收集集以“完成目目的”为出发发点 “信息检检索秘书书”是根据据实际需需要设计计的。在在收集各各类信息息时，要要有严谨谨认真的的态度。信息收收集也要要讲求“轻重缓缓急”，没有有完成目目的的意意识，收收集的信信息就不不具有任任何意义义。 5. 信信息收集集的标准准 “宁短毋毋缺”的收集集方法能能使你获获得一大大堆的资资料。但但是，这这是相当当不明智智的方法法。为什什么呢?这种象象脱缰的的野马似似地收集集信息，光整理理就得花花费很长长的时间间，别说说“使用”了。“请 勿不停地地贮存信

21、信息，断断然决定定资料的的取舍，更是一一种智慧慧。”相信很很多经验验丰富的的人都会会强 调这项原原则。取取舍的标标准是一一门大学学问。收收集信息息时，“取舍标标准”是一件件十分困困难的事事，往往往会在收收集信息息时造成成心理阻阻碍。所所以建议议管理者者不要实实行“去舍标标准”，而实实行“采用标标准”。一般般人都有有“获得容容易丢弃弃难”的心理理障碍，实行“采用标标准”，就更更能符合合一般人人的心理理状态。不过，“采用标标准”的重点点，并非非一开始始就使用用，而是是资料收收集到某某一程度度后，再再根据“为何这这样做”而实行行“采用标标准”，这时时资料收收集就具具有实用用性了。 信息收集集和整理理

22、，都以以“自我目目的”为前提提。每隔隔一段时时间，就就得做这这种“目的意意识”的分 类，然后后再以“采用标标准”整理所所需的资资料，如如此绝不不会产生生资料取取舍的困困扰。完完成资料料的 收集，由由于取舍舍标准不不一，不不能及时时利用“采用标标准”，这只只是具有有收集意意识，尚尚称不上上有 效率地整整理资料料。 信息息收集的的特征 信息有如如生物，随时随随地衍生生和扩大大；尤其其对现代代人来说说，信息息的无边边，就如如巨大的的海洋。管理者者每天拿拿到的早早、晚报报，加起起来的字字数那么么多；坐坐在汽车车里看到到的是广广告；公公司里公公文、电电话、商商业资料料如潮水水般流过过双手；休息时时看到听

23、听到的尽尽是书本本、杂志志、电视视节目、广播录录像带厖厖连一本本新的电电脑手册册都是信信息家族族的一员员。这些些数之不不尽的资资料似乎乎足以将将人淹没没，但实实际上，一直认认为与工工作无关关的资料料大都能能可以过过眼即丢丢，想要要在信息息社会里里过健康康生活，除了大大胆取舍舍外实无无他法。 不管是何何等重要要的资料料，如果果仅保持持刚拿到到手的形形式，一一定会因因表现方方式和媒媒体的不不同，而而无法归归纳和应应用。未未经整理理的资料料是无法法提高工工作效率率的。 1. 工工作效率率化 许多人在在初尝资资料整理理术的甜甜头时，不禁喜喜上眉梢梢，而这这种快感感逐渐使使很多人人将资料料 整理视为为嗜

24、好而而乐此不不疲。当当然人人人有不同同的嗜好好，但是是不能错错将嗜好好当工作作，否则则很容易易又回到到浪费精精力和无无意义的的原点上上。 有很多人人无限制制地剪报报、贴报报、建档档，这完完全是嗜嗜好。对对工作来来说，资资料整理理只要能能够做到到需要时时就能找找到必要要的资料料就行。也许你你觉得，如果费费时费钱钱去剪存存一些不不必要的的报纸，还不如如去做些些对自己己生活更更有建设设性的事事。资料料整理并并不是信信息工作作的目的的。它是是整理各各种不同同规格的的第一手手资料，然后加加以运用用在工作作上，以以发挥整整体的功功能；资资料整理理的最终终目的是是“工作”，而不不是“整理”。所以以管理者者一

