项目收发文的管(修改稿1)

1、PAGE PAGE 18项目 部资料管理 办 法目录项目部资资料管理理制度第2页项目部资资料员岗岗位责任任制第3页项目部资资料收发发管理细细则第45页项目部结结算资料料管理细细则第第6页项目部签签证单管管理细则则第7页施工图（设计变变更）管管理细则则第810页项目部资资料归档档管理细细则第1113页项目部资资料保密密细则第14页签证单流流程示意意图第第 15 页施工图（设计变变更）流流程图第116页附件清单单汇总第17页项目部资资料管理理制度第一条 为加加强项目目部资料管理理的规范化化，使公公司开发发的项目目得以正正常运作作发展，确保项项目资料料的完整整性、正正确性、系统性性以及保保密性，特制

2、定定本制度度。本制度所所称的项项目资料料是指与与项目建建设、竣竣工、归归档有关关的资料料和电子子文本，包括往往来函件件、合同同协议、会议纪纪要、工工程联系系单、签签证单、结算资资料、施施工图纸纸及设计计变更等等。公司指定定专人负负责项目目部的资料料管理工工作（即即项目部部资料员员），项项目负责责人负责责资料审审批、指指导及监监督管理理工作。项目部所所有往来来资料一一律由资资料员签签收（发发），资资料员请请假或外外勤时，须由项项目负责责人指定定代管人人员。资资料员工工作调动动时，须须办理移移交手续续。项目资料料的编辑辑制作必必须符合合有关规规范及公公司文件件编辑有有关要求求，要求求做到“格式规规

3、范、表表达清晰晰、目的的明确、内容简简洁”。项目资料料的签收收及发放放程序符符合公司司有关制制度要求求，同时时按要求做做好签收收（发）登记记记录。项目资料料需加盖盖项目公公章的，必须经经项目负负责人签签字认可可。项目资料料分类、分盒存存放，并并定期清清点，防防止丢失失。同时时，建立立盒内资资料目录录清单及及电子版版清单，要求电电子版目目录与盒盒内资料料目录一一致，便便于项目目资料的的检索和和查阅。项目资料料中属于于证照类类文件、政府来来文的，必须将将原件存存放公司司办公室室，属项项目报建建类资料料的，在在项目报报建完成成后将原原件转存存公司办办公室。项目资料料原则上上只供本本单位查查阅使用用，

4、外单单位因工工作需要要查阅利利用，须须经项目目负责人人同意。项目资料料要求存存放于铁铁皮文件件柜中保保管，做做好防火火、防盗盗、防虫虫等防范范工作，确保档档案的完完整与安安全。项目竣工工验收后后，项目目资料除除移交建建设工程程质量监监督站、建设工工程档案案馆及项项目所属属物业公公司办理理有关手手续外，剩余资资料均要要求按归归档要求求装订后后移交公公司档案案室保存存。本制度自自下发之之日起实实施。项目部资资料员岗岗位责任任制项目资料料员须熟熟悉项目目前期报报建、竣竣工验收收、备案案归档、规划验验收的有有关程序序、规范范要求、实施文文件及配配套用表表，熟悉悉公司制制定的项项目部资料管管理相关关制度

5、。资料员专专职负责责项目资资料的编编辑、签签收发放放、呈递递、登记记、整理理、编目目、保管管、复制制、移交交、归档档等工作作，保证证资料的的完整、准确清清晰、统统一。负责编制制项目资资料的电电子版检检索目录录，为项项目资料料的数字字化处理理创造条条件。负责协助助公司办办理项目目报建工工作，同同时，在在公司相相关部门门的配合合下，负负责办理理项目竣竣工验收收、备案案归档、规划验验收等。加强项目目资料保保管工作作，严守项项目资料料机密，防止项项目资料料丢失及及失、泄泄密认真完成成领导交交办的其其它任务务7、 工作调调动时，应及时时做好项项目资料料的交接接手续。项目部资资料收发发管理细细则项目发文文

6、的规范范要求及及程序格式统一一，凡对对外发文文，均须须套用标准准格式（详见附附件1），并按年年度编排排发文序序号。发文内容容简洁、目的明明确、表表达清晰晰，无错错别字，符合有有关法规规要求，标题须须对发文文内容进进行简明明扼要的的概括。资料员对对发文稿稿件进行行电脑录入时时，须按按公司发文文规范要要求进行行整理编编排校对对，并填写文件编编辑目录录（详详见附件件2），形成成电子版版文件目目录。发文打印印完成，填写公公司统一一印制的的发文文单（详见见附件33），经拟拟稿人和和项目领领导汇签签，校对对无误，加盖部部门公章章当日发文文，同时时须做好好发文签签收记录录。如发文需需以公司司名义，须将电电子

