国际物流及代理企业利用财务软件进行账务处理的技巧

1、 国际物流及代理企业利用财务软件进行账务处理的技巧国际物流及代理企业是为进出口业务提供货物运输代理业务的企业。主要从事货物进出口的定舱、报关报验、货物堆存、拆装箱、转栈运输、各种运输方式之间的多式联运业务。目前,国际间的物流及相关代理活动已成为我国对外贸易中不可缺少的重要环节,随着我国对外贸易的不断增长,它将逐步发展成一个新型行业。本文将结合国际物流及相关代理企业生产经营的特点,探讨物流及代理企业如何使用财务软件进行账务处理。一、国际物流及代理企业账务核算的特点1、国际物物流及相相关代理理企业因因从事进进出口货货物运输输和国际际海运的的代理业业务,费费用种类类较多,不仅包包括国内内各种陆陆路运

2、费费、装卸卸费、堆堆存费,还包括括国际海海运、航航空运输输以及国国外运费费和各个个环节的的代理费费用。大大部分费费用需要要以外币币(如美美元)进进行标价价和结算算,因此此在会计计核算上上不仅涉涉及人民民币核算算,而且且还涉及及外币业业务的核核算。2、往来结结算环节节多且复复杂。国国际物流流及相关关代理企企业的业业务大部部分是代代收代付付业务,往来核核算量相相当大。结算包包括大量量的代收收代付款款项,应应收款、应付款款较多,占用的的结算资资金多,短期内内应付的的债务大大,一方方面要认认真组织织应收账账款的催催收,保保证资金金供应,另一方方面要认认真核对对应付账账款,保保证及时时准确付付款,以以免

3、影响响业务的的正常开开展。3、往来单单位多,且复杂杂多变,核算时时容易出出错。如如业务人人员在书书写往来来单位名名称时随随便,或或业务单单证在传传递过程程中,不不同的操操作人员员在书写写往来单单位名称称时不一一致,很很容易造造成往来来单位“错户”,“窜窜户”,“一户户多名”现象,从而导导致往来来账混乱乱。所以以核算时时要准确确确定货货主往来来单位名名称。二、账务设设置的具具体要点点1、货币资资金类(包括现现金、银银行存款款及其他他货币资资金)科科目具体体设置要要点包括括以下几几方面:(11)首先先应按照照货币资资金“日日清月结结”的要要求,将将其设置置成日记记账的格格式。(2)应应按照不不同的

4、币币种分开开设置明明细账。即将本本位币和和外币账账分设,对于外外币现金金或银行行存款应应单独核核算,不不仅要对对外币折折成的本本位币进进行详细细核算,而且还还要对外外币原币币进行辅辅助核算算,便于于按财务务制度的的要求在在期末对对外币货货币资金金进行汇汇兑损益益汇转。(3)对于现现金还应应按保存存地点不不同分设设明细账账。(44)对于于银行存存款除按按币种分分设外,还要按按在银行行开设的的不同账账户设置置明细账账,便于于财务软软件能自自动核算算银行已已达账,统计未未达账及及编制银银行存款款余额调调节表。(5)根据内内部管理理的需要要,还可可对所有有货币资资金的顶顶级明细细科目设设置辅助助核算功

5、功能,如如设置项项目核算算功能,将货币币资金的的收付按按用途或或性质设设置成项项目管理理科目,便于资资金收入入的统计计、资金金管理及及其分析析的需要要,满足足和方便便编制现现金流量量表。2、其他应应收、应应付账款款类科目目的设置置:对于于在企业业生产经经营过程程中发生生的与生生产经营营活动无无直接关关系的代代收、代代付、暂暂收暂付付款,应应按下列列程序设设置。(11)先以以这类款款项的性性质、内内容为标标准设置置明细科科目,如如应收押押金、应应收内部部单位利利润等。(2)对于涉涉及外币币的其他他往来款款,还应应在前者者的基础础上再按按币种分分别设置置明细科科目或三三级科目目。(33)在前前面两

6、种种标准分分类设置置明细科科目基础础上,再再将所有有明细科科目设置置成末级级明细科科目,并并将所有有的末级级明细科科目设置置成“单单位往来来核算”的辅助助账核算算形式,而不是是在每个个明细科科目下按按传统的的手工账账要求,按往来来单位名名称设置置成明细细科目。因为这这样做明明细科目目太多,不便于于往来账账的查询询、统计计、分析析以及利利用财务务软件的的特有优优势进行行往来账账款的核核对和核核销。(4)有有些其他他往来款款项,若若和内部部单位职职工个人人有关的的,如:备用金金、应付付未付职职工工资资等,应应在按往往来款项项的性质质、内容容和币种种进行明明细分类类设置成成明细账账后,直直接将其其设