25、定要要在收集集来的资资料中，找出一一些法则则，以此此为武器器，或创创造畅销销产品，或找到到更有利利的商机机。创造造利益绝绝对是信信息工作作的最终终目的。 2. 整整理和保保管 资料整理理可分为为“整理”和“保管”两部分分。“资料整整理”是通过过归档、剪报和和索引等等方法，来从事事“整理保保管技术术”。不过过这种整整理保管管技术大大都是善善后的工工作。通通过处理理，使以以后有必必要时能能迅速方方便地获获得必要要资料。这个技技术虽然然重要，但更重重要的却却是如何何将汇集集到的资资料加以以活用。市面上上有很多多关于“资料整整理”的书籍籍，但却却过分强强调整理理保管的的技术，容易失失之偏颇颇。因此此，

26、兼顾顾活用资资料和取取用时迅迅速便利利的资料料整理术术，可以以说是资资料整理理和保管管工作的的两大动动力。 信息息整理的的技术 在追求信信息整理理技术完完善的过过程中，管理者者脑中常常会留下下不愉快快的感觉觉，这会会影响工工作的进进度。这这些感觉觉包括被被丢掉的的资料是是不是真真的不需需要?明明明记得得一些有有用的资资料，但但临到用用时却记记不起来来、说不不出口。它它容易使使思考混混乱、使使工作出出错，以以致浪费费时间，更严重重的是增增加工作作的成本本。因此此，理想想的资料料整理方方法，能能让人保保持平静静、愉快快的心情情，并有有效率地地进行工工作，即即要符合合“资料生生理”。 1. 资资料生

27、理理学 任何人在在工作时时，大脑脑都在运运转，大大脑工作作的状况况就是它它的生理理状况；资料整整理的目目的就在在维持大大脑清晰晰和明朗朗。为了了整理大大脑的思思考，必必须找出出资料生生理的规规律。可可是，人人类的思思绪总是是随机而而片断的的，并没没有系统统化的管管理，尤尤其是在在令人意意外的时时刻经常常产生新新构想，紧接着着又忘记记。这些些新构想想未必马马上可用用，但如如果能使使用一套套方法加加以利用用，很可可能整理理出一套套完整的的计划。 要把这些些杂乱无无章、毫毫无次序序的想法法转变成成有意义义、有条条理、有有层次的的思想体体系，最最重要的的工具是是语言，而表现现的最主主要手段段则是文文字

28、篇章章。所以以，资料料工作也也可以说说是用“语言”道具来来处理问问题的工工作。不不论是文文件、书书籍或报报纸，全全都是语语言的信信息源。用系统统化的方方法整理理资料，设法转转化成社社会通用用的法则则，这就就是“资料工工作”。而资资料整理理法则须须根据大大脑的思思考方式式来设计计，即创创造整理理的资料料生理系系统。这这是效率率化工作作的成功功的匙钥钥。人都都有惰性性，都不不愿意处处理麻烦烦的事。因此，在设计计资料整整理法时时，一定定要考虑虑这种特特点。 2. 实实现低成成本高效效率 “低成本本”和“高效率率”是管理理者随时时要牢记记的两个个基本概概念。商商业行为为的基础础就是以以最小投投资创造造

29、最大的的利益，信息工工作亦然然。以整整理文件件为例，一般市市面上卖卖的纸制制档案夹夹约100元，如如果有5500项项资料，要花5500元元，有220000项就要要花20000元元，再加加上存放放档案的的柜子， 仅是这些些硬件就就要大约约几千元元，对私私人资料料整理来来说很浪浪费，而而收效如如何却仍仍不得而而知；有有很多人人放弃整整理资料料就是因因为这个个因素。 至于效率率，除了了检索和和取用资资料要快快外，整整理、保保存资料料的速度度更要考考虑。使使用从市市面上购购的档案案夹时，还得把把文件用用打洞机机打洞，再贴上上一份目目录，填填上资料料的内容容。此外外还得把把不同规规格的资资料做统统一处理