7、文本本经部门门领导审审阅后经经网络传传给公司司有关领领导审批批，同时时将填写写好的发文单单上传传。该文文件的审审批通过过及发放放，资料员员要及时时跟进落落实。简易流程程图：拟拟稿电脑录录入编排校校对汇签发文对外发文文签收记记录可参参照附件件4。项目收文文的要求求及程序序（一）、函件的的处理及程序1、收到到外单位位函件后后，资料料员填写写收文文处理单单（详详见附件件5），第第一时间间内递交交给项目目经理批批示，如如需请示示公司的的，可先先传真，再将原原件送达达公司。2、按项项目经理理指示，安排传传阅办理理，全程程跟进落落实。3、外单单位来函函的签收收记录具具体表格格可参考考附件66。（二）、工程

8、联联系单的的处理及及程序1、格式式统一，要求一一式五份，资资料员签签收时，须检查查联系单单的编号号是否重重复、监监理单位位是否有有答复意意见、各各有关单单位项目目公章是是否齐全全等。具具体表格格见附件件7。2、资料料员签收收工程联联系单后后，第一一时间内内递交部部门经理理审阅，再按要要求转交交所辖范范围的主主管工程程师答复复，经项项目经理理对答复复意见批批示后加加盖部门门公章，项目部部留存一一份，其其余四份份当日返返还施工工队。3、如工工程联系系单的内内容涉及及设计变更更、工程程量的产产生时，项目经理理签署意意见并加加盖部门门公章后后，即日日送达公公司综合合技术部部。如紧急急的，可可先传真真。

9、原则则上不允允许施工工单位将将工程联联系单送送设计单单位要求求答复。4、综合合技术部部如有收收到项目目部送达达的工程程联系单单，填写写“工程联联系单/设计变变更审批批表”（附件件17），根据据内容与与设计单单位洽商商回复意意见，待待设计单单位答复复及领导导审批通通过后，综合技技术部留留存一份份，预算算部留存存一份，其余三份份即日返返还资料料员，此类工工程联系系单项目目部留存存一份，剩余二二份返还还施工队队。4、工程程联系单单的签收收记录具具体表格格可参考考附件88。（二）、电子文文档的来来文处理理程序1、资料料员每日日上班均均要打开开部门/公司邮邮箱查看看是否有有新的电电子文件件，第一一时间告

10、告知领导导，须做好收收文记录录，不得得自行删删除、复复制。2、各有有关单位位的电子子文档接接收时候候须做好好收文记记录。（三）、申请进进度款的的来文处处理程序序及要求求1、格式式统一，施工单单位申请请进度款款均要求求填写工程付款申请表表（详详见附件件9），一一式四份份。2、监理理单位对对于施工工单位的的进度款款申请有有答复意意见，有有总监签签字认可可及加盖盖监理单单位的项项目公章章。3、资料料员在签签收施工工单位送送达的进进度款申申请时，检查申申请表上上施工单单位及监监理单位位有关负负责人的的签字、公章是是否齐全全，同时时填写付付款审批批表（附附件188），按按主管工工程师部门主主管的程程序递

11、交交汇签。汇签结结果须注注明同意意支付进进度款的的金额。4、汇签签完成后后，加盖盖部门公公章，返返还两份份，一份份项目部部留存，一份由由资料员员当日亲自自送达预预算部主主管预算算员签收收。5、资料料员须做做好每次次拨付进进度数额额的电子子台帐记记录，以以便随时时了解工工程款拨拨付累计计数额。项目部结结算资料料管理细细则结算资料料的规范范要求1、资料料完整，一般必必须包括括该工程程的预（结）算算书、施施工合同同、补充充协议、竣工验验收单、签证单单、相关关联系函函、竣工工图及原原始凭证证等。2、结算算资料中中附带的的一些施施工合同同、签证证单、相相关联系系函、竣竣工图及及原始凭凭证及施施工单价价等

