浅论档案信息化及档案信息化建设

1、浅论档案信息化及档案信息化建立论文关键词：信息化信息化建立原那么地质档案论文摘要：档案信息化、信息化建立一直是新时代档案管理追求的目的，上个世纪末开场的计算机信息技术的高速开展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建立进展了一些讨论。在当前迅猛开展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建立已经成为档案事业应对迅猛开展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带开工业化的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业开展的目的要求，档案信息化和档案信息化建立已经成为档案信息效劳社会的最正确技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开场彻底改变，档案信息化和信息化建立

2、势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建立在全国各类档案馆室中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建立以前我是知之甚少的，在这几年的工作理论及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起讨论。一、终究什么是档案信息化？什么是档案信息化建立？档案信息化是指档案管理形式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供效劳为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理形式的变革。档案信息化建立是指是指利

3、用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序构造的档案信息库。档案信息化和档案信息化建立各遵循什么原那么呢？档案信息化应遵循以下三个原那么：1、标准性原那么：制定和施行档案工作标准和标准，是档案工作现代化的需要，是进步工作质量和效率的需要。实现馆室藏档案信息化，一方面可以将馆室藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆室藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持标准性原那么，制定相应的标准、标准和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信

4、息输出标准包括信息的显示、打英传递等直接面向网络用户的效劳格式及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和标准化，防止出现各自为政，互不兼容，重复建立等现象发生。2、平安性原那么：随着数字化、网络化、信息化建立的不断深化，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络平安技术的研究与开发，采取有力的平安策略，充分保证档案信息的平安性。在保证档案信息的平安性方面我们可以采取：物理平安策略；访问控制策略；如入网访问控制、网络的权限控制、目录级平安控制、属性平安控制、网络效劳器平安控制、网络监测和锁定控制、网

5、络端口和节点的平安控制、防火墙控制等。信息加密策略；网络平安管理策略等。3、效益性原那么：由于档案信息数字化建立是一项宏大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必需要遵守效益性原那么，讲究信息化工作的效益，要根据自身的才能，根据馆室藏根底，分析用户需求，研究馆室藏体系还要考虑馆室藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典，主题要与社会利用“热点相结合，把重要的，利用率较高的档案进展数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来宏大的效益。而那些利用率不高的档案那么无需数字化，否那么浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆室藏档案的特色选择这些档案进展

6、数字化，提供独具优势的效劳。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色效劳往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进展数字化建立时，要以用户的需求为导向，做到按“需数字化。以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、根本建立档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的消费数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油消费建立的主要根据，是科学决策的根底条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地

7、质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进展了档案信息数字化工作。那么档案信息化建立又需要遵循什么原那么呢？在进展档案信息化建立时，应遵循的根本原那么是：1、文档一体化，是档案信息化建立的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进展。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面实在可行的需求。2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原那么。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会

8、继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与一样版本的纸质文件一同归档。档案信息化建立是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化效劳的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建立。作为企业内部的档案馆室要想在信息化建立中有所建树，使档案工作适应社会和时代开展的需要，并能将档案信息化建立落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储藏四项原那么。1、前瞻原那么：档案信息化建立的终极目的是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进展，是一项耗资宏

9、大、复杂的系统工程。建立所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进展数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化施行过程中，作为企业内部的档案馆室在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深化调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络构造等在各施行阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建立的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后开展和应用的趋势，尽可能防止资源的浪费。2、协作原那么：档案信息化建立包括根底设施、管理标准、数据库等方面的建立，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆室来说，独立完成这些

10、工程存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建立的一大难题。因此，只有坚持协作的原那么，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级指导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利施行。3、实用原那么：档案信息化建立不仅在量，更在于质，在档案信息化建立中，档案馆应坚持实用的原那么。不仅要对馆藏档案目录进展数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进展全文数字化，在信息效劳的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息效劳满足社会需求，使自己的信息具备惟一性，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的效劳。4、人才储藏原那么：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建立符合正确的方向，才能满足社会开展对档案工作的需求。档案信息化建立是一项长期、全面而又详细的工作，信息化的实现不是档案馆室某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有