30、理，每一一道手续续都繁琐琐而费时时，每次次整理资资料时的的不快，真让人人觉得在在浪费人人生。一一次又一一次这样样的费事事耗时后后，许多多人都无无法持久久地整理理资料，因此，一定得得找出低低成本而而又不浪浪费时间间的资料料整理保保管系统统。 3. 统统一规格格的意义义 圣经上说说：“为了不不让人互互相沟通通，共同同建造这这座高塔塔，免得得减损神神的权威威，神让让所有的的人开始始说不同同的语言言，不再再互通声声息，且且争吵起起来”。这这个有名名的巴别别塔的故故事，说说明了在在现代社社会中，如果信信息规格格不统一一，人们们就容易易犯错且且无法沟沟通。这这种愚蠢蠢的例子子到处都都有，以以录放影影机和V

31、VHS系系统来说说，一直直到最近近才有统统一成VVHS的的趋势，显然BBETAA系统已已经落伍伍，但在在市面上上还可以以买到BBETAA系统的的产品。这种厂厂商缺乏乏相容性性，几乎乎就等于于现代的的“巴别塔塔”。不过过VHSS的音质质的确没没有BEETA的的好，日日本电视视公司就就爱用BBETAA带，但但是： 信息规格格的统一一与否，并不在在于比较较各种规规格的好好坏，而而是重视视规格间间的互换换性；缺缺乏互换换性的规规格，会会阻碍多多数人自自由地使使用信息息。 在个人电电脑的键键盘设计计上也出出现同样样的问题题。现在在最普及及的JIIS键盘盘并不符符合生理理学，因因此有人人发明出出频繁动动用

32、拇指指的键盘盘。而一一旦熟悉悉了这种种设计，使用人人几乎就就不会使使用国际际通用的的电脑或或打字机机了。这这就好象象不管英英文是不不是最优优秀的语语言，只只要它一一天是国国际语言言，学习习英语就就是现代代商业人人的基本本要求。选用电电脑键盘盘也一样样，不管管性能好好坏，都都得使用用大多数数人通用用且兼容容的机种种。 选用大多多数人使使用的规规格，是是资料整整理的基基本条件件。整理理工作的的第一步步是统一一规格，不同尺尺寸的纸纸张、文文件是很很难处理理的；至至少自己己公司和和部门使使用的电电脑、文文字处理理机，应应该统一一文件和和报告的的格式、尺寸。规格统统一是信信息工作作最重要要的原则则，但实

33、实际收集集来的资资料却不不免有大大小、长长短、方方圆不一一，因此此必须事事先统一一规格。 三、信息息收集技技巧 人事事资料收收集技巧巧 要从“人人”身上取取得信息息，最有有效的方方法是面面对面沟沟通；通通过这个个方式，可以接接触和证证实沟通通对象的的所言所所行，这这个“人”就成为为获得信信息的最最有利来来源。 要与人面面对面沟沟通须注注意五个个基本技技巧： 1. 决决定会面面对象 找到合适适的咨询询人选，其实并并不容易易。不管管是纯粹粹访问还还是想请请对方配配合，都都要预先先做准备备，把有有关资料料备齐，制定自自己的拜拜访目的的，并写写下若干干要点提提醒自己己。然后后再分析析搜集来来的名单单，

34、找到到合适人人选。这这个准备备工作关关系到以以后面对对面沟通通的成败败，不可可轻视。 2. 订订约 订约是面面对面沟沟通方式式中最大大的一个个难关。就对方方而言，这是一一个他可可以不做做的工作作、可以以不见的的约会。无端打打电话与与人订约约，成功功的机会会并不大大，尤其其对一个个素不相相识的人人，想要要在几分分钟内把把自己复复杂的动动机解释释清楚，实在很很困难。许多担担任营销销业务工工作的人人，一定定都有这这种体验验。冒味味打电话话联络不不相识的的人，有有时会给给对方无无礼的感感觉，有有时不妨妨考虑先先以信函函告知。 3. 准准备工作作 在会面之之前，要要先把沟沟通对象象的背景景和专业业调查清

35、清楚，要要收集有有关的资资料；如如果对方方曾有著著作出版版，要大大略浏览览，假如如对方的的著作很很多，就就要记得得翻阅第第一本和和最近出出版的那那本书刊刊。 4. 拟拟好问题题备忘录录 因为沟通通时间不不能太长长，所以以要有在在最短时时间内完完成会面面的打算算。出发发之前，记住在在笔记本本的第一一页上，写下最最急于解解答的基基本问题题，做为为备忘录录。 5.实际际的会面面沟通 假如会面面的时间间是一个个小时，在前330分钟钟之内，一定要要问完所所有准备备好的问问题，并并且把要要点记在在笔记本本上。当当然在谈谈话过程程中，如如果对方方允许，也可以以使用录录音机，但是一一定要记记笔记。 杂志志资料