12、，都须经过项项目部及及监理公公司严格格审核，确保结结算资料料的真实实、有效效。3、资料料员在递递交结算算资料时时，要核核实作为为附件的的施工合合同、签签证单、相关联联系函等等资料的的原件是是否送达达预算部部存档。如未送送达预算算部，该该部分的的资料将将从结算算资料中中扣除，不再作作为结算算的依据据二、结算算资料的的审核流流程1、施工工单位送送达的结算资资料，要要求必须须附带工工程竣工工验收单单（见附附件100）。收收到结算算资料之之日起一一个工作作日内资资料员按按上述规规范要求求检查，如有不不合格或或不齐全全的一律律返回施施工单位位。2、资料料员签收收结算资资料后，须做好好资料清清单记录录，并

13、附附上空白白的工工程结算算单（详见附附件111）二张张，呈报报项目经经理后交交由主管管工程师师审核。3、在审审核过程程中如需需要施工工单位重重新办理理结算或或补充资资料的，必须及及时下发发书面通通知，由由资料员员当天返返还，并并做好返返还签字字登记。4、结算算资料须须由主管管工程师师及部门门领导审审核后在在工程程结算单单上汇汇签，在在项目部部审核的的时间不不允许超超过五个个工作日日。5、审核核完成后后，留存存一份工程结结算单在项目目部，其其余资料料连同面面单装订订好后当当日内送达公公司预算算部主管管预算员员签收。项目部签签证单管管理细则则签证单的的规范要要求1、格式式统一，建议采采用广西西工程

14、质质量监督督总站统统一印制制的表格格（详见见附件112）；2、一式式五份，以以单体工工程（或或分项工工程）为为单位分分开签署署，注明明日期、栋号及及编号；3、签证证内容要要详细、清晰、部位明明确，必必须附图图（或标标明轴线线），标标明签证证的位置置（或与与相邻建建筑物的的关系）、尺寸寸、剖面面等；4、签证证期限符符合公司司龙胤凤凰城城二期签签证管理理制度有有关约定定。5、凡签签证内容容需涉及及的有关关甲方通通知、设设计变更更、协议议或答复复等必须须作为签签证单附附件之一一；6、签证证单后附附有原始始凭证的的，凭证证必须是是原件且且有现场场三方（甲方主主管工程程师、施施工方主主管、监监理方监监督

15、员）的签字字；7、必须须加盖建建设单位位、监理理单位、施工单单位的部部门公章章，有关关负责人人在落款款处签名名并注明明日期；二、签证证单的收收发流程程和归档档1、施工工单位送送达的签签证单时时，资料料员必须须按上述述规范要要求先行行检查，如发现现不符合合要求，可当场场给予指正正。2、资料料员签收收签证单单后，核核查是否否有重复复的签证证，并当当日交项项目负责责人审核核是否需需要签证证，再按按各主管管工程师师的管辖辖范围分分发到位位。3、签证证单需由由主管工工程师及及部门领领导审核核签字，之间过过程传递递由资料料员全程程跟进，如有滞滞留现象象必须及时时提醒或或督促。原则上上签证单单在部门门内部审

16、审批总周周期不得得超过五五个工作作日。4、签证证单在审审核过程程中如需需要施工工单位重重新办理理签证或或补充资资料的，由资料料员当天天返还，并做好好返还签签字登记记。5、签证证单审核核完成后后，要求求当日返返还二份份给施工工（凡是是原始凭凭证原件件都须留留存），留下的的一份由由项目部部保存，另一份份（连同同原始凭凭证原件件）则要要求当天内送达达公司预预算部主主管预算算员签收收。6、签证证单签收收的记录录具体可可参照附附件133。7、留存存项目部部的签证证单，可可按施工工单位/签证年年份进行行分类归归档，每每年度的的分类编编制目录录清单。施工图（含设计变变更）管管理细则则一、施工工图的管管理制度

17、度（一）、施工图图的定义义 施工图图，是表表示工程程项目总总体布局局，建筑筑物的外外部形状状、内部部布置、结构构构造、内内外装修修、材料料做法以以及设备备、施工工等要求求的图纸纸。简单单的诠释释是指由由设计院院出图，经审图图备案后后用于实实际施工工中的蓝蓝色图纸纸。全套套施工图图均包括括建筑、结构、水施、电施等等部分，每部分分皆有设设计说明明及图纸纸目录清清单。（二）、工程报报建各环环节所需需施工图图清单环节送达部门门图纸内容容份数备注1防雷审核核气象局防防雷检测测中心总平面图图、各立立面图及及水施、电施、基础防防雷平面面两套返还一套套2人防审核核市人防办办公室人人防审核核总平面图图、建筑筑总

