项目监理部监理文件档案资料整编管理规定

1、项目监理部监理文件档案资料整编、管理规定1工程监理文件档案资料的收集、整理、归档，是项目监理部的一项重要工作。为规范项目监理部监理文件档案资料的管理，特制订本规定。2工程建建设监理理文件档档案资料料，是项项目监理理部在监监理实施施过程中中直接形形成的、具有保保存价值值的原始始记录。监理文文件档案案资料管管理是否否规范，是公司司对项目目监理部部工作考考核的主主要内容容之一。各项目目监理部部必须按按公司统统一要求求认真做做好此项项工作。3项目监监理部监监理文件件档案资资料的管管理由总总监理工工程师负负责,落落实专人人具体实实施。4为保证证监理资资料的完完整、分分类有序序，工程程开工前前，总监监应与

2、建建设单位位、承包包单位对对资料的的分类、格式（包括用用纸尺寸寸）、份份数达成成一致意意见。5监理文文件档案案资料的的日常管管理应做做到：注注意时效效、及时时整理、真实可可靠、内内容齐全全、分类类有序。6日常管管理中监监理资料料的具体体分类如如下：6.1合合同文件件6.1.1监理理合同（包括招招投标文文件）；6.1.2施工工合同；6.1.3分包包合同和和其他合合同；6.1.4合同同变更协协议文件件；6.1.5费用用索赔和和工程延延期文件件。6.2监监理文件件6.2.1监理理大纲；6.2.2监理理规划；6.2.3监理理实施细细则；6.2.4会议议纪要（例会纪纪要、专专题会议议纪要、其他与与工程监

3、监理相关关的会议议纪要）；6.2.5监理理阶段性性总结报报告；6.2.6监理理月报；6.2.7监理理日志/日记；6.2.8监理理旁站记记录；6.2.9监理理工作联联系单、监理工工程师通通知单；6.2.10监监理工作作总结。6.3工工作联系系文件6.3.1建设设单位联联系单；6.3.2施工工单位联联系单；6.3.3政府府部门函函件；6.3.4设计计变更文文件。6.4施施工单位位报验资资料（一一）6.4.1开工工文件；6.4.2施工工组织设设计及方方案；6.4.3总包包单位（分包单单位）资资质资料料；6.4.4人员员上岗证证；6.4.5工程程量申报报及付款款报告；6.4.6试验验室资质质报审资资料

4、。6.5施施工单位位报验资资料（二二）6.5.1建筑筑材料、构配件件、设备备报审表表；6.5.2报验申申请表；6.5.3工程程质量问问题处理理记录及及质量事事故处理理报告；6.5.4工程程测量放放线报审审文件；6.5.5工程程进度计计划报审审文件。6.6工工程验收收文件6.6.1工程程桩基、基础、主体结结构工程程等中间间验收文文件；6.6.2设备备安装专专项验收收记录；6.6.3工程程竣工预预验收报报验表；6.6.4人防防工程验验收记录录；6.6.5消防防工程验验收记录录；6.6.6单位位工程验验收记录录；6.6.7工程程质量评评估报告告；6.6.8竣工工移交证证书等竣竣工文件件；6.6.9工

5、程程照片及及声像资资料。7.日常常监理服服务过程程中施工工单位报报验资料料的审签签，首先先，应由由资料员员审核该该表格的的使用是是否符合合要求，填写是是否规范范，无误误后交专专业监理理工程师师。专业业监理工工程师主主要审核核填写内内容是否否符合工工程实际际和有关关标准、规范要要求，确确认签字字后返还还资料员员，资料料员将签签认过的的资料保保留一份份，其余余返还施施工单位位。8.监理理文件档档案资料料应在各各阶段监监理工作作结束后后，由资资料员负负责及时时整理归归档。9.工程程竣工后后，向建建设单位位、城建建档案馆馆、公司司移交的的工程监监理文件件档案的的归档和和移交执执行施施工阶段段监理文文件

6、归档档和移交交规定。 施工阶段监理文件归档和移交规定 施工阶段段监理文文件归档档和移交交规定总 则则1为提高高公司建建设工程程监理文文件管理理水平，规范和和统一监监理文件件的整编编、移交交和归档档工作，制定本本规定。2本规定定适用于于20003年11月1日日后开工工的新建建、扩建建、改建建建设工工程施工工的监理理文件。3本公司司建设工工程监理理文件的的归档除除执行本本规定外外，同时时应符合合建设设工程监监理规范范（GGB500319920000）、建筑筑工程文文件归档档整理规规范（GB/T500328820001）、科学学技术档档案案卷卷构成的的一般要要求（GB/T111822220000）、