36、收收集技巧巧 1. 收收集资料料的程序序 对资料工工作者来来说，在在媒体报报道各事事件时，事件本本身已经经变成过过去式了了；知道道这些过过去的细细节没有有任何用用处，重重要的是是工作者者要能从从这些纪纪事当中中，培养养出能发发现更新新事物的的敏锐感感和判断断力。 杂志文章章的确有有宣传时时代趋势势的功能能，许多多报纸或或公车广广告的大大标题也也隐含有有这类信信息，尤尤其是针针对年轻轻人、主主妇或职职业女性性的广告告更不能能忽略，时代的的新动向向总是奇奇妙地显显现在这这些人身身上。阅阅读杂志志时，碰碰到自己己喜欢的的文章，就要把把出处和和标题记记下来，以后要要使用时时再找出出来。除除了专业业人士

37、外外，一般般人要买买学术性性的杂志志，恐怕怕都要付付出一些些资金和和时间成成本；最最好先读读自己喜喜欢的杂杂志，其其它特别别专业的的资料则则要等用用时再彻彻底地寻寻找。应应付杂志志信息膨膨胀最好好的办法法就是赶赶快读，许多人人总是买买了一堆堆杂志放放在书桌桌上，一一天、两两天没读读，到了了最后只只有丢弃弃；所以以阅读杂杂志应抱抱着“现在不不读，以以后没机机会”的态度度，挤出出时间来来处理，不要眼眼睁睁地地看着新新杂志不不断进门门，读书书压力不不断增大大。 2. 杂杂志资料料的取舍舍方法 杂志资料料的取舍舍和报纸纸的方法法有些相相通，基基本原则则都是少少取不必必要的，并大胆胆舍去。否则收收集了一

38、一堆无法法整理的的资料，发挥不不了辅助助工作的的作用。每一个个主题所所能对应应到的资资料已经经满满当当当，有有关的每每篇文章章未必都都得保存存，一定定要遵守守这个原原则：在在必要时时，才彻彻底寻找找非要不不可的资资料。 收集资料料时，只只选择和和主题、资料题题目有关关的文章章。这样样收集的的资料才才真正有有使用价价值；以以自己的的兴趣、专业和和经验来来收集资资料，才才不致过过分空泛泛。坚持持这种取取舍原则则，专攻攻自己的的专业，一定能能找到无无数资料料。从杂杂志上撕撕下来的的资料，要立刻刻用钉书书机钉好好，记下下杂志名名称和出出版日期期等，最最后再放放进袋状状资料袋袋里。如如此积存存一段时时间

39、后，每个资资料袋都都如一本本书，在在等人、等车时时，不妨妨取出资资料审查查一遍，再一次次决定这这些文章章是否有有保存的的必要。 3. 收收集学术术性杂志志资料 除了报纸纸、杂志志外，还还有不少少资料源源可利用用，象证证券交易易所、私私人收藏藏文库等等都是可可以使用用的资料料源。至至于学术术方面的的最新信信息，则则要从学学术杂志志上着手手；尤其其是最先先进的科科学技术术，各国国研究者者都争分分夺秒竞竞相争取取，有些些人会想想尽方法法争取同同一主题题的研究究优先权权，因为为这不仅仅和科学学家个人人名誉有有关，而而且与现现代科学学和工业业技术密密切相关关，获取取优先权权才能取取得发明明权，也也才能得

40、得到财富富。目前前科学家家争取优优先权，都以在在权威性性学术杂杂志发表表论文的的时间为为准；查查最新科科技信息息是唯一一的方法法。这类类杂志中中具有代代表性者者有：“Natturee”、“Sciiencce”、“Prooceeedinngs of Nattionnal Acaademmy SScieencee”等。订订阅这类类杂志，要和代代理书商商联络，平时很很难买到到，不然然就得到到政府大大型图书书馆或特特定的研研究机构构图书馆馆去寻找找。 书籍籍资料收收集技巧巧 1. 先先找到购购买书籍籍的方法法 一般地，购买书书籍的方方法有八八点： (1)选选择特定定书店。在众多多书店中中，选定定几家较