7、置成成个人往往来类的的辅助账账核算形形式。不不能按每每个人再再设置明明细科目目,那样样明细科科目既多多又乱,而应按按人名将将其设置置成个人人往来账账核算形形式,在在个人往往来核算算模块中中进行核核算、查查询、分分析、汇汇总、核核销等,可大大大提高用用账的效效率。3、固定资资产、存存货等科科目的设设置:应应根据会会计制度度的要求求,按固固定资产产、存货货的性质质及用途途进行分分类,设设置明细细科目,然后还还可按大大的资产产类别设设置明细细科目。对于企企业规模模比较大大且资金金、存货货数量比比较多的的企业,建议使使用单独独的且与与财务软软件配套套的固定定资产、存货软软件进行行更为详详细的核核算。而

8、而对于规规模小,核算量量较小的的企业,可以在在设置明明细科目目的基础础上采用用辅助明明细账的的核算形形式。(11)首先先按资产产管理的的部门或或存货存存放的地地点将其其设置成成部门管管理辅助助账。(2)对对于资产产、存货货应将其其设置成成数量金金额式明明细账,既核算算价值,又能核核算其数数量变动动。(33)然后后按资产产和存货货的类别别,将其其设置成成项目管管理辅助助账,这这样不仅仅能核算算出资产产及存货货的价值值数量增增减变动动情况,而且还还可以增增加与资资产和存存货相关关的辅助助内容,如资金金购置时时间、规规格型号号、购置置的责任任人、产产地等信信息资料料。4、对外投投资类科科目的设设置:

9、先先按种类类分为股股票、债债券、其其他,再再按币种种划分明明细。辅辅助账应应将其设设置为单单位往来来账。(11)无论论长期投投资,还还是短期期投资,应先按按投资的的性质设设置明细细科目如如股票投投资、债债券投资资、股权权投资、其他投投资。对对于采用用权益法法核算的的长期股股权投资资,还应应根据投投资管理理的需要要在长期期股权投投资下设设“投资资成本”、“股股权投资资差额”、“损损益调整整”和“股权投投资准备备”四个个三级明明细科目目。(22)按照照被投资资单位的的名称或或股票、债权的的名称,将各末末级明细细科目设设置成“单位往往来”类类核算科科目,利利用财务务软件中中的辅助助账功能能核算各各被

10、投资资单位。(3)根据管管理的需需要还可可将各种种投资设设置成项项目管理理辅助核核算科目目,以便便于准确确核算每每一投资资的具体体增减变变动情况况。5、工资结结算类,“应付付工资”应设置置“上年年结转”、“本本年增加加”、“本年减减少”明明细科目目。6、损益类类,为了了避免成成本类明明细科目目出现贷贷方发生生额、收收入类科科目出现现借方发发生额而而累计发发生额无无法准确确反映某某一时段段数,以以及为结结转损益益的方便便和结转转后还能能查询到到有关科科目某个个时段的的发生额额及余额额,每一一损益科科目建议议增加“结转”科目目。结转转损益时时不是将将所有损损益明细细科目转转为“零零”,而而是通过过

11、增加的的“结转转”科科目将同同级损益益科目的的“发生生额合计计数”转转入“本本年利润润”科目目,使损损益类一一级科目目转为“零”。在保留留各损益益明细科科目余额额时保证证总账科科目余额额为零。7、权益类类,应设设置“上上年结转转”、“本年增增加”、“本年年减少”明细科科目。另另外,有有些科目目设置可可用明细细科目代代替总账账科目,例如“营业税税金及附附加”科科目不用用分别设设置总账账和明细细科目。但建议议分别设设置总账账和明细细科目,若单位位管理需需要,还还可在明明细级增增设明细细科目。8、应收账账款及应应付账款款类科目目的设置置:国际际物流及及代理企企业的生生产经营营特点,使往来来账的核核算

12、即应应收账款款和应付付账款的的核算成成为会计计核算的的重中之之重,应应分别根根据国际际物流企企业所涉涉及的国国际货运运代理、国际多多式联运运、陆运运及装卸卸堆存的的生产经经营特点点及内部部管理的的具体要要求,具具体设置置步骤、程序如如下:(11)按管管理、统统计需要要考虑明明细科目目的层次次及内容容。根据据内部管管理及统统计考核核的需要要来设置置明细科科目的层层次及详详细程度度。对于于需单独独考核统统计汇总总的往来来款项,应单独独设置明明细科目目,且将将明细科科目设置置的越细细越好,如果有有必要还还可考虑虑增加明明细科目目的层次次。对于于发生数数量较少少且内容容比较简简单、管管理上也也没有特特