7、技术术制图复复制图的的折叠方方法（GB/106609.389）、城城市建设设档案案案卷质量量规定（建办办199956977号）等等规范或或文件的的规定及及地方城城建档案案部门和和合同要要求。4为使监监理文件件档案资资料符合合有关规规定和要要求，要要求在项项目开工工前，项项目监理理部应与与建设单单位取得得共识，同时应应主动与与城建档档案部门门进行联联系，明明确具体体要求。 基 本 规 定定1 项目目监理部部应将工工程监理理文件的的形成和和积累，纳入工工程建设设监理的的各个环环节和有有关人员员的职责责范围内内。2由总监监理工程程师主持持项目监监理部监监理文件件的整理理立卷工工作。3工程部部应对项项

8、目监理理部监理理文件的的整编工工作进行行监督、检查、指导。在工程程竣工验验收前，应对工工程监理理文件进进行预验验收。监理文件件的归档档范围及及质量要要求1监理文文件的归归档范围围1.1对对与工程程建设监监理有关关的重要要活动、记载工工程建设设监理主主要过程程和现状状、具有有保存价价值的各各种载体体和文件件，均应应收集齐齐全、整整理立卷卷后归档档；1.2工工程监理理文件的的具体归归档范围围应符合合本规定定附录AA、B的的要求。2归档监监理文件件的质量量要求2.1公公司归档档的工程程监理文文件应为为原件（特殊情情况需采采用复制制件的，应注明明原件存存放处）；2.2工工程监理理文件的的内容及及深度必

9、必须符合合国家有有关工程程勘察、设计、施工等等方面的的技术规规范、标标准和规规程。2.3工工程监理理文件的的内容必必须真实实、准确确，与工工程实际际相符合合。2.4工工程监理理文件应应采用耐耐久性强强的书写写材料，如碳素素墨水、黑色中中性签字字笔等，不得使使用易褪褪色的红红色墨水水、纯蓝蓝墨水、圆珠笔笔、复写写纸、铅铅笔等。2.5工工程监理理文件应应字迹清清楚、图图样清晰晰、图表表整洁、签字盖盖章手续续完备。2.6工工程监理理文件中中文字材材料幅面面尺寸为为A4（2977mm2100mm）。图纸纸应采用用国家标标准图幅幅。2.7工工程文件件的纸张张应采用用能够长长期保存存的韧力力大、耐耐久性强

10、强的纸张张。图纸纸一般采采用蓝晒晒图，计计算机出出图必须须清晰，不得使使用计算算机出图图的复印印件。2.8其其他幅面面的纸张张应折叠叠成A44幅面。工程图图纸应按按技术术制图复复制图的的折叠方方法统统一折叠叠成A44幅面且且图标栏栏露在外外面。工程文件件的立卷卷1名词解解释1.1立立卷：按按照一定定的原则则和方法法，将有有保存价价值的文文件分门门别类整整理成案案卷，亦亦称组卷卷。1.2案案卷：由由互有联联系的若若干文件件组成的的档案保保管单位位。2.立卷卷的原则则和方法法2.1立立卷应遵遵循工程程文件的的自然形形成规律律，保持持卷内文文件的有有机联系系，便于于档案的的保管和和利用。2.2一一个

11、建设设工程项项目由多多个单位位工程组组成时，工程报报验、工工程材料料报验文文件应按按单位工工程组卷卷，对于于监理的的管理文文件可按按建设工工程项目目进行组组卷。2.3立立卷可采采用如下下方法：2.3.1单位位工程：可按照照工程管管理过程程、施工工过程控控制组卷卷；2.3.2建设设工程项项目：可可按照单单位工程程施工过过程、项项目管理理过程组组卷。2.4立立卷过程程中宜遵遵循下列列要求：2.4.1案卷卷不宜过过厚，一一般不超超过400mm；2.4.2案卷卷内不应应有重份份文件；不同载载体的文文件一般般应分别别组卷。3.卷内内文件的的排列3.1文文字材料料按事项项顺序排排列。同同一事项项的请示示与

12、批复复、同一一文件的的印本与与定稿、主件与与附件不不能分开开，并按按批复在在前、请请示在后后，印本本在前、定稿在在后，主主件在前前、附件件在后的的顺序排排列。3.2既既有文字字材料又又有图纸纸的案卷卷，文字字材料排排前，图图纸排后后。4.案卷卷的编目目4.1卷卷内目录录的编制制应符合合下列规规定：4.1.1卷内内目录式式样宜符符合本规规定附录录C的要要求；4.1.2序号号：以一一份文件件为单位位，用阿阿拉伯数数字从“1”开始依依次标注注；4.1.3责任任者：填填写文件件的直接接形成项项目监理理部或个个人。有有多个责责任者时时，选择择两个主主要责任任者，其其余用“等”代替；4.1.4文件件编号：