41、较符合自自己需要要者，然然后定期期去“巡店”。要花花点时间间去熟悉悉书店书书架的摆摆设方式式，以后后找书时时会方便便许多。 (2)选选择专业业书店。有些书书店虽然然小，但但会营销销特别的的书种，书目甚甚至比大大型书店店还齐全全。如能能找到和和自己的的研究主主题相应应的书店店，则会会创造出出许多利利益。 (3)利利用电话话确认。从广告告或其它它渠道发发现自己己需要的的书籍时时，最好好先利用用电话向向书店询询问，免免得徒劳劳而返。 (4)向向出版社社查询。以订书书来说，一、两两星期后后收到书书是常事事，一个个月后拿拿到也屡屡见不鲜鲜。如果果碰上迫迫切需要要书的情情况，真真会教人人心急如如焚；如如果

42、情况况特别紧紧急时，不妨直直接打电电话和出出版社联联系，了了解市场场的情况况后，再再亲自到到书店去去买。 (5)邮邮购。如如果在书书店没法法子找到到自己所所需的书书，可以以直接向向出版社社购买；不妨事事先约定定将快递递或限时时专送的的邮费一一并寄入入，这样样短期之之内即可可拿到书书。一般般来说，这样成成功的比比例大约约是700%，订订书时一一定要向向对方传传达自己己迫切需需要的意意图，这这样出版版社才会会感到时时间的压压力，快快速地为为你处理理。 (6)直直接购入入。如果果连邮购购时间都都想省下下来的话话，只要要确定出出版社有有书，可可以自己己跑一趟趟去买。对住在在都市内内的人来来说，这这反而

43、最最节省时时间。 (7)查查图书目目录。每每年国内内都会发发行一本本图书年年表，将将前一年年全国所所有出版版书籍的的书名、作者、出版社社、时间间等记录录下来，找书时时不妨多多利用这这种工具具。许多多书店也也会准备备这些书书籍供一一般读者者参考。 (8)也也可向出出版社查查询旧版版书。在在图书馆馆找资料料时，常常会找到到二、三三十年前前的极有有价值的的旧书资资料，想想买这种种书似乎乎只能去去旧书摊摊找找看看，能否否找得到到还是个个未知数数。其实实除此外外，还可可以试着着问出版版社是否否有库存存，如果果幸运找找到，常常能用很很低的代代价买到到这种来来之不易易的参考考书，而而这些书书如在旧旧书摊，很

44、可能能是身价价不菲的的。 2. 选选择利用用地区图图书馆 公共图书书馆可以以帮助收收集资料料，并且且大大地地发挥作作用。在在第一线线的工商商界人士士虽然利利用图书书馆的机机会很少少，但如如果图书书馆仅限限于借阅阅畅销小小说或当当期杂志志的话，实在很很可惜。现在公公共图书书馆的阅阅览室，几乎已已经变成成“不读书书的看书书学生”的专用用空间，这些学学生拿这这个公共共空间写写作业、背教科科书，实实在很浪浪费，不不论如何何，图书书馆还是是以服务务读者为为宗旨。 要找出一一家收藏藏丰富、使用方方便的图图书馆并并不是一一件容易易的事，真正有有用的图图书馆并并不多。如何选选择图书书馆呢?应着重重考虑七七个条

45、件件： (1)历历史悠久久。图书书馆设立立的时间间愈久，收藏古古版书、绝版书书的可能能性愈大大，尤其其连出版版社都已已经没有有库存的的书，很很可能老老图书馆馆都有。 (2)藏藏书丰富富。一个个图书馆馆的藏书书量如果果没有77122万册的的话，可可利用率率会很低低。信 息工作，就是要要在许多多好资料料中找到到自己的的目标信信息。如如果原资资料量不不够，就就谈不上上筛选了了。 (3)封封架书表表示贵重重图书很很多。图图书馆特特别封架架处理的的一定是是贵重图图书，这这是市面面上找不不到的。 (4)拥拥有良好好环境的的参考室室。参考考室中存存放的大大多是统统计、年年鉴、缩缩版、人人名录、年报、地图等等