13、殊要求求的往来来款项,可考虑虑设置简简单一点点、层次次少一点点或者可可以把几几个费用用款项合合计设置置成一个个末级明明细科目目,如陆陆运企业业的陆运运费应设设置详细细点,而而为货主主代垫的的报关费费、三检检费及其其他服务务费可根根据数量量及内容容的多少少合并设设置。(22)按应应收、应应付账款款核算的的费用种种类设置置最末级级明细科科目。在在设置应应收及应应付账款款时,应应按费用用种类分分别设置置明细科科目,如如按海运运费、国国际联运运费、港港杂费、报关报报验费、装卸费费、堆存存费、其其他服务务费等等等。当然然,是详详细按种种类划分分,还是是按几个个费用种种类合并并成一个个或几个个明细科科目分

14、别别设置,取决于于企业核核算主体体规模的的大小,核算数数量的多多少。具具体设置置时应考考虑以下下几方面面原则:A便于于核算挂挂账,挂挂账太细细冲账会会很麻烦烦,挂账账太粗就就不能反反映详细细内容;B便于于搞清货货主欠费费详细内内容,以以有利于于催收工工作;CC便于复复核,太太详细会会增加复复核量。(33)应区区分不同同的核算算币种分分别设置置末级明明细科目目。对于于有外币币结算的的业务,应按不不同币种种(包括括本位币币)对应应收或应应付账款款的下级级科目设设置最末末级明细细科目,以便于于在按本本位币核核算的同同时,能能按会计计制度的的规定对对原币进进行辅助助核算,同时还还有利于于在外币币核算科

15、科目项下下录入外外币金额额,进行行汇率控控制管理理以及在在期末按按会计制制度规定定统一调调整汇兑兑损益。(44)对于于往来单单位的核核算,在在此不能能按单位位名称设设置明细细科目。国际物物流及代代理企业业涉及结结算的往往来单位位非常多多,若按按传统的的手工账账核算即即按单位位名称设设置明细细科目,会使明明细科目目非常多多,在制制单、查查询、用用账、统统计时非非常麻烦烦且容易易造成核核算混乱乱。为了了提高核核算效率率,应充充分利用用财务软软件中的的往来核核算功能能,将所所有涉及及往来单单位核算算的末级级明细科科目设置置成“往往来单位位”账类类,将众众多的往往来单位位名称放放在单位位往来辅辅助核算

16、算当中进进行核算算,不仅仅可提高高核算效效率,而而且还增增加了核核算功能能,便于于查询、汇总、统计分分析等。(55)对有有关的应应收或应应付账款款的末级级科目将将其设置置成项目目类科目目,以便便于往来来账的确确认、查查询、核核对以及及分析应应收账款款催收情情况及其其原因。例如:为了将将来对大大量的应应收账款款再按一一定的标标准进行行划分,以方便便结算双双方查询询、核对对、结算算和催收收,同时时可利用用项目核核算的特特殊功能能,增加加查询条条件,便便于制单单、复核核、验证证挂账与与核销往往来账,可按照照国际物物流及代代理业务务的重要要标志船名名航次或或物流项项目名称称为关键键字段来来设置核核算项

17、目目,用于于区分同同一货主主不同的的船名航航次下的的各笔应应收账款款。利用用船名航航次来区区分应收收应付账账款,理理由是国国际物流流及代理理企业多多采用海海运方式式来完成成国际间间货物的的流通,而船名名航次又又是区分分国际海海运不同同公司、不同航航线、不不同笔货货运提单单的重要要标识,便于国国际物流流及代理理各环节节的联系系,如报报关、报报验、进进出口代代理、港港口装卸卸、堆场场拆装箱箱等等,都使用用船名航航次提单单号来加加以区别别不同货货物运输输。因国国际物流流运输过过程中,货物的的收发都都是按船船名航次次提单号号加以区区别的,每一笔笔货物与与其船名名航次提提单号之之间是一一一对应应的,因因

18、此便于于结算双双方往来来账的查查询、核核对及核核销。(66)按揽揽货或操操作业务务人员的的名称来来进行辅辅助核算算。为了了细化应应收账款款的催收收管理职职责,将将个人的的揽货量量,应收收账款或或收入的的完成情情况,应应收账款款的催收收情况等等指标有有机地结结合起来来,将个个人的业业绩与个个人的工工资及奖奖金挂钩钩。根据据考核的的需要应应按揽货货及操作作人员名名称在应应收或应应付账款款明细科科目下利利用财务务软件的的辅助核核算功能能,进一一步明确确每一位位揽货及及业务操操作人员员的应收收账款催催收职责责,提高高催收工工作效率率,保证证每一笔笔应收账账款的确确认、催催收都能能找到相相应的责责任人,使应收收账款、应付账账款的管管理科学学有序责责任明确确。通过过上述设设置,便便于填制制凭证时时的复核核,能将将同明细细科目、同单位位、同项项目名称称的往来来账归集集在一起起,以便便于快