18、说明明、地面面一层平平面、主主要立面面、各剖剖面及全全套地下下室施工工图一套3消防审核核市消防大大队除结构图图外全部部一套4施工图审审查审图公司司全套图纸纸待定审完后加加盖审图图章市建委全套图纸纸（盖有有审图章章）两套返还一套套5招投标过过程市招投标标中心全套图纸纸（不含含制作标标底用图图）三套事后有可可能返还还6规划许可可市规划局局全套图纸纸（在盖盖有审图图章的基基础上加加盖规划划局章）两套返还一套套，办理理竣工验验收时候候用（见见11项项）7质监站市质监站站全套图纸纸（盖有有审图章章）一套8白蚁防治治市房产局局白蚁防防治中心心房屋基础础平面图图、正立立面图、总平图图各一9竣工备案案归档市城

19、市建建筑档案案馆全套图纸纸一套施工队提提交，非非甲方提提供10房屋销售售市房产局局除水电施施工图外外全套（有审图图公司、规划局局盖章的的图）一套复核后返返还11规划验收收规划局全套图纸纸一套（三）、各部分分、相关关单位领领用施工工图清单单用图单位位/部门门图纸内容容份数备注办公室报报建用按（二）清单报建完成成后保存存盖有审审图公司司专用章章及规划划局公章章的图纸纸综合技术术部全套一套盖有审图图专用章章预算部全套一套项目部全套两套造价咨询询公司全套一套审图公司司全套一套监理单位位全套一套施工单位位全套五套按合同约约定（四）、施工图图的发放放及领用用1、施工工图一律律经综合合技术部部发放到到公司相

20、相关部门门，施工工单位用用图则须须经项目目部发放放。2、领用用图纸时时须与目目录清单单核对清清楚，无无遗漏、无错版版，如有有错误及及时提出出，由综综合技术术部反馈馈给设计计院修改改。3、资料料员发放放施工图图时，须须列出目目录清单单交与图图纸领取取单位逐逐一核对对，要求求确认无无误后签签字，并并将签收收记录提提交一份份给综合合技术部部备存。4、如需需增加图图纸用量量，涉及及大批量量增加图图纸的，须提前前15天天填写图纸加加晒申请请书（附件114，少少量增加加则提前前5天），经项项目部领领导签字字认可后后送达综综合技术术部。5、综合合技术部部负责与与设计院院联系加加晒图纸纸事宜。（五）、施工图图

21、的使用用及归档档1、施工工图均由由部门资资料员负负责统一一管理、保证图图纸的完完整性，所有图图纸借出出、归还还都须做做好登记记记录，注明日日期、使使用原因因、经手手人等。2、项目目完工后后，资料料员须在在半月内内完成施施工图整整理，装装订成册册，编辑辑目录统统一存放放。二、设计计变更的的管理制制度（一）、设计变变更的定定义设计变更更是指施施工图编编制出来来后，经经过设计计单位、建设单单位和施施工企业业洽商同同意对原原设计进进行的局局部修改改。（二）、设计变变更的领领用及发发放1、设计计变更由由综合技技术部负负责从设设计院领领取，未未经允许许，任何何部门/单位不不得到设设计院处处直接领领取。2、

22、综合合技术部部领取设设计变更更后，核核对编号号是否有有重复或或错漏，填写“工程联联系单/设计变变更审批批表”，提交交公司领领导审批批是否需需要发放放。3、同意意下发的的设计变变更，立刻通知知项目部部资料员员当日领领取，如如紧急的的可先传传真。项项目部资资料员领领取设计计变更后后，呈报报项目经经理，要要求当日日下发给给施工单单位。4、设设计变更更在综合合技术部部存档一一份，其其余移交交项目部部保存并并发放给给施工队队及监理理单位。5、设计计变更的的领取及及发放均均须做好好签收记记录，详详细表格格可参照照附件115。三、设计计变更的的使用及及归档1、所有有设计变变更由项项目资料料员复印印后将原原件

23、统一一保存备备用，一一般不予予外借。2、设计计变更复复印件按按栋号分分别与施施工图存存放，同同时，按按类别将将设计变变更的编编号及内内容摘要要填写入入施工图图相应的的目录清清单中。如设计计变更数数量较多多的，可可以单独独按栋号号分装成册册，以便项目目工程师师翻阅。3、项目目完工后后，部门门保存备备用的设设计变更更原件按按栋号装装订成册册立卷，并入工工程资料料归档。四、施工工图（设设计变更更）的电电子文档档管理制制度1、按项项目/类类别/日日期依次次分类开开设文件件夹保存存文档，须做好好编辑记记录。2、每年年度年末末刻录成成光盘保保存。项目部资资料归档档管理细细则日常归档档往来函件件除监理理单位