46、书籍、资料，这些是是个人难难以负担担或买回回收藏的的书，所所以好的的图书馆馆一定要要有好的的参考环环境，尤尤其要有有称职的的图书管管理员提提供咨询询。 (5)聘聘用优良良的图书书管理员员。一个个好的管管理员，其实就就是找书书专家，他总是是用正经经、重视视的态度度来看待待读者不不经意、不明确确提到的的问题。一个好好的管理理员就象象一座图图书馆，他不但但拥有丰丰富的书书籍知识识，而且且一定要要有绝佳佳的耐性性。 (6)能能让读者者大量借借书的图图书馆。一个好好的图书书馆，起起码一次次能让读读者借五五本书。 (7)开开馆时间间。理想想的开馆馆时间至至少要到到晚上八八时以后后，而且且假日一一定要开开放

47、，这这对上班班族或个个人来说说，都是是福音。 大学附设设的图书书馆也是是一个重重要的信信息源。有些图图书馆只只对校友友、在校校生开放放，有些些则会对对社区开开放；会会利用大大学图书书馆的人人，大多多都是精精于资料料收集的的人。如如果要收收集特定定行业的的资料，不妨向向社会团团体的图图书馆和和资料中中心寻找找；有些些企业甚甚至有自自己的小小图书馆馆，也是是一个方方便的资资料来源源。专门门的博物物馆也具具有图书书馆的功功能，博博物馆的的工作人人员和图图书管理理员一样样，都有有释疑的的能力，是不可可忽视的的信息源源。 3. 有有效利用用图书馆馆的方法法 为了在最最短时间间里从图图书馆取取得最多多的信

48、息息，管理理者应在在行前做做好准备备工作。现在一一般图书书馆都使使用很传传统的分分类法，并不能能全部囊囊括增加加的新领领域的书书种，许许多人在在图书馆馆里找不不到书，有时候候不是个个人的错错，而是是图书馆馆分类的的问题。 一般图书书馆的书书卡形式式大约是是： (1)依依图书分分类； (2)作作者名(笔划序序)； (3)书书名(笔笔划序)。 4. 收收集资料料的注意意事项 在图书馆馆里找资资料，大大多数能能让读者者复印，不过要要大量复复印，尤尤其是碰碰到很难难在市面面上买到到的书时时，总要要花上一一大段等等待和复复印的时时间。图图书馆通通常会把把复印机机固定在在某个规规格以便便统一收收费；如如果

49、复印印规格和和收集资资料的规规格不同同，会增增加整理理上的难难度；如如果需要要大量复复印时，不妨把把书借出出来自己己动手复复印后再再还书，可以省省掉一些些麻烦。同时要要注意自自己的复复印尺寸寸，比规规定尺寸寸小还好好整理，要是尺尺寸太大大，就得得折叠，以后翻翻阅起来来很不方方便。 四、信息息整理技技巧 袋式挡案案整理技技巧 资料整理理系统一一定要简简单到连连最怕麻麻烦的人人都能持持续使用用，不能能耗费时时间、手手续繁琐琐。 许许多人都都很可能能有这样样的经验验，书桌桌上资料料堆积如如山，抽抽屉里则则沉甸甸甸，自己己要的文文件却怎怎么也找找不到，经过一一段时间间，资料料越集越越多，许许多人越越不

50、愿去去处理，就这样样抱着资资料日复复一日；即使好好不容易易买了档档案柜，杂乱无无章的文文件也跟跟垃圾一一样，不不好存放放。 大约在220年前前，王先生尚尚未整理理的资料料中，单单单文件件、文稿稿一项，就叠成成了一座座高600 公分、长长2公尺尺、宽440公分分的“纸山”。这座座“山”有他的的采访笔笔记、有有关资料料、收据据、纳税税证明、小手册册等，没没有一样样是能丢丢的。结结果他每每次找资资料都会会造成一一次“山崩”，每崩崩一次山山，崩就就更痛苦苦一次。日复一一日，终终于有一一天，王王先生下下定决心心，心想想一定有有办法来来有效处处理这些些资料。 他首先要要思考的的是制订订出整理理“纸山”的规