13、填写工工程文件件原有的的文号或或图号；4.1.5文件件题名：填写文文件标题题的全称称；4.1.6日期期：填写写文件形形成的日日期；4.1.7页数数：填写写组成案案卷文件件的总页页数；4.1.8卷内内目录排排列在卷卷内文件件首页之之前。4.2卷卷内备考考表的编编制应符符合下列列规定：4.2.1卷内内备考表表的式样样宜符合合本规定定附录DD的要求求；4.2.2卷内内备考表表主要是是对案卷卷情况的的说明；4.2.3卷内内备考表表排列在在卷内文文件的尾尾页之后后；4.2.4卷内内备考表表在审核核人签字字完成后后，必须须加盖项项目监理理部印章章。4.3案案卷封面面的编制制应符合合下列规规定：4.3.1案

14、卷卷封面为为内封面面。案卷卷封面的的式样宜宜符合附附录E的的要求；4.3.2案卷卷封面的的内容包包括：档档号、工工程编号号、案卷卷题名、编制项项目监理理部、编编制日期期、密级级、保存存期限、共几卷卷、第几几卷；4.3.3档号号：由项项目号（名称）、案卷卷号组成成，由档档案管理理员填写写；4.3.4工程程编号：应为公公司或工工程监理理部对工工程的编编号，由由工程监监理部填填写；4.3.5案卷卷题名：应简明明、准确确地揭示示卷内文文件的内内容。案案卷题名名应包括括建设单单位全称称、工程程名称、案卷名名称、卷卷内文件件的内容容；4.3.6编制制项目监监理部：应填写写项目监监理部全全称；4.3.7起止

15、止日期：应填写写案卷内内各文件件最早和和最迟形形成的日日期；4.3.8保管管期限分分为永久久、长期期、短期期三种。各类文文件的保保管期限限执行GGB/TT50332820001建建设工程程文件归归档整理理规范规定，同时结结合工程程项目具具体情况况确定。永久是指指工程建建设档案案需永久久保存；长期是指指工程档档案的保保存期限限等于该该工程的的使用寿寿命。短期是指指工程档档案保存存20年年以下。同一案卷卷内有不不同保管管期限的的文件，该案卷卷总的保保管期限限应为长长期。4.3.9密级级分为绝绝密、机机密、秘秘密三种种。同一一案卷内内有不同同密级的的文件，应以高高密级为为本卷密密级。4.4编编制卷内

16、内文件页页号应符符合下列列规定：4.4.1卷内内文件均均按有书书写内容容的页面面编号。每卷单单独编号号，页号号从“1”开始。4.4.2页号号编写位位置：单单面书写写的文件件在右下下角；双双面书写写的文件件，正面面在右下下角，背背面在左左下角。折叠后后的图纸纸一律在在右下角角；4.4.3成套套印刷成成册的科科技文件件材料，自成一一卷的，原目录录可代替替卷内目目录，不不必重新新编写页页码。4.4.4案卷卷封面、卷内目目录、卷卷内备考考表不编编写页号号。4.5卷卷内目录录、卷内内备考表表、案卷卷内封面面必须采采用幅面面为A44幅面的的白色书书写纸。5.案卷卷装订5.1装装订时必必须剔除除金属物物。5

17、.2案案卷可采采用装订订和不装装订两种种形式。文字材材料必须须装订。既有文文字材料料，又有有图纸的的案卷应应装订。装订应应采用线线绳三孔孔左侧装装订法，要整齐齐、牢固固，便于于保管和和利用。6.公司司案卷装装具一般般采用卷卷盒的形形式。 6.11卷盒外外表尺寸寸为3110mmm2200mm，厚度分分别为550mmm、600mm、70mmm三种种。6.2卷卷盒封面面应符合合附录FF的要求求；案卷卷脊背应应符合附附录G的的要求。工程档案案的移交交1 工程程项目竣竣工验收收前200日内，项目监监理部应应将整理理好的监监理文件件报工程程监理部部审核。工程监监理部在在5日内内给予审审核结果果答复。项目监

18、监理部在在10日日内根据据审核意意见进行行整改并并按要求求进行装装订、整整编成册册后，送送呈城市市档案管管理机构构预验收收，验收收合格，并取得得工程档档案认可可文件后后，方可可进行工工程竣工工验收。向公司移移交监理理文件档档案，应应符合下下列规定定：2.1项项目监理理部应在在工程竣竣工验收收合格后后30日日内向工工程监理理部移交交档案，并办理理“工程监监理档案案移交清清单”；2.2工工程监理理部在办办理完与与项目监监理部的的移交手手续后110日内内将工程程项目监监理档案案移交综综合办公公室，并并办理“工程监监理档案案移交清清单”；2.3移移交公司司的监理理文件范范围见附附录A。向建设单单位、城