24、函函件及监监理周报报独立分分盒外，其余建建议按外外单位来来文、公公司/部部门对外外发文分分盒保存存；工程程联系单单、签证证单、设设计变更更、付款款申请、结算资资料、合合同协议议、会议议纪要等等则按文文件类别别所属施施工单位位分盒保存存。盒内文件件均要求求编写“文件目目录清单单”，记录录要素包包括：编编排序号号、时间间（文件件落款时时间）、文件编编号、文文件标题题/内容容摘要、页数、是否原原件等。具体表表格参考考附件116。日常编写写盒内文文件目录录清单时时，须同同时建立立目录清清单的电电子文档档，同样样按第11点要求求进行分分类，要要求电子子目录清清单与各各文件盒盒的目录录清单一一致，以以利于

25、日日常检索索及查阅阅。建立“单单体工程程结算资资料汇总总清单”电子文文档，即即把涉及及同一单单体工程程的工程程联系单单、签证证单、设设计变更更或涉及及局部变变化的项项目发文文等资料料目录在在日常进进行汇总总，以利利于了解解单体工工程的施施工情况况和结算算的进行行。建立“甲甲供材料料/制定定品牌资资料汇总总清单”电子文文档，即即把涉及及我方指指定材料料品牌或或甲供材材料的资资料目录录进行汇汇总，以以利于了了解项目目材料使使用情况况。日常编辑辑的文件件目录清清单电子子档，在在当月月月底通过过网络传传回公司司，以便便于公司司查阅。有特殊归归档要求求的项目目资料，已在各各管理细细则中阐阐述。年度归档档

26、对外发文文、外单单位来文文、监理理周报按按年度存存放，在在每年年年末装订订成册保保存，目目录清单单置于卷首首。各类资料料的收发发文件登登记原始始记录装装订成册册保存。各类资料料的电子子文档（包括目目录清单单）按类类别刻录录光盘。项目竣工工归档提交质监监站档案案室、建建设工程程档案馆馆、规划划局规划划竣工验验收类资资料，由由资料员员按备案案归档要要求把握握，所有有项目资资料的使使用均以以确保项项目竣工工备案、档案归归档、规规划验收收完成为为前提，以便于于其后的的房产证证办理得得以顺利利进行。需移交物物业公司司的项目目资料，列出所所有清单单经公司司审批同同意后方方可进行行。项目资料料中涉及及到结算

27、算的工程程联系单单、签证证单、设设计变更更等按类别别所属施施工单位位装订成成册，目目录清单单置于卷首首，如公公司结算算需要，先将此此类文件件移交，待结算算完成后后，再与与项目资资料归档档封存。除上述第第1、22、3点点有特殊殊要求的的资料外外，剩余余项目资资料，按按照如下下分类进进行装订订归档：A册：施施工单位位竣工资资料，指指施工单单位按建建设工程程档案馆馆要求归档档装订成成册后移移交到建建设单位位的资料料，一般般包括施施工技术术管理资资料、工工程质保保资料、工程质质量检验验评定资资料、竣竣工图。此类资资料无需需另行装装订，直直接按施施工单位位的分类类装订进进行编排排目录即即可。B册：合合同

28、文件件B1、施施工合同同文件B2、监监理合同同文件B3、勘勘察合同同文件B4、设设计合同同文件B5、材材料采购购合同文文件B6、分分项工程程合同文文件B7、合合同登记记汇总表表C册：公公司/项项目对外外发文C1：公公司对外外单位发发文C2：项项目对外外发文C3：报报告、请请示、方方案报审审C4：卷卷内文件件目录汇汇总表D册：监监理公司司往来文文件D1：监监理人员员登记表表及证明明资料D2：监监理规划划D3：监监理细则则D4：监监理例会会纪要D5：监监理周报报D6：监监理公司司来函D7：卷卷内文件件目录汇汇总表E册：施施工单位位来往文文件E1：施施工组织织设计E2：施施工方案案E3：工工程联系系单E4：施施工单位位来函E5：卷卷内文件件目录汇汇总表F册