51、则则；即在在什么条条件下，可以轻轻松处理理资料。这些条条件主要要有五项项： (1)能能存放资资料的空空间不大大。必须须达到“使用最最小空间间”的目的的； (2)低低成本地地完成整整理系统统，最好好不要超超过10000元元，以免免影响自自己的“私房钱钱”； (3)这这个系统统要能立立刻将各各类资料料的尺寸寸统一； (4)这这个系统统要能让让自己快快速找到到需要的的资料； (5)这这个系统统能容纳纳以后再再设的档档案，是是开放的的，不能能封闭。 脑海里想想着这五五个条件件，眼望望着纸堆堆，他心心想，如如果用公公文信封封袋装起起来，按按类排列列，只要要把资料料丢进去去就行，这不是是最简单单的办法法吗

52、?“袋式档档案系统统”就这样样诞生了了。其实实这种办办法的思思考方式式和其它它建档方方法并没没有太大大差异，只是不不需要花花很多钱钱买很多多档案夹夹，可以以低成本本地完成成建档；同时任任何资料料都可“原始”地丢进进纸袋即即可，不不需要加加贴任何何多余纸纸张。而而纸袋则则可使用用目前最最普遍的的“角型22号”袋，这这种纸袋袋到处都都能买到到，连AA4型的的资料都都放得进进去。这这是一种种复杂而而吃力的的处理方方法，方方便、省省时又不不浪费财财力。 袋式档案案最基本本的使用用方法是是先把信信封袋反反面部分分的封口口切去两两公分，然后在在封袋正正面左方方写上目目录，再再把资料料放进袋袋中即可可。虽然

53、然方法简简易，但但袋式系系统有与与其它系系统不能能相比的的优点。 文件件资料整整理技巧巧 1. 当当机立断断的勇气气 各式各样样的文件件资料、电话留留言、企企划表、进度书书、复印印本、备备忘录等等，正一一步步淹淹没管理理者的工工作环境境。在信信息泛滥滥的时代代，任何何文件都都要经过过两种选选择： (1)是是否有保保存整理理的必要要； (2)是是否应该该舍弃。考虑这这两点后后，就要要马上决决定处理理。 取舍的时时效非常常重要，很多人人都觉得得无所谓谓，可以以待会儿儿再做，但一旦旦有了下下次、明明天、月月底的念念头后，人就不不会处理理它了；永远不不要存着着“暂时保保留”的想法法，现在在不处理理，以

54、后后每过一一天，处处理的功功夫就得得增加一一倍。 2. “边读边边丢”法 “无法处处理”有时候候就等于于“不知如如何处理理”，心中中毫无取取舍的标标准。整整理者应应该掌握握一项基基本原则则： 将来能再再度取得得的资料料，当下下就要丢丢掉。 对商界人人士来说说，报纸纸、杂志志上已经经公开的的一般资资料，使使用率并并不高，反而是是一些不不成文章章的数字字、描述述才是真真正有用用的信息息。现在在电脑和和电话传传真的通通讯功能能愈来愈愈普及，一通电电话或电电脑连线线就能得得到的资资料就可可以丢弃弃。或者者退一步步想，只只要把非非常必要要的资料料剪存下下来，其其它的叙叙述不看看也行。报纸和和杂志是是很占

55、空空间的，最好是是一边读读就一边边撕、剪剪、割，读完了了，该留留的已经经处理完完，其它它就送进进垃圾筒筒了事。 拿到资料料时，就就应鼓起起割舍的的勇气，做到眼眼、脑、手并用用。唯有有如此，才不会会在“垃圾”中工作作。 3. 舍舍弃多余余的复印印资料 复印机愈愈来愈普普及，功功能愈多多样化，其后果果之一就就是“垃圾资资料”愈多。人们常常说的“信息洪洪流”并不是是多样信信息满溢溢，而是是同样信信息重复复出现。这种“重复信信息”的盛况况因为复复印机的的普及而而更上一一层楼。 不得不复复印时，尽量利利用缩小小功能或或双面复复印，以以尽量节节省资源源。 4. 注注明出处处 任何要保保存的资资料，在在放进