19、城建档案案馆移交交监理文文件档案案应符合合下列规规定：3.1工工程竣工工验收合合格后550日内内，项目目监理部部应办理理“工程监监理档案案移交会会签单”，经各各部门、主管领领导会签签完成后后，方可可向建设设单位、城建档档案馆移移交资料料，并办办理“工程监监理档案案移交清清单”，移交交清单应应交工程程监理部部一份备备案。3.2若若因各种种客观原原因(如如:业主主不能按按合同约约定支付付监理费费,不能能按期接接收监理理档案等等)导致致监理档档案不能能按期交交付，项项目监理理部应将将其交付付工程监监理部，并办理理“工程监监理档案案移交清清单”。由工工程监理理部在具具备交付付条件时时，具体体负责办办理

20、监理理文件移移交的有有关事宜宜。3.3向向政府档档案管理理部门移移交的监监理归档档文件为为一套原原件。3.4根根据“建设工工程监理理委托合合同”中的规规定向建建设单位位移交监监理归档档文件。3.5移移交建设设单位、政府档档案管理理部门的的监理文文件档案案若有具具体规定定，按其其具体规规定进行行整编。3.6移移交建设设单位、政府档档案管理理部门的的监理文文件范围围见附录录B。4 其其他4.1 在施施工过程程中已移移交建设设单位、施工单单位的施施工过程程资料，监理服服务资料料，工程程监理档档案移交交时，项项目监理理部不再再另行移移交（除除委托监监理合同同另有约约定外）。4.2 承包包单位施施工过程

21、程报验的的各种施施工过程程资料，按国家家相关规规定在该该项报验验审签同同意后应应即返还还建设单单位、施施工单位位，项目目监理部部只保留留一份。各项目目监理部部并可视视工程项项目参建建各方管管理体制制情况，对施工工过程中中施工单单位报验验经监理理签认同同意的施施工过程程资料返返还方式式，按各各方约定定的办法法变通处处理。4.3 工程程监理档档案整理理、归档档除附表表A规定定以外的的资料（主要是是施工过过程中施施工单位位报验监监理工程程师签认认的服务务过程资资料），可全部部移交建建设单位位。4.4 工程程施工过过程中相相关监理理资料已已向建设设单位、施工单单位提供供的（以以发文、收文簿簿签收为为据

22、），工程竣竣工资料料移交时时，项目目监理部部不再提提供如要要求另行行提供时时，须报报经工程程监理部部同意。质量记录录5.1工工程监理理档案移移交清单单 5.2工工程监理理档案移移交会签签单 附录A向向公司移移交施工工阶段监监理文件件一览表表序号归档文件件保存期限限密级1监理规划划委托监理理合同、监理规规划短期秘密监理实施施细则短期秘密监理部总总控制计计划等短期秘密2监理月报报中的有有关质量量问题(若无以以相分，以月报报形式留留存)长期秘密3监理会议议纪要中中的有关关质量问问题(若若无以相相分，以以会议纪纪要形式式留存)长期秘密4进度控制制工程开工工/复工工审批表表长期秘密工程开工工/复工工暂停

23、令令长期秘密5质量控制制不合格项项目通知知长期秘密质量事故故报告及及处理意意见长期秘密6工程质量量验收记记录检验批质质量验收收记录长期秘密分项工程程质量验验收记录录长期秘密基础、主主体工程程验收记记录长期秘密幕墙工程程验收记记录长期秘密分部（子子分部）工程质质量验收收记录长期秘密7监理通知知有关进度度控制的的监理通通知长期秘密有关质量量控制的的监理通通知长期秘密有关造价价控制的的监理通通知长期秘密8监理日志志、旁站站记录9合同与其其他事项项管理工程延期期报告及及审批长期秘密费用索赔赔报告及及审批长期秘密合同争议议、违约约报告及及处理意意见长期秘密合同变更更材料长期秘密10监理工作作总结（含阶段段监理工工作总结结）专题总结结短期秘密工程竣工工总结（含阶段段竣工总总结）长期秘密质量评价价意见报报告（含含阶段性性质量评评估报告告）长期秘密工程竣工工结算审审核意见见书长期秘密11工程项目目监理机机构（项项目监理理部）及及负责人人名单长期秘密附录B 向建设设单位、档案馆馆移交文文件一览览表序号归档文件件建设单位位政府档案案管理部部门（室室）1监理规划划监理规划划监理实施施细则监理部总总控制计计划等2监理月报报中的有有关质量量问题3监理会议议纪要中中的有关关质量问问题4进度控制制工程开工工/复工工审批表表工程暂停停令5质量控制制不合格项项目通知知质量事故故报