56、资资料袋前前，都必必须注明明出处。注明出出处就是是要在资资料上标标示：何何人、何何时、何何处。除除了性能能优异的的电脑或或智慧型型文字处处理机附附有记忆忆出处的的功能外外，一般般还是要要靠手写写来记录录资料来来源，尤尤其在复复印书籍籍的部分分资料时时，这道道手续更更不可缺缺少。在在复印部部分书籍籍时，一一定要将将封面及及版权页页复印下下来；报报纸、杂杂志资料料则一定定要标明明报纸、杂志名名、日期期、作者者或发行行单位。其它的的商业文文件在保保存前至至少要记记下日期期，日后后只要翻翻看日志志就可以以查出与与会人。 5复印印文件的的原始名名称 一般来说说，许多多公司的的便条纸纸都印有有自己公公司的

57、名名称或标标识，复复印资料料时也可可把原始始拥有者者的名字字复印出出来。可可以利用用电脑或或文字处处理机打打出一条条1公分分宽的名名条，用用透明胶胶带贴在在复印机机的上方方或下方方，这样样任何复复印出来来的文件件都会印印上名条条，文件件就自动动有了身身份证明明。现在在利用电电脑或文文字处理理机来写写书信、文件的的人愈来来愈多，反而缺缺少特色色，不妨妨利用复复印，印印上自己己的名条条。 6. 制制作规格格化的表表格 使用规格格化的表表格，会会让资料料处理工工作进行行得更顺顺利。在在办公室室里常会会用旅费费申报表表、工资资明细表表、估价价表等固固定表格格，但在在个人方方面上却却几乎没没有类似似的表

58、格格。一般般的文具具供应商商或印刷刷厂很难难个别为为不同的的个人设设计并供供应种种种不同的的表格；而一般般个人想想要求印印刷厂承承制极少少量却多多样的表表格时，也必须须付出极极高的代代价。事事实上如如果能灵灵活运用用文字处处理机或或复印机机，同样样可以为为自己设设计专用用表格。 7 “文件资资料的整整理”注意事事项? 文件资料料的整理理有七个个注意事事项： (1)信信息化的的社会几几乎等同同于“文件社社会”，因此此跨入商商业社会会的第一一步就是是要善于于运用文文件资料料； (2)文文件资料料无时无无刻都处处于重复复、泛滥滥的境地地，为了了不让无无价值的的资料阻阻碍工作作效率，当取得得资料时时，

59、要立立刻判断断、决定定取舍； (3)统统一规格格是资料料整理的的基础，任何资资料规格格都要遵遵守既定定的格式式，并持持续使用用，不得得变更； (4)要要统一不不同规格格的资料料时，可可借重复复印机，但要节节省纸资资源； (5)在在任何文文件资料料上，都都要注明明出处，以便日日后引用用时，能能追究资资料的来来源、背背景； (6)不不妨将同同样主题题的有关关资料编编定成册册，并加加以编号号，用于于检索； (7)复复印机是是个人工工作上最最重要的的辅助工工具，能能负担很很大的工工作量，但要慎慎防滥用用。 电子子资料整整理技巧巧 文字处理理机、录录音机、录像机机、电脑脑等媒介介储存的的电子资资料，与与

60、过去的的纸资料料相比，各有优优缺点。 1. 电电子资料料的特征征 电子资料料的优点点包括四四项： (1)小小型记录录媒体却却能收集集大量资资料； (2)易易于资料料的加工工与重复复利用； (3)能能迅速而而简单地地查询、分类、整理资资料内容容； (4)使使用电话话即能快快捷传递递资料。 不过，电电子资料料也有逊逊于纸资资料的多多项缺点点，包括括五点： (1)资资料的输输入及处处理，必必须通过过专用机机器和熟熟练的操操作技巧巧，否则则无法阅阅读； (2)无无法从外外表查知知资料内内容； (3)资资料的互互换性比比一般文文件低； (4)保保存性不不稳定，易有瞬瞬间损失失大量资资料的危危险； (5)